Βασικές συναρτήσεις του Excel για να βοηθήσουν στην καταμέτρηση και τον υπολογισμό αθροισμάτων για τους υπαλλήλους γραφείου

Βασικές συναρτήσεις στο Excel, όπως οι υπολογισμοί και οι στατιστικές συναρτήσεις του Excel,... είναι πολύ χρήσιμες για όσους πρέπει συχνά να εργάζονται σε υπολογιστικά φύλλα Excel, ειδικά στους τομείς της λογιστικής και της διοίκησης ανθρώπινου δυναμικού.

Χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Excel, θα πρέπει να εργαζόμαστε τακτικά με βασικές συναρτήσεις. Αυτές θα μας βοηθήσουν να υπολογίζουμε δεδομένα απευθείας στο υπολογιστικό φύλλο πιο γρήγορα και πιο εύκολα.

Το Excel παρέχει έναν μεγάλο αριθμό συναρτήσεων για την ανάλυση, τον έλεγχο και τον υπολογισμό δεδομένων, αξιοποιώντας πλήρως τις συναρτήσεις που παρέχονται στο Excel. Είναι πολύ πιο βολικές από τις εκφράσεις.

Συνάρτηση COUNT

Η συνάρτηση COUNT στο Excel επιστρέφει τον αριθμό των αριθμητικών τιμών. Οι αριθμητικές τιμές περιλαμβάνουν αρνητικούς αριθμούς, ποσοστά, ημερομηνίες, ώρες, κλάσματα και τύπους που επιστρέφουν αριθμούς. Τα κενά κελιά και οι τιμές κειμένου αγνοούνται.

Σύνταξη: COUNT(τιμή1, [τιμή2], ...)

Η σύνταξη της συνάρτησης COUNT έχει τα ακόλουθα ορίσματα:

τιμή1: (Απαιτείται) Το πρώτο στοιχείο, αναφορά κελιού ή εύρος για το οποίο θέλετε να μετρήσετε αριθμούς.

τιμή2, ...: (Προαιρετικό) Έως 255 επιπλέον στοιχεία, αναφορές κελιών ή περιοχές για τις οποίες θέλετε να μετρήσετε αριθμούς.

Σημειώστε ότι τα ορίσματα μπορούν να περιέχουν ή να αναφέρονται σε πολλούς διαφορετικούς τύπους δεδομένων, αλλά καταμετράται μόνο ο δείκτης.

Αν θέλετε να μετρήσετε λογικές τιμές, τιμές κειμένου ή τιμές σφάλματος, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση COUNTA (η COUNT υπολογίζει τον αριθμό των κελιών με αριθμητικές τιμές, ενώ η COUNTA βρίσκει τον αριθμό των κελιών με μη κενά δεδομένα).

Εάν θέλετε να μετρήσετε μόνο αριθμούς που πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση COUNTIF ή COUNTIFS.

Για παράδειγμα, εάν χρειάζεται να μετρήσετε από το κελί B1 έως το B10, πληκτρολογήστε =COUNT(B10:B10).

Για να αθροίσετε κελιά με βάση πολλαπλές συνθήκες (για παράδειγμα, μπλε και πράσινο), χρησιμοποιήστε την ακόλουθη συνάρτηση SUMIFS (το πρώτο όρισμα είναι το εύρος του υπολογιστικού φύλλου που θα αθροιστεί).

Για να αθροίσετε κελιά με βάση ένα κριτήριο (για παράδειγμα, πράσινο), χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση SUMIF με τρία ορίσματα (το τελευταίο όρισμα είναι το εύρος που θα αθροιστεί).

Συνάρτηση COUNTBLANK για την καταμέτρηση κενών κελιών

Η συνάρτηση COUNTBLANK ταξινομείται στις στατιστικές συναρτήσεις του Excel. Χρησιμοποιείτε αυτήν τη συνάρτηση όταν χρειάζεται να μετρήσετε κενά κελιά.

Στην οικονομική ανάλυση, αυτή η συνάρτηση μπορεί να είναι χρήσιμη για την επισήμανση ή την καταμέτρηση κενών κελιών εντός ενός δεδομένου εύρους.

