باک نین «انبار دانش دیجیتال» را برای خدمت به دولت الکترونیک ایجاد می‌کند

DNVN - در باک نین، بیش از ۳.۶ میلیون صفحه سند به داده‌های الکترونیکی تبدیل شده است که به افراد و سازمان‌ها کمک می‌کند تا به راحتی به آنها دسترسی پیدا کنند، در حالی که زمان پردازش را ده‌ها برابر کاهش می‌دهد و همچنین به بهبود امنیت و ارزش قانونی اسناد کمک می‌کند.

عکس تصویرسازی.

ایجاد یک مخزن دانش دیجیتال، حفظ ارزش اسناد

در طول دوره ۲۰۲۲ تا ۲۰۲۴، وزارت امور داخلی باک نین با یک واحد مشاوره برای استقرار نرم‌افزار مدیریت بایگانی الکترونیکی هماهنگی کرده است. این نرم‌افزار ویژگی‌های مهمی مانند ورود داده‌ها، جستجو، مجوز دسترسی و نظارت بر تغییرات را تکمیل کرده است.

تا به امروز، بیش از ۳۱۳۰۰ پرونده، معادل ۳.۳ میلیون صفحه A4، دیجیتالی شده‌اند. این اسناد عمدتاً اسناد بخشنامه‌ای و اداری کمیته مردمی استان و ادارات و شعب در دوره زمانی ۱۹۴۸ تا ۲۰۱۴ هستند.

تا به امروز، این سیستم اثربخشی کاربرد عملی خود را ثابت کرده است. در حالی که در گذشته، جستجوی یک پروفایل شخصی، یک تصمیم اداری یا داده‌های دانشجویان تحصیلات تکمیلی نیاز به ساعت‌ها جستجو در بایگانی‌های کاغذی داشت، اکنون این سیستم می‌تواند تنها با چند کلمه کلیدی و چند دقیقه کار، نتایج دقیق، کامل و از نظر قانونی معتبر را ارائه دهد. فناوری دیجیتال به کاهش زمان جستجو تا 20 تا 30 برابر در مقایسه با روش‌های سنتی کمک کرده است. سیستم ذخیره‌سازی همچنین با کنترل دسترسی، تعیین حقوق کاربر و ثبت تاریخچه تغییرات، امنیت را تضمین می‌کند. به لطف این، به طور متوسط، هر ساله این سیستم بیش از یک میلیون خواننده و 1500 سوءاستفاده از پروفایل آنلاین را ثبت می‌کند.

پروژه تحول دیجیتال در ذخیره‌سازی اسناد، گامی مهم در جهت گذار از روش «ذخیره‌سازی سنتی» به سیستم «مدیریت دانش مدرن» است. مرکز بایگانی تاریخی شماره ۱ باک نین، به جای ادامه نگهداری یک مخزن اسناد جداگانه، یک اکوسیستم داده مرتبط ایجاد کرده است. در این سیستم، اسنادی مانند متون، قطعنامه‌ها، ابلاغیه‌های رسمی و سوابق کارمندان دولت بر اساس عوامل زمانی، سازمان‌های صادرکننده، حوزه‌ها و موضوعات برچسب‌گذاری و مرتبط می‌شوند. با ایجاد یک «بایگانی دانش»، کاربران می‌توانند به اطلاعات در زمینه‌های خاص دسترسی داشته باشند و در نتیجه فرصت‌هایی را برای به‌کارگیری داده‌ها در اهداف مختلف، از جمله مدیریت، تحقیق، آموزش ، فرهنگ و قانون، و در عین حال بهبود قابلیت‌های تحلیلی و آماری، فراهم کنند.

