A dokumentum- és levéltári munka irányításának megerősítése a politikai rendszer apparátusának átszervezése során.

Szigorúan tilos a dokumentumok és dokumentum-adatbázisok illegális birtoklása, átruházása vagy megsemmisítése; a dokumentumok és dokumentum-adatbázisok megrongálása vagy elvesztése a berendezés átszervezése során nem megengedett.

Illusztratív fotó. Forrás: VNA

2025. március 19-én a Belügyminisztérium 414/BNV-VTLTNN számú hivatalos tájékoztatót adott ki a tartományok és a központilag irányított városok népbizottságai számára a dokumentum- és levéltári munka irányításának megerősítéséről a politikai rendszer apparátusának átszervezése során, a Politikai Bizottság 127-KL/TW számú határozata szerint.

Szigorúan tilos dokumentumokat és dokumentum-adatbázisokat illegálisan birtokolni, átruházni vagy megsemmisíteni.

A zökkenőmentes és folyamatos dokumentum- és levéltári munka biztosítása, a dokumentumok biztonságos kezelése a politikai rendszer átszervezése előtt, alatt és után, a Politikai Bizottság és a Titkárság 2025. február 28-i 127-KL/TW számú, a kutatások végrehajtásáról és a politikai rendszer átszervezésének folytatására irányuló javaslatról szóló, a dokumentumok és levéltárak állami kezelésének feladatait ellátó határozata értelmében, a Belügyminisztérium felkéri a tartomány vagy a központilag irányított város Népi Bizottságának elnökét, hogy sürgősen irányítsa számos sürgős feladat végrehajtását a helyi önkormányzati apparátus átszervezése során a dokumentum- és levéltári munka irányításának megerősítése érdekében az alábbiak szerint:

Először is, megfelelően és teljes mértékben be kell tartani a dokumentumokra és levéltárakra vonatkozó jogszabályokat, teljesítve a következő követelményeket:

Először is, az ügynökségek és szervezetek tevékenysége során keletkezett összes dokumentumot és dokumentumadatbázist központilag, egységesen és biztonságosan kell kezelni az egyes archívumok szerint; bármely ügynökség vagy szervezet dokumentumait és dokumentumadatbázisait az adott ügynökség vagy szervezet archívuma szerint kell számba venni és gyűjteni.

Másodszor, az ügynökség vagy szervezet a működés megszüntetésének napjától köteles lezárni az irattárát. Az ügynökség vagy szervezet a hatáskörébe tartozó közigazgatási dokumentumokat attól a naptól kezdve nem adhat ki, amikor az illetékes hatóság az egyesülésről vagy a működés megszüntetéséről szóló határozata hatályba lép.

Harmadszor, a szervezeti átalakítás előtt és alatt a dokumentumokat és adatbázisokat továbbra is meg kell őrizni a Tartományi Történeti Levéltár és az Ügynökségi Levéltár levéltárában (vagy azon a helyen, ahol őrzik azokat) a berendezés átalakítása előtti közigazgatási egységben.

Negyedszer, szigorúan tilos a dokumentumok és dokumentum-adatbázisok illegális birtoklása, átruházása vagy megsemmisítése; a dokumentumok és dokumentum-adatbázisok megrongálása vagy elvesztése a berendezés átszervezése során tilos.

Másodszor, a tartományi történeti levéltár felelős azért, hogy fogadja és koordinálja az ügynökségek, szervezetek és közigazgatási egységek vezetőivel a tartomány összes levéltári dokumentumának és dokumentum-adatbázisának további helyszíni vagy ideiglenes megőrzését, és a szervezeti rendezést követően a dokumentumokat kezelési hatáskörüknek megfelelően átadja az új ügynökségeknek, szervezeteknek és közigazgatási egységeknek.

Harmadszor, a dokumentumok és dokumentumadatbázisok átadása a szervezeti rendezést követően a levéltári kezelési hatósági jogkörről szóló törvény rendelkezéseinek megfelelően történik.

