एक इलेक्ट्रॉनिक प्रोफ़ाइल बनाएँ

दस्तावेज़ और कार्य फ़ाइल प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें बनाने से हा तिन्ह को प्रशासनिक प्रबंधन में सुधार करने और ई-गवर्नमेंट के निर्माण की प्रक्रिया को बढ़ावा देने में मदद मिलती है।

ऐतिहासिक रूप से, सक्षम अधिकारियों के हस्ताक्षर और मुहरों द्वारा प्रमाणित कागज़ी दस्तावेज़ कानूनी रूप से वैध माने जाते रहे हैं और इनका उपयोग राज्य प्रशासनिक एजेंसियों के संचालन, निर्देशन और लेन-देन के लिए किया जाता रहा है। आंतरिक मामलों के विभाग ने प्रांतीय जन समिति को कागज़ी फाइलों के प्रबंधन और निर्माण पर कई निर्देश और दिशानिर्देश जारी करने की सलाह भी दी है।

हालांकि, कुछ एजेंसियों और इकाइयों में पारंपरिक दस्तावेज़ संरक्षण और अभिलेखन प्रक्रियाओं का कार्यान्वयन अभी भी मौजूदा नियमों के अनुरूप नहीं है, जैसे कि: दस्तावेज़ पूरी तरह से फाइल नहीं किए गए हैं, अप्रक्रियाकृत हैं, और उनका संग्रह, आयोजन या मूल्य निर्धारण नहीं किया गया है... इस वास्तविकता के आधार पर, 2021 में, हा तिन्ह प्रांत ने दस्तावेज़ और कार्य फ़ाइल प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें बनाने की पहल का प्रायोगिक तौर पर शुभारंभ किया।

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाना - डिजिटल सरकार के निर्माण की नींव।

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाने से अधिकारियों और सिविल सेवकों को प्रशासनिक प्रक्रियाओं को संभालने में आसानी होगी।

आंतरिक मामलों के विभाग की उप निदेशक और इस पहल की सूत्रधार माई ट्रूंग सिन्ह के अनुसार, “इलेक्ट्रॉनिक फाइलें बनाना और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को संग्रहित करना एक नई तरह की प्रणाली है, जो पारंपरिक कागज़ आधारित फाइल बनाने की प्रणाली से कई मायनों में भिन्न है। दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों पर बनाए जाते हैं या अन्य संग्रहण माध्यमों पर मौजूद दस्तावेज़ों से डिजिटाइज़ किए जाते हैं। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में एकीकृत फाइल निर्माण फ़ंक्शन की बदौलत डिजिटल दस्तावेज़ों को नेटवर्क वातावरण में स्वचालित रूप से फाइलों में बनाया जा सकता है।”

आकलनों के अनुसार, हा तिन्ह इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाने और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को डिजिटाइज़ करने के साथ-साथ ऑनलाइन सार्वजनिक सेवाओं को आंशिक और पूर्ण रूप से प्रभावी ढंग से लागू करने के लिए दस्तावेजों के उपयोग को व्यवस्थित करने में अग्रणी स्थानों में से एक है।

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाना - डिजिटल सरकार के निर्माण की नींव।

रिकॉर्ड ऑनलाइन ही सुचारू प्रक्रिया से तैयार किए जाते हैं, जिससे कागज के भंडारण की बचत होती है।

2021 में, हा तिन्ह प्रांत ने 6 प्रांतीय-स्तरीय इकाइयों (प्रांतीय जन समिति कार्यालय, आंतरिक मामलों का विभाग, वित्त विभाग, सूचना और संचार विभाग, विज्ञान और प्रौद्योगिकी विभाग और न्याय विभाग) और 3 जिला-स्तरीय इकाइयों (हा तिन्ह शहर की जन समिति, कैम ज़ुयेन जिला और थाच हा जिला) में इस प्रणाली का प्रायोगिक परीक्षण किया, जिसके परिणामस्वरूप 3,231 इलेक्ट्रॉनिक फाइलें तैयार हुईं।

