Was kann man aus internationalen Erfahrungen lernen?

Vor Kurzem hat die Provinz Khanh Hoa ein Leistungsbewertungssystem (KPI) erprobt, um die Arbeitsqualität von Kadern, Beamten und öffentlichen Angestellten zu messen.

Die Provinz Khanh Hoa hat kürzlich ein Leistungsbewertungssystem (KPI) eingeführt, um die Arbeitsqualität von Kadern, Beamten und öffentlichen Angestellten zu messen. Dies ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der Managementeffizienz und der Servicequalität des lokalen staatlichen Verwaltungsapparats.

KPI (Key Performance Indicator) wurde in den 1980er Jahren in den USA entwickelt, fand aber erst 1992 breite Anwendung. Seitdem wird KPI von vielen Ländern, Unternehmen, Behörden und Organisationen weltweit , darunter auch Vietnam, eingesetzt. Die KPI-Indexsätze haben sich jedoch je nach Umfang, Betrieb, Zielen und Anforderungen der einzelnen Standorte geändert.

Wie wenden Länder KPI im öffentlichen Verwaltungsmanagement an ?

Einige Regierungsbehörden in den Vereinigten Staaten haben KPIs zur Messung der Arbeitsleistung eingeführt, indem sie den Kriteriensatz „Balanced Scorecard“ (BSC) angewandt haben.

Khanh Hoa testet KPI-Anwendung für Mitarbeiter, Beamte und öffentliche Angestellte. Illustratives Foto

Das US-amerikanische Office of Management and Budget stellte beispielsweise fest, dass Bundesbehörden nach der Implementierung von BSC in die Haushaltsverwaltung ihre Verwaltungskosten innerhalb der ersten zwei Jahre um etwa 5 % senken konnten. Die Behörden konnten ihre Budgets effizienter verteilen, wobei rund 90 % der Regierungsprogramme termingerecht abgeschlossen und die Budgetziele erreicht wurden (im Vergleich zu 75 % vor BSC).

Singapur ist ein typisches Land, das KPIs zur Verbesserung der Arbeitseffizienz von Beamten einsetzt. Die singapurische Regierung hat ein KPI-basiertes Leistungsbewertungssystem namens „Public Service Performance Framework“ entwickelt. Dieses System umfasst Indikatoren wie die Qualität des öffentlichen Dienstes, die Zufriedenheit der Bürger, Reaktionsschnelligkeit und Effektivität bei der Problemlösung. Insbesondere in Singapur bewertet KPI nicht nur die Arbeitsleistung, sondern berücksichtigt auch Faktoren wie Kreativität und Innovation in der Arbeit. Dies motiviert Beamte, ihre Kreativität zu maximieren und Arbeitsprozesse zu verbessern.

In Japan nutzt die Regierung Kennzahlen wie Bearbeitungszeit, Bürgerzufriedenheit und Budgetauslastung, um Transparenz und Effizienz zu gewährleisten. Eine wichtige Methode ist PDCA (Plan – Do – Check – Act), das zur Überwachung und kontinuierlichen Verbesserung der öffentlichen Politik beiträgt. Im Verkehrssektor zielt Japan beispielsweise darauf ab, Zugverspätungen zu reduzieren (Plan), Echtzeit-Überwachungstechnologie einzusetzen (Do), Daten zu Verspätungen auszuwerten (Check) und Wartungsmaßnahmen oder Zugfahrpläne anzupassen, um die Leistung zu optimieren (Act). Durch den Einsatz von KPIs und PDCA kann Japan Richtlinien schnell anpassen, die Effizienz der öffentlichen Verwaltung steigern und den Bürgern bessere Dienstleistungen bieten.

Was kann Khanh Hoa aus internationalen Erfahrungen lernen?

Khanh Hoa entwickelt derzeit KPI-Bewertungskriterien. Internationale Erfahrungen können Khanh Hoa dabei helfen, in Zukunft über ein umfassendes, optimales und praktikables Instrumentarium zu verfügen, um die Arbeitseffizienz von Kadern, Beamten und öffentlichen Angestellten sowie die Servicequalität des staatlichen Verwaltungsapparats zu bewerten und zu verbessern.

Khanh Hoa kann sich die Erfahrungen Japans bei der Anwendung des PDCA-Zyklus anschauen, um die Überwachung und kontinuierliche Verbesserung von Verwaltungsverfahren zu unterstützen, beispielsweise durch die Verkürzung der Zeit bis zur Ausstellung von Gewerbelizenzen.

Oder bauen Sie ein Bewertungssystem für Beamte auf, das nicht nur auf Leistung basiert, sondern auch Kreativität in der Arbeit nach dem Singapur-Modell fördert. Darüber hinaus kann das US-amerikanische Balanced Scorecard-Modell (BSC) dazu beitragen, Budgets zu optimieren und die termingerechte Fertigstellung öffentlicher Projekte sicherzustellen.

Die Anwendung des KPI-Systems zur Bewertung der Produktivität und Arbeitsfähigkeit von Kadern und Beamten in Khanh Hoa zeugt von einem starken Engagement für Verwaltungsreformen. Um jedoch wirklich effektiv zu sein, muss das System flexibel bei der Entwicklung von KPI-Indikatoren sein und Schulungen, eine enge Überwachung und das Lernen aus Erfahrungen anderer Länder umfassen. Nur so kann die Qualität der Arbeit von Kadern und Beamten verbessert und die nachhaltige Entwicklung der lokalen Regierungen gefördert werden.

Japans PDCA-Modell:

PDCA (Plan – Do – Check – Act) ist ein beliebtes Qualitätsmanagementmodell, das in Japan häufig zur Verbesserung der Arbeitsleistung im öffentlichen und privaten Sektor eingesetzt wird. Es handelt sich um einen iterativen Prozess, der Unternehmen dabei unterstützt, ihre Effizienz und Servicequalität kontinuierlich zu verbessern. Die einzelnen Schritte umfassen:

Planen: Identifizieren Sie das zu lösende Problem, setzen Sie konkrete Ziele und entwickeln Sie einen Umsetzungsplan. Beispielsweise könnte sich eine Regierung zum Ziel setzen, die Bearbeitungszeit von Verwaltungsanträgen durch die Digitalisierung ihres Antragsverfahrens zu verkürzen.

Umsetzen: Setzen Sie den Plan gemäß dem vorgeschlagenen Plan um. Bei der Anwendung des Online-Registrierungssystems testen japanische Agenturen den Prozess zunächst an einer kleinen Gruppe, bevor sie ihn erweitern.

Prüfen: Vergleichen Sie die tatsächlichen Ergebnisse mit den Zielen und identifizieren Sie Stärken und Schwächen. Beispielsweise sammelte die Tokioter Regierung nach drei Monaten der Einführung der Online-Registrierung Feedback von den Einwohnern, um deren Zufriedenheit zu ermitteln.

Handeln (Verbesserungsmaßnahme): Passen Sie den Prozess basierend auf der Bewertung an, um die Effizienz zu optimieren. Wenn viele Datensätze aufgrund falscher Eingaben fehlerhaft sind, muss das System durch die Implementierung einer automatischen Fehlerprüfungsfunktion verbessert werden.

Quelle: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html