Negyedszer, szigorúan végre kell hajtani a közszolgálati pecsétek és digitális aláírás-tanúsítványok kezelésére és használatára vonatkozó jogszabályokat; védeni kell az államtitkokat, és biztosítani kell az információk, dokumentumok és adatok biztonságát a statisztikai feladatok elvégzése, csomagolása, átadása, megőrzése és felhasználása során az apparátus átszervezése során.

Új ügynökségek és szervezetek dokumentumainak, nyilvántartásainak és szöveges szimbólumainak azonosító kódjait szabályozó dokumentumok kiadása

A tartományok és a központilag irányított városok népbizottságai számára a Belügyminisztérium azt javasolja, hogy a tartományi népbizottság elnöke legyen felelős vezetőként a helyi levéltárak állami kezelésének végrehajtásáért feladat- és hatáskörén belül; a kezelésük alá tartozó dokumentumok és dokumentum-adatbázisok biztonságának biztosításáért a törvényi rendelkezéseknek megfelelően az apparátus átszervezésének teljes folyamata során.

Sürgősen adja ki a Tartományi Népi Bizottság elnökének irányelvét az állami dokumentum- és levéltári munka irányításának megerősítéséről.

Ki kell dolgozni egy tervet az állami történeti levéltárak tartományi szintű átszervezésére a Projekt keretében, amelynek célja a közigazgatási egységek átszervezése és átszervezése minden szinten, valamint egy kétszintű helyi önkormányzati szervezeti modell kiépítése, majd azt be kell nyújtani az illetékes hatóságoknak értékelésre és végrehajtásra.

A szervezeti felépítés befejezése után azonnal el kell végezni a következő feladatokat:

Először is, adjon ki egy dokumentumot, amely szabályozza az új ügynökségek és szervezetek dokumentumainak, nyilvántartásainak és szöveges szimbólumainak azonosító kódjainak listáját.

Másodszor, utasítsa az új ügynökségek és szervezetek vezetőit, hogy a kezelési hatáskörükbe tartozó dokumentumokat és adatbázisokat vegyék át; az új helyi közigazgatási egységek vezetőit, hogy a dokumentumokat a Tartományi Történeti Levéltár által ideiglenesen kezelt kezelési területen található helyiségekben és raktárakban vegyék át.

Harmadszor, utasítsa a Rendszert kezelő és működtető egységet olyan technikai megoldások bevezetésére, amelyek biztosítják az irányítása alá tartozó ügynökségek és szervezetek dokumentumkiállítási és munkaelszámolási tevékenységeinek folytonosságát és folytatását.

Negyedszer, irányítsa a korábban összeállított dokumentumok üzleti tevékenységének kezelésére és feldolgozására vonatkozó projektek és tervek kidolgozását.

Ötödször, biztosítson erőforrásokat az adminisztratív és archiválási feladatok biztonságos és zökkenőmentes elvégzéséhez a szervezeti átalakítás előtt, alatt és után.

Hatodszor, jelentse a végrehajtás állapotát a Belügyminisztériumnak, hogy a Belügyminisztérium összefoglalhassa és jelenthesse azt a kormánynak .

A Tartományi Népi Bizottság elnökének a dokumentum- és levéltári munka irányításának megerősítéséről szóló irányelvének végrehajtási tervének kiadása.

A Belügyi Minisztérium részéről tanácsolja a Tartományi Népi Bizottság elnökének, hogy adjon ki irányelvet a dokumentum- és levéltári munka irányításának megerősítéséről a helyi politikai rendszer apparátusának átszervezése során.

Ki kell adni egy tervet a Tartományi Népi Bizottság elnökének a helyi politikai rendszer apparátusának átszervezése során a dokumentum- és levéltári munka irányításának megerősítéséről szóló irányelvének végrehajtására.

A Tartományi Történeti Levéltár tisztviselőket bíz meg munkacsoportok szervezésével ügynökségekhez, szervezetekhez és egységekhez a dokumentumok fogadása, helyszíni megőrzésének koordinálása és a rendszeren található dokumentumadatbázis behatárolása érdekében.

Utasítsa a Tartományi Történeti Levéltárat, hogy proaktívan tegyen intézkedéseket a Tartományi Történeti Levéltárba benyújtott dokumentumok forrását képező ügynökségeknél és szervezeteknél teljesen szerkesztett, tartósan megőrzött iratok összegyűjtésére.

