Von „einer Tür“ zu „niemand“

VHO – Überzählige Büros nach Fusionen und die Verlagerung von Arbeitsplätzen im staatlichen Verwaltungsapparat nach Umstrukturierungen sind wichtige Themen für die Kommunen. Als Lösung wird die Digitalisierung der Verwaltungsbüros erwogen – eine Forderung, die schon lange besteht, sich aber bisher nur langsam durchsetzt.

Öffentliche Dienste … ohne Menschen

Öffentliche Verwaltungsdienstleistungszentren (One-Stop-Shop) müssen lediglich Computerbildschirme und KI-Software installieren und benötigen kein Personal mehr im Dienst.

Wenn Personen und Unternehmen Verwaltungsverfahren durchführen, müssen sie lediglich ihre Ausweisdokumente durch den Scanner führen und die KI-Software erkennt sie, um mit den Registrierungsverfahren fortzufahren und das Scannen zugehöriger Dokumente und Papiere anzufordern …

Diese Kontrolle dient dazu, die Anfragen der Bürger entgegenzunehmen und später zu prüfen. Die Bürger müssen lediglich bestätigen, dass sie für ihre Erklärungen verantwortlich sind.

Herr Luong Ngoc Tuan, ein Experte für Informationstechnologie (IT) und digitale Transformation in Ho-Chi-Minh- Stadt, teilte mit, dass dieser Schritt der Arbeit mit KI im Grunde 60 % der Verfahrensbedürfnisse der Menschen löst.

Personen scannen QR-Codes, um Verwaltungsgebühren in der „One-Stop“-Abteilung zu bezahlen

Nur wenn Verfahren ins Stocken geraten, zugehörige Dokumente fehlen oder eine Bescheinigung von Fachspezialisten erforderlich ist, ist eine telefonische oder SMS-Anfrage an die zuständige Person erforderlich. Bei zu vielen Problemen vereinbart der Verwaltungsspezialist ein Treffen mit dem Bürger.

Verwaltungstätigkeiten werden mit Unterstützung durch KI deutlich rationalisiert und effizienter, wobei die negativen Aspekte der persönlichen Kommunikation vermieden werden. Öffentliche Verwaltungszentren minimieren dementsprechend auch den Arbeitsaufwand und sind „unbemannte“ Büroumgebungen, was die Kosten erheblich senkt.

„Jetzt, wo der Kontext anders ist, sollten die Verwaltungsbehörden dieses Thema überdenken, möglicherweise KI auf einer höheren Ebene anwenden und zusätzliche Software organisieren, die in die von den Menschen genutzten Dienste integriert ist, wie etwa Kabelfernsehabonnements und Glasfaser-Internetpakete, damit die Menschen von zu Hause aus sitzen und sich für Verwaltungsverfahren registrieren können“, so die Einschätzung von Luong Ngoc Tuan.

Laut der Technologieberatungsgruppe der Ho-Chi-Minh-Stadt-Jugendunion sind KI-Lösungen eine unvermeidliche Voraussetzung für den digitalen Transformationsprozess in staatlichen Behörden.

Die derzeitigen Verwaltungsebenen der Provinzen und Gemeinden müssen die Digitalisierung aus dieser Richtung angehen und intelligente KI-Anwendungen einsetzen, um den Zeitaufwand für Verfahren zu reduzieren, die Anzahl der Schritte zur Überprüfung und Verifizierung doppelter Verfahren zu verringern und insbesondere die Unannehmlichkeiten für die Menschen zu minimieren, wenn sie nicht umfassend unterstützt werden.

Unbemannte öffentliche Dienste sind eine Möglichkeit, Verwaltungsverfahren zu rationalisieren und die Eigeninitiative und das Selbstbewusstsein der Menschen zu stärken. Wenn die Menschen dies nicht genau verstehen, können sie dies mit der Inanspruchnahme privater Unterstützungsdienste kombinieren.

Steigern Sie die Effizienz bei der Betreuung Ihrer Patienten

Laut Beratern verfügt heute die Mehrheit der Menschen, insbesondere in städtischen Gebieten, über Smartphones, ein Werkzeug, das problemlos mit KI-Tools interagiert.

Daher werden sich die Menschen mit einer angemessenen Anreizpolitik und Anleitungen zur Nutzung von KI-Anwendungen, die in Verwaltungssoftware integriert sind, über Telefone sehr schnell an die digitale Umgebung öffentlicher Dienste anpassen.

Insbesondere durch die von der Zentralregierung angeordnete Politik zur Förderung der bürgerlichen Verantwortung der Bürger werden die Verantwortlichkeiten und Pflichten der Bürger durch die Verbesserung der Identifizierung mit Personalausweisen immer transparenter.

Die Anwesenheit „unbemannter“ Büros bei der Implementierung digitaler Technologien hilft, Zeit und Mühe zu sparen, ohne dass man sich gegenüber den Behörden „beweisen“ muss, wodurch die Effektivität der Staatsverwaltung insgesamt verbessert wird.

Für Unternehmen verkürzen digitale Verfahren durch KI-Integration die Zeit, die für die Registrierung notwendiger Verfahren erforderlich ist, da die Unternehmen im Wesentlichen nur noch eine Selbsterklärung abgeben und gegenüber den Behörden und dem Gesetz die Verantwortung für ihr Geschäft und ihre Investitionen übernehmen müssen.

Unternehmen werden daher nicht mehr passiv auf Lizenzen und Genehmigungen von Behörden warten, sondern proaktiv Geschäftsaktivitäten registrieren und umsetzen.

Die Investitionstätigkeit von Unternehmen wird transparenter, insbesondere im Hinblick auf Steuerpflichten und soziale Verantwortung. Personalabteilungen in Unternehmen, wie Buchhaltung, Unternehmenssteuerung usw., werden zunehmend rationalisiert und effizienter.

Laut Herrn Luong Ngoc Tuan besteht das Problem bei der digitalen Technologie und dem Fortschritt bei der Anwendung von KI in Verwaltungsbüros heute nur darin, ob die Kapazität und das Bewusstsein der Mitarbeiter und Beamten mithalten können oder nicht.

Dieses Thema wird von der Zentralregierung tatsächlich gefördert, und zwar durch eine Politik der Verwaltungsstraffung, der Zusammenlegung lokaler Einheiten und der Aufwertung des Status von Verwaltungseinheiten auf lokaler Ebene.

Dementsprechend müssen sich die Beamtenteams der Provinzen, Städte und Ministerien ihrer Verantwortung für Lernen und Ausbildung bewusst sein und ihre Denkweise entschlossen ändern und „dienen statt verwalten“.

Wenn dieser Geist vollständig verstanden wird, wird sich der Verwaltungsapparat vor Ort verändern und sowohl rationalisiert als auch flexibel werden, während er gleichzeitig den spezifischen Handlungsanforderungen genau folgt und im Interesse der Menschen arbeitet.

Sobald die digitale Technologie den Verwaltungsapparat durchdringt, werden staatliche Ämter nicht mehr auf die Zentrale beschränkt sein und sich auch nicht mehr zwangsläufig an die „goldenen 8 Stunden“ halten, sondern proaktiv und flexibel agieren, sodass jeder Einzelne seine Aufgaben im Dienste der Bevölkerung bestmöglich erfüllen kann. Das ist das wichtigste Kriterium für die Rationalisierung der Verwaltung.

Quelle: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/tu-mot-cua-den-khong-nguoi-145482.html