נשתמש בתוכנה כדי להעריך את מדדי הביצועים המשמעותיים (KPI) של עובדי מדינה כדי להימנע מסוובייקטיביות.

משרד הפנים הודיע ​​כי הוא בוחן את השימוש בתוכנה להערכת ביצועי עובדי מדינה (KPIs) על סמך תפקידים במטרה להגביר את השקיפות בתהליך ולמזער גורמים סובייקטיביים.

מר נגוין קוואנג דונג, מנהל מחלקת עובדי המדינה ועובדי הציבור, משרד הפנים.

הממשלה הגישה זה עתה לאסיפה הלאומית טיוטת חוק בנושא קאדרים ועובדי מדינה (מתוקן), הכוללת הוראות להערכת עובדי מדינה על סמך תוצאות ותוצרים בהתאם לתפקידם; המידה בה הם עומדים בדרישות התפקיד ואתיקה בשירות הציבורי. ביצועי העבודה יימדדו לפי כמות, איכות והתקדמות התוצרים (Key Performance Indicator - KPI).

מר נגוין קוואנג דונג, מנהל מחלקת עובדי המדינה ועובדי הציבור (משרד הפנים), הצהיר כי כיום, הערכת עובדי המדינה היא ברובה שטחית, כאשר רובם מסווגים כ"מילאו את תפקידם היטב". בינתיים, המגזר הפרטי מיישם זה מכבר מדדי ביצועים עקב קלות כימות ביצועי העבודה.

"בניית מדדי ביצועים (KPI) במגזר הציבורי קשה יותר משום שקשה למדוד את אופי העבודה המנהלית", אמר מר דונג, תוך שהוא מצטט כדוגמה את הצוות המנהלי במרכזים שאת יעילותו ניתן למדוד לפי מספר הקבצים המעובדים, אך קשה לכמת את הצוות המגבש מדיניות בשל אופי עבודתם ארוך הטווח. לכן, הערכת מדדי ביצועים (KPI) במגזר הציבורי דורשת שילוב של היבטים כמותיים ואיכותיים, כולל: התקדמות בעיבוד, איכות המסמכים ורמות שביעות רצון האזרחים.

מנהל מחלקת עובדי המדינה ועובדי הציבור הצהיר כי פיתוח קריטריונים של מדדי ביצועים (KPI) המותאמים למאפיינים הספציפיים של כל משרה ייקבע וייושם על ידי ראש כל יחידה בהתאם למפת דרכים, שתבוצע ביחידות הזכאיות לפני הרחבתה, בתמיכת תוכנה למעקב אחר התקדמות העבודה. לאחר אישור החוק, משרד הפנים ייעץ לממשלה להוציא צו המספק הנחיות מפורטות בנוגע למפת הדרכים, הקריטריונים והתהליך להערכת עובדי מדינה בהתאם למדדי ביצועים.

כיום, תוכנות רבות להערכת מדדי ביצועים (KPI) נמצאות בשימוש במגזר העסקי בווייטנאם, ולחלקן יש פוטנציאל להתאים אותן ליישום במגזר הציבורי.

מחוז חאן הואה יישם רשמית מדדי ביצועים (KPI) בכל המערכת הפוליטית שלו החל מ-1 באפריל 2025, לאחר מספר חודשי פיילוט. מטרת המחוז היא לחדש שיטות ניהול, לשפר את איכות הצוות, לייעל את גיוס העובדים על סמך יעילות עבודה ולבטל את החשיבה של "העסקה לכל החיים". תהליך היישום כולל דיווח עצמי של עובדי מדינה על עבודתם והערכה עצמית של מנהיגים על סמך נתוני תוכנה ומשוב ישיר.

הערכת ביצועים המבוססת על מדדי ביצועים (KPI) כדי לחסל עובדים ש"מגיעים לעבודה בבוקר ועוזבים בערב בלי לעשות דבר".

