Μεταρρύθμιση διοικητικών διαδικασιών, χρησιμοποιώντας την τεχνολογία ως βασικό εργαλείο

Το τελευταίο διάστημα, ολόκληρη η χώρα καταβάλλει προσπάθειες για την υλοποίηση μιας δημόσιας και διαφανούς διοίκησης με σταθερά βήματα, εστιάζοντας στον ψηφιακό μετασχηματισμό, αλλάζοντας δραστικά τον τρόπο εξυπηρέτησης των ανθρώπων και των επιχειρήσεων στη νέα εποχή, συμβάλλοντας στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της διοίκησης και προωθώντας την κοινωνικοοικονομική ανάπτυξη.

Σύμφωνα με το Υπουργείο Επιστήμης και Τεχνολογίας , πρόκειται για μια ζωντανή επίδειξη της πρακτικής εφαρμογής του ψηφίσματος αριθ. 57-NQ/TW σχετικά με τις σημαντικές ανακαλύψεις στην ανάπτυξη της επιστήμης και της τεχνολογίας, την καινοτομία και τον εθνικό ψηφιακό μετασχηματισμό.

Από την τοπική πρακτική

Η επαρχία Khanh Hoa προωθεί τον ψηφιακό μετασχηματισμό στις διοικητικές υπηρεσίες, προς μια σύγχρονη και αποτελεσματική διοίκηση, που εξυπηρετεί τους πολίτες και τις επιχειρήσεις. Μετά τη συγχώνευση, η επαρχία θεωρεί αυτό βασικό καθήκον για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης και την κοινωνικοοικονομική ανάπτυξη.

Το Khanh Hoa αυξάνει το επαγγελματικό προσωπικό από τμήματα και παραρτήματα έως το Κέντρο Υπηρεσιών Δημόσιας Διοίκησης και τα επίπεδα δήμων και περιφερειών για την επεξεργασία εγγράφων.

Το σύστημα ηλεκτρονικού γραφείου με εργαλείο αξιολόγησης KPI και η αυτόματη σύγκριση εγγράφων βοηθούν στην εξοικονόμηση χρόνου και στη μείωση των σφαλμάτων. Οι διοικητικές διαδικασίες είναι κωδικοποιημένες με QR, διευκολύνοντας την αναζήτηση και την υποβολή εγγράφων στο διαδίκτυο. Επιπλέον, η τεχνητή νοημοσύνη, οι έξυπνοι βοηθοί και η ανάλυση δεδομένων εφαρμόζονται ευρέως για τη βελτίωση της αποδοτικότητας.

Το Κέντρο Υπηρεσιών Δημόσιας Διοίκησης της Επαρχίας Khanh Hoa (2 εγκαταστάσεις στην πόλη Nha Trang και στην περιφέρεια Phan Rang) λειτουργεί με το μοντέλο «ένας προορισμός - πολλές υπηρεσίες», χειριζόμενο πολλές διαδικασίες σχετικά με τη γη, την καταγραφή νοικοκυριών, τις εσωτερικές υποθέσεις, τις κατασκευές, τους φόρους...

Το κέντρο συγκεντρώνει ανθρώπινο δυναμικό από 16 τμήματα και παραρτήματα, επεξεργάζεται άμεσα αρχεία και υποστηρίζει τα επίπεδα των κοινοτήτων και των περιφερειών στην εφαρμογή του διαδικτυακού περιβάλλοντος.

Ταυτόχρονα, το Κέντρο συντονίζεται με την Επαρχιακή Αστυνομία και την Τηλεπικοινωνιακή Υπηρεσία Khanh Hoa για τη διασφάλιση της ασφάλειας των πληροφοριών, καθώς και με την Επαρχιακή Ένωση Νέων για να οργανώσει την καθοδήγηση των μελών του συνδικάτου και των νέων.

Σύμφωνα με τον Πρόεδρο της Λαϊκής Επιτροπής της Επαρχίας Khanh Hoa, Tran Quoc Nam, κινήματα όπως η «Ημέρα Χωρίς Χαρτί» και η «Εργάσιμη Εβδομάδα χωρίς Έγγραφα» (15 Ιουλίου - 15 Αυγούστου 2025) ξεκίνησαν για να οικοδομήσουν μια «κυβέρνηση χωρίς χαρτί». Μέχρι σήμερα, το 100% των εγγράφων της επαρχίας υπογράφονται ψηφιακά και εκδίδονται ηλεκτρονικά (εκτός από τα εμπιστευτικά έγγραφα).

Στο Καν Το, η τοπική αυτοδιοίκηση έχει επίσης εφαρμόσει αποφασιστικά «μη εδαφικές» διοικητικές διαδικασίες, επιτρέποντας στους ανθρώπους να διεκπεραιώνουν τις διαδικασίες σε οποιοδήποτε δημόσιο διοικητικό κέντρο, ανεξάρτητα από τον τόπο κατοικίας τους ή τον τόπο έκδοσης των πρωτότυπων εγγράφων.

