प्रशासनिक प्रक्रिया निपटान के अभिलेखों और परिणामों के डिजिटलीकरण को बढ़ावा देना

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प्रशासनिक प्रक्रिया (टीटीएचसी) निपटान के अभिलेखों और परिणामों का डिजिटलीकरण, डिजिटल सरकार के निर्माण में प्रमुख और महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है, जो सार्वजनिक सेवा पोर्टल पर संगठनों और व्यक्तियों के इलेक्ट्रॉनिक डेटा प्रबंधन वेयरहाउस के क्रमिक निर्माण में योगदान देता है। इस प्रकार, राज्य प्रशासनिक एजेंसियों के सार्वजनिक सेवा प्रावधान की दक्षता में सुधार करने में मदद मिलती है, और संगठनों और व्यक्तियों के लिए टीटीएचसी को शीघ्रता और सुविधापूर्वक निष्पादित करने के लिए सबसे अनुकूल परिस्थितियाँ निर्मित होती हैं।

प्रांतीय लोक प्रशासन सेवा केंद्र के "वन-स्टॉप" विभाग में परिवहन विभाग के अधिकारी फ़ाइल घटकों का डिजिटलीकरण करते हुए। चित्र: डुओंग चुंग

पूरी प्रक्रिया में ऑनलाइन सार्वजनिक सेवाओं के कार्यान्वयन को बढ़ावा देने के साथ-साथ, हाल के दिनों में, परिवहन विभाग ने लोगों के लिए प्रशासनिक प्रक्रिया निपटान की प्रगति में तेजी लाने, राज्य प्रबंधन की दक्षता में सुधार करने और प्रांतीय लोक सेवा पोर्टल पर संगठनों और व्यक्तियों के इलेक्ट्रॉनिक डेटा वेयरहाउस के निर्माण और अद्यतन में योगदान देने के लिए प्रशासनिक प्रक्रिया निपटान के रिकॉर्ड और परिणामों को सक्रिय रूप से डिजिटल किया है।

औसतन, प्रत्येक दिन, प्रांतीय लोक प्रशासन सेवा केंद्र में परिवहन विभाग के "वन-स्टॉप" विभाग को लगभग 140 प्रशासनिक प्रक्रिया फाइलें प्राप्त होती हैं, जिनमें से 100% को नियमों के अनुसार अधिकारियों और सिविल सेवकों द्वारा डिजिटलीकृत किया जाता है।

प्रांतीय लोक प्रशासन सेवा केंद्र में प्रशासनिक प्रक्रियाओं का मार्गदर्शन और प्राप्ति हेतु नियुक्त परिवहन विभाग के एक अधिकारी, कॉमरेड हा थी मिन्ह न्गुयेत ने कहा: "संगठनों और नागरिकों से दस्तावेज़ प्राप्त करते समय, हम प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ की जाँच और उसकी फोटोकॉपी करते हैं, उसे एक इलेक्ट्रॉनिक प्रति में परिवर्तित करते हैं और इलेक्ट्रॉनिक प्रति पर हस्ताक्षर करने के लिए व्यक्तिगत डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं। फिर दस्तावेज़ों को डेटा से निकाला जाता है, एक डिजिटलीकरण परिणाम कोड दिया जाता है और इलेक्ट्रॉनिक डेटा प्रबंधन वेयरहाउस में संग्रहीत किया जाता है।"

प्रशासनिक प्रक्रिया अभिलेखों के डिजिटलीकरण के साथ, अभिलेख प्राप्त करने और उनका डिजिटलीकरण करने के तुरंत बाद, अधिकारी उन्हें विशेष विभागों को भेज सकते हैं ताकि वे प्रक्रियाओं के अगले चरण पर आगे बढ़ सकें, और उन्हें पहले की तरह वापस लाने के लिए दिन के अंत तक इंतज़ार नहीं करना पड़ता। इससे संगठनों और नागरिकों के लिए प्रशासनिक प्रक्रियाओं को निपटाने में समय कम लगता है। इसके अलावा, डिजिटल अभिलेख प्रबंधन दक्षता में सुधार करने और नुकसान और क्षति की स्थिति को सीमित करने में भी मदद करते हैं।

प्रशासनिक प्रक्रियाओं के अभिलेखों और परिणामों के डिजिटलीकरण के कार्य के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने के लिए, परिवहन विभाग ने उपकरणों और मशीनरी से पूरी तरह सुसज्जित किया है; अभिलेखों का मार्गदर्शन और प्राप्ति करने वाले सभी कर्मचारियों ने अभिलेखों के डिजिटलीकरण के प्रशिक्षण में भाग लिया है। प्रशासनिक प्रक्रियाओं के अभिलेखों और परिणामों के डिजिटलीकरण के महत्व और लाभों को समझते हुए, प्रत्येक नियुक्त कर्मचारी हमेशा अपने कार्यों को अच्छी तरह से करने का प्रयास करता है।

प्रशासनिक प्रक्रिया निपटान के रिकॉर्ड और परिणामों के डिजिटलीकरण के लाभों की पहचान करते हुए, मई 2021 में, प्रांतीय पीपुल्स कमेटी ने "प्रांत में राज्य प्रशासनिक एजेंसियों के अधिकार क्षेत्र के तहत प्रशासनिक प्रक्रियाओं के परिणामों के डिजिटलीकरण" पर योजना संख्या 131 जारी की।