חבר הקונגרס טרין שואן אן, חבר במשרה מלאה בוועדה להגנה לאומית, ביטחון וענייני חוץ של האסיפה הלאומית, טען כי שירות המדינה הנוכחי עדיין עמוס בבירוקרטיה רבה, וחסר מנגנונים גמישים לסינון והחלפת פקידים לא כשירים. הסיטואציה של "רק להיכנס, לא לצאת", "לשאת מטריה לעבודה בבוקר ולשאת אותה חזרה הביתה בערב", ואפילו "ביצועים ממוצעים עדיין מובילים לקידום קבוע" נפוצה.

לדברי מר אן, הסיבה העיקרית היא היעדר כלי יעיל באמת להערכת ביצועי עבודה. "אם לשירות הציבורי חסרה מערכת הערכה ברורה ושקופה, יהיה קשה מאוד לזהות ולפתח אנשים מוכשרים, ובמקביל, יהיה בלתי אפשרי להדיח את אלה שאינם עומדים בדרישות", אמר.

מר אן העריך את יישום מערכת הערכה של עובדי מדינה המבוססת על מדדי ביצועי ביצועים (KPI) כפתרון בסיסי ותואם למגמות ניהול מודרניות. גישה זו מיושמת במגזר הפרטי מזה זמן רב ביעילות ברורה, בעוד שהמגזר הציבורי נותר מהוסס וחסר החלטיות. לכן, כעת זה הזמן המתאים להכניס בהדרגה מדדי ביצועי ביצועים (KPI) להערכת עובדי מדינה.

חבר הקונגרס טרין שואן אן. צילום: האתר הרשמי של האסיפה הלאומית.

נציג א' הציע כי מדדי ביצועים (KPI) צריכים להיות קשורים באופן הדוק לתפקיד המנהיגותי של ראש היחידה. הם אלה שמבינים בצורה הטובה ביותר את הפרטים הספציפיים של העבודה ואת היכולות של הכפופים להם, והם צריכים להיות אחראים ישירות על עיצוב מערכת ה-KPI על סמך שלושה גורמים: תוצאות עבודה, תוצרי תפוקה ואתיקה בשירות הציבור. בנוסף לעומס העבודה, מדדי ביצועים צריכים לשקף גם את איכות הביצועים ואת הסטנדרטים המנהליים של כל תפקיד וכל תחום.

עם זאת, הוא ציין גם כי לא ניתן לבנות מדדי ביצועים (KPI) באמצעות גישה נוקשה וסטנדרטית. יש לעצב את מערכת הקריטריונים כך שתתאים למאפיינים הספציפיים של כל ענף, רמה ויישוב. לכן, הוא הציע שהממשלה תוציא צו מסגרת שישמש כהנחיה כללית למשרדים, מגזרים ויישובים לבניית מערכות KPI מתאימות משלהם.

לאחר גיבוש מערכת מדדי הביצועים (KPI), ראש היחידה חייב לערוך הערכות תקופתיות של הכפופים לו על בסיס חודשי, רבעוני ושנתי. הערכות אלו יהפכו גם הן למדדי ביצועים (KPI) עבור ראש היחידה. אם המנהל חסר אובייקטיביות, סובייקטיבי, או מבצע הערכות כדבר פורמלי בלבד, הדבר יתבטא באופן מיידי באי עמידה ביעדי מדדי ביצועים (KPI).

"מנגנון השליטה בהערכת פקידים חשוב ביותר כדי למנוע מצבים שבהם רגשות וסובייקטיביים גוברים על ההיגיון, מה שיוביל לאובדן אנשים מוכשרים על ידי המדינה, תוך שמירה על אלו חסרי התכונות הנדרשות במערכת", הדגיש מר אן.

הוא הציע שסוכנויות ממשלתיות יאמצו מדדי ביצועים (KPI) רב-שכבתיים – החל מיחידים ומחלקות ועד יחידות קולקטיביות – בדומה למודל ניהול הביצועים של עסקים ותאגידים פרטיים. זהו כיוון הכרחי למודרניזציה של השירות הציבורי, יצירת מוטיבציה ושיפור איכותם של פקידים ועובדי מדינה.

