Ο Κα Μάου ορίζει ότι η ψηφιοποίηση εγγράφων πρέπει να είναι επιλεκτική ως προς τον χρόνο και τα έγγραφα που πρέπει να ψηφιοποιηθούν, και δεν πρέπει να ψηφιοποιούνται μαζικά, για να αποφεύγεται η σπατάλη.

Το απόγευμα της 21ης ​​Απριλίου 2025, ο σύντροφος Nguyen Duc Hien, Μόνιμος Αναπληρωτής Γραμματέας της Επαρχιακής Επιτροπής του Κόμματος Ca Mau, είχε μια συνάντηση εργασίας με εκπροσώπους της ηγεσίας των συμβουλευτικών και υποστηρικτικών φορέων της Επαρχιακής Επιτροπής του Κόμματος, της Επιτροπής Πατρίδας και κοινωνικοπολιτικών οργανώσεων σε επαρχιακό επίπεδο, περιφερειακών Κομματικών Επιτροπών, αστικών Κομματικών Επιτροπών και Κομματικών Επιτροπών που υπάγονται απευθείας στην Επαρχιακή Επιτροπή του Κόμματος σχετικά με το έργο της αρχειοθέτησης, της διαχείρισης εγγράφων, των βάσεων δεδομένων εγγράφων και της ψηφιοποίησης εγγράφων στο πλαίσιο της αναδιοργάνωσης του μηχανισμού του πολιτικού συστήματος.

Σκηνή συνάντησης

Κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης εργασίας, οι σύνεδροι ενημερώθηκαν για την Επίσημη Αποστολή Αρ. 64-CV/TW, με ημερομηνία 10 Απριλίου 2025, της Γραμματείας σχετικά με την αρχειοθέτηση και διαχείριση εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων κατά τη διαδικασία οργάνωσης του μηχανισμού του πολιτικού συστήματος και των διοικητικών μονάδων σε τοπικό επίπεδο, καθώς και για την Επίσημη Αποστολή Αρ. 14204-CV/VPTW, με ημερομηνία 9 Απριλίου 2025 του Κεντρικού Γραφείου του Κόμματος, η οποία καθοδηγεί μια σειρά από θέματα σχετικά με την ψηφιοποίηση εγγράφων κατά την οργάνωση διοικητικών μονάδων και μια σειρά από σχετικά έγγραφα.

Εκπρόσωποι ορισμένων φορέων και μονάδων ανέφεραν τα αποτελέσματα που επιτεύχθηκαν στην αρχειοθέτηση, τη διαχείριση εγγράφων, τις βάσεις δεδομένων εγγράφων και την ψηφιοποίηση αρχείων φορέων και μονάδων, ενώ παράλληλα, αναφέρθηκαν στις δυσκολίες και τα προβλήματα στο προσωπικό, τον εξοπλισμό, τα οικονομικά που εξυπηρετούν την αρχειοθέτηση, τη διαχείριση εγγράφων, τις βάσεις δεδομένων εγγράφων και την ψηφιοποίηση εγγράφων κατά τη διαδικασία αναδιοργάνωσης του μηχανισμού...

Ο εκπρόσωπος της Επιτροπής Επιθεώρησης της επαρχίας Ca Mau ανέφερε την τρέχουσα κατάσταση των αρχειοθετημένων εγγράφων στην Επιτροπή Επιθεώρησης της Επαρχιακής Επιτροπής του Κόμματος· την εφαρμογή της ψηφιοποίησης και του λογισμικού της Κεντρικής Επιτροπής Επιθεώρησης για τη διαχείριση αρχείων κατά το παρελθόν: Συνεπώς, τα αρχεία επιθεώρησης και εποπτείας που είναι αποθηκευμένα στην Υπηρεσία έχουν ταξινομηθεί, καταχωρηθεί, 5914/9396 εισερχόμενα έγγραφα έχουν ψηφιοποιηθεί, 2700/3176 εξερχόμενα έγγραφα έχουν ψηφιοποιηθεί (περίοδος 2020-2025). εξειδικευμένα τμήματα ενημερώνουν τις αιτήσεις και τους φακέλους υποθέσεων στο λογισμικό της Κεντρικής Επιτροπής Επιθεώρησης· για την επιτροπή επιθεώρησης σε επίπεδο περιφέρειας, επεξεργάζονται και ψηφιοποιούν έγγραφα και φακέλους υποθέσεων (η μονάδα 01 έχει ολοκληρώσει την επεξεργασία και την ψηφιοποίηση), η ενημέρωση των αιτήσεων και των αρχείων στο λογισμικό της Κεντρικής Επιτροπής Επιθεώρησης σε επίπεδο περιφέρειας δεν έχει γίνει, το λογισμικό δεν λειτουργεί σταθερά και ορισμένα σημεία δεν είναι συνδεδεμένα. Ταυτόχρονα, ανέφερε μια σειρά από δυσκολίες και προβλήματα στη διαδικασία επεξεργασίας και ψηφιοποίησης εγγράφων: Έλλειψη σαρωτών και ασφαλών USB για την αντιγραφή εμπιστευτικών εγγράφων και αρχικά αντιμετώπισε δυσκολίες στην ενημέρωση των αρχείων στο λογισμικό της Κεντρικής Επιτροπής Επιθεώρησης. « Οι πληροφορίες σχετικά με τις κομματικές οργανώσεις και τα μέλη του κόμματος δεν έχουν συγχρονιστεί με τη βάση δεδομένων, με αποτέλεσμα δυσκολίες στην ενημέρωση των πεδίων του κωδικού οργάνωσης του κόμματος και του κωδικού μέλους του κόμματος, έλλειψη πληροφοριών· το λογισμικό υποβολής αιτήσεων δεν επιτρέπει την επισύναψη αρχείων αιτήσεων στο σύστημα, απαιτώντας χειροκίνητη εισαγωγή, η οποία απαιτεί πολύ χρόνο ... ».

