הפעלת ממשל מקומי דו-מפלסי - חלק 1: צמצום זמן לאנשים, הגברת הלחץ על פקידים

לאחר 4 חודשים של הפעלה של מודל השלטון המקומי הדו-מפלסי, רובעים, קומונות ואזורים מיוחדים בהו צ'י מין סיטי התייצבו בהדרגה את הארגונים שלהם, והבטיחו שירות חלק לאזרחים. למרות שעדיין קיימים אתגרים רבים מבחינת כוח אדם, תשתיות ונהלים, רוח ה"במקום בו יש קושי, יש פתרון" הופכת לכוח מניע עבור ממשלת העיר להסיר באופן יזום מכשולים, להאיץ את הרפורמה המנהלית ולסייע לממשלה להתקרב לאזרחים.

מרכזים אדמיניסטרטיביים ציבוריים בהו צ'י מין סיטי פועלים "במלוא קיבולת" כדי לתמוך באנשים בהשלמת הליכים אדמיניסטרטיביים ציבוריים.

שיעור 1: צמצום זמן לאנשים, הגברת הלחץ על פקידים

השלטון המקומי הדו-שלבי בהו צ'י מין סיטי הופך בהדרגה ליעיל יותר, שכן אנשים חוסכים זמן רב, וההליכים המנהליים נפתרים במהירות ובשקיפות רבה יותר מבעבר. בהתאם לכך, הממשלה משתמשת גם בשביעות רצון הציבור כמדד לפעילויות שירות ציבורי, ובכך מסייעת בהדרגה לקצר את הפער בין הממשלה לעם, ויוצרת אמון וקונצנזוס מצד העם בעת היישום.

להגיב מהר אבל לא להסתגל מספיק מהר

ברובע די אן מתגוררים כמעט 230,000 תושבים, כך שמספר האנשים המגיעים לבצע הליכים מנהליים (TTHC) מדי יום תמיד צפוף. עם זאת, תהליך התפעול מסודר למדי, עם מתנדבים המדריכים והצוות מסביר בהתלהבות. מר טראן טאן פואנג, שהגיע להירשם למגורים זמניים, אמר: "חשבתי שאצטרך לחכות זמן רב בגלל המספר הרב של מסמכים, אבל זה לקח רק יותר מ-10 דקות. הצוות הסביר בצורה ברורה, והטכנולוגיה התומכת הייתה נוחה מאוד."

במחלקת לאי ת'יו, כדי לעבד הליכים אדמיניסטרטיביים עבור אנשים בזמן, עובדי המדינה עובדים בשבתות ובראשון. גב' נגוין מאי הואה, שהגיעה לאשר מסמכים במחלקה, אמרה: "כשאנחנו מגיעים לבצע הליכים אדמיניסטרטיביים ציבוריים, אנחנו צריכים לקחת מספר תור ממש בשער הכניסה, ואז הצוות ידריך אותנו להיכנס לפורטל השירות הציבורי המקוון ולהתחיל להצהיר על התוכן הנדרש. אני מוצאת את גישתם של צוות המחלקה די פתוחה, וגם טכנולוגיית החיפוש מהירה. אני צריכה לבצע רק כמה פעולות והמידע יעובד ויישלח לכתובת הדוא"ל ולמספר הטלפון שלי."

כל ההליכים המנהליים הציבוריים נפרסו בפורטל השירות הציבורי הלאומי, כך שאנשים נדרשים לבצע את הפעולות הנ"ל באמצעות אפליקציות, סמארטפונים, מחשבים... זה גורם לקשיים עבור קשישים ואנשים עם גישה מוגבלת לטכנולוגיה.

עם זאת, בנוסף לנוחות זו, אנשים רבים, במיוחד קשישים, מתמודדים עם קשיים. מר נגוין ואן לוי (בן 68) במחלקת בין דואנג אמר: "הקצין אמר לי להוריד את אפליקציית VNeID וללכת לדף השירות הציבורי המקוון כדי להצהיר, אבל אני לא מכיר את השימוש בסמארטפון. באותו זמן, הייתי צריך לבקש תמיכה מחברי איגוד הנוער במחלקה. בלי עזרתם, כנראה שלא הייתי מצליח למלא את פרטי ההצהרה, להוריד את האפליקציה...".

