Instrucciones para utilizar un chatbot de IA para apoyar a funcionarios y empleados públicos en su trabajo

Foto ilustrativa. (Fuente: Ministerio de Ciencia y Tecnología )

En cumplimiento de la función de gestión estatal de la investigación científica , el desarrollo tecnológico y las actividades de innovación, satisfaciendo los requisitos prácticos en la aplicación de la tecnología de Inteligencia Artificial (IA) en las agencias estatales, el Ministerio de Ciencia y Tecnología ha emitido directrices sobre una serie de principios generales para funcionarios públicos, empleados públicos y empleados de agencias estatales que utilizan modelos de lenguaje grandes (chatbots de IA) para el trabajo.

El documento de orientación tiene como objetivo proporcionar principios generales y fáciles de entender para que los funcionarios públicos, empleados públicos y trabajadores de agencias estatales utilicen modelos de lenguaje grandes (chatbots de IA) para respaldar su trabajo de manera efectiva y segura.

Se anima a las agencias y unidades que necesitan aplicar chatbots de IA en su trabajo a que aprendan y utilicen este documento de forma proactiva para implementarlo y difundirlo en sus organizaciones de forma que se ajuste a la realidad. Este documento ayuda a garantizar que las aplicaciones de IA sean seguras y aporten beneficios prácticos.

El director general Mai Xuan Thanh, el vicepresidente del Comité Popular de Hanói Ha Minh Hai y el subdirector general Vu Manh Cuong, la presidenta de la Asociación de Consultoría Fiscal de Vietnam Nguyen Thi Cuc y el subdirector del Departamento de Impuestos de Hanói Phan Tien Hoa realizaron la ceremonia de lanzamiento de la aplicación "Asistente virtual para apoyar a los contribuyentes".

El Ministerio de Ciencia y Tecnología declaró que el principio para proporcionar datos y utilizar chatbots de IA es: No compartir datos ni documentos clasificados como secretos de Estado, ni información sensible como información personal, documentos internos o datos que puedan afectar la seguridad de la organización. Asegurarse de que los datos o la información proporcionados a los chatbots de IA no atenten contra la soberanía histórica, cultural, ética, geográfica, política, territorial ni las costumbres de Vietnam. Asimismo, no utilizar contenido que infrinja los derechos de autor, los derechos de propiedad intelectual u otros derechos conexos.

Al usar chatbots de IA, evite crear cuentas con nombres o contraseñas que coincidan con las cuentas oficiales (correo electrónico de oficina, sistemas internos, etc.) para garantizar la seguridad de la información. Úselos con cuidado, eficacia y responsabilidad. Al mismo tiempo, revise y evalúe cuidadosamente los resultados que ofrecen antes de usarlos. Asegúrese de que la información sea precisa, adecuada al contexto laboral y que no genere malentendidos ni errores al aplicarla. No dependa completamente de los chatbots de IA, sino combínelos con su conocimiento y experiencia personal para tomar decisiones.

Para las agencias y unidades, es necesario promover, difundir y orientar a los cuadros, funcionarios, empleados públicos y trabajadores sobre el uso de chatbots de IA, de acuerdo con las funciones, tareas, competencias y características de la agencia o unidad. En particular, se debe prestar especial atención a garantizar la seguridad de la red.

La responsabilidad del uso de chatbots de IA recae en el director de la agencia u organización. Este es responsable de gestionar y proteger las cuentas que utilizan chatbots de IA. En caso de que la cuenta de la agencia o unidad pierda el control o sea manipulada, la agencia o unidad debe notificar a la unidad que implementa el chatbot de IA para su gestión oportuna.

La gestión y la autorización de acceso en el chatbot de IA deben ser coherentes con las funciones, tareas y poderes de los participantes que utilizan el chatbot de IA.

Cuando un funcionario, funcionario o empleado público ha dejado o cambiado de trabajo, la agencia o unidad debe revocar la clave de seguridad (si la hubiera) o cancelar la cuenta de usuario del chatbot de IA para garantizar la seguridad y una gestión estricta.

Ve formando poco a poco tu propia base de datos de conocimiento, a partir de la cual podrás configurar chatbots especializados para atender las actividades de tu agencia o unidad.

Monitorear regularmente y comprender con prontitud la situación del uso de chatbots de IA por parte de cuadros, funcionarios, empleados públicos y trabajadores bajo su supervisión. La unidad que implementa los chatbots de IA es responsable de proporcionar instrucciones detalladas y soporte técnico regular para garantizar un uso fluido y seguro.

Para los cuadros, funcionarios, empleados públicos y trabajadores, es necesario autogestionarse y asumir la responsabilidad de proteger la información personal declarada en las plataformas y sistemas de información de las agencias y unidades; no revelar cuentas de inicio de sesión ni realizar conexiones no autorizadas a las plataformas y sistemas de información de las agencias y unidades a los chatbots de IA.

Al explotar y usar chatbots en general, y chatbots de IA en particular, en puntos de acceso público a internet, no active bajo ningún concepto el modo de almacenamiento de contraseñas durante su uso. No proporcione datos personales, información de identidad ni otra información confidencial, ni suya ni de terceros, a los chatbots de IA. No utilice los chatbots en general, ni los chatbots de IA en particular, con fines ilegales, que atenten contra la moral pública o para cometer actos como piratería informática, creación de deepfakes y fraude.

Durante el proceso de implementación, si surgen dificultades, problemas o se descubren problemas importantes al utilizar chatbots de IA, las agencias y unidades deben comunicarse con el Departamento Nacional de Transformación Digital del Ministerio de Ciencia y Tecnología para obtener ayuda.

Se sabe que el Ministerio de Ciencia y Tecnología está construyendo un Programa Nacional de Transformación de IA para aplicar la IA en todos los campos; construyendo una infraestructura informática de IA compartida.

El programa nacional de transformación de la IA debe demostrar un espíritu de "toda la gente" y de "integralidad". El objetivo es que cada ciudadano y funcionario tenga un asistente virtual.

En consecuencia, la fecha límite para presentar el Programa Nacional de Transformación de IA al Primer Ministro es mayo de 2025 y para noviembre de 2025 debe haber un asistente virtual para las personas.