Η σύνταξη της συνάρτησης είναι:

=COUNTBLANK(εύρος υπολογιστικού φύλλου προς μέτρηση)

Εκεί μέσα:

Το εύρος του υπολογιστικού φύλλου που θα μετρηθεί καθορίζει το εύρος των κελιών στο οποίο θέλετε να μετρήσετε τα κενά κελιά.

Ως συνάρτηση φύλλου εργασίας, η συνάρτηση COUNTBLANK μπορεί να εισαχθεί ως μέρος ενός τύπου σε ένα κελί ενός φύλλου εργασίας.

Αν θέλετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μορφοποίηση υπό όρους για να επισημάνετε γραμμές με κενά κελιά χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση COUNTBLANK. Επιλέξτε το επιθυμητό εύρος και την επιλεγμένη μορφοποίηση υπό όρους και εφαρμόστε τη συνάρτηση COUNTBLANK(). Αυτό θα επισημάνει στη συνέχεια όλα τα κενά κελιά στο επιθυμητό εύρος.

Συνάρτηση COUNTA για την καταμέτρηση μη κενών κελιών

Η συνάρτηση COUNTA χρησιμοποιείται για την καταμέτρηση του αριθμού των κελιών που περιέχουν οποιοδήποτε περιεχόμενο, συμπεριλαμβανομένων αριθμών, γραμμάτων ή συμβόλων, ή με άλλα λόγια, χρησιμοποιείται για την καταμέτρηση μη κενών κελιών.

Σύνταξη:

=COUNTA(εύρος υπολογιστικού φύλλου προς μέτρηση).

Η συνάρτηση COUNTA καταμετρά κελιά που περιέχουν τιμές, όπως αριθμούς, κείμενο, λογικές μεταβλητές, σφάλματα και κενό κείμενο (""). Η συνάρτηση COUNTA δεν καταμετρά κενά κελιά.

Η συνάρτηση COUNTA επιστρέφει τον αριθμό των τιμών σε μια λίστα παρεχόμενων ορισμάτων.

Η συνάρτηση COUNTA δέχεται πολλαπλά ορίσματα με τη μορφή value1, value2, value3, κ.λπ. Τα ορίσματα μπορούν να είναι μεμονωμένες τιμές, αναφορές κελιών ή εύρη έως και 255 ορίσματα συνολικά.

Όλες οι τιμές καταμετρώνται, συμπεριλαμβανομένου κειμένου, αριθμών, ποσοστών, σφαλμάτων, ημερομηνιών, ωρών, κλασμάτων και οι τύποι που επιστρέφουν κενές συμβολοσειρές ("") ή κενά κελιά αγνοούνται.

Συνάρτηση SUM

Η συνάρτηση SUM στο Excel προσθέτει αριθμητικές τιμές σε μια περιοχή κελιών, κατηγοριοποιημένες ως μαθηματικές και τριγωνομετρικές συναρτήσεις.

Η εισαγωγή της συνάρτησης γίνεται πληκτρολογώντας "=SUM" ακολουθούμενο από τις τιμές που θα αθροιστούν. Οι τιμές που παρέχονται στη συνάρτηση μπορούν να είναι αριθμοί, αναφορές κελιών ή εύρη.

Ο τύπος SUM ενημερώνεται αυτόματα όταν ένας χρήστης εισάγει ή διαγράφει μια τιμή. Περιλαμβάνει επίσης αλλαγές που γίνονται σε μια υπάρχουσα περιοχή κελιών. Επιπλέον, η συνάρτηση αγνοεί επίσης τα κενά κελιά και τις τιμές κειμένου.

Για παράδειγμα, θέλετε να προσθέσετε τους αριθμούς στα κελιά A2 και B2 και, στη συνέχεια, να εμφανίσετε το αποτέλεσμα στο κελί B3.

Για να το κάνετε αυτό, απλώς μετακινηθείτε στο κελί B3 και πληκτρολογήστε τη φράση "=SUM" και επιλέξτε τη συνάρτηση =SUM που μόλις εμφανίστηκε στην αναδυόμενη λίστα.

Στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Ctrl μαζί με κλικ στα κελιά A2 και B2 και τέλος πατήστε το πλήκτρο Enter.

