Zur Erklärung der langsamen Ausstellung der Urkunden sagte das Grundbuchamt von Ho-Chi-Minh-Stadt, dass die Gründe für die Verzögerung sowohl objektiver als auch subjektiver Natur seien, jedoch überwiegend subjektiver Natur.
Beispielsweise verzögert sich die Bearbeitung von Dokumenten des Finanzamts Ho-Chi-Minh-Stadt, einschließlich der Rücksendung von Korrekturanträgen, in Abstimmung mit den Steuerbehörden häufig gegenüber der vorgeschriebenen Frist. In vielen Fällen werden zusätzliche Dokumente benötigt, die nicht den Bestimmungen des Gemeinsamen Rundschreibens Nr. 88 entsprechen. Darüber hinaus muss das Finanzamt Ho-Chi-Minh-Stadt bei den meisten Übertragungsdokumenten den Kauf- und Verkaufspreis überprüfen, was häufig zu Verzögerungen bei den Dokumenten der Grundbuchämter führt.
Das Grundbuchamt von Ho-Chi-Minh-Stadt erklärte außerdem, dass die Koordination mit den Volkskomitees auf Gemeindeebene und den ihnen unterstellten Fachbehörden auf Bezirksebene noch nicht reibungslos verlaufe. Fälle, in denen Grundstücke und Häuser erstmals im Grundbuch eingetragen werden, seien meist mit rechtlichen Problemen behaftet (Dokumente, unklare Herkunft von Grundstücken und Häusern, handschriftliche Urkunden, Erbschaften mit ausländischen Erben, unbefugte oder illegale Änderungen des aktuellen Zustands des Hauses), weshalb die Recherche, Annahme und Prüfung der Dokumente viel Zeit in Anspruch nehme.
Ausstellung des rosafarbenen Buches in der Zweigstelle des Grundbuchamts der Stadt Thu Duc
Einige Volkskomitees der Stadtteile und Gemeinden sowie Fachabteilungen reagierten verspätet auf die Überprüfung der Herkunfts- und Planungsinformationen und verfügten nicht über die erforderlichen Nachweisdokumente. Dies führte zu Verzögerungen bei der Bewertung und Unterzeichnung des Grundbuchs. Viele Fälle wurden nicht gemäß dem Koordinatensystem VN-2000 aktualisiert. Die Aktualisierung der oben genannten Informationen in der Katasterdatenbank führte daher zu zahlreichen Fällen von Grenzüberschneidungen, Landbesetzungen und fehlerhaften Standorten, was eine Koordination zwischen den beteiligten Stellen erfordert.
Ein weiteres Problem, das die Ausstellung der Grundbuchauszüge verzögert, ist die derzeitige Software zur Steuerdatenverarbeitung. Die Verbindung zwischen den beiden spezialisierten Softwaresystemen für Grundbuchangelegenheiten und dem Finanzamt von Ho-Chi-Minh-Stadt ist nicht reibungslos. Daher sind die Angaben in den Steuererklärungen häufig unvollständig. Die zuständigen Grundbuchämter, die die Daten an das Finanzamt von Ho-Chi-Minh-Stadt weiterleiten, erhalten diese mit der Bitte um zusätzliche Informationen zurück, was zu Verzögerungen bei der Bearbeitung der Akten führt. In einigen Fällen sind die übermittelten Daten fehlerhaft, und die technischen Fehler müssen noch behoben werden, was die Bearbeitungszeit zusätzlich verlängert.
Darüber hinaus gibt es subjektive Gründe, beispielsweise dass die zuständige Stelle (One-Stop-Shop) die falschen Bearbeitungsschritte erhält. So dauert die Bearbeitung von Änderungs- und Neuausstellungsunterlagen beispielsweise 15 Werktage, während die Bearbeitung von Wiederausstellungen nur 7 Werktage in Anspruch nimmt. Dies führt zu verspäteten statistischen Ergebnissen nach Bearbeitungsart. Manche Beamte und Angestellte haben zudem noch Schwierigkeiten bei der rechtlichen Identifizierung und führen zu fehlerhaften Bewertungen.
Angesichts der oben genannten Verzögerung wies Herr Nguyen Toan Thang, Direktor des Amtes für natürliche Ressourcen und Umwelt von Ho-Chi-Minh-Stadt, die Zweigstellen des Grundbuchamtes mit überfälligen Unterlagen an, die Ursachen umgehend zu analysieren und Lösungen für die verbleibenden Fälle zu finden. Alle Angelegenheiten, die in den Zuständigkeitsbereich der jeweiligen Branche fallen, müssen unverzüglich geklärt werden. Alle Angelegenheiten, die außerhalb der Zuständigkeit des Amtes liegen, müssen dem Amt zur Berichterstattung vorgelegt werden. Herr Thang soll außerdem die Führung des Volkskomitees von Ho-Chi-Minh-Stadt anweisen, die Zusammenarbeit zwischen den Bezirken, der Stadt Thu Duc sowie den verschiedenen Behörden und Branchen bei der Ausstellung der Grundbuchauszüge zu koordinieren.
Die Zusammenarbeit zwischen Finanzbehörde und Grundbuchamt ist zwar durch eine Koordinierungsregelung geregelt, weist aber noch erhebliche Mängel auf. Daher wird das Amt für natürliche Ressourcen und Umwelt von Ho-Chi-Minh-Stadt dem Volkskomitee von Ho-Chi-Minh-Stadt in Kürze Bericht erstatten, um die bestehenden Probleme zu lösen. Mit konsequenter Umsetzung dieser Maßnahmen kann die vom Volkskomitee von Ho-Chi-Minh-Stadt angestrebte Quote von 98 % fristgerechter Datenerfassung erreicht werden.
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