اصلاح رویه‌های اداری مرتبط با تحول دیجیتال

یکی از مفاد نظارتی مهم در سال 2024 شورای خلق استان، نظارت بر اصلاح رویه‌های اداری (AP) مرتبط با تحول دیجیتال در دوره 2021-2023 است. نتایج نظارت نیز با قطعنامه شماره 171 در چهاردهمین جلسه شورای خلق استان که در ژوئیه گذشته برگزار شد، صادر شد که نشان دهنده عزم استان در اصلاح رویه‌های اداری مرتبط با تحول دیجیتال برای خدمت رسانی بهتر به مردم و مشاغل و کمک به توسعه اجتماعی -اقتصادی است.

کارمندان دولت پرونده‌های مربوط به رویه‌های اداری را در مرکز جامع کمیته مردمی شهر تای نین دریافت می‌کنند.

نتایج برجسته

گزارش نظارتی شورای مردمی استان بیان کرد که اصلاح رویه‌های اداری مرتبط با تحول دیجیتال در استان تغییرات زیادی داشته و به توسعه کلی استان کمک مثبتی کرده است. این وظیفه توسط کمیته‌های حزبی در تمام سطوح، مقامات، سازمان‌ها و واحدهای استان انجام شده و می‌شود و به طور فعال از فناوری اطلاعات در جهت‌دهی و مدیریت و همچنین در دریافت و حل رویه‌های اداری استفاده می‌شود.

سازماندهی دریافت و بازگرداندن نتایج رویه‌های اداری تحت سازوکار یکپارچه و یک مرحله‌ای در استان به امری عادی تبدیل شده است. تعداد پرونده‌های حل‌شده به موقع و قبل از مهلت مقرر بالا است. در دوره 2021-2023، کل استان بیش از 1.4 میلیون پرونده رویه اداری دریافت کرد، نرخ تکمیل و بازگرداندن به موقع پرونده‌ها 97.46٪ بود؛ میزان رضایت سازمان‌ها و افراد هنگام رسیدگی به رویه‌های اداری بسیار بالا بود، 96.28٪ در سال 2022؛ 88.87٪ در سال 2023.

خانم تران تی باخ، ساکن منطقه کو چی، شهر هوشی مین ، گفت: «قبلاً در تای نین امتحان رانندگی داده بودم، بنابراین امروز برای تعویض گواهینامه‌ام به مرکز خدمات مدیریت عمومی استان تای نین رفتم. با راهنمایی کارکنان وزارت حمل و نقل، متوجه شدم که گواهینامه رانندگی‌ام به طور نامحدود معتبر است، بنابراین نیازی به تعویض آن نیست. متوجه شدم که کارمندان دولت اینجا در راهنمایی مردم بسیار مشتاق هستند.»

در سال‌های اخیر، کمیته مردمی استان به کاربرد فناوری اطلاعات و تحول دیجیتال در سازمان‌های اداری ایالتی توجه کرده است تا کارایی کار را بهبود بخشد و زمان پردازش اسناد را در محیط الکترونیکی کاهش دهد. آقای نگوین ترونگ هیو - معاون مدیر اداره اطلاعات و ارتباطات (MIC) گفت: "ساخت و اجرای دولت الکترونیک و دولت دیجیتال در استان تای نین به نتایج قابل توجهی دست یافته است که به بهبود کارایی عملیاتی رهبران در تمام سطوح و انجام وظایف عمومی کمک می‌کند."

تاکنون، این استان یک سیستم اطلاعات گزارش‌دهی استانی ایجاد کرده است که داده‌ها را با سیستم اطلاعات گزارش‌دهی دولتی متصل و به اشتراک می‌گذارد. در مورد محور اتصال اسناد استانی، تا دسامبر 2023، بیش از 1.3 میلیون سند ارسال و دریافت شده و بیش از 630،000 سند الکترونیکی ارسال شده است، به طور متوسط ​​بیش از 113،000 سند در هر ماه در محور اتصال ارسال و دریافت شده است. 98٪ از آژانس‌ها اسناد الکترونیکی ارسال و دریافت کرده‌اند، 100٪ از رهبران در تمام سطوح از امضاهای دیجیتال شخصی استفاده کرده‌اند. سیستم نظارت و عملیات هوشمند استان (IOC) 7 زیرسیستم اصلی نظارت را یکپارچه کرده است که به طور فعال از رهبری و جهت‌گیری رهبران استانی پشتیبانی می‌کند.

