Desbloquear el flujo de datos digitales

En la era digital, el intercambio de datos es fundamental para la sociedad. Sin embargo, la falta de sincronización entre sistemas especializados está generando, sin querer, un proceso manual digital que supone una pérdida de tiempo tanto para las autoridades locales como para los ciudadanos. Para optimizar este recurso, la eliminación de las barreras tecnológicas debe ir de la mano del compromiso de garantizar que los datos sean precisos, completos, limpios y fiables desde su origen.

Los ciudadanos realizan trámites en el Centro de Servicios Administrativos Públicos del distrito Ha Giang 2.

Cuellos de botella derivados de la falta de conectividad.

Se supone que los sistemas de tecnología de la información liberan mano de obra, pero en cambio, están generando una enorme presión tanto sobre el aparato administrativo como sobre la ciudadanía.

Sentada en su escritorio todos los días, Ly Thi Van Anh, funcionaria del Centro de Servicios Administrativos Públicos del distrito de Binh Thuan, tiene la pantalla de su computadora repleta de pestañas de los portales de información de procedimientos administrativos de diversos ministerios y agencias. Para procesar una sola solicitud, debe iniciar sesión en múltiples sistemas e ingresar repetidamente la misma información de identificación debido a la falta de sincronización automática. Lo que en la documentación escrita se denomina "interoperabilidad", en la práctica se ha transformado en un proceso "manual digital". En lugar de desplazarse físicamente entre departamentos como antes, las funcionarias como la Sra. Lan Anh ahora deben navegar manualmente entre programas informáticos independientes en sus teclados.

La Sra. Nguyen Thi Chuc, funcionaria del departamento de Justicia y Registro Civil de la comuna de Vinh Tuy, comparte la misma presión y afirma que a diario debe gestionar decenas de tareas en distintos programas informáticos, lo que a veces le genera confusión. La razón principal es que los sistemas de gestión especializados de las distintas dependencias actualmente no pueden interconectarse, comunicarse entre sí ni sincronizarse con la Base de Datos Nacional de Población.

Esto prolonga el tiempo de procesamiento de documentos, lo que obliga al personal a realizar muchas tareas manuales repetitivas. En lugar de optimizarse mediante la tecnología, la falta de sincronización entre plataformas crea inadvertidamente barreras adicionales, lo que reduce la eficiencia general y ejerce una gran presión sobre el personal de base", compartió la Sra. Chúc.

Según una encuesta, un funcionario municipal utiliza actualmente hasta 15 programas informáticos especializados de distintos ministerios y organismos simultáneamente. Debido a la inconsistencia de las interfaces y la arquitectura de datos, en lugar de exportar la información con un simple clic, como antes, ahora los funcionarios deben recopilar y sumar manualmente cada dato para generar informes. Para solucionar este problema, muchos se han visto obligados a volver a utilizar el antiguo software compartido de la provincia.

Un informe de revisión del Departamento de Ciencia y Tecnología puso de manifiesto esta situación: operar con múltiples sistemas independientes conlleva una mayor carga de trabajo, la repetición de la introducción de datos y un impacto directo en el progreso de los procedimientos administrativos. La causa de esta paradoja no reside en limitaciones tecnológicas, sino en una mentalidad provinciana. El hecho de que las unidades de gestión diseñen sistemas de software cerrados para servir únicamente a los intereses de gestión de sus respectivos sectores ha transformado, inadvertidamente, los datos —un recurso nacional compartido— en activos privados separados.

La Sra. Ly Thi Van Anh, especialista del Centro de Servicios Administrativos Públicos del distrito de Binh Thuan, tiene que mostrar constantemente las pestañas del sistema de información de varios departamentos para realizar búsquedas y referencias cruzadas.

El reto del requisito de "aguas adecuadas, suficientes, limpias y habitables".

Los funcionarios no solo tienen dificultades con el software, sino que los ciudadanos también tienen que lidiar con un flujo de datos fragmentado e incluso erróneo.

Tras casi un mes de búsqueda de información, el Sr. Doan Xuan Viet, de la aldea de Kim Ban, comuna de Hung An, finalmente completó los trámites para registrar su automóvil a su nombre. Según el Sr. Viet, el automóvil fue comprado originalmente dentro de la provincia y pensó que el proceso de baja de la matrícula sería sencillo, pero resultó ser muy complicado. El registro original se encontraba en Hanói , pero debido a la falta de integración fluida de los sistemas de datos especializados, la verificación y baja de los documentos originales tomó muchísimo tiempo. Durante los días de espera para que se procesaran los datos, el automóvil tuvo que permanecer inactivo en casa.