प्रांतीय जन समिति के निर्देशों का पालन करते हुए, सभी स्तरों, क्षेत्रों और इलाकों में प्रशासनिक प्रक्रिया परिणामों के डिजिटलीकरण पर "वन-स्टॉप" कर्मचारियों के लिए तत्काल उपकरण उपलब्ध कराए गए और प्रशिक्षण का आयोजन किया गया। वर्ष के पहले 6 महीनों में, पूरे प्रांत को 204,000 से अधिक प्रशासनिक प्रक्रिया अभिलेख प्राप्त हुए, अभिलेखों और प्रशासनिक प्रक्रियाओं के परिणामों के डिजिटलीकरण की दर 79.63% तक पहुँच गई; इलेक्ट्रॉनिक परिणामों वाले अभिलेखों की दर 70.95% तक पहुँच गई।

राष्ट्रीय लोक सेवा पोर्टल के आकलन के अनुसार, विन्ह फुक के अभिलेखों का डिजिटलीकरण सूचकांक 11.1 अंक पर पहुँच गया, जो राष्ट्रीय औसत से 1.8 अंक अधिक है। हालाँकि प्रारंभिक परिणाम प्राप्त हुए हैं, लेकिन प्रांत में अभिलेखों के डिजिटलीकरण की दर और प्रशासनिक प्रक्रियाओं के परिणामों ने प्रांतीय जन समिति की योजना संख्या 131 में निर्धारित लक्ष्यों को पूरा नहीं किया है; प्रशासनिक प्रक्रियाओं के डिजिटलीकरण परिणामों का पुन: उपयोग अभी भी कम है।

इसका कारण यह है कि कुछ इकाइयाँ और इलाके प्रशासनिक प्रक्रिया निपटान के अभिलेखों और परिणामों के डिजिटलीकरण के निर्देश देने में दृढ़ नहीं रहे हैं; डिजिटलीकरण को समर्थन देने वाले उपकरणों की गारंटी नहीं दी गई है, कई इकाइयों के पास पर्याप्त डिजिटल हस्ताक्षर नहीं हैं, कुछ ज़िला और कम्यून-स्तरीय इकाइयों ने निपटान परिणामों पर डिजिटल हस्ताक्षर सुनिश्चित नहीं किए हैं (केवल स्कैन की गई कागज़ की प्रतियाँ)। इसके अलावा, संगठनों और नागरिकों को अभी तक ऑनलाइन लोक सेवा अभिलेख जमा करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों का उपयोग करने की आदत नहीं है...

प्रशासनिक प्रक्रिया निपटान के अभिलेखों और परिणामों के डिजिटलीकरण की प्रगति में तेजी लाने के लिए, हाल ही में, प्रांतीय पीपुल्स कमेटी ने "प्रांत में प्रशासनिक प्रक्रियाओं के मार्गदर्शन, प्राप्ति, अभिलेखों के डिजिटलीकरण और परिणामों को वापस करने के लिए सार्वजनिक डाक सेवा प्रदाताओं को नियुक्त करने की व्यवस्था को लागू करना, चरण 1" परियोजना को लागू करने के लिए एक योजना जारी की है।

इसके अतिरिक्त, प्रांत प्रशासनिक प्रक्रियाओं को प्राप्त करने और उन्हें संभालने वाली एजेंसियों और इकाइयों, तथा जिलों और शहरों की जन समितियों को निर्देश देता है कि वे प्रांत की प्रशासनिक प्रक्रिया प्रबंधन सूचना प्रणाली पर प्रशासनिक प्रक्रियाओं को संभालने के परिणामों के दोहन और उपयोग का कड़ाई से अनुपालन करें, ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि लोगों और व्यवसायों को सिस्टम पर डिजिटलीकृत परिणाम पुनः प्रदान करने की आवश्यकता न हो।

साथ ही, प्रशासनिक प्रक्रियाओं के डिजिटल रूपांतरण और संचालन के लक्ष्य को पूरा करने के लिए सूचना प्रौद्योगिकी उपकरणों को उन्नत करना, अभिलेखों के घटकों और प्रशासनिक प्रक्रियाओं के संचालन के परिणामों को डिजिटल बनाने पर ध्यान केंद्रित करना; प्रशासनिक प्रक्रियाओं को प्राप्त करने, संचालन करने और प्रांतीय लोक सेवा पोर्टल पर प्रशासनिक प्रक्रियाओं के संचालन के परिणामों का पुन: उपयोग करने के कार्य पर कैडरों, सिविल सेवकों और सार्वजनिक कर्मचारियों की क्षमता, कौशल और जागरूकता में सुधार करने के लिए प्रशिक्षण, कोचिंग और पोषण के संगठन को मजबूत करना।

प्रांतीय लोक सेवा पोर्टल पर ऑनलाइन आवेदन प्रस्तुत करने के लिए नागरिकों के लिए प्रचार, प्रसार और मार्गदर्शन को मजबूत करना, ताकि वे पिछली डिजिटल प्रशासनिक प्रक्रियाओं के परिणामों का पुनः उपयोग कर सकें।

ले मो

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