Digitalisierung von Daten aus dem Personenstandsregister:

Inzwischen haben Kommunen landesweit die Digitalisierung umgesetzt und Millionen von Personenstandsregistern in die elektronische Datenbank übertragen. Die Umsetzung steht jedoch vor zahlreichen Herausforderungen, von Softwareproblemen und mangelnder Koordination zwischen den Behörden bis hin zu den Kenntnissen der Beamten im Umgang mit dem System. Die Behörden arbeiten mit Hochdruck daran, diese Mängel zu beheben und einen reibungslosen Systembetrieb zu gewährleisten.

Es sind neue Probleme aufgetreten.

Um die Provinzen und Städte bei der Digitalisierung der Einwohnerdaten zu unterstützen, setzt das Justizministerium seit 2019 eine Software zur Verwaltung von Personenstandsdaten ein. Insbesondere mit dem Ziel, eine starke Motivation zu schaffen und den Digitalisierungsplan für Personenstandsdaten vorzeitig abzuschließen, haben das Justizministerium und die lokalen Behörden eine intensive Wettbewerbskampagne mit dem Titel „Beschleunigung des Abschlusses des Digitalisierungsplans für Personenstandsdaten“ gestartet.

Abwicklung von Verwaltungsverfahren für Bürger am Amtssitz für öffentliche Verwaltung im Stadtteil Cau Giay.

Laut Reportern arbeiten die Justizbehörden in Provinzen und Städten wie Thai Binh, Da Nang und Hanoi eng mit der Polizei zusammen, um die Daten aus dem elektronischen Melderegister und der nationalen Bevölkerungsdatenbank abzugleichen und so korrekte und aktuelle Daten zu gewährleisten. Es wurden Zalo-Gruppen eingerichtet, und Beamte der Justizbehörden überwachen die Gebiete genau und unterstützen die lokalen Behörden auf vielfältige Weise, beispielsweise durch Videoaufnahmen , telefonische Beratung oder über die UltraViewer-App.

Insbesondere in Da Nang richtete das Justizministerium eine Arbeitsgruppe ein, um Kommunen mit geringem Digitalisierungsgrad zu unterstützen. Diese besuchte mehrere Gemeinden direkt von 7:30 bis 22:00 Uhr, um die Beamten bei der Datendigitalisierung anzuleiten. Mittlerweile haben alle Kommunen landesweit ihre Daten digitalisiert, die bidirektional mit der nationalen Bevölkerungsdatenbank verbunden und synchronisiert werden. Hanoi hat beispielsweise 96 % seiner Daten digitalisiert, was die Arbeitsbelastung der Beamten im Standesamt verringert und die Effizienz der Verwaltungsverfahren verbessert. Bei den verbleibenden 4 % fehlten aufgrund veralteter Dokumente ausreichende Daten.

Die Einführung des zweistufigen Kommunalverwaltungsmodells hat jedoch weitere Schwächen offengelegt. Ein typisches Beispiel ist die Änderung der Verwaltungsgrenzen, insbesondere die Abschaffung der Bezirksebene. Dies hat dazu geführt, dass viele Menschen ihre Geburts- und Wohnsitzdaten aktualisieren mussten. So wohnen beispielsweise viele Bürger, die zuvor im Stadtbezirk Yen Hoa (Hanoi) ansässig waren, nun im Stadtbezirk Cau Giay. Ihre persönlichen Daten wurden jedoch nicht aktualisiert oder von den Behörden fehlerhaft erfasst, was zu zusätzlichem Papierkram bei Verwaltungsvorgängen wie der Eheschließung oder Geburtsregistrierung führt.

Laut Frau Pham Ho Hong Trang aus dem Bezirk Yen Hoa sind die Informationssysteme zur Bearbeitung von Verwaltungsverfahren in den meisten Ortschaften nicht vollständig mit der Software für das Personenstandsregister und die Verwaltung sowie der vernetzten Software für öffentliche Dienstleistungen verbunden, was zu längeren Bearbeitungszeiten führt. Beamte müssen Dokumente doppelt eingeben und Papierakten übertragen, und die interaktiven elektronischen Formulare im System enthalten unvollständige Daten und integrieren keine Informationen aus der nationalen Bevölkerungsdatenbank.

Fehlerbehebung durch praktische Anleitung.

