باک نین یک «مخزن دانش دیجیتال» برای خدمت به دولت الکترونیک ایجاد می‌کند.

DNVN - در باک نین، بیش از ۳.۶ میلیون صفحه سند به داده‌های الکترونیکی تبدیل شده است که جستجوی اطلاعات را برای افراد و سازمان‌ها آسان‌تر می‌کند، زمان پردازش را ده‌ها برابر کاهش می‌دهد و همچنین به افزایش امنیت و ارزش قانونی اسناد کمک می‌کند.

تصویر گویا.

ایجاد مخزن دانش دیجیتال و حفظ ارزش اسناد.

بین سال‌های ۲۰۲۲ تا ۲۰۲۴، اداره امور داخلی باک نین با یک شرکت مشاوره‌ای برای پیاده‌سازی یک نرم‌افزار مدیریت بایگانی الکترونیکی همکاری کرد. این نرم‌افزار ویژگی‌های مهمی مانند ورود داده‌ها، جستجو، کنترل دسترسی و نظارت بر تغییرات را تکمیل کرده است.

تا به امروز، بیش از ۳۱۳۰۰ پرونده، معادل ۳.۳ میلیون صفحه A4 سند، دیجیتالی شده‌اند. این اسناد عمدتاً شامل دستورالعمل‌ها و متون اداری از کمیته مردمی استان و ادارات و سازمان‌های آن در دوره زمانی ۱۹۴۸ تا ۲۰۱۴ است.

تا به امروز، این سیستم اثربخشی عملی خود را ثابت کرده است. پیش از این، جستجوی یک پرونده شخصی، یک تصمیم اداری یا داده‌های فارغ‌التحصیلی دانشجویان نیاز به ساعت‌ها جستجو در بایگانی‌های کاغذی داشت. اکنون، این سیستم می‌تواند تنها با چند کلمه کلیدی و چند دقیقه کار، نتایج دقیق، کامل و از نظر قانونی معتبر ارائه دهد. فناوری دیجیتال‌سازی، زمان جستجو را در مقایسه با روش‌های سنتی 20 تا 30 برابر کاهش داده است. سیستم ذخیره‌سازی همچنین از طریق کنترل دسترسی، مدیریت مجوز کاربر و ثبت تغییرات، امنیت را تضمین می‌کند. در نتیجه، این سیستم سالانه به طور متوسط ​​بیش از یک میلیون بازدیدکننده و 1500 بازیابی آنلاین رکورد را ثبت می‌کند.

پروژه تحول دیجیتال در بایگانی اسناد، گامی مهم در جهت گذار از روش‌های «بایگانی سنتی» به یک سیستم «مدیریت دانش مدرن» است. مرکز بایگانی تاریخی شماره ۱ باک نین، به جای نگهداری یک بایگانی پراکنده، یک اکوسیستم داده مرتبط ایجاد کرده است. در این سیستم، اسنادی مانند متون، قطعنامه‌ها، نامه‌های رسمی و سوابق کارمندان دولت بر اساس زمان، سازمان صادرکننده، حوزه و موضوع برچسب‌گذاری و مرتبط می‌شوند. با ایجاد یک «بایگانی دانش»، کاربران می‌توانند به اطلاعات در زمینه‌های خاص دسترسی داشته باشند و در نتیجه فرصت‌هایی را برای به‌کارگیری داده‌ها در اهداف مختلف، از جمله مدیریت، تحقیق، آموزش ، فرهنگ و قانون، و همچنین افزایش قابلیت‌های تحلیلی و آماری، فراهم کنند.

