Instrucciones sobre el uso de chatbots de IA para ayudar a funcionarios y empleados públicos en su trabajo.

Imagen ilustrativa. (Fuente: Ministerio de Ciencia y Tecnología )

Para cumplir su función de gestión estatal sobre la investigación científica , el desarrollo tecnológico y la innovación, y para satisfacer los requisitos prácticos de la aplicación de la tecnología de Inteligencia Artificial (IA) en las agencias estatales, el Ministerio de Ciencia y Tecnología ha emitido directrices sobre algunos principios generales para funcionarios públicos, empleados y trabajadores de agencias estatales que utilizan modelos de lenguaje grande (chatbots de IA) para fines laborales.

Esta guía tiene como objetivo proporcionar principios generales y fáciles de entender para que los funcionarios públicos, empleados y trabajadores de agencias gubernamentales utilicen modelos de lenguaje grandes (chatbots de IA) para respaldar su trabajo de manera efectiva y segura.

Se anima a las organizaciones y unidades que necesiten aplicar chatbots de IA en su trabajo a que conozcan y utilicen este documento de forma proactiva para implementarlo y difundirlo en sus organizaciones de forma que se adapte a sus necesidades específicas. Este documento ayuda a garantizar que la aplicación de la IA sea segura y ofrezca beneficios prácticos.

El Director General Mai Xuan Thanh, junto con el Vicepresidente del Comité Popular de Hanoi Ha Minh Hai, el Director General Adjunto Vu Manh Cuong, la Presidenta de la Asociación de Consultoría Fiscal de Vietnam Nguyen Thi Cuc y el Director Adjunto del Departamento de Impuestos de Hanoi Phan Tien Hoa, realizaron la ceremonia de presionar el botón para iniciar la aplicación "Asistente Virtual para Apoyar a los Contribuyentes".

El Ministerio de Ciencia y Tecnología establece claramente que los principios para el suministro de datos y el uso de chatbots de IA son: No se deben compartir con el chatbot datos ni documentos clasificados como secretos de estado, ni información sensible, como información personal, documentos internos o datos que puedan afectar la seguridad de la organización. Es fundamental garantizar que los datos o la información proporcionados al chatbot no contradigan las tradiciones históricas, la cultura, la ética, la geografía, las opiniones políticas, la soberanía territorial ni las costumbres de Vietnam. Además, no se debe utilizar contenido que infrinja los derechos de autor, los derechos de propiedad intelectual u otros derechos conexos.

Al usar chatbots de IA, evite crear cuentas con nombres de usuario o contraseñas que coincidan con las cuentas oficiales (correos electrónicos del trabajo, sistemas internos, etc.) para garantizar la seguridad de la información. Úselos con precaución, eficacia y responsabilidad. Además, revise y evalúe cuidadosamente los resultados que proporciona el chatbot antes de usarlo. Asegúrese de que la información sea precisa, relevante para el contexto laboral y que no genere malentendidos ni errores al aplicarla. No confíe completamente en los chatbots de IA; combine su uso con su conocimiento y experiencia personal para tomar decisiones informadas.

Para las agencias y unidades, es necesario difundir información y orientar a los funcionarios, servidores públicos y empleados sobre el uso de chatbots de IA, de acuerdo con las funciones, deberes, atribuciones y características específicas de la agencia o unidad. Se debe hacer hincapié en garantizar la ciberseguridad.

La responsabilidad del uso de chatbots de IA recae en el director de la agencia u organización. Este es responsable de administrar y proteger la cuenta del chatbot de IA. En caso de que la cuenta de la agencia o unidad se vea comprometida o suplantada, la agencia o unidad debe notificar a la unidad de implementación del chatbot de IA para que se tomen las medidas oportunas.

La gestión de acceso y permisos en los chatbots de IA deben ser coherentes con las funciones, tareas y autoridad de los participantes que utilizan el chatbot de IA.

Cuando los funcionarios, servidores públicos o empleados públicos renuncian o se transfieren a otro puesto, la agencia o unidad debe recuperar la clave de seguridad (si la hay) o eliminar la cuenta de usuario del chatbot de IA para garantizar la seguridad y una gestión estricta.

Construya gradualmente su propia base de datos de conocimientos y luego establezca chatbots especializados para atender las operaciones de su agencia o unidad.

Monitorear periódicamente y evaluar oportunamente el uso de los chatbots de IA por parte de funcionarios, servidores públicos y empleados bajo su supervisión. La unidad que implementa el chatbot de IA es responsable de proporcionar manuales de instrucciones detallados y soporte técnico regular para garantizar un uso seguro y sin problemas.

Para los funcionarios, servidores públicos y empleados, es necesario autogestionarse y responsabilizarse de la protección de la información personal declarada en las plataformas y sistemas de información de la agencia o unidad; no deben revelar cuentas de inicio de sesión ni realizar conexiones no autorizadas entre las plataformas y sistemas de información de la agencia y el chatbot de IA.

Al usar chatbots en general, y chatbots de IA en particular, en puntos de acceso público a internet, no habilite en ningún caso el almacenamiento de contraseñas durante su uso. No proporcione datos personales, información de identidad ni ninguna otra información confidencial, ni suya ni de terceros, al chatbot de IA. No utilice chatbots en general, ni chatbots de IA en particular, con fines ilegales, que atenten contra la moral pública ni participe en actividades como piratería informática, creación de deepfakes o fraude.

Durante el proceso de implementación, si surgen dificultades, obstáculos o problemas importantes al utilizar chatbots de IA, las agencias y unidades deben comunicarse con el Departamento Nacional de Transformación Digital, Ministerio de Ciencia y Tecnología, para obtener apoyo.

Según se informa, el Ministerio de Ciencia y Tecnología está desarrollando un programa nacional de transformación de IA para aplicarla en todos los campos y construir una infraestructura informática de IA compartida.

El programa nacional de transformación de la IA debe reflejar un enfoque “nacional” e “integral”, apuntando a que cada ciudadano y funcionario público tenga un asistente virtual.

En consecuencia, la fecha límite para presentar el Programa Nacional de Transformación de IA al Primer Ministro para su promulgación es mayo de 2025, y un asistente virtual debe estar disponible para los ciudadanos en noviembre de 2025.