Was kann man aus internationalen Erfahrungen lernen?

Vor Kurzem hat die Provinz Khanh Hoa ein Leistungsbewertungssystem (KPI) erprobt, um die Arbeitsqualität von Kadern, Beamten und öffentlichen Angestellten zu messen.

Vor Kurzem hat die Provinz Khanh Hoa ein Leistungsbewertungssystem (KPI) erprobt, um die Arbeitsqualität von Kadern, Beamten und öffentlichen Angestellten zu messen. Dies ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der Managementeffizienz und der Servicequalität des lokalen staatlichen Verwaltungsapparats.

KPI (Key Performance Indicator) wurde in den 1980er Jahren in den USA entwickelt, aber erst 1992 fand diese Methode breite Anwendung. Seitdem wird KPI von vielen Ländern, Unternehmen, Behörden und Organisationen auf der ganzen Welt angewendet, darunter auch Vietnam. Allerdings können sich die KPI-Indexsätze ändern, um sie an die Größe, den Betrieb, die Ziele und die Anforderungen jedes Standorts anzupassen.

Wie wenden Länder KPI im öffentlichen Verwaltungsmanagement an ?

Einige Regierungsbehörden in den Vereinigten Staaten haben KPIs zur Messung der Arbeitsleistung eingeführt, indem sie den Kriteriensatz „Balanced Scorecard“ (BSC) angewandt haben.

Khanh Hoa testet KPI-Anwendung für Mitarbeiter, Beamte und öffentliche Angestellte. Illustration

Das US-amerikanische Office of Management and Budget stellte beispielsweise fest, dass Bundesbehörden nach der Implementierung von BSC in die Haushaltsverwaltung ihre Verwaltungskosten innerhalb der ersten zwei Jahre um etwa 5 % senken konnten. Die Behörden konnten ihre Budgets effizienter verteilen: Etwa 90 % der Regierungsprogramme wurden termingerecht abgeschlossen und erreichten die Budgetziele (im Vergleich zu 75 % vor der Einführung von BSC).

Singapur ist auch ein typisches Land, das KPIs anwendet, um die Arbeitseffizienz von Beamten und Staatsbediensteten zu verbessern. Die Regierung von Singapur hat ein auf KPIs basierendes Leistungsbeurteilungssystem namens „Public Service Performance Framework“ entwickelt. Das System umfasst Indikatoren wie die Qualität öffentlicher Dienstleistungen, die Zufriedenheit der Bürger, die Reaktionsfähigkeit und die Wirksamkeit bei der Problemlösung. Insbesondere in Singapur bewerten KPIs nicht nur die Arbeitsleistung, sondern berücksichtigen auch Faktoren wie Kreativität und Innovation bei der Arbeit. Dies trägt dazu bei, dass Beamte motiviert werden, ihre Kreativität zu maximieren und Arbeitsprozesse zu verbessern.

In Japan verwendet die Regierung Kennzahlen wie Bearbeitungszeit, Bürgerzufriedenheit und Haushaltsausgabenleistung, um Transparenz und Effizienz zu gewährleisten. Eine der wichtigsten Methoden ist PDCA (Plan – Do – Check – Act), das dazu beiträgt, öffentliche Richtlinien zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern. Im Transportsektor beispielsweise zielt Japan darauf ab, Zugverspätungen zu reduzieren (Planen), Echtzeit-Überwachungstechnologie einzusetzen (Tun), Verspätungsdaten auszuwerten (Prüfen) und Wartungsschritte oder Zugfahrpläne anzupassen, um die Leistung zu optimieren (Handeln). Durch die Anwendung von KPI und PDCA kann Japan seine Politik rasch anpassen, die Effizienz der öffentlichen Verwaltung verbessern und der Bevölkerung bessere Dienstleistungen bieten.

Was kann Khanh Hoa aus internationalen Erfahrungen lernen?

Derzeit ist Khanh Hoa dabei, KPI-Bewertungskriterien zu entwickeln. Daher können internationale Erfahrungen Khanh Hoa dabei helfen, über ein vollständiges, optimales und praktikables Instrumentarium zu verfügen, um die Arbeitseffizienz von Kadern, Beamten und öffentlichen Angestellten sowie die Servicequalität des staatlichen Verwaltungsapparats in der kommenden Zeit zu bewerten und zu verbessern.

Khanh Hoa kann sich die Erfahrungen Japans bei der Anwendung des PDCA-Zyklus anschauen, um die Überwachung und kontinuierliche Verbesserung von Verwaltungsverfahren zu unterstützen, beispielsweise durch die Verkürzung der Zeit bis zur Ausstellung von Gewerbelizenzen.

Oder bauen Sie ein Bewertungssystem für Beamte auf, das nicht nur auf Leistung basiert, sondern auch Kreativität bei der Arbeit nach dem Vorbild Singapurs fördert. Darüber hinaus kann das US-amerikanische Balanced Scorecard-Modell (BSC) dazu beitragen, Budgets zu optimieren und sicherzustellen, dass öffentliche Projekte termingerecht abgeschlossen werden.

Die Anwendung des KPI-Systems zur Bewertung der Produktivität und Arbeitsfähigkeit von Beamten und Staatsbediensteten in Khanh Hoa zeugt von einem starken Engagement für die Verwaltungsreform. Um jedoch wirklich effektiv zu sein, muss das System bei der Erstellung von KPI-Indikatoren flexibel sein und mit Schulungen, enger Überwachung und dem Lernen aus den Erfahrungen anderer Länder einhergehen. Nur dann können wir die Qualität der Arbeit der Beamten verbessern und die nachhaltige Entwicklung der Kommunalverwaltungen fördern.

Japans PDCA-Modell:

PDCA (Plan – Do – Check – Act) ist ein beliebtes Qualitätsmanagementmodell, das in Japan häufig zur Verbesserung der Arbeitsleistung im öffentlichen und privaten Sektor eingesetzt wird. Dies ist ein iterativer Prozess, der einer Organisation hilft, ihre Effizienz und Servicequalität kontinuierlich zu verbessern. Die Schritte umfassen:

Planen: Identifizieren Sie das zu lösende Problem, setzen Sie konkrete Ziele und entwickeln Sie einen Umsetzungsplan. Beispielsweise könnten Regierungen darauf abzielen, die Bearbeitungszeiten der Verwaltung durch die Digitalisierung des Antragsverfahrens zu verkürzen.

Tun (Umsetzen): Setzen Sie den Plan gemäß dem vorgeschlagenen Plan um. Bei der Implementierung von Online-Registrierungssystemen testen japanische Behörden den Prozess zunächst an einer kleinen Gruppe, bevor sie ihn ausweiten.

Check (Prüfen, Bewerten): Tatsächliche Ergebnisse mit Zielen vergleichen, Stärken und Schwächen identifizieren. So sammelte die Tokioter Regierung beispielsweise drei Monate nach Einführung der Online-Registrierung Feedback von den Einwohnern, um deren Zufriedenheit zu ermitteln.

Handeln (Verbesserungsmaßnahme): Passen Sie den Prozess auf Grundlage der Bewertung an, um die Effizienz zu optimieren. Wenn sich herausstellt, dass viele Datensätze aufgrund falscher Informationseingabe fehlerhaft sind, sollte das System durch Hinzufügen einer automatischen Fehlerprüffunktion verbessert werden.

Quelle: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html