Tanácsolja a Tartományi Népi Bizottság elnökének, hogy gondoskodjon elegendő erőforrásról a Tartományi Történeti Levéltár által ellenőrzött és lepecsételt helyiségekben és raktárakban található dokumentumok és dokumentum-adatbázisok biztonságának biztosítására mindaddig, amíg azokat az apparátus átszervezése után át nem adják az illetékes kezelő szervnek vagy szervezetnek.

A szervezeti felépítés befejezése után azonnal el kell végezni a következő feladatokat:

Javasolja a Tartományi Népi Bizottság elnökének, hogy haladéktalanul tegye közzé az irányítása alá tartozó apparátus átszervezése után megalakult szervek és szervezetek dokumentumainak, iratainak és szöveges szimbólumainak azonosító kódjainak jegyzékét.

A Tartományi Népi Bizottságnak terveket és projekteket kell benyújtani az ügynökségek és szervezetek dokumentumainak kezelésére és feldolgozására az apparátus átszervezése előtt.

Egyeztesse a Rendszerirányítási és Üzemeltetési egységgel az átadási terv kidolgozását, a dokumentumok és dokumentum-adatbázisok integrálását a Rendszerbe.

Szükség esetén a szervezeti struktúra kialakítása előtt konzultáljon az Állami Nyilvántartási és Levéltári Osztállyal a dokumentumtömb és a dokumentumadatbázis kezelési és feldolgozási tervéről.

Rendszeresen útmutatást ad és megválaszolja az ügynökségek, szervezetek és magánszemélyek kérdéseit a dokumentumokkal és archívumokkal kapcsolatban a szervezeti átszervezés előtt, alatt és után.

Az ügynökségek és szervezetek dokumentumainak és dokumentum-adatbázisainak átadásának megerősítése az apparátus átszervezése előtt

A tartományi történeti levéltárak esetében a Belügyminisztérium azt javasolja, hogy tisztviselőket bízzanak meg a papíralapú és más adathordozókon (ha vannak ilyenek) lévő dokumentumok számlálásának, elrendezésének, csomagolásának, lezárásának, mennyiségének és állapotának ellenőrzésének irányításával, valamint az ügynökségek és szervezetek dokumentumainak átvételével és koordinálásával.

Egyeztessen a Rendszer irányítási és üzemeltetési egységével a digitális dokumentumok számának meghatározásáról és az egyes ügynökségek, szervezetek és közigazgatási egységek rendszerén található dokumentumadatbázis behatárolásáról.

Készítsen listát az összes, jelenleg a Tartományi Történeti Levéltárban őrzött dokumentumról és dokumentum-adatbázisról; továbbra is biztosítsa a Tartományi Történeti Levéltár dokumentumainak és dokumentum-adatbázisainak biztonságát, integritását és használhatóságát mindaddig, amíg azokat a szervezeti struktúra átszervezése után át nem adják az illetékes szerveknek és szervezeteknek.

Szintézisbe kell hozni a dokumentumok mennyiségét, státuszát, a dokumentumadatbázist, és jelentést kell tenni a Belügyminisztériumnak, amely a Belügyminisztériumnak jelent.

A szervezeti felépítés befejezése után azonnal el kell végezni a következő feladatokat:

A fókuszpont megszervezi és megerősíti a szervezeti átalakítás előtti ügynökségek és szervezetek dokumentumainak és dokumentum-adatbázisainak átadását az illetékes kezelő szervnek vagy szervezetnek a szervezeti átalakítás után.

Tanácsolja a Belügyminisztériumot, hogy dolgozzon ki terveket és projekteket a hivatalok és szervezetek által összeállított dokumentumok és dokumentum-adatbázisok kezelésére és nyilvántartására, mielőtt az apparátust átszerveznék.