Zu diesem Thema teilte der stellvertretende Justizminister Nguyen Thanh Tinh mit, dass das Ministerium die Schwierigkeiten durch Beobachtung und den Empfang von Rückmeldungen und Vorschlägen aus den Gemeinden über die Support-Hotline des Justizministeriums und andere Unterstützungskanäle identifiziert habe.

Herr Nguyen Thanh Tinh erklärte weiter, dass die neue Version des Personenstandsregisters und des Verwaltungsinformationssystems, die vom Justizministerium ab dem 1. Juli 2025 im Rahmen eines zweistufigen Kommunalverwaltungsmodells eingeführt wird, eine enge Abstimmung zahlreicher Akteure erfordert. Dazu gehören das Justizministerium (Bereitstellung des Softwaresystems, Datenübertragung vom alten ins neue System), die Regierungsbehörden (Nationales Portal für öffentliche Dienstleistungen), das Ministerium für öffentliche Sicherheit (vernetzte Software für öffentliche Dienstleistungen, nationale Bevölkerungsdatenbank), das Ministerium für Wissenschaft und Technologie sowie die Kommunen (System zur Bearbeitung von Verwaltungsverfahren auf Provinzebene). Da der Zeitplan für die Einführung sehr eng ist, lassen sich Schwierigkeiten in der Anfangsphase kaum vermeiden.

Bei der Überprüfung stellte sich heraus, dass die größte Schwierigkeit darin bestand, dass das technische Personal in einigen Regionen das vom Justizministerium vorgegebene synchronisierte Modell nicht vollständig verstanden hatte. Das Justizministerium veranlasste die Erstellung von Schulungsvideos zur Nutzung und den spezifischen Funktionen des elektronischen Personenstandsregisters und stellte diese auf dem elektronischen Informationsportal und dem nationalen Rechtsportal zur Verfügung, damit sich die Nutzer selbstständig informieren konnten. Bezüglich Verbindungs- und Datenübertragungsfehlern setzte das Justizministerium ein ständiges Team ein, das sich mit der zuständigen Stelle für das Informationssystem für Verwaltungsverfahren auf Provinzebene und der Abteilung für Verwaltungsmanagement der sozialen Ordnung (Ministerium für öffentliche Sicherheit) abstimmte, um die Probleme zu beheben.

Statistiken zufolge nutzen 26 Provinzen und Städte die i-Gate-Software der Vietnam Post and Telecommunications Group (VNPT). Hanoi und die Provinz Thai Nguyen verwenden Produkte der Mobifone Telecommunications Corporation. Die Provinz Quang Ninh wird von der FPT Group unterstützt, und fünf weitere Gebiete nutzen Software anderer Anbieter. Das Justizministerium hat die Abteilung für Verwaltungsjustiz beauftragt, gemeinsam mit der VNPT Fehler und Mängel zu identifizieren und Lösungen zu finden. Gleichzeitig werden Gespräche mit den übrigen Dienstanbietern geführt, um sicherzustellen, dass die Probleme bis zum 25. August 2025 behoben sind.

Darüber hinaus stellte das Justizministerium fest, dass einigen Einheiten auf Gemeindeebene und Volkskomiteeführern keine digitalen Signaturen ausgestellt wurden oder dass diese zwar ausgestellt wurden, die Software für digitale Signaturen jedoch nicht korrekt aktualisiert wurde, was zu Bearbeitungsschwierigkeiten führte; außerdem gibt es Fälle, in denen Beamte in den Justiz- und Standesamtsabteilungen Fehler bei der Bedienung der Standesamts- und Verwaltungssoftware sowie des Informationssystems zur Bearbeitung von Verwaltungsverfahren machen, was zu erheblichen Verzögerungen führt.

Das Justizministerium richtet Arbeitsgruppen ein, die in zahlreichen Regionen, die mit vielen Schwierigkeiten und Hindernissen konfrontiert sind, Inspektionen durchführen und direkte Hilfestellung leisten, um diese Herausforderungen durch praktische Anleitung zu bewältigen. Dieses Projekt wird in zwölf Regionen, darunter Hanoi, umgesetzt.

Quelle: https://hanoimoi.vn/so-hoa-du-lieu-ho-tich-chu-dong-go-kho-van-hanh-thong-suot-713561.html