این استان همچنین طراحی مجدد رابط کاربری و تجربه کاربری خدمات عمومی آنلاین ضروری با کاربران زیاد، مانند موارد زیر را در اولویت قرار داده است: سیستم اطلاعات تسویه حساب رویه اداری استان، ادغام پایگاه‌های داده جمعیتی و سایر پایگاه‌های داده ملی در فرم‌های الکترونیکی سیستم برای افراد، مشاغل و کارمندان دولت جهت انجام خدمات عمومی آنلاین.

اخیراً، تای نین خدمات عمومی آنلاین را در پلتفرم اپلیکیشن Zalo mini ارائه داده و مورد توجه و استفاده مردم، به ویژه افراد میانسال و مسن، قرار گرفته است.

مأموران پلیس شهر تای نین، مردم را برای فعال کردن حساب‌های شناسایی الکترونیکی سطح ۲ در تلفن‌هایشان راهنمایی می‌کنند.

بهبود کیفیت خدمات عمومی آنلاین

علاوه بر نتایج فوق، گزارش نظارتی و قطعنامه شورای مردمی استان، به تعدادی از محدودیت‌ها در اصلاح رویه‌های اداری مرتبط با تحول دیجیتال اشاره کرد.

اول از همه، روسای برخی از سازمان‌ها، واحدها و مناطق توجه لازم را به جهت و هماهنگی اجرا نداشته‌اند؛ بازرسی و بررسی خدمات عمومی در هر سطح و هر بخش در پذیرش و حل و فصل رویه‌های اداری منظم نبوده و سازمان‌ها و افرادی که در حین انجام وظایف خود مرتکب آزار و اذیت و رفتارهای منفی شده‌اند، به سرعت شناسایی و با آنها برخورد نشده است. کیفیت کارکنان و کارمندان دولت نابرابر است؛ تعدادی از کارکنان، کارمندان دولت و کارمندان دولت در انجام کارهای مربوط به سازمان‌ها و مردم، فاقد اشتیاق و مسئولیت‌پذیری هستند. شاخص‌های مؤلفه مربوط به رضایت مردم و سازمان‌ها از خدمات سازمان‌های اداری دولتی (SIPAS) در مقایسه با سایر مناطق هنوز پایین است.

اگرچه از سال ۲۰۲۱ پیشرفت‌های زیادی حاصل شده است، اما میزان سوابق آنلاین در برخی از ادارات، شعب و کمیته‌های مردمی در تمام سطوح هنوز پایین است. در رسیدگی به رویه‌های اداری، هنوز مواردی از بازگرداندن سوابق به افراد و درخواست اطلاعات اضافی به دفعات زیاد وجود دارد؛ تأخیر در رسیدگی هنوز در تمام سطوح دولت رخ می‌دهد؛ استفاده مجدد از داده‌ها و نتایج رسیدگی به رویه‌های اداری هنوز محدود است.

به طور خاص، زیرساخت داده‌های زمین هنوز هماهنگ نشده است که منجر به کندی ثبت اطلاعات زمین و ایجاد ناامیدی زیادی در بین مردم شده است. برخی از داده‌ها و اطلاعات مرکز IOC به کندی به‌روزرسانی می‌شوند، حتی نادرست هستند و بر جهت‌گیری و مدیریت وضعیت اجتماعی-اقتصادی استان تأثیر می‌گذارند.

