Numérisation des dossiers scolaires : améliorer l'efficacité administrative.

La circulaire GD&TĐ 15, qui promulgue les règlements pour les écoles primaires, les collèges, les lycées et les écoles d'enseignement général à plusieurs niveaux, est officiellement entrée en vigueur.

La circulaire 15/2026/TT-BGDĐT (circulaire 15) du ministère de l'Éducation et de la Formation autorise la numérisation des dossiers et documents scolaires, créant ainsi une base pour promouvoir la transformation numérique, réduire la pression administrative et améliorer l'efficacité de la gouvernance dans les établissements d'enseignement .

Réduisez les tâches administratives et la charge liée à la tenue des registres.

La circulaire n° 15, qui promulgue la réglementation applicable aux écoles primaires, secondaires et supérieures, ainsi qu’aux établissements d’enseignement général à plusieurs niveaux, est entrée en vigueur. Parmi les nouveautés qui ont particulièrement retenu l’attention des administrateurs et des enseignants figure l’autorisation de numériser les dossiers et les documents et de mettre en place une gestion électronique.

Dans la province de Phu Tho , l'utilisation des technologies de l'information dans la gestion de l'éducation est pratiquée depuis de nombreuses années. Cependant, la circulaire n° 15 offre aux établissements scolaires un cadre juridique plus solide pour accélérer leur transformation numérique de manière plus unifiée et synchronisée.

Conformément à la nouvelle réglementation, les dossiers des enseignants sont simplifiés et peuvent être traités électroniquement. Cette mesure est considérée comme une avancée majeure dans la réforme administrative du secteur de l'éducation, contribuant à alléger la charge administrative des enseignants.

Auparavant, à de nombreux niveaux d'enseignement, les enseignants devaient tenir de nombreux types de registres manuels, tels que des registres de classe, des journaux de suivi des élèves, des plans de cours, etc. Cela était non seulement chronophage, mais rendait également difficile le stockage et la récupération des données.

Au niveau primaire, les enseignants doivent suivre en permanence l'apprentissage et le développement des élèves, ce qui génère un volume important de données. Par conséquent, la numérisation est considérée comme nécessaire et adaptée aux exigences actuelles de la réforme de la gestion de l'éducation.

M. Nguyen Tien Dung, directeur de l'école primaire de Phu Loc (commune de Phu Ninh, province de Phu Tho), estime que la circulaire 15 a clarifié la liste des dossiers des enseignants et a autorisé l'utilisation de dossiers électroniques, contribuant ainsi à réduire les doublons dans la tenue des registres.

D'après M. Tien Dung, la numérisation permettra de mettre à jour plus rapidement et plus facilement les résultats et les évaluations des élèves. L'administration scolaire pourra également consulter, suivre et gérer les données de manière centralisée plus aisée.

« Il s'agit d'une étape importante, qui aide les enseignants à réduire la pression administrative afin qu'ils puissent consacrer plus de temps à leur perfectionnement professionnel, à innover dans leurs méthodes d'enseignement et à soutenir les élèves », a déclaré M. Tien Dung.

Dans la province de Phu Tho, de nombreux établissements scolaires ont démontré que l'utilisation de dossiers scolaires électroniques, de carnets de notes informatisés et de logiciels de gestion scolaire transforme progressivement les méthodes de gestion traditionnelles. La numérisation des dossiers facilite le stockage et la consultation des données, réduit la perte de documents papier et allège la charge de travail des enseignants.

De plus, les données régulièrement mises à jour dans le système électronique permettent à l'établissement de suivre de manière proactive les progrès d'apprentissage et de formation des élèves ; et servent efficacement les objectifs de reporting, de statistiques et de gestion professionnelle.

La numérisation des dossiers aide les enseignants de l'école secondaire Van Lung à se concentrer sur leur mission principale : améliorer la qualité de l'enseignement.

De la numérisation des archives à la gestion numérique des établissements scolaires.

Au-delà de la simple réduction de la charge de travail des enseignants, la numérisation des dossiers ouvre également de nouvelles perspectives pour une gestion scolaire moderne et transparente.