چالش‌ها و برنامه‌های توسعه برای دوره 2025-2029

طبق گزارش مرکز ارتباطات علم و فناوری، علیرغم دستاوردهای قابل توجه، فرآیند دیجیتالی شدن هنوز با چالش‌های متعددی روبرو است. برخی از اسناد ده‌ها سال قدمت دارند و به شدت آسیب دیده‌اند، که اسکن، شناسایی و تصحیح داده‌ها را دشوار می‌کند. فقدان خلاصه یا قالب‌های متناقض در بسیاری از اسناد نیز باعث ایجاد حجم کاری زمان‌بر برای پردازش می‌شود. مقررات فعلی برای تأیید، ارزیابی و پذیرش محصولات دیجیتالی طولانی است و بر پیشرفت اجرا تأثیر می‌گذارد. علاوه بر این، گاهی اوقات به دلیل مشکلات انتقال از سرورهای ذخیره‌سازی در وزارت علوم و فناوری، اختلالات موقت در دسترسی به داده‌ها رخ می‌دهد. تا پایان سال 2020، نرخ دیجیتالی شدن تنها به تقریباً 75٪ از کل اسناد ذخیره شده در بایگانی رسیده است، در حالی که اسناد جدید همچنان سالانه دریافت می‌شوند.

برای رفع این کاستی‌ها و گسترش بیشتر مقیاس آن، کمیته مردمی استان باک نین «پروژه دیجیتالی کردن اسناد در بایگانی تاریخی استان، giai đoạn 2025-2029» را تصویب کرده است. این پروژه تقریباً 23 میلیارد دونگ ویتنامی تخمین زده می‌شود و هدف آن دیجیتالی کردن 3.8 میلیون صفحه دیگر از اسناد اداری کمیته مردمی استان و ادارات و سازمان‌های آن است. این گامی مهم در جهت تکمیل کل مخزن داده‌های اداری دیجیتال استان و نزدیک شدن به مدل «دولت الکترونیک - بایگانی الکترونیک - خدمات شهروندی الکترونیک» است.

وزارت امور داخلی، سازمان اصلی در اجرای این پروژه خواهد بود و با سازمان‌ها و واحدهای مربوطه هماهنگی لازم را برای اطمینان از صحت، یکپارچگی و امنیت داده‌ها انجام خواهد داد. مرکز شماره ۱ بایگانی تاریخی باک نین، شرکای فناوری معتبری را انتخاب خواهد کرد، تیم‌های تخصصی برای دیجیتالی کردن سازماندهی خواهد کرد و ارتباطات را برای راهنمایی شهروندان در مورد نحوه دسترسی به داده‌های دیجیتالی ارتقا خواهد داد. تا اواسط سال ۲۰۲۵، این مرکز دیجیتالی کردن بیش از ۳۳۰،۰۰۰ صفحه از اسناد کمیته مردمی استان و ادارات آموزش و پرورش و علوم و فناوری را به پایان خواهد رساند و پایه محکمی برای مرحله بعدی ایجاد خواهد کرد.

شکل‌دهی به حکمرانی هوشمند

مدل بک نین با ادغام زیرساخت ذخیره‌سازی دیجیتال و امنیت کنترل دسترسی چندلایه، متمایز است. این سیستم نه تنها امکان بازیابی سریع داده‌ها را فراهم می‌کند، بلکه امکان نظارت بر گزارش‌های دسترسی، تشخیص ناهنجاری‌ها و محافظت کامل از داده‌های اصلی را نیز فراهم می‌کند. این یک عامل حیاتی در چارچوب استراتژی ملی داده‌های دولت تا سال ۲۰۳۰ است که مستلزم تغییر مدل ذخیره‌سازی از «نگهداری اسناد» به «مدیریت دارایی‌های داده» در مناطق مختلف است.

بک نین در حال توسعه یک مدل بایگانی هوشمند است که هدف آن تبدیل داده‌های تاریخی به منبعی ارزشمند برای آینده است. وقتی اسناد تاریخی دیجیتالی، مرتبط و ایمن شوند، نه تنها به اهداف اداری کمک می‌کنند، بلکه پایه محکمی برای کاربردها در تحلیل، پیش‌بینی، تحقیقات سیاست‌گذاری و آموزش تاریخ محلی نیز فراهم می‌کنند.

هین تائو

منبع: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967