לשלב את הקריטריון "להעז לחשוב, להעז לפעול" במדדי ה-KPI להערכת עובדי מדינה.

הנציג הא סי דונג, יו"ר בפועל לשעבר של ועדת העם של מחוז קואנג טרי, מאמין כי יישום מדדי ביצוע (KPI) בהערכת עובדי מדינה הוא צעד חשוב לקראת כימות הסטנדרטים, האיכות ותחושת האחריות של צוות הפקידים ועובדי המדינה. גישה זו תתרום להתגברות על המצב של "עובדי מדינה לכל החיים" - כלומר, ברגע שהם נכנסים למערכת, הסיכוי שהם יפוטרו פחות, גם אם יעילות עבודתם נמוכה.

חבר הקונגרס הא סי דונג. צילום: האתר הרשמי של האסיפה הלאומית.

הוא הדגיש כי פיתוח מדדי ביצועים (KPI) חייב להיות קשור באופן הדוק לשביעות רצון האזרחים והעסקים, תוך שיקום יכולת התיאום בין מחלקות, סוכנויות ויחידות. "כיום, זמן עיבוד המסמכים עבר דיגיטציה ופורסם לציבור. מהירות הליכי העיבוד היא הבסיס להערכת יעילות העבודה של עובדי מדינה, במיוחד בתחומים רגישים כמו קרקע, סביבה, השקעות ועסקים", אמר.

עם זאת, כדי להימנע מהערכות נוקשות וסטריאוטיפיות, טען הנציג הא סי דונג כי מדדי ביצוע (KPI) חייבים להיות ממוקדים באזרחים ובעסקים. עובד מדינה אולי יבצע את המשימות שהוקצו לו בצורה נכונה, אך אם הוא מקבל באופן עקבי משוב שלילי מאזרחים ועסקים, ברור כי יעילות עבודתו אינה משביעת רצון - החל מאיכות הטיפול ועד לגישת השירות.

אלמנט חשוב נוסף שהציע מר דונג הוא לשלב קריטריונים להערכת רוח החדשנות של פקידים ועובדי מדינה במערכת מדדי הביצועים (KPI). לדבריו, זו לא בהכרח חייבת להיות משימה ספציפית, אך מנהיגים זקוקים לקריטריונים כדי לזהות, לדרג ולתגמל את אלו ש"מעזים לחשוב, מעזים לפעול", יוזמים, משפרים שיטות ויוצרים תוצאות מוחשיות.

"אלה המופקדים על גיוס והעסקת עובדים צריכים להיות מוסמכים גם לקבוע מדדי ביצועים (KPI) עבור אלו שהם מנהלים, במיוחד עבור קריטריונים שלא ניתן לכמת אותם באופן מוחלט אך יש להעריך אותם באמצעות ביצועי עבודה בפועל", הדגיש.

לדוגמה, פקידי מס, בנוסף לחובתם לגבות מיסים בצורה נכונה ומלאה, חייבים גם למלא תפקיד בהנחיה והסברת מדיניות לאזרחים ולעסקים - ולסייע להם להימנע מ"ליכה לאיבוד במבוך" של תקנות המס. יש להעריך את פקידי המכס לא רק על פי מספר התיקים המטופלים, אלא גם על פי רמת התמיכה שהם מספקים לאזרחים ולעסקים, גישתם לשירות ויכולתם להפחית עלויות, זמן ונהלים עבור אלו המטפלים בהליכי יבוא ויצוא.

"ניתן לכמת קריטריונים כאלה באמצעות סקרים והערכות של שביעות רצון האזרחים והעסקים. אם אזרחים אינם מרוצים, פירוש הדבר שהפקיד לא עמד במדדי ה-KPI שלו", הדגיש מר דונג, תוך שהוא מציע גם לכלול את תוצאות הסקר בהערכת הביצועים השנתית ובסיכום של עובדי המדינה.

HA (לפי VnE)

מקור: https://baohaiduong.vn/se-dung-phan-mem-danh-gia-kpi-cong-chuc-de-tranh-cam-tinh-411457.html