Más importante aún, la falta de sincronización y la prisa en las etapas iniciales de la digitalización de los datos demográficos dejaron errores que causaron inconvenientes a los ciudadanos. En algunas localidades, debido a la presión por cumplir con los objetivos y a que el proceso de ingreso y verificación de datos no estaba completamente calibrado, se dieron casos en los que los niños no figuraban en el registro familiar del sistema electrónico.

La Sra. Tran Thi Hoai Phuong, del Grupo 8 del barrio Nong Tien, contó que su hijo, nacido en 2020, ingresa a primer grado este año. Durante el proceso de inscripción, se sorprendió al descubrir que el nombre de su hijo no figuraba en el registro civil electrónico de la familia. Como consecuencia, tuvo que ir y venir solicitando documentos de confirmación y esperando a que la policía separara y corrigiera los datos originales.

El problema de los errores en los datos, e incluso la ausencia total de información, persiste en muchas localidades, lo que dificulta enormemente compartir y utilizar la información en la infraestructura digital. Según un informe del Departamento de Agricultura y Medio Ambiente, de los más de 3,6 millones de parcelas para las que se han emitido certificados de derechos de uso de la tierra, solo se han actualizado poco más de 1,3 millones en la base de datos (una modesta tasa de aproximadamente el 37%). Esto significa que casi 2,3 millones de parcelas, equivalentes al 63% de los recursos terrestres con títulos de propiedad otorgados, permanecen fuera del sistema digital. Además, 44 localidades carecen actualmente de datos.

El personal del Centro de Servicios Administrativos Públicos de la comuna de Lung Phin ayuda a los residentes a realizar trámites administrativos.

Desbloqueando el flujo digital

Para garantizar que el flujo digital deje de estar fragmentado y aislado, y para minimizar estos errores evitables, la solución no reside en crear más aplicaciones o software nuevos. En cambio, se necesita una estrategia de integración integral y sincronizada a nivel macro.

La Sra. Ho Thi Phuong Lan, Jefa del Departamento de Transformación Digital del Departamento de Ciencia y Tecnología, analizó: Para resolver definitivamente esta situación y devolver a los datos el lugar que les corresponde como recurso fundamental, en el futuro será imprescindible integrar y sincronizar todos los datos especializados en el Centro Nacional de Datos, bajo la estrecha coordinación y cooperación de los ministerios y sectores.

Para lograr este objetivo, los expertos en tecnología y gestión administrativa consideran que es necesario centrarse en dos áreas clave. En primer lugar, es hora de erradicar la mentalidad aislada mediante la implementación de un marco de estándares técnicos obligatorios, desde el nivel central hasta el local. Los ministerios y organismos no pueden mantener una mentalidad intransigente, sino que deben asumir la responsabilidad de establecer conexiones, obligando a los sistemas especializados a comunicarse y compartir datos entre sí en una plataforma común. Simultáneamente, es necesario rediseñar la arquitectura del Sistema de Información para la Gestión de Procedimientos Administrativos, priorizando la comodidad de los funcionarios locales y los ciudadanos como medida de eficacia, y eliminando de manera definitiva la necesidad de ingresar la misma información varias veces.

La integración sincronizada no solo libera trabajo en la administración pública, sino que también es la única manera de garantizar que los recursos de datos cumplan dos criterios cruciales: la "pureza", al minimizar los errores derivados de la introducción manual de datos, y la "viabilidad", mediante la actualización e intercambio continuos en tiempo real. Un mapa digital nacional solo puede completarse cuando el flujo de datos es ininterrumpido, convirtiéndose así en una fuente continua al servicio del desarrollo de toda la sociedad.

Texto y fotos: Tuan Quang

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Funcionamiento eficiente de los datos compartidos

Camarada Nguyen Van Hien
Subdirector del Departamento de Ciencia y Tecnología

En los últimos tiempos, la provincia de Tuyen Quang ha coordinado activamente con los ministerios y agencias centrales para conectar, integrar y probar los procesos de resolución de procedimientos administrativos en los sistemas centralizados de dichos ministerios y agencias. Sin embargo, en la implementación práctica, persisten algunas dificultades, como funciones operativas incompletas, conexión inconsistente con software especializado e infraestructura de tecnología de la información limitada en algunas zonas remotas. Para garantizar el funcionamiento eficaz del repositorio de datos compartido, es necesario permitir la operación paralela entre el sistema de información de resolución de procedimientos administrativos de la provincia y el sistema centralizado de información de resolución de procedimientos administrativos del Ministerio durante el período de transición. La conversión completa solo debe garantizarse cuando se cumplan el 100% de las condiciones técnicas para evitar interrupciones en la resolución de procedimientos administrativos para ciudadanos y empresas. Simultáneamente, es necesario acelerar la estandarización de datos, completar las funciones de sincronización en tiempo real, implementar firmas electrónicas, archivado electrónico y garantizar una interconexión fluida con el Portal Nacional de Servicios Públicos. Al mismo tiempo, se debe continuar fortaleciendo la capacitación profesional de los funcionarios locales y estudiar hojas de ruta de implementación adecuadas a las condiciones reales de cada localidad.

