Was können wir aus internationalen Erfahrungen lernen?

Kürzlich wurde in der Provinz Khanh Hoa ein System von Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) erprobt, um die Qualität der Arbeit ihrer Beamten, Staatsbediensteten und Angestellten im öffentlichen Dienst zu messen.

Die Provinz Khanh Hoa hat kürzlich ein System mit Leistungskennzahlen (KPIs) eingeführt, um die Arbeitsqualität ihrer Beamten und Angestellten im öffentlichen Dienst zu messen. Dies ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der Effizienz des Managements und der Servicequalität der lokalen Verwaltung.

Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) wurden in den 1980er-Jahren in den USA entwickelt, aber erst 1992 setzten sie sich flächendeckend durch. Seitdem werden KPIs von vielen Ländern, Unternehmen, Behörden und Organisationen weltweit , darunter auch Vietnam, eingesetzt. Die KPI-Sets wurden jedoch an die jeweilige Größe, die Arbeitsweise, die Ziele und die Anforderungen der einzelnen Organisationen angepasst.

Wie wenden andere Länder KPIs in der öffentlichen Verwaltung an?

Einige Regierungsbehörden in den Vereinigten Staaten haben KPIs zur Messung der Arbeitsleistung eingeführt, indem sie die Kriterien der „Balanced Scorecard“ (BSC) anwenden.

Die Provinz Khanh Hoa erprobt die Anwendung von Leistungsindikatoren (KPIs) für ihre Mitarbeiter, Beamten und Angestellten im öffentlichen Dienst. (Abbildung zur Veranschaulichung)

Das US-amerikanische Amt für Budget und Verwaltung (OSHA) verzeichnete beispielsweise, dass Bundesbehörden ihre Verwaltungskosten innerhalb der ersten zwei Jahre nach Einführung der Balanced Scorecard (BSC) um etwa 5 % senken konnten. Die Behörden waren in der Lage, Budgets effizienter zu verteilen, sodass rund 90 % der Regierungsprogramme termingerecht und im Rahmen des Budgets abgeschlossen wurden (verglichen mit 75 % vor der Einführung der BSC).

Singapur ist ein Paradebeispiel für die Anwendung von KPIs zur Leistungssteigerung von Beamten und Angestellten im öffentlichen Dienst. Die singapurische Regierung hat ein KPI-basiertes Leistungsbewertungssystem namens „Public Service Performance Framework“ entwickelt. Dieses System umfasst Indikatoren wie die Qualität öffentlicher Dienstleistungen, die Zufriedenheit der Bürger und die Fähigkeit, schnell und effektiv auf Probleme zu reagieren. Bemerkenswert ist, dass in Singapur KPIs nicht nur die Arbeitsleistung bewerten, sondern auch Faktoren wie Kreativität und Innovation berücksichtigen. Dies motiviert Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst, ihr kreatives Potenzial voll auszuschöpfen und Arbeitsprozesse zu optimieren.

In Japan nutzt die Regierung Kennzahlen wie Bearbeitungszeiten, Bürgerzufriedenheit und Haushaltseffizienz, um Transparenz und Effektivität zu gewährleisten. Eine wichtige Methode ist der PDCA-Zyklus (Planen – Durchführen – Überprüfen – Anpassen), der die kontinuierliche Überwachung und Verbesserung öffentlicher Maßnahmen unterstützt. Im Verkehrssektor beispielsweise strebt Japan an, Zugverspätungen zu reduzieren (Planen), Echtzeit-Überwachungstechnologie einzuführen (Durchführen), Verspätungsdaten auszuwerten (Überprüfen) und Wartungsmaßnahmen oder Fahrpläne anzupassen, um die Effizienz zu optimieren (Anpassen). Durch die Anwendung von KPIs und des PDCA-Zyklus kann Japan Maßnahmen schnell anpassen, die Effizienz der öffentlichen Verwaltung verbessern und seinen Bürgern bessere Dienstleistungen bieten.

Was kann Khanh Hoa aus internationalen Erfahrungen lernen?

Khanh Hoa arbeitet derzeit an der Entwicklung von KPI-Bewertungskriterien. Internationale Erfahrungen können Khanh Hoa dabei helfen, ein umfassendes, optimiertes und praktikables Instrumentarium zu erstellen, um die Arbeitseffizienz von Beamten und Angestellten im öffentlichen Dienst sowie die Qualität der Dienstleistungen des staatlichen Verwaltungsapparats zukünftig zu bewerten und zu verbessern.

Khanh Hoa könnte Japans Erfahrungen bei der Anwendung des PDCA-Zyklus zur kontinuierlichen Überwachung und Verbesserung administrativer Verfahren studieren, beispielsweise zur Verkürzung der Zeit für die Erteilung von Geschäftslizenzen.

Alternativ könnten wir, nach dem Vorbild Singapurs, ein Bewertungssystem für Beamte entwickeln, das nicht nur auf Leistung basiert, sondern auch Kreativität am Arbeitsplatz fördert. Darüber hinaus könnte das US-amerikanische Balanced-Scorecard-Modell (BSC) dazu beitragen, Budgets zu optimieren und die termingerechte Fertigstellung öffentlicher Projekte sicherzustellen.

Die Anwendung des KPI-Systems zur Bewertung der Produktivität und Leistungsfähigkeit von Beamten und Angestellten in Khanh Hoa zeugt von einem starken Engagement für die Verwaltungsreform. Um jedoch wirklich wirksam zu sein, bedarf es Flexibilität bei der Entwicklung von KPI-Indikatoren, verbunden mit fundierter Schulung und Überwachung sowie dem Lernen aus den Erfahrungen anderer Länder. Nur so kann die Arbeitsqualität der Beamten und Angestellten verbessert und die nachhaltige Entwicklung der Kommunalverwaltung gefördert werden.

Das japanische PDCA-Modell:

PDCA (Planen – Durchführen – Überprüfen – Anpassen) ist ein weit verbreitetes Qualitätsmanagementmodell, das in Japan zur Verbesserung der Arbeitsleistung im öffentlichen und privaten Sektor eingesetzt wird. Es handelt sich um einen iterativen Prozess, der Organisationen dabei unterstützt, ihre Effizienz und Servicequalität kontinuierlich zu verbessern. Die Schritte umfassen:

Planen Sie: Identifizieren Sie das zu lösende Problem, legen Sie konkrete Ziele fest und entwickeln Sie einen Umsetzungsplan. Beispielsweise könnte die Regierung die Bearbeitungszeit von Verwaltungsdokumenten durch die Digitalisierung des Dokumenteneingangsprozesses verkürzen wollen.

Durchführung: Setzen Sie den Plan genau wie beschrieben um. Bei der Einführung des Online-Registrierungssystems testen japanische Behörden den Prozess zunächst an einer kleinen Gruppe, bevor sie ihn ausweiten.

Überprüfen (Prüfen, Bewerten): Vergleichen Sie die Ist-Ergebnisse mit den Zielvorgaben und identifizieren Sie Stärken und Schwächen. Beispielsweise sammelte die Tokioter Stadtverwaltung nach drei Monaten Einführung der Online-Registrierung Feedback von den Bürgern, um die Zufriedenheit zu ermitteln.

Maßnahme (Verbesserungsmaßnahme): Passen Sie den Prozess basierend auf der Analyse an, um die Effizienz zu optimieren. Wenn sich herausstellt, dass viele Datensätze aufgrund fehlerhafter Dateneingabe fehlerhaft sind, muss das System durch Hinzufügen einer automatischen Fehlerprüfungsfunktion verbessert werden.

Quelle: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html