Το άθροισμα των δύο αριθμών στα κελιά A2 και B2 που μόλις επιλέξατε θα εμφανιστεί αμέσως στο κελί B3.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUM για να υπολογίσετε το άθροισμα δύο ή περισσότερων κελιών απλώς επιλέγοντας τα απαραίτητα κελιά στα περιεχόμενα της συνάρτησης.

Συνάρτηση SUMIF με συνθήκες

Η συνάρτηση SUMIF θα αθροίσει κελιά που πληρούν τα δεδομένα κριτήρια. Τα κριτήρια μπορούν να βασίζονται σε ημερομηνίες, αριθμούς και κείμενο. Υποστηρίζει λογικούς τελεστές όπως (>, , =) καθώς και χαρακτήρες μπαλαντέρ (*, ?).

Ο γενικός τύπος για τη συνάρτηση SUMIF στο Excel είναι:

=SUMIF(εύρος, κριτήρια, [εύρος_αθροίσματος])

Επιχειρήματα:

εύρος: (απαιτούμενο όρισμα) Αυτή είναι η περιοχή κελιών στην οποία θέλετε να εφαρμόσετε τα κριτήρια.

κριτήρια: (απαιτούμενο όρισμα) Αυτά είναι τα κριτήρια που χρησιμοποιούνται για να προσδιοριστεί ποια κελιά θα πρέπει να προστεθούν.

Το όρισμα κριτηρίων μπορεί να είναι: Μια αριθμητική τιμή (μπορεί να είναι ακέραιος, δεκαδικός, ημερομηνία, ώρα ή λογική τιμή) μια συμβολοσειρά κειμένου, μια παράσταση

sum_range: (προαιρετικό όρισμα) Αυτός είναι ένας πίνακας αριθμητικών τιμών (ή κελιών που περιέχουν αριθμητικές τιμές) που θα προστεθούν μαζί εάν η αντίστοιχη καταχώρηση εύρους πληροί τα παρεχόμενα κριτήρια.

Εάν παραλειφθεί το όρισμα [sum_range] , θα αθροιστούν οι τιμές από το όρισμα range.

Για παράδειγμα, για να αθροίσετε κελιά με βάση μια συνθήκη (για παράδειγμα, μεγαλύτερη από 9), χρησιμοποιήστε την ακόλουθη συνάρτηση SUMIF (δύο ορίσματα).

Συνάρτηση AVERAGE

Η συνάρτηση =AVERAGE κάνει ακριβώς αυτό που υποδηλώνει το όνομά της, δηλαδή επιστρέφει τη μέση τιμή των επιλεγμένων αριθμών. Για να υπολογίσει τον μέσο όρο, το Excel προσθέτει όλες τις αριθμητικές τιμές και τις διαιρεί με τον αριθμό των αριθμητικών τιμών.

Η συνάρτηση AVERAGE μπορεί να χειριστεί έως και 255 μεμονωμένα ορίσματα, τα οποία μπορούν να περιλαμβάνουν αριθμούς, αναφορές κελιών, περιοχές, πίνακες και σταθερές.

Η σύνταξη της συνάρτησης AVERAGE είναι:

= ΜΕΣΟΣ ΟΡΟΣ (αριθμός1, [αριθμός2],...)

Εκεί μέσα:

αριθμός1 : Ένας αριθμός ή αναφορά κελιού που αναφέρεται σε αριθμητικές τιμές.

αριθμός2: (Προαιρετικό) Ένας αριθμός ή αναφορά κελιού που αναφέρεται σε αριθμητικές τιμές.

Η συνάρτηση AVERAGE αγνοεί τις λογικές τιμές και τους αριθμούς που εισάγονται ως κείμενο. Εάν χρειάζεται να συμπεριλάβετε αυτές τις τιμές στον μέσο όρο, ανατρέξτε στη συνάρτηση AVERAGEA.

Εάν οι τιμές που παρέχονται για το AVERAGE περιέχουν σφάλματα, το AVERAGE επιστρέφει ένα σφάλμα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση AGGREGATE για να αγνοήσετε σφάλματα.

Για παράδειγμα, αν θέλετε να υπολογίσετε τη μέση τιμή από το κελί A10 έως το κελί J10, απλώς πληκτρολογήστε =AVERAGE(A10:J10) και πατήστε Enter. Το αποτέλεσμα στο κελί K10 είναι η μέση τιμή μεταξύ των κελιών A10 και J10.

