En conséquence, le président du Comité populaire provincial demande aux chefs de départements, de directions et de secteurs ; aux présidents des Comités populaires des districts, des villes et des municipalités ; aux présidents des Comités populaires des communes, des quartiers et des villes (ci-après dénommés agences, unités et localités) de veiller à la pleine application des réglementations légales relatives aux documents et aux archives, et de satisfaire aux exigences connexes.
Tous les documents et bases de données documentaires constitués dans le cadre des activités des agences, unités et localités doivent être gérés de manière centralisée, uniforme et sécurisée conformément aux archives de chaque agence, unité ou localité ; les documents et bases de données documentaires de toute agence, unité ou localité doivent être comptabilisés et collectés conformément aux archives de cette agence, unité ou localité.
La fermeture des archives des agences, unités et collectivités territoriales est effective à compter de la date de cessation d'activité. Ces agences, unités et collectivités territoriales ne sont pas autorisées à délivrer de documents administratifs relevant de leur compétence à compter de la date d'entrée en vigueur de la décision de l'autorité compétente relative à la fusion ou à la cessation d'activité.
Avant et pendant l’organisation, les documents et les bases de données doivent continuer d’être conservés aux archives des Archives historiques provinciales et aux archives de l’agence (ou à l’endroit où ils sont conservés) de l’unité administrative avant l’organisation.
Il est strictement interdit de posséder, de transférer ou de détruire illégalement des documents et des bases de données documentaires ; il est interdit d'endommager ou de perdre des documents et des bases de données documentaires lors du processus de réorganisation de l'appareil.
Respecter scrupuleusement la réglementation en vigueur concernant la gestion et l’utilisation des sceaux et des certificats de signature numérique pour le service public ; protéger les secrets d’État et garantir la sécurité des informations, des documents et des données lors de l’exécution de tâches statistiques, de leur conditionnement, de leur remise, de leur conservation et de leur utilisation dans le cadre de la réorganisation de l’appareil.
Source : https://baoquangnam.vn/quang-nam-tang-cuong-quan-ly-du-lieu-trong-sap-xep-to-chuc-bo-may-3152413.html
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