Au premier cycle du secondaire, le volume de données à gérer est considérable, allant des résultats scolaires et du comportement des élèves aux activités par l'expérience. La compilation et la communication manuelles de ces données seraient fastidieuses. Par conséquent, la numérisation des dossiers est considérée comme essentielle pour normaliser les données et améliorer l'efficacité de leur gestion.

Mme Tran Thanh Hai, directrice du lycée Van Lung (quartier de Phu Tho, province de Phu Tho), a déclaré : « La circulaire n° 15 définit clairement le système de gestion des dossiers scolaires et encourage sa mise en œuvre dans un environnement numérique. Au niveau secondaire, les données relatives à la gestion des élèves sont très volumineuses et couvrent un large éventail d’activités, des résultats scolaires au comportement, en passant par d’autres éléments pédagogiques. La saisie manuelle serait fastidieuse et source d’erreurs. »

La numérisation permet aux établissements scolaires de constituer un référentiel de données centralisé, facilitant ainsi une évaluation et un suivi plus rapides et plus précis de la qualité de l'enseignement. Parallèlement, le stockage électronique des données contribue à une plus grande transparence de la gestion.

Au niveau du secondaire, la transformation numérique ne se limite pas à la numérisation des dossiers, mais est également liée à une innovation globale en matière de gouvernance et d'organisation de l'enseignement.

M. Trieu Tri Phu, directeur du lycée Long Chau Sa (commune de Lam Thao, province de Phu Tho), a estimé que la circulaire 15 crée un cadre juridique important permettant aux lycées de mettre en œuvre des modèles de gouvernance numérique de manière plus synchrone.

D'après M. Tri Phu, la numérisation des dossiers des enseignants et des élèves, des bulletins scolaires et des carnets de notes électroniques permet aux établissements scolaires de centraliser la gestion des données et d'exploiter efficacement l'information pour faciliter l'accompagnement pédagogique. Grâce à ces données numériques, les écoles peuvent analyser plus rapidement les résultats d'apprentissage des élèves, ce qui favorise l'innovation pédagogique et améliore la qualité de l'enseignement.

Dans la province de Phu Tho, de nombreux établissements scolaires ont adopté proactivement des plateformes numériques pour la gestion et l'enseignement. Cependant, auparavant, leur mise en œuvre manquait d'uniformité. La circulaire n° 15 devrait permettre d'harmoniser l'utilisation des dossiers électroniques dans les écoles.

Il apparaît clairement que la circulaire n° 15 du ministère de l’Éducation et de la Formation ne se contente pas d’ajuster la réglementation relative aux dossiers et documents, mais jette également les bases de la transformation numérique de l’éducation. La numérisation des dossiers constitue une étape concrète de la modernisation de la gestion de l’éducation, conformément aux exigences d’une réforme en profondeur et globale de l’enseignement et de la formation.

L’expérience de Phu Tho montre que, lorsqu’elle est mise en œuvre de manière exhaustive, la numérisation permet non seulement de réduire la pression administrative sur les enseignants, mais aussi d’améliorer l’efficacité de la gestion, créant ainsi les conditions permettant aux écoles de se concentrer sur la tâche essentielle d’améliorer la qualité de l’enseignement et de l’apprentissage.

Dans la période à venir, avec l'achèvement des infrastructures technologiques et le renforcement des capacités du personnel, la transformation numérique de l'éducation à Phu Tho devrait continuer à se diffuser fortement, contribuant à la construction d'un système éducatif moderne et efficace répondant aux besoins de développement de la société.

Nouveautés de la circulaire 15/2026/TT-BGDĐT : Numérisation des dossiers et documents scolaires ; unification des systèmes de dossiers enseignants et élèves ; simplification du stockage et de la consultation des données ; réduction de la charge administrative pesant sur les enseignants ; promotion de la transformation numérique de la gestion scolaire.

Source : https://giaoducthoidai.vn/so-hoa-ho-so-truong-hoc-nang-hieu-qua-quan-tri-post778550.html