رک و پوست‌کنده بگویم: اسراف ناشی از جلسات زیاد، باید قطع شود.

جلسات ضروری هستند، اما جلسات بیش از حد طولانی، بیش از حد طولانی و بی‌اثر به نوعی اتلاف جدی تبدیل می‌شوند.

اگر همه این‌ها را جمع بزنید، سالانه چند جلسه در سراسر کشور برگزار می‌شود؟ هیچ‌کس نمی‌تواند پاسخ دقیقی بدهد. تنها چیزی که می‌دانیم این است که در بسیاری از سازمان‌ها، برنامه‌های مقامات و کارمندان دولت مملو از جلسات است.

در برخی از مناطق و شرکت‌های دولتی، جلسات توجیهی صبحگاهی به یک رویه اجباری تبدیل شده است، اگرچه محتوای آن اغلب فقط شامل شنیدن گزارش‌هایی در مورد موضوعاتی است که از قبل به صورت کتبی مستند شده‌اند. پس از پایان جلسه، روز کاری پربار به پایان می‌رسد.

جلسات ضروری هستند. هیچ کس نقش جلسات را در رهبری و مدیریت انکار نمی‌کند. اما مشکل این است که جلسات زیاد، جلسات طولانی و جلسات بی‌اثر، به نوعی اتلاف وقت بسیار نگران‌کننده تبدیل می‌شوند.

چرا اینقدر جلسات زیاد است؟ اولاً، به دلیل عادات مدیریتی منسوخ شده است؛ هر زمان که مشکلی پیش می‌آید، جلسات برگزار می‌شوند. در بسیاری از آژانس‌ها، جلسات به یک رویه عملیاتی پیش‌فرض تبدیل شده‌اند. دستورالعمل‌های جدید مورد بحث قرار می‌گیرند، اسناد جدید اجرا می‌شوند و تأخیرها از طریق جلسات بررسی برطرف می‌شوند. ثانیاً، بسیاری از آژانس‌ها مدیریت هدف‌محور یا مبتنی بر خروجی را به طور کامل اجرا نکرده‌اند. وظایف به طور واضح به افراد خاص، با مسئولیت‌ها و مهلت‌های مشخص واگذار نمی‌شوند، بنابراین جلسات برای یادآوری و پیگیری ضروری هستند. ثالثاً، ترس از مسئولیت منجر به جلساتی برای «تقسیم ریسک» می‌شود. بسیاری از مسائل را می‌توان به سرعت از طریق تفویض اختیار حل کرد، اما رهبران واحدها هنوز هم ترجیح می‌دهند جلسات برگزار کنند. جلسات بزرگ برای ایجاد حس مسئولیت جمعی برگزار می‌شوند و اطمینان حاصل می‌شود که وقتی اشتباهاتی رخ می‌دهد، بار مسئولیت به اشتراک گذاشته می‌شود.

تران کام تو، عضو دائم دبیرخانه کمیته مرکزی حزب، به تازگی نتیجه گیری دبیرخانه در مورد اصلاح روش های کاری و بهبود کارایی سیستم سیاسی را امضا و صادر کرده است. به گفته دبیرخانه، نتایج قابل توجهی در بازسازی و ساده سازی اخیر دستگاه سازمانی سیستم سیاسی حاصل شده است. با این حال، برخی از مسائل هنوز نیاز به اصلاح و رسیدگی دارند، مانند صدور بیش از حد اسناد و جلسات. بنابراین، دبیرخانه خواستار کاهش حداقل 10 درصدی تعداد جلسات سالانه، محدود کردن جلسات غیرضروری، کوتاه کردن زمان جلسات و اطمینان از اینکه سخنان پایانی رهبران از 50 دقیقه تجاوز نکند، شده است. این دستورالعمل نشان می دهد که "شلوغی جلسات" دیگر یک برداشت شخصی نیست، بلکه مشکلی است که کل سیستم را تحت تأثیر قرار می دهد.

جلسه‌ای که چندین ساعت طول می‌کشد و ده‌ها یا حتی صدها شرکت‌کننده دارد، به این معنی است که صدها ساعت کار «منجمد» می‌شود. در همین حال، بخش عمده‌ای از محتوا را می‌توان کاملاً از طریق اسناد کتبی، گزارش‌های الکترونیکی یا تبادلات کوتاه آنلاین مدیریت کرد.

مهم‌تر از آن، وقتی مسئولان زمان زیادی را در جلسات می‌گذرانند، زمانی که می‌توانند به کار واقعی، به میدان عمل و خدمت به مردم و کسب‌وکارها اختصاص دهند، به طور قابل توجهی کاهش می‌یابد. کار به تعویق می‌افتد، کارایی کاهش می‌یابد و در نهایت، جامعه عواقب آن را متحمل می‌شود.

خطرناک‌تر اینکه، جلسات زیاد باعث ایجاد حس خودپسندی و تشریفات می‌شود. وقتی مشکلی وجود دارد... جلسه‌ای تشکیل می‌شود. وقتی مسئولیت‌ها مشخص نیست... جلسه دیگری تشکیل می‌شود. وقتی کاری تمام نشده است... جلسه‌ای برای درس گرفتن از تجربه‌ها تشکیل می‌شود.

کاهش جلسات به معنای کاهش رهبری یا کارایی نیست. برعکس، راهی برای افزایش کارایی عملیاتی، احترام به زمان کارکنان و منابع اجتماعی است. وقتی هر جلسه با دقت بررسی شود، به طور مؤثر سازماندهی شود، مستقیماً به موضوع بپردازد و به نتایج روشنی منجر شود، سیستم به طور روان کار خواهد کرد و کار طبق برنامه پیش خواهد رفت.

وقت آن رسیده که با یکدیگر صادق باشیم و بپذیریم که اتلاف وقت ناشی از جلسات بیش از حد، دیگر مسئله‌ی کوچکی نیست. حذف جلسات غیرضروری اساساً نوعی اتلاف نامرئی اما مداوم را از بین می‌برد. آن زمان باید به اقدام، حل مشکلات و بهبود زندگی مردم اختصاص داده شود.

منبع: https://nld.com.vn/hop-khong-con-la-chuyen-nho-196251215220249649.htm