مدیریت بدون کاغذ

به جای انباشتن پرونده‌های کاغذی، بسیاری از بخش‌ها در استان به شدت به سمت رسیدگی به رویه‌های اداری در یک محیط دیجیتال در حال تغییر هستند. خدمات عمومی آنلاین ترویج می‌شوند و اسناد دیجیتالی می‌شوند که تغییر آشکاری در اصلاحات اداری و خدمت‌رسانی بهتر به مردم ایجاد می‌کند.

نایب رئیس کمیته مردمی استان، نگوین تی مین توی، به همراه مقامات مرکز خدمات اداری عمومی کمون مای توآن، بر سیستمی که مراحل اداری ارسال شده و راهنمایی در مورد استفاده از خدمات عمومی آنلاین را نمایش می‌دهد، نظارت می‌کنند. عکس: TUONG VI

صبح زود در مرکز خدمات اداری عمومی کمون مای توآن، افراد زیادی برای تکمیل مراحل اداری مراجعه کردند. به جای ارائه اسناد کاغذی، بسیاری از آنها توسط مقامات راهنمایی شدند تا به خدمات عمومی آنلاین وارد شوند، اطلاعات خود را تکمیل کنند و درخواست‌های خود را از طریق تلفن هوشمند ارسال کنند. مقامات کمون، مردم را در هر مرحله، از ایجاد حساب کاربری و تأیید اطلاعات گرفته تا ارسال درخواست‌های الکترونیکی، راهنمایی کردند. طبق اعلام کمیته مردمی کمون مای توآن، میزان درخواست‌های دریافتی و پردازش شده با استفاده از روش بدون کاغذ در کمون به ۴۰ تا ۵۰ درصد از کل درخواست‌های دریافتی رسیده است. برخی از حوزه‌هایی که نرخ اجرای بالایی دارند عبارتند از ثبت تولد، ثبت فوت، صدور کپی از مدارک ثبت احوال و تأیید وضعیت تأهل.

آقای فام ون هونگ، معاون مدیر مرکز خدمات اداری عمومی کمون مای توآن، اظهار داشت که تسریع رویه‌های اداری تغییرات قابل توجهی در عملکرد این مرکز ایجاد کرده است. پیش از این، اسناد عمدتاً به صورت کاغذی دریافت، ذخیره و توزیع می‌شدند؛ اکنون اکثر آنها به صورت الکترونیکی به‌روزرسانی و پردازش می‌شوند که شفافیت، شفافیت و سهولت ردیابی را تضمین می‌کند. فرآیند دیجیتالی شدن، زمان پردازش را کوتاه می‌کند، خطاها در گردش را کاهش می‌دهد و فشار ذخیره‌سازی و نگهداری اسناد را کم می‌کند. شهروندان به تدریج عادت به استفاده از خدمات عمومی آنلاین، جستجوی فعال اطلاعات و تهیه اسناد کامل از ابتدا را در خود پرورش می‌دهند. این نه تنها تغییر در روش‌های کاری است، بلکه تغییر در آگاهی نیز هست که به بهبود کیفیت خدمات و توسعه یک مدیریت مدرن و حرفه‌ای کمک می‌کند.

خانم فان تی لوین، ساکن دهکده سون تین، بخش مای توآن، برای تکمیل مراحل دریافت کپی شناسنامه نوه‌اش به مرکز خدمات اداری عمومی بخش آمد. خانه او بیش از ۷ کیلومتر از مرکز بخش فاصله دارد، بنابراین قبلاً هر بار که نیاز به تکمیل مدارک داشت، مجبور بود چندین بار رفت و آمد کند و وقتش را تلف کند. این بار، خانم لوین توسط کارکنان راهنمایی شد تا از طریق تلفن خود وارد پورتال خدمات عمومی شود، اطلاعات را پر کند و درخواست را به صورت آنلاین در پیشخوان ارسال کند. «با تکمیل مراحل اداری از طریق تلفن، می‌توانم روند پردازش را پیگیری کنم و اگر به مدارک اضافی نیاز باشد، کارکنان به وضوح به من اطلاع می‌دهند و دیگر نیازی به سفرهای متعدد مانند قبل نیست. این روش به افراد کمک می‌کند تا در زمان و هزینه‌های سفر صرفه‌جویی کنند.»

بلافاصله پس از تعطیلات سال نو قمری، مرکز خدمات اداری عمومی کمون بینه سون به سرعت کار روزانه خود را از سر گرفت. در پیشخوان‌های پذیرش، کارکنان بر عملکرد سیستم تمرکز کردند و به طور خلاصه اطلاعاتی را با شهروندان در مورد کدهای پرونده و پیشرفت پردازش تبادل کردند. بسیاری از مراحل به سرعت و کارآمد انجام شد و شهروندان دیگر مجبور نبودند مانند گذشته اسناد زیادی را همراه خود بیاورند. آقای دو تان های، کارمند دولت در مرکز خدمات اداری عمومی کمون بینه سون، گفت: "از ابتدای سال، ما ترویج رویه‌های اداری بدون کاغذ را به عنوان یک وظیفه کلیدی شناسایی کردیم. همه اسناد دریافتی به صورت الکترونیکی به‌روزرسانی، پردازش و توزیع می‌شوند. کارکنان مرکز، شهروندان را در استفاده از خدمات عمومی آنلاین، امضای دیجیتالی و انجام پرداخت‌های آنلاین طبق مقررات راهنمایی می‌کنند. در طول فرآیند اجرا، ما به طور فعال رویه‌ها را بررسی کردیم تا اطمینان حاصل کنیم که اسناد به موقع و مطابق با مقررات پردازش می‌شوند و درخواست اسناد اضافی غیرضروری را به حداقل می‌رسانند تا کیفیت خدمات را بهبود بخشند و راحتی را برای شهروندان ایجاد کنند."

طبق اعلام مرکز خدمات مدیریت عمومی استان، از 11 فوریه تا 24 فوریه، سیستم اطلاعات حل اختلاف رویه‌های اداری استان 42649 درخواست، شامل 22754 درخواست جدید، دریافت کرده است. 21028 درخواست به صورت آنلاین ارسال شده است که نشان دهنده نسبت 77.7 درصدی خدمات عمومی آنلاین به کل درخواست‌های دریافتی است.

تونگ ششم

منبع: https://baoangiang.com.vn/hanh-chinh-khong-giay-to-a478040.html