De un sistema de “ventanilla única” a un sistema “sin personal”.

VHO - La redundancia de oficinas tras fusiones y reorganizaciones, la reubicación de los aparatos administrativos estatales tras la reestructuración… son problemas apremiantes que enfrentan las localidades. Una solución que se está considerando es la aplicación de tecnología digital a las oficinas administrativas, una necesidad arraigada que ha tardado en implementarse.

Servicios públicos… sin personal.

Un centro de servicios integral para la administración pública puede eliminar la necesidad de personal presencial simplemente instalando pantallas de ordenador y software de inteligencia artificial.

Cuando los ciudadanos y las empresas realizan trámites administrativos, solo necesitan presentar sus documentos de identificación a través de un escáner, y el software de IA los reconocerá para proceder con los trámites de registro, solicitar el escaneo de los documentos pertinentes, etc.

Este proceso de control implica recibir las solicitudes de los ciudadanos y realizar auditorías posteriores; los ciudadanos solo tienen que confirmar sus declaraciones y responsabilizarse de ellas.

El Sr. Luong Ngoc Tuan, experto en tecnología de la información (TI) y transformación digital en Ciudad Ho Chi Minh , compartió que este paso de trabajar con IA básicamente resuelve el 60% de las necesidades procedimentales de las personas.

Los ciudadanos escanean códigos QR para pagar las tasas de los trámites administrativos en el centro de servicio integral.

Solo los trámites que presenten complicaciones, documentación faltante o requieran certificación de especialistas del departamento, requerirán contacto telefónico o por mensaje de texto con la persona responsable. Finalmente, si el asunto es demasiado complejo, el especialista a cargo programará una reunión con el ciudadano.

Las operaciones administrativas con el apoyo de la IA serán mucho más ágiles y eficientes, evitando los aspectos negativos de la comunicación presencial. Los centros de servicios administrativos públicos también reducirán significativamente su carga de trabajo, convirtiéndose en oficinas sin personal, lo que disminuirá considerablemente los costos.

"Ahora que el contexto es diferente, las agencias administrativas deberían reconsiderar este asunto. Podrían aplicar la IA a un nivel superior, integrando más software en los servicios que la gente utiliza, como las suscripciones a la televisión por cable y los paquetes de internet de fibra óptica, para que las personas puedan registrarse y completar los trámites administrativos desde casa", evaluó el Sr. Luong Ngoc Tuan.

Según el equipo de consultoría tecnológica de la Unión de Jóvenes de Ciudad Ho Chi Minh, las soluciones de IA son un requisito esencial en el proceso de transformación digital de las oficinas gubernamentales.

Los niveles administrativos provinciales y municipales deben abordar la digitalización desde esta perspectiva, implementando aplicaciones de IA inteligentes para reducir el tiempo dedicado a los trámites, minimizar los controles y pasos de verificación redundantes y, lo que es más importante, reducir las molestias para los ciudadanos que no reciben la asistencia adecuada.

Los servicios públicos automatizados son una forma de agilizar los procedimientos administrativos y aumentar la iniciativa y la autoconciencia de los ciudadanos; si los ciudadanos no están seguros, pueden combinar esto con la contratación de servicios de apoyo privados.

Mejorar la eficiencia de los servicios prestados al público.

Según los consultores, hoy en día un gran número de personas, especialmente en las zonas urbanas, poseen teléfonos inteligentes, herramientas que permiten una fácil interacción con la IA.

Por lo tanto, con políticas que fomenten y orienten el uso de aplicaciones de IA integradas en el software de gestión administrativa a través de teléfonos móviles, la gente se adaptará muy rápidamente al entorno digital de los servicios públicos.

En particular, gracias a la política de fomento de la responsabilidad cívica de los ciudadanos, mediante la mejora de la verificación de identidad con el documento nacional de identidad que está impulsando el Gobierno Central, las responsabilidades y obligaciones de los ciudadanos se están volviendo cada vez más transparentes.

La aparición de oficinas "no tripuladas" al implementar la tecnología digital ahorra aún más tiempo y esfuerzo, eliminando la necesidad de "demostrar la propia valía" ante las autoridades y mejorando así por completo la eficiencia de la gestión estatal.

De igual modo, para las empresas, la digitalización mediante la integración de la IA acortará el tiempo necesario para los trámites de registro, que principalmente requieren que las empresas se autodeclaren y asuman la responsabilidad de sus actividades comerciales y de inversión ante las autoridades y la ley.

Por lo tanto, las empresas pasarán de esperar pasivamente las licencias y los permisos de las autoridades a registrarse de forma proactiva y a llevar a cabo sus actividades comerciales.

Las actividades de inversión corporativa serán más transparentes, especialmente en lo que respecta a las obligaciones fiscales y la responsabilidad social. Los departamentos de recursos humanos de las empresas, como contabilidad y control corporativo, serán cada vez más ágiles y eficientes.

Según el Sr. Luong Ngoc Tuan, el principal obstáculo para la digitalización y el progreso de la aplicación de la IA en las oficinas administrativas hoy en día es si la capacidad y el conocimiento del personal y los funcionarios públicos pueden mantenerse al día.

Este problema está siendo promovido por el Gobierno Central a través de políticas como la racionalización de la administración, la fusión de localidades y la mejora del estatus de las unidades administrativas de base.

Por lo tanto, los funcionarios públicos de provincias, ciudades y ministerios deben reconocer claramente su responsabilidad de formarse y superarse, y cambiar decisivamente su mentalidad hacia el "servicio en lugar de la gestión".

Cuando se comprenda plenamente este espíritu, el aparato administrativo a nivel local cambiará, volviéndose a la vez ágil y flexible, y estando estrechamente alineado con los requisitos de acción específicos, trabajando en beneficio de la población.

Una vez que la tecnología digital se integre en la administración pública, las oficinas gubernamentales ya no estarán confinadas a sus sedes centrales ni se ceñirán estrictamente a la regla de las "ocho horas de oro". En cambio, serán proactivas y flexibles, garantizando que cada persona cumpla con sus funciones para servir mejor a la ciudadanía. Este es el criterio fundamental para la racionalización administrativa.

Fuente: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/tu-mot-cua-den-khong-nguoi-145482.html