Ο σύντροφος Nguyen Duc Hien, Μόνιμος Αναπληρωτής Γραμματέας της Επαρχιακής Επιτροπής του Κόμματος Ca Mau , κατέληξε στο συμπέρασμα: Μέσω της έκθεσης, η ψηφιοποίηση αρχειοθετημένων εγγράφων ορισμένων υπηρεσιών και μονάδων δεν ανταποκρίθηκε στις προσδοκίες. Ζήτησε από τις συμβουλευτικές και υποστηρικτικές υπηρεσίες της Επαρχιακής Επιτροπής του Κόμματος, τις υπηρεσίες, τις μονάδες και τις κομματικές οργανώσεις που υπάγονται απευθείας στην Επαρχιακή Επιτροπή του Κόμματος να προσδιορίσουν την ψηφιοποίηση των εγγράφων ως επείγουσα απαίτηση και να ιεραρχήσουν τους πόρους για την άμεση επεξεργασία και ψηφιοποίηση των εγγράφων, προκειμένου να διασφαλιστεί ο προβλεπόμενος χρόνος σύμφωνα με τις οδηγίες της Κεντρικής Επιτροπής. Και να μην κατηγορούν εμπιστευτικά έγγραφα, το ένα ή το άλλο, για να αποφευχθεί η καθυστέρηση στην ψηφιοποίηση των εγγράφων. Πρότεινε οι ηγέτες των υπηρεσιών και των μονάδων να συναντηθούν για να συζητήσουν προσεκτικά τις μεθόδους, τις μεθόδους υλοποίησης, τον χρόνο ολοκλήρωσης και την ανάγκη δημιουργίας ομάδων, πρόσληψης περισσότερων στελεχών και δημοσίων υπαλλήλων, και να αναθέσουν με σαφήνεια καθήκοντα για την κοινή επεξεργασία και ψηφιοποίηση εγγράφων. Σημειώστε ότι κατά την ψηφιοποίηση, είναι απαραίτητο να επιλέξετε το χρονικό πλαίσιο και τα έγγραφα που πρέπει να ψηφιοποιηθούν. Μην ψηφιοποιείτε μαζικά, επειδή όταν η ψηφιοποίηση ολοκληρωθεί αλλά δεν αξιοποιηθεί, δεν κοινοποιηθεί ή δεν χρησιμοποιηθεί στην εργασία, η ψηφιοποίηση δεν θα είναι αποτελεσματική αλλά και σπάταλη. Αναθέστε στο Γραφείο της Επαρχιακής Επιτροπής του Κόμματος την παροχή καθοδήγησης σχετικά με την ψηφιοποίηση εγγράφων, συνοψίζοντας παράλληλα τις δυσκολίες, τα προβλήματα και τις προτάσεις των φορέων και των μονάδων και αναφέροντας στην Μόνιμη Επιτροπή της Επαρχιακής Επιτροπής του Κόμματος, ώστε να ληφθούν οδηγίες για την αφαίρεσή τους, βοηθώντας τις κομματικές οργανώσεις, τους φορείς και τις μονάδες να ολοκληρώσουν σύντομα το έργο της επεξεργασίας και της ψηφιοποίησης σύμφωνα με το προβλεπόμενο πνεύμα και χρονοδιάγραμμα.

Καν Χουνγκ

Πηγή: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html