ניהול ללא נייר

במקום לצבור קבצי נייר, קומונות רבות בפרובינציה עוברות באופן משמעותי לטיפול בהליכים מנהליים בסביבה דיגיטלית. שירותים ציבוריים מקוונים מקודמים, ומסמכים עוברים דיגיטציה, מה שיוצר שינוי ברור ברפורמה המנהלית ומשרת טוב יותר את הציבור.

סגן יו"ר ועדת העם המחוזית, נגוין טי מין טוי, יחד עם פקידים ממרכז השירותים המנהליים הציבוריים של קהילת מיי טואן, עוקבים אחר המערכת המציגה נהלים מנהליים והנחיות לשימוש בשירותים ציבוריים מקוונים. צילום: TUONG VI

מוקדם בבוקר, במרכז השירותים המנהליים הציבוריים של קומונה מיי ת'ואן, הגיעו אנשים רבים כדי להשלים הליכים מנהליים. במקום להגיש מסמכים מודפסים, רבים קיבלו הדרכה מפקידים להתחבר לשירות הציבורי המקוון, למלא את המידע שלהם ולהגיש את בקשותיהם באמצעות הטלפון החכם. פקידי הקומונה הנחו את האנשים בכל שלב, החל מיצירת חשבון ואימות מידע ועד להגשת בקשות אלקטרוניות. על פי הוועדה העממית של קומונה מיי ת'ואן, שיעור הבקשות שהתקבלו ועובדו בשיטה ללא נייר בקומונה הגיע ל-40-50% מכלל הבקשות שהתקבלו. תחומים מסוימים עם שיעורי יישום גבוהים כוללים רישום לידה, רישום פטירה, הנפקת עותקים של תמציות רישום אזרחי ואישור מצב משפחתי.

מר פאם ואן הונג, סגן מנהל מרכז השירותים המנהליים הציבוריים של קהילת מיי תואן, ציין כי האצת ההליכים המנהליים הביאה לשינויים משמעותיים בפעילות המרכז. בעבר, מסמכים התקבלו, אוחסנו והופצו בעיקר בצורת נייר; כיום, רובם מתעדכנים ומעובדים באופן אלקטרוני, מה שמבטיח שקיפות, פתיחות וקלות מעקב. תהליך הדיגיטציה מקצר את זמן העיבוד, מפחית שגיאות בהפצה ומפחית את הלחץ של אחסון ושימור מסמכים. אזרחים מפתחים בהדרגה את ההרגל להשתמש בשירותים ציבוריים מקוונים, לחפש מידע באופן יזום ולהכין מסמכים מלאים כבר מההתחלה. זהו לא רק שינוי בשיטות העבודה אלא גם שינוי במודעות, התורם לשיפור איכות השירות ולפיתוח של מנהל מודרני ומקצועי.

גב' פאן טי לויאן, תושבת כפר סון טיין, בקומונה מיי תואן, הגיעה למרכז השירותים המנהליים הציבוריים של הקומונה כדי להשלים את ההליך לקבלת עותק של תעודת הלידה של נכדה. ביתה נמצא במרחק של יותר מ-7 ק"מ ממרכז הקומונה, כך שבעבר, בכל פעם שהייתה צריכה להשלים טפסים, היא נאלצה לנסוע הלוך ושוב מספר פעמים, ובזבז זמן. הפעם, גב' לויאן קיבלה הדרכה מהצוות להתחבר לפורטל השירות הציבורי בטלפון שלה, למלא את המידע ולהגיש את הבקשה באופן מקוון ישירות בדלפק. "על ידי השלמת הליכים מנהליים בטלפון שלי, אני יכולה לעקוב אחר התקדמות הטיפול, ואם נדרשים מסמכים נוספים, הצוות יודיע לי בבירור, ובכך לבטל את הצורך בנסיעות מרובות כמו בעבר. שיטה זו עוזרת לאנשים לחסוך זמן ועלויות נסיעה."

מיד לאחר חגיגות ראש השנה הירחי, מרכז השירותים המנהליים הציבוריים של קהילת בין סון חזר במהירות לעבודתו היומיומית. בדלפקי הקבלה, הצוות התמקד בתפעול המערכת, תוך חילופי מידע קצרים עם אזרחים על קודי קבצים והתקדמות הטיפול. נהלים רבים בוצעו במהירות וביעילות, והאזרחים לא היו צריכים עוד להביא מסמכים רבים כמו בעבר. מר דו טאנה האי, עובד מדינה במרכז השירותים המנהליים הציבוריים של קהילת בין סון, אמר: "מתחילת השנה, זיהינו את קידום הליכים מנהליים ללא נייר כמשימה מרכזית. כל המסמכים המתקבלים מתעדכנים, מעובדים ומופצים באופן אלקטרוני. צוות המרכז מדריך את האזרחים בשימוש בשירותים ציבוריים מקוונים, חתימה דיגיטלית וביצוע תשלומים מקוונים בהתאם לתקנות. במהלך תהליך היישום, סקרנו באופן יזום את ההליכים כדי להבטיח שהמסמכים יעובדו בזמן ובהתאם לתקנות, תוך צמצום הבקשה למסמכים נוספים מיותרים כדי לשפר את איכות השירות וליצור נוחות לאזרחים."

על פי מרכז השירות של המינהל הציבורי המחוזי, בין ה-11 בפברואר ל-24 בפברואר, מערכת המידע לפתרון הליכים מנהליים מחוזי קיבלה 42,649 בקשות, כולל 22,754 בקשות חדשות. 21,028 בקשות הוגשו באופן מקוון, המייצגות יחס של 77.7% משירותי ציבור מקוונים מסך הבקשות שהתקבלו.

טואנג השישי

מקור: https://baoangiangiang.com.vn/hanh-chinh-khong-giay-to-a478040.html