چالش‌ها و طرح توسعه برای دوره 2025 تا 2029

طبق گزارش مرکز ارتباطات علم و فناوری، با وجود دستاوردهای قابل توجه فراوان، مسیر دیجیتالی شدن هنوز با چالش‌های زیادی روبرو است. برخی از اسناد ده‌ها سال قدمت دارند و به طور جدی آسیب دیده‌اند، که اسکن، شناسایی و اصلاح داده‌ها را دشوار می‌کند. فقدان خلاصه یا قالب‌های متناقض بسیاری از اسناد نیز باعث ایجاد حجم کاری زمان‌بر برای پردازش تجاری می‌شود. فرآیند تأیید، ارزیابی و پذیرش محصولات دیجیتالی شده طبق مقررات فعلی طولانی است و بر پیشرفت اجرا تأثیر می‌گذارد. علاوه بر این، گاهی اوقات به دلیل مشکلات انتقال از سرور ذخیره‌سازی در وزارت علوم و فناوری، وقفه‌های موقت در بهره‌برداری از داده‌ها رخ می‌دهد. تا پایان سال 2020، میزان اسناد دیجیتالی شده تنها به حدود 75 درصد از کل اسناد ذخیره شده در انبار رسیده است، در حالی که اسناد جدید همچنان هر ساله دریافت می‌شوند.

به منظور غلبه بر این کاستی‌ها و ادامه گسترش این مقیاس، کمیته مردمی استان باک نین پروژه "دیجیتالی کردن اسناد در بایگانی تاریخی استان برای دوره 2025 تا 2029" را تصویب کرده است. هزینه این پروژه حدود 23 میلیارد دانگ ویتنام تخمین زده می‌شود و هدف آن دیجیتالی کردن 3.8 میلیون صفحه دیگر از اسناد اداری کمیته مردمی استان و ادارات و شعب است. این گامی مهم برای تکمیل کل انبار داده اداری دیجیتال استان و نزدیک شدن به مدل "دولت الکترونیک - ذخیره‌سازی الکترونیک - خدمت به شهروندان الکترونیک" است.

وزارت کشور، سازمان اصلی در اجرای این پروژه خواهد بود و با هماهنگی با سازمان‌ها و واحدهای مربوطه، دقت، یکپارچگی و امنیت داده‌ها را تضمین خواهد کرد. مرکز شماره ۱ آرشیو تاریخی باک نین، شرکای فناوری معتبری را انتخاب خواهد کرد، تیم‌های تخصصی در زمینه دیجیتال‌سازی سازماندهی خواهد کرد و ارتباطات را برای راهنمایی شهروندان در مورد نحوه بهره‌برداری از داده‌های دیجیتال ارتقا خواهد داد. تا اواسط سال ۲۰۲۵، این مرکز، دیجیتال‌سازی بیش از ۳۳۰،۰۰۰ صفحه از اسناد کمیته مردمی استان و ادارات آموزش و پرورش، علوم و فناوری را به پایان رسانده و پایه محکمی برای مرحله بعدی ایجاد کرده است.

شکل‌گیری دولت هوشمند

مدل Bac Ninh به دلیل ادغام زیرساخت‌های ذخیره‌سازی دیجیتال و امنیت غیرمتمرکز چندلایه، برجسته است. این سیستم نه تنها امکان بازیابی سریع داده‌ها را فراهم می‌کند، بلکه توانایی ردیابی گزارش‌های دسترسی، تشخیص ناهنجاری‌ها و محافظت کامل از داده‌های اصلی را نیز دارد. این یک عامل مهم در زمینه ترویج استراتژی ملی داده‌ها توسط دولت تا سال ۲۰۳۰ است که از مناطق محلی می‌خواهد مدل ذخیره‌سازی را از «نگهداری اسناد» به «مدیریت دارایی‌های داده» تغییر دهند.

بک نین در حال ساخت یک مدل ذخیره‌سازی هوشمند است، با هدف تبدیل داده‌های تاریخی به منابع ارزشمند برای آینده. وقتی اسناد تاریخی دیجیتالی، مرتبط و ایمن شوند، نه تنها به کارهای اداری کمک می‌کنند، بلکه پایه محکمی برای کاربردهایی در تحلیل، پیش‌بینی، تحقیقات سیاست‌گذاری و آموزش تاریخ محلی ایجاد می‌کنند.

هین تائو

منبع: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967