इलेक्ट्रॉनिक प्रोफ़ाइल बनाएँ

दस्तावेज़ और कार्य रिकॉर्ड प्रबंधन सॉफ्टवेयर पर इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाने से हा तिन्ह को प्रशासनिक प्रबंधन गतिविधियों में सुधार करने और ई-सरकार के निर्माण की प्रक्रिया को बढ़ावा देने में मदद मिलती है।

अब तक, सक्षम प्राधिकारी के हस्ताक्षर और मुहर द्वारा प्रमाणित कागजी दस्तावेज़ों और कागजों की वैधता सुनिश्चित की गई है और उनका उपयोग राज्य प्रशासनिक एजेंसियों के प्रबंधन, निर्देशन और लेन-देन के लिए किया जाता रहा है। गृह विभाग ने प्रांतीय जन समिति को कागजी अभिलेखों के प्रबंधन और निर्माण के लिए निर्देश और मार्गदर्शन देने वाले कई दस्तावेज़ जारी करने की भी सलाह दी है।

हालाँकि, कुछ एजेंसियों और इकाइयों में पारंपरिक संरक्षण और अभिलेखीय प्रक्रियाओं का कार्यान्वयन वर्तमान नियमों के अनुसार अभी तक सुनिश्चित नहीं किया गया है जैसे: दस्तावेज़ पूरी तरह से दर्ज नहीं किए गए हैं, अभी भी बैकलॉग में हैं, एकत्र नहीं किए गए हैं, संपादित नहीं किए गए हैं और उनका मूल्यांकन नहीं किया गया है... उस वास्तविकता से, 2021 में, हा तिन्ह ने दस्तावेज़ और कार्य रिकॉर्ड प्रबंधन सॉफ्टवेयर पर इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाने की पहल की है।

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाना - डिजिटल सरकार के निर्माण की नींव

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाने से अधिकारियों और सिविल सेवकों को प्रशासनिक प्रक्रियाओं को संभालने में सुविधा होगी।

गृह मंत्रालय के उप निदेशक माई त्रुओंग सिन्ह - इस पहल के लेखक ने कहा: "इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाना और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को संग्रहीत करना एक नया प्रकार है, जिसमें पारंपरिक कागजी रिकॉर्ड की तुलना में कई अंतर हैं। दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों पर बनाए जाते हैं या अन्य सूचना वाहकों पर दस्तावेजों से डिजिटल किए जाते हैं। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में एकीकृत रिकॉर्ड निर्माण फ़ंक्शन के लिए धन्यवाद, डिजिटल दस्तावेज़ स्वचालित रूप से नेटवर्क वातावरण में रिकॉर्ड में बनाए जा सकते हैं।"

मूल्यांकन के अनुसार, हा तिन्ह इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड को लागू करने और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को डिजिटल बनाने में अग्रणी स्थानों में से एक है; यह आंशिक और पूर्ण रूप से ऑनलाइन सार्वजनिक सेवाओं को प्रभावी ढंग से लागू करने के लिए दस्तावेजों के उपयोग को व्यवस्थित करता है।

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाना - डिजिटल सरकार के निर्माण की नींव

रिकॉर्ड एक सहज प्रक्रिया के साथ ऑनलाइन बनाए जाते हैं, जिससे कागज भंडारण की बचत होती है।

2021 में, हा तिन्ह ने प्रांतीय स्तर पर 6 इकाइयों (प्रांतीय पीपुल्स कमेटी का कार्यालय, गृह मामलों का विभाग, वित्त विभाग, सूचना और संचार विभाग, विज्ञान और प्रौद्योगिकी विभाग, न्याय विभाग) और जिला स्तर पर 3 इकाइयों (हा तिन्ह शहर की पीपुल्स कमेटी, कैम ज़ुयेन जिला, थाच हा जिला) में कार्यक्रम का संचालन किया, जिसके परिणामस्वरूप 3,231 इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाए गए।

