بار وارده بر تأسیسات را کاهش دهید.

اداره یک سیستم حکومت محلی دو لایه یک تغییر اساسی است و مستلزم آن است که دستگاه اداری به سرعت با روش جدید کار سازگار شود. با این حال، در واقعیت، فشار قابل توجهی بر سطح کمون وجود دارد. این شامل حجم زیادی از اسناد و جلسات مداوم است، در حالی که منابع انسانی و زمان محدود است.

در جلسه‌ای که اخیراً در ابتدای سال ۲۰۲۶ در مورد تبلیغات و بسیج عمومی توسط اداره تبلیغات و بسیج عمومی کمیته حزب شهر هوشی مین برگزار شد، نمایندگان بسیاری از مناطق اظهار داشتند که به طور متوسط، تبلیغات و بسیج عمومی مردمی حدود ۱.۵ سند در روز دریافت می‌کند. اگرچه این تعداد ممکن است به صورت جداگانه زیاد به نظر نرسد، اما حجم زیاد وظایف، فشار مداومی را بر سطوح محلی ایجاد می‌کند. این امر با جلسات متعدد تشدید می‌شود. اگرچه تغییر قابل توجهی به جلسات آنلاین ایجاد شده است و سفرها کاهش یافته است، اما زمان صرف شده برای جلسات هنوز بخش قابل توجهی از زمان کاری مقامات مردمی را اشغال می‌کند. ترکیب جلسات و کار و انجام وظایف به طور همزمان، مانع دستیابی به حداکثر کارایی می‌شود. بدون تنظیمات به موقع، خطر اضافه بار بر کیفیت اجرای وظایف تأثیر منفی خواهد گذاشت.

برای بهبود وضعیت، ابتدا باید به مسئله صدور سند بپردازیم. سپس، باید اسناد را بررسی و دسته‌بندی کنیم، فقط اسنادی را که واقعاً ضروری هستند صادر کنیم و محتوایی را که می‌توان ادغام کرد، تجمیع کنیم تا از داشتن چندین سند برای یک کار جلوگیری شود. در کنار این، باید به جای انتشار پراکنده اسناد، استفاده از خبرنامه‌های جامع و دستورالعمل‌های کلی در مورد موضوعات خاص را افزایش دهیم. اسناد باید مختصر، واضح در مورد وظیفه و مسئولیت‌ها باشند و از تکرار یا تفسیر مجدد محتوای موجود خودداری کنند. در مرحله بعد، باید نظم و انضباط جلسات را تشدید کنیم. اگر اطلاعات را می‌توان به صورت کتبی منتقل کرد، نباید جلسات برگزار شود. وقتی محتوا از قبل مشخص است، جلسات نباید طولانی شوند. در طول جلسات، آماده‌سازی کامل محتوا ضروری است که باعث کاهش زمان صرف شده برای گوش دادن به گزارش‌ها و افزایش زمان بحث می‌شود.

در درازمدت، ترویج کاربرد فناوری و ایجاد یک پلتفرم مدیریت کار یکپارچه از سطح شهر تا سطح پایه ضروری است. وقتی داده‌ها به هم متصل و به صورت بلادرنگ به‌روزرسانی شوند، بسیاری از گزارش‌های دوره‌ای می‌توانند خودکار شوند و به طور قابل توجهی حجم کار گزارش‌دهی و جلسات را برای سطح پایه کاهش دهند.

سیستم جدید تنها زمانی می‌تواند به راحتی کار کند که مجریان آن با وظایفی که می‌توانند ساده‌سازی شوند، دست و پنجه نرم نکنند. کاهش حجم کار در سطح پایه نیز راهی برای افزایش اثربخشی و کارایی کار در مکان‌هایی است که مستقیماً سیاست‌ها را به اجرا در می‌آورند.

پنجشنبه هونگ

منبع: https://www.sggp.org.vn/giam-tai-cho-co-so-post845358.html