Cómo optimizar Outlook para una gestión de correo electrónico más eficiente que Gmail.

Aunque Gmail lidera actualmente el mercado, Microsoft Outlook aún cuenta con muchas funciones potentes capaces de optimizar significativamente los flujos de trabajo. Sin embargo, muchas herramientas útiles de Outlook no están habilitadas por defecto, lo que impide a los usuarios transformar una bandeja de entrada desordenada en un espacio de trabajo profesional. A continuación, encontrará algunos consejos importantes para mejorar su experiencia de gestión de correo electrónico.

Mejora la privacidad y bloquea el rastreo.

Las empresas suelen usar píxeles de seguimiento ocultos en los correos electrónicos para saber cuándo los abres. Para proteger tu privacidad en Outlook.com, ve a Configuración (icono de engranaje) > Correo > Correo no deseado . En Opciones de seguridad , selecciona Bloquear archivos adjuntos, imágenes y enlaces de cualquier persona que no esté en mi lista de remitentes y dominios seguros . Esto ayuda a prevenir el seguimiento encubierto y los intentos de phishing.

Además, puedes ir a Correo > Diseño para desactivar la opción "No mostrar imágenes del remitente" y, en la pestaña Gestión de mensajes , desmarcar la opción para mostrar logotipos de remitentes relacionados con compras. Para asegurarte de que no se pierdan correos importantes, añade direcciones de confianza a Remitentes seguros en el mismo menú de configuración.

Limpia tu bandeja de entrada automáticamente con la función de barrido.

La función de limpieza automática es una herramienta potente que automatiza la eliminación de correos electrónicos de remitentes específicos. Por ejemplo, puedes configurar Outlook para que solo conserve los correos electrónicos de transacciones bancarias de los últimos 10 días y archive automáticamente los correos más antiguos.

Para ello, seleccione un correo electrónico, haga clic en la pestaña Inicio y elija Barrido . Aparecerá una ventana con cuatro opciones de procesamiento principales:

Các tùy chọn tính năng Sweep trong Outlook — Esta interfaz le permite configurar la función de barrido para mover o eliminar automáticamente los correos electrónicos según una regla predefinida.

Mueva todos los mensajes fuera de la bandeja de entrada.
Mover todos los mensajes actuales y futuros.
Conservar únicamente los mensajes más recientes.
Mover automáticamente los mensajes con más de 10 días de antigüedad.

Agiliza el procesamiento con gestos de deslizamiento y accesos directos de Gmail.

En la aplicación móvil, puedes personalizar el gesto de deslizar hacia la izquierda o hacia la derecha para eliminar, archivar o marcar correos electrónicos accediendo a Configuración > Correo electrónico > Opciones de deslizamiento . Para los usuarios de ordenador familiarizados con los atajos de teclado de Google, Outlook permite cambiar a los atajos de teclado de Gmail en Configuración > General > Accesibilidad > Atajos de teclado .

Una función que vale la pena mencionar son los Pasos rápidos . Esta herramienta te permite combinar varias acciones en un solo clic, como marcar un correo electrónico como leído y moverlo a la carpeta de archivo. Puedes configurarla en Correo > Pasos rápidos .

Controla la IA y las funciones complementarias.

Si desea una seguridad de datos absoluta y no quiere usar la IA de Copilot, puede desactivar esta función en Configuración > Copilot . Además, en la sección Privacidad y datos , debe desactivar las opciones para recopilar datos de diagnóstico y análisis de contenido para asegurarse de que Microsoft no recopile información de sus correos electrónicos.

Por último, active la función Deshacer envío en Correo > Redactar y responder . Puede establecer un tiempo de espera de hasta 30 segundos para poder recuperar correos electrónicos enviados por error o que hayan sido entregados incorrectamente antes de que se envíen.

Fuente: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html