במקביל, חלק מהאנשים התייחסו גם לגישה חסרת הסבלנות של חלק מהפקידים בהנחיית הליכים במערכת השירות הציבורי. גב' טראן טי מין האן במחלקת פואוק לונג אמרה: "בפעם הראשונה שהצהרתי בטלפון, פעלתי לאט והפקידים נראו מוטרדים. למרות שאלה היו רק מקרים בודדים, זה גרם לנו להרגיש לחץ בעת ביצוע הליכים מנהליים. שלא לדבר על כך שהפקידים נתנו לאנשים פיסת נייר וביקשו מהם לקרוא את הוראות ההצהרה מבלי להסביר בבירור כיצד לעשות זאת."

מר נגוין ואן מין, מנהל מרכז המנהל הציבורי בהו צ'י מין סיטי, אמר: "לאחר 4 חודשים של יישום ממשל דו-שלבי, אנו רואים בבירור את האפקטיביות שהוא מביא לעם: מסמכים מעובדים מהר יותר, טכנולוגיה דיגיטלית מסייעת בהפחתת זמן ההמתנה. אנשים הגיבו בחיוב, אנשים רבים היו מרוצים כאשר הליכים שפעם ארכו שעות לוקחים כעת רק כמה עשרות דקות. עם זאת, התמונה אינה בהירה לחלוטין. למעשה, ישנם גם קשישים ואנשים שכמעט ולא משתמשים בטכנולוגיה שמבולבלים בעת ביצוע פעולות מקוונות. במקרים מסוימים, פקידים אינם סבלניים בעת מתן הוראות, מה שגורם לאנשים להרגיש חשש. זה דורש מאיתנו לבצע התאמות, החל מאימון מחדש של מיומנויות תקשורת ועד לארגון איגוד הנוער לתמיכה באוכלוסיות מוחלשות. המטרה הסופית של ממשל דו-שלבי היא לא להשאיר אף אחד מאחור בתהליך הרפורמה המנהלית, כך שכולם יקבלו שירות שווה וידידותי."

פקידים... עמוסים בעבודה

אין להכחיש כי מנגנון הניהול הדו-מפלסי בעיר הו צ'י מין הביא לשיפורים משמעותיים רבים. עם זאת, יחד עם זאת מגיע לחץ גובר על הצוות. גב' טראן טי טאנה טהו, יו"ר ועדת העם של רובע די אן, אמרה: "עם אוכלוסייה גבוהה כלא , רק 17 אנשים המטפלים ישירות בהליכים מנהליים הם מעט מדי. לכן, הרובע ממליץ לעיר להגדיל את משאבי האנוש והציוד כדי להפחית את עומס העבודה."

באופן דומה, מר נגוין מאי טרונג, ראש משרד הוועדה העממית של רובע פו דין, אמר: "בתוך חודש אחד, הרובע עיבד יותר מ-3,000 תיקים. האזור גדול, ולכן עלינו לפתוח נקודות קבלה נוספות בשום קוי וברובע 16 הישן. שיטה זו נוחה לאנשים, אך גם מפעילה לחץ רב יותר על צוות ההנהלה."

יישובים פורסים את מודל ה"עוזר הווירטואלי" כדי לתמוך באנשים בביצוע שירותים אדמיניסטרטיביים ציבוריים.

מר פאם טאנה נהאן, סגן מנהל מחלקת הפנים של הו צ'י מין סיטי, אמר כי הו צ'י מין סיטי ניצבת כיום בפני אתגר משותף: מספר עובדי המדינה אינו גדול, בעוד שעומס העבודה הולך וגדל ומגוון. על פי הסטטיסטיקה, בממוצע, כל עובד מדינה אחראי על 4-9 קבוצות של משימות, עם תכנים מורכבים ומפורטים רבים. זה יכול בקלות לגרום לעומס יתר, המשפיע על איכות והתקדמות העיבוד. מצד שני, העיר השלימה את המנגנון, סידרה את הצוות והפעילה את מרכז המנהל הציבורי ברמת הקומונה, אך כדי שהמודל יהיה יעיל באמת, יש צורך להוסיף כוח אדם, לשפר תהליכים ולקדם את יישום הטכנולוגיה הדיגיטלית כדי להפחית את הלחץ.

"לאחר ארבעה חודשי יישום, אנו רואים בבירור יתרונות וקשיים כאחד. הסוגיה החשובה היא להמשיך להסיר מכשולים מהשטח, תוך התאמות מתמידות כדי להתקדם לעבר ממשלה מודרנית, משרתת באמת וקרובה לעם", אמר מר פאם טאנה נהאן.

