کا مائو دستور می‌دهد که دیجیتالی کردن اسناد باید از نظر زمان و اسنادی که نیاز به دیجیتالی شدن دارند، گزینشی باشد و نباید به صورت انبوه دیجیتالی شود تا از هدر رفتن منابع جلوگیری شود.

بعدازظهر ۲۱ آوریل ۲۰۲۵، رفیق نگوین دوک هین، معاون دبیر دائمی کمیته حزبی استانی کا مائو، جلسه‌ای کاری با نمایندگان رهبری آژانس‌های مشاوره و پشتیبانی کمیته حزبی استانی، کمیته جبهه میهن و سازمان‌های اجتماعی-سیاسی در سطح استانی، کمیته‌های حزبی ناحیه‌ای، کمیته‌های حزبی شهری و کمیته‌های حزبی که مستقیماً تحت نظر کمیته حزبی استانی هستند، در مورد کار بایگانی، مدیریت اسناد، پایگاه‌های داده اسناد و دیجیتالی کردن اسناد در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه نظام سیاسی برگزار کرد.

صحنه ملاقات

در جلسه کاری، نمایندگان از ابلاغیه رسمی شماره ۶۴-CV/TW مورخ ۱۰ آوریل ۲۰۲۵ دبیرخانه در مورد بایگانی و مدیریت اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در فرآیند تنظیم و سازماندهی دستگاه‌های نظام سیاسی و واحدهای اداری در سطح محلی؛ ابلاغیه رسمی شماره ۱۴۲۰۴-CV/VPTW مورخ ۹ آوریل ۲۰۲۵ دفتر مرکزی حزب که تعدادی از مطالب مربوط به دیجیتالی کردن اسناد هنگام تنظیم واحدهای اداری و تعدادی از اسناد مرتبط را راهنمایی می‌کند، مطلع شدند.

نمایندگان برخی از سازمان‌ها و واحدها، در مورد نتایج به دست آمده در زمینه بایگانی، مدیریت اسناد، پایگاه‌های داده اسناد و دیجیتالی کردن بایگانی‌های سازمان‌ها و واحدها گزارش دادند؛ در عین حال، مشکلات و معضلات پرسنلی، تجهیزاتی و مالی مربوط به بایگانی، مدیریت اسناد، پایگاه‌های داده اسناد و دیجیتالی کردن اسناد در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه را مورد بررسی قرار دادند...

نماینده کمیته بازرسی استان کا مائو در مورد وضعیت فعلی اسناد بایگانی شده در کمیته بازرسی کمیته حزب استان؛ اجرای دیجیتالی کردن و استفاده از نرم‌افزار کمیته بازرسی مرکزی در مدیریت سوابق در گذشته گزارش داد: بر این اساس، سوابق بازرسی و نظارت ذخیره شده در آژانس مرتب و فهرست‌بندی شده‌اند، ۵۹۱۴/۹۳۹۶ سند ورودی دیجیتالی شده‌اند، ۲۷۰۰/۳۱۷۶ سند خروجی دیجیتالی شده‌اند (دوره ۲۰۲۰-۲۰۲۵)؛ بخش‌های تخصصی در حال به‌روزرسانی دادخواست‌ها و پرونده‌های پرونده به نرم‌افزار کمیته بازرسی مرکزی هستند؛ برای کمیته بازرسی سطح منطقه، آنها در حال ویرایش و دیجیتالی کردن اسناد و پرونده‌های پرونده هستند (واحد ۰۱ ویرایش و دیجیتالی کردن را تکمیل کرده است)، به‌روزرسانی دادخواست‌ها و پرونده‌ها به نرم‌افزار کمیته بازرسی مرکزی در سطح منطقه انجام نشده است، نرم‌افزار به طور پایدار کار نمی‌کند و برخی از مکان‌ها متصل نیستند؛ در عین حال، از تعدادی از مشکلات و معضلات در فرآیند ویرایش و دیجیتالی کردن اسناد گزارش داد: فقدان اسکنر و USBهای امن برای کپی کردن اسناد محرمانه و در ابتدا مواجه شدن با مشکلاتی در به‌روزرسانی سوابق در نرم‌افزار کمیته بازرسی مرکزی. « اطلاعات مربوط به سازمان‌های حزبی و اعضای حزب با پایگاه داده همگام‌سازی نشده است که منجر به مشکلاتی در به‌روزرسانی فیلدهای کد سازمان حزبی و کد اعضای حزب، کمبود اطلاعات، شده است؛ نرم‌افزار دادخواست اجازه پیوست کردن فایل‌های دادخواست به سیستم را نمی‌دهد و نیاز به ورود دستی دارد که زمان زیادی می‌برد ... ».

رفیق نگوین دوک هین، معاون دبیر دائمی کمیته حزبی استان کا مائو ، نتیجه گرفت: از طریق این گزارش، دیجیتالی کردن اسناد بایگانی شده برخی از آژانس‌ها و واحدها انتظارات را برآورده نکرده است. او از آژانس‌های مشاوره‌ای و پشتیبانی کمیته حزبی استان، آژانس‌ها، واحدها و سازمان‌های حزبی که مستقیماً تحت نظر کمیته حزبی استان هستند، درخواست کرد که دیجیتالی کردن اسناد را به عنوان یک نیاز فوری شناسایی کنند و منابع را برای ویرایش و دیجیتالی کردن سریع اسناد در اولویت قرار دهند تا زمان تعیین شده طبق دستور کمیته مرکزی تضمین شود. و برای جلوگیری از تأخیر در دیجیتالی کردن اسناد، آن را به گردن اسناد محرمانه، این یا آن، نیندازند. او پیشنهاد کرد که رهبران آژانس‌ها و واحدها باید برای بحث دقیق در مورد روش‌ها، روش‌های اجرا، زمان تکمیل و لزوم ایجاد تیم‌ها، استخدام کادرها و کارمندان دولت بیشتر و تعیین وظایف به طور واضح برای ویرایش و دیجیتالی کردن مشترک اسناد، تشکیل جلسه دهند. توجه داشته باشید که هنگام دیجیتالی کردن، لازم است بازه زمانی و اسنادی را که باید دیجیتالی شوند، انتخاب کنید. دیجیتالی کردن را به صورت گسترده انجام ندهید، زیرا وقتی دیجیتالی کردن تکمیل شود اما مورد بهره‌برداری، اشتراک‌گذاری یا استفاده در کار قرار نگیرد، دیجیتالی کردن مؤثر نخواهد بود، بلکه اتلاف نیز خواهد بود. دفتر کمیته حزبی استان را موظف کنید تا در مورد دیجیتالی کردن اسناد راهنمایی ارائه دهد، همزمان مشکلات، مسائل و پیشنهادات آژانس‌ها و واحدها را خلاصه کند و به کمیته دائمی کمیته حزبی استان گزارش دهد تا دستورالعمل‌هایی برای حذف آنها داشته باشد و به سازمان‌ها، آژانس‌ها و واحدهای حزبی کمک کند تا کار ویرایش و دیجیتالی کردن را به زودی مطابق با روحیه و زمان تعیین شده تکمیل کنند./.

خان هونگ

منبع: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html