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Fortalecer la conectividad y el intercambio de datos entre industrias.

Camarada Vu Hoai Nam
Director de VNPT Ha Giang

En mi opinión, la principal razón de la actual incapacidad para estandarizar los datos es que el desarrollo de bases de datos especializadas en el pasado fue fragmentado, con cada industria y campo implementando diferentes estándares y plataformas, lo que generó dificultades para conectar y compartir datos.

En muchos casos, la información de un mismo ciudadano debe ingresarse varias veces en diferentes sistemas debido a la falta de interoperabilidad completa de los datos. Si bien algunas bases de datos se han digitalizado, los estándares de datos entre los distintos sectores no están estandarizados, lo que dificulta el intercambio y el aprovechamiento de la información. Además, la infraestructura de tecnología de la información en algunas zonas rurales y remotas es desigual, y la capacidad de algunos funcionarios locales para acceder y utilizar los datos digitales sigue siendo limitada.

Para abordar esta situación, es necesario seguir mejorando las bases de datos nacionales de datos críticos y las bases de datos creadas por las localidades para que se conviertan en bases de datos nacionales; promover la conectividad y el intercambio de datos entre sectores, priorizando los datos al servicio de los ciudadanos y las empresas, al tiempo que se minimiza la necesidad de que los funcionarios y los ciudadanos tengan que proporcionar nuevamente información que el Estado ya posee.

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Maximizar los beneficios de VNeID en el nivel 2

Teniente coronel Tran Van Hung
Subdirector del Departamento de Policía Administrativa para el Orden Social, Policía Provincial

Durante el último período, el Departamento de Policía para la Gestión Administrativa del Orden Social ha coordinado de manera proactiva con los departamentos, agencias y unidades pertinentes para revisar, comparar, actualizar y depurar periódicamente los datos de población; al mismo tiempo, ha participado activamente en la coordinación de la construcción, creación, complementación, depuración y enriquecimiento de datos especializados para garantizar la precisión, la coherencia y la uniformidad entre los sistemas de datos, sirviendo eficazmente a la administración estatal y resolviendo los procedimientos administrativos para los ciudadanos y las empresas.

Además, la unidad aconsejó de forma proactiva a los líderes de la Policía Provincial y del Comité Popular Provincial que continuaran dando instrucciones a los departamentos, fuerzas, oficinas profesionales y policías pertinentes en las comunas y distritos para que reforzaran la propaganda, la orientación y el apoyo a las personas para que se registraran y activaran las cuentas de identificación electrónica de nivel 2 (VNeID), integrando la información de los documentos y contribuyendo al desarrollo integral de la aplicación VNeID, convirtiéndola en una superaplicación digital nacional.

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Dispuesto a cooperar en la actualización de datos.

Sra. Nong Thi Xuyen
Pueblo de Chang Tham, comuna de Bang Lang

Actualmente, gran parte de la información pública se actualiza en sistemas de datos digitales. Sin embargo, para garantizar que los datos se mantengan completos, precisos y reflejen la realidad correctamente, la cooperación entre los ciudadanos y los organismos pertinentes es fundamental en el proceso de revisión y actualización de la información.

Esperamos que las autoridades competentes proporcionen información y orientación periódicas al revisar y actualizar los datos, para que la ciudadanía esté informada y pueda colaborar de forma proactiva. En realidad, muchas personas aún desconocen la información que debe actualizarse o cuándo debe hacerse, por lo que es fundamental ofrecer orientación específica y oportuna.

Cuando se solicita la revisión y actualización de datos, estamos preparados para proporcionar la información necesaria y cooperar según las instrucciones. Esperamos que los datos actualizados se utilicen de forma coherente, evitando situaciones en las que los ciudadanos tengan que declarar la misma información varias veces.

Fuente: https://baotuyenquang.com.vn/chuyen-muc-cai-cach-hanh-chinh/202606/khoi-thong-dong-chay-du-lieu-so-5db74ec/