Η συνάρτηση AVERAGE υπολογίζει τον μέσο όρο των αριθμών που παρέχονται ως ορίσματα.

Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον δείκτη του ποντικιού για να σύρετε και να αποθέσετε και να επιλέξετε την περιοχή δεδομένων ή μπορείτε να πατήσετε ταυτόχρονα το πλήκτρο Ctrl και στη συνέχεια να κάνετε κλικ σε κάθε κελί ξεχωριστά σε περίπτωση που τα κελιά δεν είναι γειτονικά μεταξύ τους.

Σημειώστε, ωστόσο, ότι η τιμή μηδέν (0) στο C5 περιλαμβάνεται στον μέσο όρο, καθώς είναι μια έγκυρη αριθμητική τιμή. Για να εξαιρέσετε μηδενικές τιμές, χρησιμοποιήστε AVERAGEIF ή AVERAGEIFS.

Συναρτήσεις MIN, MAX

Για να βρείτε τη χαμηλότερη τιμή (τον μικρότερο αριθμό) σε ένα σύνολο τιμών, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση MIN.

Η συνάρτηση MIN έχει τα ακόλουθα ορίσματα στη σύνταξή της:

αριθμός 1: απαιτείται

αριθμός 2 έως αριθμός 255: προαιρετικό

Για κάθε όρισμα, μπορείτε να εισαγάγετε έναν αριθμό, ένα όνομα, έναν πίνακα ή μια αναφορά σε φύλλο εργασίας όπου αποθηκεύεται ο αριθμός.

Εάν το όρισμα είναι μια αναφορά ή ένας πίνακας, τυχόν κενά κελιά, λογικές τιμές (αληθές ή ψευδές) ή τιμές κειμένου αγνοούνται κατά τον υπολογισμό της ελάχιστης τιμής.

Εάν το εύρος δεν περιέχει αριθμητικές τιμές, ο τύπος MIN επιστρέφει μηδέν.

Αν θέλετε να βρείτε τον μικρότερο αριθμό σε μια περιοχή δεδομένων, η συνάρτηση =MIN μπορεί να κάνει τη δουλειά. Απλώς πληκτρολογήστε τη φράση =MIN(D3:J13) και το Excel θα επιστρέψει τον μικρότερο αριθμό σε αυτήν την περιοχή.

Σε αντίθεση με τη συνάρτηση =MIN που μόλις αναφέρθηκε, η συνάρτηση =MAX θα επιστρέψει τον αριθμό με τη μεγαλύτερη τιμή στο απαιτούμενο εύρος.

Η σύνταξη αυτής της συνάρτησης είναι παρόμοια με τη συνάρτηση =MIN, συμπεριλαμβανομένης της διεύθυνσης του πρώτου κελιού έως το τελευταίο κελί. Η συνάρτηση Excel MAX έχει τα ακόλουθα ορίσματα στη σύνταξή της:

αριθμός 1: απαιτείται

αριθμός 2 έως αριθμός 255: προαιρετικό

Για κάθε όρισμα, μπορείτε να εισαγάγετε έναν αριθμό, ένα όνομα, έναν πίνακα ή μια αναφορά σε φύλλο εργασίας όπου αποθηκεύεται ο αριθμός.

Εάν το όρισμα είναι μια αναφορά ή ένας πίνακας, τυχόν κενά κελιά, λογικές τιμές ή κείμενο αγνοούνται κατά τον υπολογισμό της μέγιστης τιμής.

Εάν το εύρος δεν περιέχει αριθμητικές τιμές, το αποτέλεσμα του τύπου MAX είναι 0.

Στο Excel 2019 ή στο Excel για Office 365, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις συναρτήσεις MINIFS και MAXIFS για να βρείτε την ελάχιστη ή τη μέγιστη τιμή με βάση ένα ή περισσότερα κριτήρια. Σε παλαιότερες εκδόσεις του Excel, οι συναρτήσεις MINIFS και MAXIFS δεν είναι διαθέσιμες.

Βου Χουγιέν (σύνθεση)

Χρήσιμος
Συγκίνηση
Δημιουργικός
Μοναδικός

Πηγή: https://vtc.vn/ham-excel-co-ban-giup-dem-va-tinh-tong-cho-dan-van-phong-ar745951.html