Για να διασφαλιστεί ο συγχρονισμός και η ομαλή λειτουργία της διεπίπεδης διακυβέρνησης, το Τμήμα Επιστήμης και Τεχνολογίας της πόλης Can Tho έχει αναπτύξει 17 συστήματα πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένου του συστήματος εκκαθάρισης διοικητικών διαδικασιών που συνδέει 120 μονάδες, 14 τμήματα, παραρτήματα και 103 δήμους και περιφέρειες, με 8.851 λογαριασμούς (5.615 υπαλλήλους, 3.167 πολίτες, 69 επιχειρήσεις). Χιλιάδες διοικητικές διαδικασίες σε επίπεδο δήμου και περιφέρειας του Can Tho έχουν συνδεθεί με την Εθνική Πύλη Δημόσιας Υπηρεσίας.

Ο κ. Ngo Anh Tin, Διευθυντής του Τμήματος Επιστήμης και Τεχνολογίας της πόλης Can Tho, δήλωσε ότι άτομα από όλες τις περιοχές της πόλης μπορούν να διεκπεραιώνουν διοικητικές διαδικασίες σε οποιοδήποτε κέντρο δημόσιας διοικητικής υπηρεσίας σύμφωνα με το «μη εδαφικό» μοντέλο.

Τα αποτελέσματα από τις δύο κοινότητες, το Khanh Hoa και το Can Tho, δείχνουν ότι ο ψηφιακός μετασχηματισμός στις δημόσιες διοικητικές υπηρεσίες δεν είναι μόνο ένας στόχος, αλλά έχει γίνει μια συγκεκριμένη δράση, συμβάλλοντας στην οικοδόμηση μιας σύγχρονης, διαφανούς διοίκησης που επικεντρώνεται στην ικανοποίηση των ανθρώπων.

Χρήση της τεχνολογίας ως βασικού εργαλείου

Σύμφωνα με πληροφορίες από την Εθνική Υπηρεσία Ψηφιακού Μετασχηματισμού του Υπουργείου Επιστήμης και Τεχνολογίας, τα τελευταία χρόνια, ο ψηφιακός μετασχηματισμός στη δημόσια διοίκηση έχει γίνει ένα ευρέως διαδεδομένο κίνημα, το οποίο υλοποιείται από πολλές επαρχίες και πόλεις με λεπτομερή σχέδια δράσης. Η έμφαση δίνεται στη μεταρρύθμιση των διοικητικών διαδικασιών, χρησιμοποιώντας την τεχνολογία ως βασικό εργαλείο για τη μείωση της ταλαιπωρίας, την αύξηση της διαφάνειας και την προώθηση της ικανοποίησης των ανθρώπων.

Ένα από τα σημαντικά βήματα είναι ότι πολλά Κέντρα Υπηρεσιών Δημόσιας Διοίκησης έχουν δημιουργήσει τα δικά τους γραφεία πληροφοριών, διευκολύνοντας την είσοδο και τη χρήση της Εθνικής Πύλης Δημόσιας Υπηρεσίας. Πρόκειται για ένα κεντρικό σημείο πρόσβασης όπου οι άνθρωποι μπορούν να εκτελούν τις περισσότερες διοικητικές διαδικασίες, να παρακολουθούν την πρόοδο των αιτήσεων, να πραγματοποιούν ηλεκτρονικές πληρωμές και να αξιολογούν την ικανοποίησή τους με μία μόνο σύνδεση (Single-Sign-On).

Παράλληλα, πολλές τοποθεσίες έχουν αναπτύξει τεχνολογικές εφαρμογές όπως: αυτόματα συστήματα ουράς, οθόνες αφής για αναζήτηση πληροφοριών, υπολογιστές συνδεδεμένους στο διαδίκτυο και σαρωτές εγγράφων για την υποστήριξη της ψηφιοποίησης εγγράφων.

Συγκεκριμένα, ορισμένα μέρη έχουν δοκιμάσει και εφαρμόσει εικονικούς βοηθούς και ρομπότ τεχνητής νοημοσύνης για να βοηθήσουν στην απάντηση ερωτήσεων, στη μείωση της πίεσης στο προσωπικό και στη βελτίωση της εμπειρίας στην παροχή δημόσιας υπηρεσίας.

Δεν εστιάζουν μόνο στην τεχνολογία, αλλά οι τοπικές αρχές δίνουν επίσης προσοχή στη βελτίωση των ψηφιακών δυνατοτήτων των ανθρώπων. Το κίνημα «Ψηφιακή Εκπαίδευση για τον Λαό» έχει αναπτυχθεί ευρέως, με πολλά διαδικτυακά μαθήματα, λεπτομερείς οδηγίες για τον τρόπο χρήσης των διαδικτυακών δημόσιων υπηρεσιών και την ψηφιοποίηση αρχείων. Αυτό βοηθά τους ανθρώπους, ακόμη και σε αγροτικές, απομακρυσμένες και απομονωμένες περιοχές, να συνηθίσουν σταδιακά το ψηφιακό περιβάλλον, περιορίζοντας την εξάρτηση από άμεσους εκπαιδευτές.