Egyeztessen az illetékes ügynökségekkel és szervezetekkel a projektek és tervek megvalósításának megszervezésében, hogy kezelje és feldolgozza azokat a dokumentumokat és adatbázisokat, amelyeket az apparátus átszervezése előtt összeállítottak.
A Tartományi Történeti Levéltárba benyújtott dokumentumok forrását képező ügynökségeknél és szervezeteknél korábban teljesen szerkesztett, állandó megőrzési idejű iratok gyűjtése. Amennyiben nincs speciális archívum, a Tartományi Történeti Levéltár javasolja a Belügyi Minisztériumnak, hogy helyiségeket és raktárakat alakítson ki az apparátus átszervezése során összegyűjtött dokumentumok biztonságának biztosítása érdekében.

Regisztráljon új fiókok megnyitásához vagy újranyitáshoz szervezetek, vezetők és titkárok számára a rendszeren a dokumentumok kiadásának és fogadásának biztosítása érdekében.

A Belügyminisztérium előírja az ügynökségek, szervezetek és közigazgatási egységek vezetői számára, hogy a járási és községi szintű ügynökségek, szervezetek vezetői és a Népi Bizottságok elnökei felelősek legyenek a kezelésük alatt álló dokumentumok és dokumentum-adatbázisok biztonságáért a törvényi rendelkezéseknek megfelelően az apparátus átszervezése során, amíg a dokumentumokat és dokumentum-adatbázisokat az apparátus átszervezése után át nem adják a Tartományi Történeti Levéltárnak, valamint az illetékes ügynökségeknek és szervezeteknek.

Utasítsa az egységeket és az egyéneket az elvégzett, valamint a befejezetlen munkákra vonatkozó feljegyzések és dokumentumok összegyűjtésére és csomagolására (készítsen listát az egyes egységek befejezetlen munkáiról).

Jelöljön ki egységeket és személyeket az ügynökség vagy szervezet befejezetlen munkájának szintetizálásával és listájának elkészítésével; csatoljon külön csomagolt és összegyűjtött iratokat és dokumentumokat az ügynökség archívumába való benyújtáshoz.

Irányítania kell a statisztikai hivatal irattárát, be kell csomagolnia a dokumentumokat az irattárban, és irányítania kell az egységeket és egyéneket a be nem nyújtott iratok és dokumentumok összegyűjtésében és az irattárba csomagolásában; át kell vennie az egységektől és egyénektől az iratokat és dokumentumokat, és azokat az irattárban, valamint a központi raktárakban és raktárakban kell összegyűjteni. Figyelmet kell fordítani a befejezetlen munkák irataira és dokumentumaira, azokat külön kell gyűjteni, és egyértelmű feljegyzésekkel kell ellátni.

Gondoskodjon a szükséges raktárakról, felszerelésekről és emberi erőforrásokról a dokumentumok védelme és biztonságos megőrzése érdekében, amíg azokat az illetékes hatóságnak vagy szervezetnek átadják kezelésre a berendezés átszervezése után.

Irányítania kell a statisztikai rendszert kezelő és működtető egységet a befejezett és befejezetlen munkák dokumentumainak és dokumentumadatbázisainak számának megerősítésében; a rendszeren lévő adatok elhatárolásában vagy tárolóeszközökre történő kinyerésében, valamint a dokumentumok és adatbázisok biztonságának és integritásának biztosításában a tartományi történeti levéltárnak vagy az illetékes szerveknek és szervezeteknek történő átadásig az apparátus átszervezése után.

A Kerületi Népi Bizottság elnöke megbízza a Belügyi Minisztériumot, hogy tanácsot adjon a Kerületi Népi Bizottság alá tartozó szakosított szervek dokumentumainak összegyűjtéséhez és központi megőrzéséhez szükséges raktárak és felszerelések elrendezésével kapcsolatban; szervezze meg azokat az erőket, amelyek biztosítják a dokumentumok biztonságát, amíg azokat a szervezeti elrendezés után át nem adják az illetékes kezelő szervnek vagy szervezetnek.

Közvetlenül a szervezeti átalakítás befejezése után az új ügynökség, szervezet vagy adminisztratív egység vezetőjének haladéktalanul el kell látnia a következőket:

Regisztráljon új fiókok megnyitásához vagy újranyitáshoz szervezetek, vezetők és titkárok számára a Rendszerben a dokumentumok kiadásának és átvételének biztosítása érdekében; regisztráljon pecsétek és digitális aláírás tanúsítványok kiadására szakosított közszolgálati célokra a szabályozásoknak megfelelően.

