En conséquence, le président du Comité populaire provincial demande aux chefs de département, de branche et de secteur, aux présidents des comités populaires de district, de ville et de municipalité, aux présidents des comités populaires de commune, de quartier et de ville (appelés agences, unités et localités) de diriger la mise en œuvre intégrale des dispositions légales sur les documents et les archives, et de satisfaire aux exigences y afférentes.
Tous les documents et bases de données documentaires constitués au cours des activités des agences, unités et localités doivent être gérés de manière centralisée, uniforme et sécurisée selon chaque archive ; les documents et bases de données documentaires de toute agence, unité ou localité doivent être compilés statistiquement et collectivement selon les archives de cette agence, unité ou localité.
Procéder à la clôture des archives des agences, unités et localités à compter de la date de cessation de leurs activités. Les agences, unités et localités ne peuvent délivrer de documents administratifs relevant de leur compétence à compter de la date d'entrée en vigueur de la décision de l'autorité compétente relative à la fusion ou à la cessation de leurs activités.
Avant et pendant l'aménagement organisationnel, les documents et les bases de données doivent continuer à être conservés aux archives des Archives historiques provinciales et des Archives de l'Agence (ou au lieu de stockage actuel) de l'unité administrative avant l'aménagement.
Il est strictement interdit de saisir, de transférer ou de détruire illégalement des documents et des bases de données documentaires ; il n'est pas permis d'endommager ou de perdre des documents et des bases de données documentaires pendant le processus d'organisation de l'appareil.
Respecter strictement les réglementations légales sur la gestion et l'utilisation des sceaux et des certificats de signature numérique pour le service public ; protéger les secrets d'État et assurer la sécurité des informations, des documents et des données lors de l'exécution des tâches statistiques, de l'emballage, de la remise, de la conservation et de l'utilisation dans le processus de réorganisation de l'appareil.
Source : https://baoquangnam.vn/quang-nam-tang-cuong-quan-ly-du-lieu-trong-sap-xep-to-chuc-bo-may-3152413.html
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