پیش‌نویس قانون بایگانی (اصلاح‌شده): مرجع مدیریت اسناد بایگانی برای وزارت دفاع ملی و وزارت امنیت عمومی چیست؟

در ادامه برنامه دوره هفتم، صبح روز ۲۴ مه، مجلس شورای ملی در تالار، تعدادی از مفاد طرح قانون بایگانی (اصلاح شده) را با نظرات مختلف مورد بحث قرار داد.

بویی وان کونگ، دبیرکل مجلس ملی و رئیس دفتر مجلس ملی، در گزارشی درباره توضیح، دریافت و اصلاح پیش‌نویس قانون آرشیو (اصلاح‌شده)، گفت که پیش‌نویس قانون، پس از دریافت و اصلاح، شامل ۸ فصل با ۶۵ ماده است؛ این پیش‌نویس با پیروی دقیق از اهداف و دیدگاه‌های تعیین‌شده هنگام تدوین قانون، نهادینه‌سازی سریع سیاست‌های حزب، غلبه بر کاستی‌ها و محدودیت‌ها در اجرای قانون آرشیو ۲۰۱۱، کمک به تضمین بهتر حق شهروندان برای دسترسی به اطلاعات طبق قانون اساسی و در عین حال، اجرای جهت‌گیری ارتقای اجتماعی‌سازی فعالیت‌های آرشیوی و ایجاد یک جامعه آرشیوی، تدوین شده است.

صحنه‌ای از جلسه بحث مجلس ملی در مورد پیش‌نویس قانون بایگانی (اصلاح‌شده). عکس: TRONG HAI

اختیار مدیریت اسناد بایگانی برای وزارت دفاع ملی و وزارت امنیت عمومی

نکته قابل توجه این است که در مورد اختیار مدیریت اسناد بایگانی و پایگاه‌های داده اسناد بایگانی، ماده ۱۰ پیش‌نویس قانون تصریح می‌کند:

دفتر کار خانگی مدیریت اسناد و پایگاه داده شامل موارد زیر است: اسناد ذخیره شده در بایگانی تاریخی ایالتی در سطح مرکزی؛ پایگاه داده اسناد بایگانی آرشیو ایالتی ویتنام؛ اسناد بایگانی پشتیبان آرشیو ایالتی ویتنام.

وزارت دفاع ملی، وزارت امنیت عمومی، وزارت امور خارجه مدیریت و ذخیره اسناد تشکیل شده در طول عملیات، بایگانی‌های پشتیبان، بایگانی‌های با ارزش ویژه و پایگاه داده بایگانی بخش‌های دفاع، امنیت عمومی و وزارت امور خارجه.

مدیریت و نگهداری اسناد سازمان‌های حزبی در بخش‌های دفاع ملی، امنیت عمومی و وزارت امور خارجه طبق مقررات سازمان‌های ذیصلاح حزبی انجام می‌شود.

علاوه بر این، ماده ۱۱ پیش‌نویس قانون همچنین تصریح می‌کند: برای پایگاه داده اسناد بایگانی وزارت دفاع ملی، امنیت عمومی و وزارت امور خارجه، وزیر دفاع ملی، وزیر امنیت عمومی و وزیر امور خارجه، ساخت، مدیریت و بهره‌برداری را هدایت خواهند کرد.

ماده ۱۹ پیش‌نویس قانون تصریح می‌کند: پس از انقضای مدت نگهداری در بایگانی‌های فعلی، محل نگهداری دائمی اسناد بایگانی وزارت دفاع ملی، امنیت عمومی و امور خارجه توسط وزیر دفاع ملی، وزیر امنیت عمومی و وزیر امور خارجه تعیین می‌شود.

نمایندگان شرکت کننده در جلسه. عکس: ترونگ های

اسناد کاغذی را به موازات ذخیره‌سازی اسناد دیجیتال ذخیره کنید

یکی از نکات قابل توجه در این پیش‌نویس قانون، مربوط به ذخیره‌سازی اسناد الکترونیکی است.

پیش از این، در جریان بحث، برخی از نمایندگان پیشنهاد دادند که نقشه راهی برای اجرای آرشیو الکترونیکی متناسب با ظرفیت منابع تدوین شود و محتوای آرشیو الکترونیکی در مقررات مربوطه ادغام شود؛ برخی پیشنهاد دادند که اسناد دیجیتالی که به طور دائم بایگانی می‌شوند، چاپ و در آرشیو نگهداری شوند.

در همین راستا، بویی ون کونگ، دبیرکل مجلس ملی و رئیس دفتر مجلس ملی، اظهار داشت: مدیریت، بهره‌برداری و استفاده از آرشیوهای دیجیتال، یک الزام عینی و ضروری برای ساخت یک دولت دیجیتال و جامعه دیجیتال است.

با این حال، برای تطبیق با واقعیت بایگانی (در حال حاضر هنوز عمدتاً اسناد کاغذی بایگانی می‌شوند)، به ویژه با توجه به توانایی منابع برای تضمین امکان‌سنجی، پیش‌نویس قانون در جهت تنظیم بایگانی اسناد کاغذی به موازات بایگانی اسناد دیجیتال طراحی شده است و تبدیل از بایگانی اسناد کاغذی به بایگانی اسناد دیجیتال مطابق با نقشه راه برای ایجاد دولت الکترونیک، دولت الکترونیک و جهت‌گیری دولت دیجیتال انجام می‌شود.

همزمان، با اخذ نظرات نمایندگان مجلس ملی، ساختار پیش‌نویس قانون اصلاح شد تا فصل جداگانه‌ای در مورد بایگانی الکترونیکی تصریح نشود، بلکه در فصل ۳ در مورد عملیات بایگانی ادغام شود؛ تا از انسجام در عملیات بایگانی اطمینان حاصل شود، مقررات واضح‌تر و کامل‌تری برای هر نوع سند بایگانی تضمین شود و به آسان‌تر و راحت‌تر شدن اجرا کمک شود.

علاوه بر این، ماده ۲۲ پیش‌نویس قانون، ایجاد بایگانی پشتیبان برای بایگانی‌های با ارزش ویژه و بایگانی‌های دائمی در معرض خطر آسیب جدی را تصریح می‌کند، بنابراین پیشنهاد می‌شود مقرراتی در مورد تبدیل اسناد دیجیتال به اسناد کاغذی برای ذخیره‌سازی اضافه نشود.

منبع