در سمینار اخیر اصلاح رویه‌های اداری مرتبط با تحول دیجیتال، معاون مدیر اداره اطلاعات و ارتباطات، نگوین ترونگ هیو، گفت که کاستی‌ها و محدودیت‌های فوق، هم دلایل عینی و هم دلایل ذهنی دارند. اسناد قانونی تنظیم‌کننده رویه‌های اداری دائماً در حال تغییر هستند و فشار زیادی را برای ادارات و شعب ایجاد می‌کنند تا مرتباً رویه‌ها را تدوین و بررسی کنند. اتصال، اشتراک‌گذاری، اتصال متقابل و همگام‌سازی داده‌ها بین سیستم اطلاعات رویه‌های اداری استان و سیستم‌های تعدادی از وزارتخانه‌ها و شعب، روان نیست و اغلب دارای خطا است که منجر به مشکلاتی در رسیدگی، نظارت، مدیریت، نظارت، ارزیابی کیفیت رویه‌های اداری، آمار و گزارش‌دهی می‌شود. هماهنگی و ترکیب بین سطوح و شعب در رسیدگی به رویه‌های اداری گاهی اوقات محکم نیست، مسئولیت زیاد نیست و زمان رسیدگی و ارائه نتایج به سازمان‌ها و افراد را طولانی می‌کند.

امور اداری در مرکز خدمات مدیریت دولتی استان.

در بخش مردم، هنوز افرادی هستند که برای حساب تراکنش الکترونیکی ثبت نام نکرده‌اند، تلفن هوشمند (یا رایانه) ندارند، حساب بانکی باز نکرده‌اند و فاقد مهارت‌های لازم برای استفاده از برنامه‌ها و نرم‌افزارهای خدمات عمومی آنلاین هستند. در همین حال، رابط کاربری برنامه‌های کاربردی برای انجام خدمات عمومی آنلاین عموماً برای وارد کردن داده‌ها دشوار و کاربرپسند نیست.

در آینده، وزارت اطلاعات و ارتباطات به کمیته مردمی استان توصیه و پیشنهاد خواهد کرد که جهت‌گیری ارتقای تحول دیجیتال در هر صنعت و حوزه مرتبط با نوآوری در مدیریت و عملیات را تقویت کند؛ پایگاه‌های داده تخصصی را تکمیل کند، با پایگاه‌های داده ملی ارتباط برقرار کند؛ برنامه‌های کاربردی فناوری اطلاعات را برای خدمت به مردم و مشاغل در مسیری دوستانه و آسان برای استفاده تکمیل کند؛ بر دیجیتالی کردن و استفاده مجدد از داده‌هایی که توسط سازمان‌های دولتی دیجیتالی شده‌اند برای ارائه خدمات عمومی آنلاین به مردم و مشاغل تمرکز کند، پرداخت‌های غیرنقدی را ترویج دهد؛ سرمایه‌گذاری و ارتقاء زیرساخت‌ها، سیستم‌های فنی و خطوط انتقال اینترنت را برای اطمینان از خطوط انتقال پایدار در نظر بگیرد و شرایطی را برای واحدها ایجاد کند تا رویه‌های اداری را به طور مؤثر و به موقع به صورت آنلاین انجام دهند.

این اداره به کمیته مردمی استان در مورد راهکارهایی برای بهبود ظرفیت به‌کارگیری فناوری اطلاعات و تحول دیجیتال کادرها، کارمندان دولت و کارمندان عمومی در دستگاه‌های دولتی مشاوره می‌دهد؛ آموزش و پرورش را برای بهبود ظرفیت کادرهای مسئول به‌کارگیری فناوری اطلاعات و تحول دیجیتال در سازمان‌ها و واحدها تقویت می‌کند؛ به‌طور همزمان زیرساخت‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات را مستقر می‌کند تا مردم بتوانند به کاربردهای فناوری بیشتری دسترسی داشته باشند.

منبع: https://mic.gov.vn/tay-ninh-cai-cach-thu-tuc-hanh-chinh-gan-voi-chuyen-doi-so-con-nhieu-viec-phai-lam-197240827104336224.htm