2022 तक, कार्य रिकॉर्ड सॉफ़्टवेयर पर इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाने की सुविधा सभी प्रांतीय विभागों, शाखाओं और ज़िलों, शहरों और कस्बों की जन समितियों में उपलब्ध हो जाएगी। इकाइयों और इलाकों में बनाए गए रिकॉर्डों की कुल संख्या 51,600 से ज़्यादा है, जिनमें से पूर्ण रिकॉर्डों की संख्या 13,000 से ज़्यादा है। 2023 में, हा तिन्ह कार्य रिकॉर्ड सॉफ़्टवेयर पर इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाने की सुविधा को मज़बूती से लागू करना जारी रखेगा, जिसका लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि प्रांतीय स्तर पर 90% कार्य रिकॉर्ड, ज़िला स्तर पर 80% कार्य रिकॉर्ड, और कम्यून स्तर पर 30% कार्य रिकॉर्ड (राज्य के रहस्यों के दायरे में आने वाले कार्य रिकॉर्ड, जटिल दस्तावेज़ घटकों वाले रिकॉर्ड को छोड़कर...) बनाए जाएँ।

व्यवहार में, इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखों के निर्माण से राज्य प्रबंधन को कई लाभ हुए हैं, प्रशासनिक सुधार को बढ़ावा मिला है तथा दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य की दक्षता में सुधार हुआ है।

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाना - डिजिटल सरकार के निर्माण की नींव

निर्मित इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड के साथ, दस्तावेजों की खोज और प्रसंस्करण की प्रक्रिया शीघ्रता से हो सकेगी।

प्रशासनिक सुधार एवं दस्तावेज़ अभिलेखागार विभाग (गृह मंत्रालय) की विशेषज्ञ सुश्री हो थी नीम ने बताया: "कार्य प्रबंधन सॉफ़्टवेयर पर इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखों के निर्माण को लागू करने के बाद से, पहला लाभ यह हुआ है कि इससे पहले की तुलना में कागज़ के अभिलेखों के भंडारण में काफ़ी कमी आई है। इसके अलावा, जब अभिलेख नेटवर्क पर बनाए जाते हैं, तो पाठ्य सूचना की खोज और प्रसंस्करण की प्रक्रिया त्वरित और सुविधाजनक होती है। दस्तावेज़ों का संपादन भी सरल और तेज़ हो जाता है, क्योंकि अब विभागों और कार्यालयों से राय लेने के लिए पहले की तरह कागज़ के दस्तावेज़ों को बार-बार प्रिंट और रीप्रिंट करने की ज़रूरत नहीं पड़ती। इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखों से दस्तावेज़ों का नुकसान भी कम होता है, जो कागज़ के अभिलेखों के साथ अक्सर होता है।"

कार्य रिकॉर्ड सॉफ़्टवेयर पर इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाने का एक और फ़ायदा यह है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के वितरण के दौरान, सभी सरकारी कर्मचारी और लोक सेवक एक ही सिस्टम में दस्तावेज़ों के प्रसंस्करण और समाधान की प्रक्रिया में भाग ले सकते हैं। इससे दस्तावेज़ों के प्रसंस्करण की प्रक्रिया में सहजता और एकरूपता सुनिश्चित होती है। दूसरी ओर, यह एजेंसियों और इकाइयों के प्रमुखों को समाधान की अध्यक्षता करने के लिए नियुक्त किए जाने पर प्रत्येक सरकारी कर्मचारी और लोक सेवक के परामर्श और कार्य संचालन की प्रक्रिया का प्रबंधन करने में मदद करता है।

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाना - डिजिटल सरकार के निर्माण की नींव

विभाग, प्रांत के सभी 216 कम्यूनों, वार्डों और कस्बों के लिए दस्तावेज़ और कार्य फ़ाइल प्रबंधन सॉफ़्टवेयर पर इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाने की प्रक्रिया को हैंड-होल्डिंग निर्देशों के रूप में कार्यान्वित कर रहा है। इकाई ने कार्य फ़ाइल सॉफ़्टवेयर पर इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाने की प्रक्रिया का मार्गदर्शन करने वाला एक दस्तावेज़ भी जारी किया है, जिसकी मुख्य सामग्री इस प्रकार है: इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का प्रारूपण और हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया; दस्तावेज़ और कार्य फ़ाइल प्रबंधन सॉफ़्टवेयर पर एजेंसी की रिकॉर्ड सूची दर्ज करने की प्रक्रिया; दस्तावेज़ और कार्य फ़ाइल प्रबंधन सॉफ़्टवेयर पर इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाने की प्रक्रिया। यह कहा जा सकता है कि इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाना काफी जटिल है, लेकिन ई-गवर्नेंस और डिजिटल सरकार के निर्माण की प्रक्रिया में, यह एक अपरिहार्य आवश्यकता है।
श्री माई ट्रुओंग सिन्ह
गृह विभाग के उप निदेशक

फुक क्वांग - माई होआंग

स्रोत