בנוסף ללחץ הניירת, פקידים ברמת הקומונה צריכים גם לנסוע באופן קבוע לוועדת העם של הו צ'י מין סיטי לפגישות, דוחות והדרכות. עובד מדינה ברובע טו דוק אמר: "כל שבוע אני צריך ללכת למרכז העיר לפחות פעמיים. יש ימים, אחרי הפגישה בבוקר, אני צריך לחזור לרובע אחר הצהריים כדי לעבד את הניירת. הנסיעה הלוך ושוב אורכת שעות. למרות שאני עייף מאוד, אני לא מעז לתת לניירת המנהלית של אנשים להתעכב."

באופן דומה, גב' NTM, קצינת שיפוט בקומונה קאן ג'יו, אמרה: "בכל פעם שאנחנו הולכים לפגישה במרכז הו צ'י מין סיטי, הנסיעה אורכת חצי יום. אבל אנחנו עדיין מנסים לחזור באותו היום כדי לעבד במהירות את התיקים של האנשים."

חברי איגוד הנוער של רובע טאן הונג עוזרים לקשישים לקבל מספרים ולהצהיר על מידע על שירות הציבור ישירות במחלקה.

מר הו ואן טאנג, מרצה למדיניות ציבורית בהו צ'י מין סיטי, ששיתף את נושא האפקטיביות של יישום ממשל דו-שלבי, אמר כי הקושי של פקידי השטח משקף בבירור את הלחץ הכפול: הצורך להתמודד עם עבודה ברמה המקומית ולנסוע לעתים קרובות לעיר לפגישות, הכשרות ודיווחים. זהו נושא שהו צ'י מין סיטי צריכה לשקול יחד עם פתרונות בסיסיים יותר כגון: הגדלת מספר הפגישות המקוונות, בניית מערכת דיווח דיגיטלית כדי להפחית את זמן הנסיעה של פקידים.

"אם נוכל להפחית את הצורך בנסיעות, לפקידים המקומיים יהיה יותר זמן להתמקד בעבודתם, ובמקביל להפחית את הלחץ הפסיכולוגי והבריאותי. זה יסייע בשיפור איכות השירות לאנשים ברמה העממית", אמר מר הו ואן טאנג.

לדברי מר הו ואן טאנג, בתמונה הצבעונית הזו, רוח "במקום בו יש קושי, יש פתרון" בעת יישום ממשל דו-מפלסי התפשטה לכל רובע וקומונה בהו צ'י מין סיטי. יושמו מודלים יצירתיים רבים כגון: פתיחת נקודות נוספות לקבלת מסמכים, סידור חברי איגוד הנוער לתמוך בקשישים במילוי מידע אדמיניסטרטיבי, ארגון "קפה בוקר עם האנשים" כדי להקשיב למשוב...

מאמצים אלה מדגימים בבירור את נחישותה של ממשלת הו צ'י מין סיטי בבניית מנגנון אדמיניסטרטיבי קרוב יותר לעם וידידותי יותר. למרות שעדיין ישנן בעיות רבות, דווקא באמצעות הקשבה, הקלטה והתגברות על החסרונות הקטנים ביותר, הו צ'י מין סיטי בונה בהדרגה אמון בר-קיימא בקרב העם.

על פי ועדת העם של הו צ'י מין סיטי, הו צ'י מין סיטי קבעה יעד לשנת 2025 מבחינת כמות: תחזוקה ואספקה ​​של 25 שירותים ציבוריים מקוונים משולבים בצורה יעילה ומהותית בפורטל השירות הציבורי הלאומי כדי לשרת אנשים ועסקים. אספקת 982 שירותים ציבוריים מקוונים עם מספר ממוצע של רשומות מכל שירות ציבורי, תוך יצירת לפחות 1,000 רשומות בשנה ועמידה בדרישות של אספקת 100% תוצאות אלקטרוניות ושימוש חוזר במידע, נתונים...

שיעור 2: לקיחת שירות יעיל לעם כמטרה העליונה

מקור: https://baotintuc.vn/phong-su-dieu-tra/van-hanh-chinh-quyen-dia-phuong-hai-cap-bai-1-giam-thoi-gian-cho-nguoi-dan-tang-ap-luc-cho-can-bo-20251010170348641.htm