Αυτές οι σύγχρονες προσπάθειες έχουν συμβάλει στην εφαρμογή του Ψηφίσματος αριθ. 57-NQ/TW του Πολιτικού Γραφείου, μετατρέποντας την «ψηφιακή διακυβέρνηση» από μια έννοια σε ένα συγκεκριμένο και πρακτικό λειτουργικό μοντέλο.

Οι άνθρωποι μαθαίνουν για τη διαδικασία διεκπεραίωσης διοικητικών διαδικασιών στο Κέντρο Δημόσιας Διοίκησης της Κοινότητας Giao Minh, στην επαρχία Ninh Binh. (Φωτογραφία: Thai Thuan/VNA)

Ωστόσο, το Υπουργείο Επιστήμης και Τεχνολογίας επεσήμανε επίσης προκλήσεις όπως η διαφορά στις υποδομές, τον εξοπλισμό και τα συστήματα πληροφοριών μεταξύ των περιοχών, ειδικά σε επίπεδο κοινότητας και περιφερειακού διαμερίσματος. Πολλά μέρη δεν έχουν ακόμη συγχρονίσει τις τεχνολογικές πλατφόρμες, γεγονός που δυσχεραίνει τη σύνδεση δεδομένων.

Το Υπουργείο συνιστά στις τοπικές αρχές να επικεντρωθούν σε μια σειρά από βασικές λύσεις. Όσον αφορά το σύστημα πληροφοριών, είναι απαραίτητο να επανεξεταστεί και να βελτιστοποιηθεί η διαδικασία διεκπεραίωσης των διοικητικών διαδικασιών σε επαρχιακό επίπεδο, να αναπτυχθούν εύχρηστες διαδραστικές ηλεκτρονικές φόρμες, να μειωθεί η γραφειοκρατία, να επιταχυνθεί η πρόοδος της ψηφιοποίησης των αρχείων, να ενισχυθούν οι συνδέσεις και να αξιοποιηθούν δεδομένα από εθνικές βάσεις δεδομένων, υπουργεία και παραρτήματα.

Συγκεκριμένα, η δημιουργία μιας ηλεκτρονικής αποθήκης δεδομένων για οργανισμούς και ιδιώτες θα βοηθήσει στην επαναχρησιμοποίηση δεδομένων, θα μειώσει σημαντικά τις διπλές διαδικασίες και θα εξοικονομήσει χρόνο για τους πολίτες και τους δημόσιους υπαλλήλους.

Όσον αφορά τις υποδομές και τον εξοπλισμό, οι Λαϊκές Επιτροπές των επαρχιών πρέπει να συντονιστούν με τις τράπεζες για να ανοίξουν περισσότερα σημεία ΑΤΜ σε μειονεκτούσες κοινότητες, διασφαλίζοντας ότι το 100% των κοινοτήτων και των διαμερισμάτων διαθέτουν τουλάχιστον ένα σημείο ανάληψης μετρητών. Επιπλέον, μπορούν να αναπτυχθούν εναλλακτικές οικονομικές λύσεις, όπως σημεία ανάληψης μετρητών σε ταχυδρομεία, σταθμούς υγείας, πράκτορες ViettelPay και VNPTPay, για την κάλυψη των αναγκών των ανθρώπων.

Ταυτόχρονα, είναι απαραίτητο να επανεξεταστούν και να διευθετηθούν εύλογα οι εγκαταστάσεις και ο εξοπλισμός σε επίπεδο κοινότητας, ώστε να διασφαλιστεί η αποτελεσματικότητα, να αποφευχθεί η σπατάλη, να βελτιωθεί η ποιότητα των υπηρεσιών και ο επαγγελματισμός του Κέντρου Υπηρεσιών Δημόσιας Διοίκησης.

Με σταθερή άποψη ότι οι άνθρωποι και οι επιχειρήσεις αποτελούν το επίκεντρο των υπηρεσιών, το Υπουργείο Επιστήμης και Τεχνολογίας συνιστά σε κάθε περιοχή, ανάλογα με τις συγκεκριμένες συνθήκες, να εφαρμόζει με ευελιξία τις νέες τεχνολογίες, διασφαλίζοντας παράλληλα τις αρχές του συγχρονισμού, της διαφάνειας και της μέγιστης ευκολίας για τους ανθρώπους.

Σύμφωνα με την Εθνική Υπηρεσία Ψηφιακού Μετασχηματισμού, όταν αυτές οι λύσεις αναπτυχθούν ταυτόχρονα, το σύστημα δημόσιας διοίκησης θα λειτουργεί πιο ομαλά, με μεγαλύτερη διαφάνεια και αποτελεσματικότητα. Το πιο σημαντικό είναι ότι χτίζει κοινωνική εμπιστοσύνη, ενισχύει τη συναίνεση μεταξύ του Κράτους και του λαού και καθιστά πραγματικότητα τον στόχο της «ψηφιακής διακυβέρνησης, της ψηφιακής κοινωνίας».

(TTXVN/Βιετνάμ+)

Πηγή: https://www.vietnamplus.vn/cai-cach-thu-tuc-hanh-chinh-lay-cong-nghe-lam-cong-cu-then-chot-post1063132.vnp