2022 तक, कार्य फ़ाइल सॉफ़्टवेयर पर इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें बनाने की प्रक्रिया सभी प्रांतीय विभागों और एजेंसियों के साथ-साथ ज़िलों, शहरों और कस्बों की जन समितियों में भी लागू कर दी गई थी। इन इकाइयों और स्थानीय निकायों में कुल 51,600 से अधिक फ़ाइलें बनाई गईं, जिनमें से 13,000 से अधिक पूरी हो चुकी थीं। 2023 में, हा तिन्ह ने कार्य फ़ाइल सॉफ़्टवेयर पर इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें बनाने की प्रक्रिया को और भी प्रभावी ढंग से जारी रखा, जिसका उद्देश्य प्रांतीय स्तर पर 90%, ज़िला स्तर पर 80% और कम्यून स्तर पर 30% कार्य फ़ाइलें (राज्य रहस्य के रूप में वर्गीकृत या जटिल दस्तावेज़ों वाली फ़ाइलों को छोड़कर) तैयार करना सुनिश्चित करना था।

व्यवहार में, इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखों के निर्माण से राज्य प्रबंधन को अनेक लाभ प्राप्त हुए हैं, जिससे प्रशासनिक सुधार को बढ़ावा मिला है और दस्तावेज़ प्रबंधन और अभिलेखन की दक्षता में सुधार हुआ है।

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाना - डिजिटल सरकार के निर्माण की नींव।

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाने से दस्तावेजों की खोज और प्रसंस्करण की प्रक्रिया में तेजी लाने में मदद मिलेगी।

आंतरिक मामलों के विभाग के प्रशासनिक सुधार और दस्तावेज़ संग्रह विभाग की विशेषज्ञ सुश्री हो थी नीम ने बताया: “कार्य प्रबंधन सॉफ़्टवेयर पर इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें बनाने की प्रक्रिया शुरू करने के बाद से, पहला लाभ यह है कि पहले इस्तेमाल होने वाले कागज़ी फ़ाइलों के भंडारण में काफ़ी कमी आई है। इसके अलावा, फ़ाइलें ऑनलाइन बनने से सूचना और दस्तावेज़ों को खोजना और संसाधित करना तेज़ और ज़्यादा सुविधाजनक हो गया है। दस्तावेज़ों को संपादित करना भी आसान और तेज़ हो गया है, क्योंकि अब विभिन्न विभागों से प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए कागज़ी दस्तावेज़ों को बार-बार प्रिंट करने में लगने वाला समय बर्बाद नहीं होता है। साथ ही, इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें दस्तावेज़ों के गुम होने के जोखिम को भी कम करती हैं, जो कागज़ी फ़ाइलों के मामले में ज़्यादा होने की संभावना होती है।”

कार्य रिकॉर्ड सॉफ़्टवेयर पर इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाने का एक अन्य लाभ यह है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के प्रसार के दौरान, सभी सरकारी कर्मचारी और अधिकारी एक ही प्रणाली के भीतर दस्तावेज़ों की प्रक्रिया और समाधान में भाग ले सकते हैं। इससे दस्तावेज़ों की सुचारू और सुसंगत प्रक्रिया सुनिश्चित होती है। साथ ही, यह एजेंसियों और इकाइयों के प्रमुखों को किसी कार्य का नेतृत्व सौंपे जाने पर प्रत्येक सरकारी कर्मचारी और अधिकारी की परामर्श और कार्य-प्रबंधन प्रक्रिया को प्रबंधित करने में सहायता करता है।

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाना - डिजिटल सरकार के निर्माण की नींव।

विभाग व्यावहारिक प्रशिक्षण के माध्यम से प्रांत के सभी 216 कम्यूनों, वार्डों और कस्बों के लिए दस्तावेज़ और कार्य फ़ाइल प्रबंधन सॉफ़्टवेयर पर इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें बनाने का कार्य कर रहा है। इकाई ने कार्य फ़ाइल प्रबंधन सॉफ़्टवेयर पर इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें बनाने की प्रक्रिया का मार्गदर्शन करने वाला एक दस्तावेज़ भी जारी किया है, जिसमें मुख्य रूप से निम्नलिखित शामिल हैं: इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का मसौदा तैयार करने और उन पर हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया; एजेंसी की फ़ाइल सूची को दस्तावेज़ और कार्य फ़ाइल प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में दर्ज करने की प्रक्रिया; और दस्तावेज़ और कार्य फ़ाइल प्रबंधन सॉफ़्टवेयर पर इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें बनाने की प्रक्रिया। यह कहा जा सकता है कि इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें बनाना काफी जटिल है, लेकिन ई-गवर्नेंस और डिजिटल गवर्नेंस के निर्माण की प्रक्रिया में यह एक आवश्यक आवश्यकता है।
श्री माई ट्रूंग सिन्ह
आंतरिक मामलों के विभाग के उप निदेशक

फुक क्वांग - माई होआंग

स्रोत