Egyeztessen a Tartományi Történeti Levéltárral, a Rendszerirányítási és Üzemeltetési Osztállyal, valamint az illetékes egységekkel és személyekkel a kezelési hatáskörükbe tartozó befejezetlen munkákra vonatkozó dokumentumok és dokumentum-adatbázisok átvétele érdekében további rendezés céljából.

Dokumentumok, kezelési engedélyhez kötött dokumentum-adatbázisok, valamint a kezelési területen található helyiségekben és raktárakban található dokumentumok átvétele; a Történeti Levéltárral való együttműködés az adott dokumentumblokkra vonatkozó üzleti feldolgozási tervek kidolgozásában.

Dokumentumok megszámlálása, lepecsételése és biztonságos tárolása az ügynökség archívumában és raktáraiban.

Az ügynökségi levéltár esetében az ügynökségi levéltári osztály vagy az ügynökségnél, szervezetnél vagy egységnél archiválásra kijelölt személy a következő feladatokat látja el:

Utasítsa az egységeket és a személyeket a dokumentumok és iratok összeállítására, csomagolására és előzetes átadására központi tárolóhelyiségekbe és raktárakba; készítse elő a raktárakat és a szükséges feltételeket az egységektől és a személyektől kapott dokumentumok biztonságos megőrzéséhez.

A dokumentumokat meg kell számolni, lepecsételni és biztonságosan meg kell őrizni az ügynökség vagy szervezet irodájában vagy levéltárában, amíg azokat a szervezeti struktúra átszervezése után át nem adják a Tartományi Történeti Levéltárnak vagy az illetékes ügynökségnek vagy szervezetnek.

Egyeztessen a Statisztikai Rendszer irányítási és üzemeltetési egységével a Rendszerben szereplő ügynökségek és szervezetek dokumentumainak és dokumentumadatbázisainak számának megerősítése érdekében.

A befejezetlen munkák iratait és dokumentumait a lista szerint át kell venni és külön meg kell őrizni.

A korábban kitöltött és véglegesen megőrzött iratokat be kell nyújtani vagy össze kell állítani, külön be kell csomagolni a Történeti Levéltárba való benyújtás céljából.

A becsomagolt dokumentumokat és fájlokat, valamint a befejezetlen munkák listáját eredeti állapotukban kell benyújtani.

Köztisztviselők, közalkalmazottak és munkavállalók esetében össze kell gyűjteni és be kell csomagolni az elvégzett, valamint a befejezetlen munkákról szóló nyilvántartásokat és dokumentumokat; a befejezetlen munkák esetében listát kell készíteni, amelyen egyértelműen fel kell tüntetni: a munka megnevezését; a kezelésével megbízott személy nevét; a meglévő dokumentumok és anyagok számát; a kezelés határidejét (ha van ilyen).

Vezessen statisztikákat a Rendszeren elvégzett, valamint a befejezetlen munkákra vonatkozó nyilvántartásokról és dokumentumokról; készítsen listát a Rendszeren végzett munkarekordokról vagy dokumentumokról.

A dokumentumok és fájlok eredeti csomagját, valamint a rendszeren befejezetlen munkák listáját be kell nyújtani az ügynökség vagy egység archívumába, vagy ahhoz a személyhez, aki a dokumentumok átszervezése során a dokumentumok összegyűjtéséért felelős.

A szervezeti átalakítás befejezését követően haladéktalanul egyeztetni kell az Ügynökségi Levéltárral és a Rendszert kezelő és működtető egységgel a befejezetlen munkákra vonatkozó nyilvántartások és dokumentumok átadása érdekében a további kezelésükért felelős egységnek vagy személynek.

Azon szervezetek és szervezetek számláinak lezárása, amelyek a szervezeti átszervezésről szóló döntés meghozatalát követően azonnal megszüntetik működésüket.

Ami a rendszert kezelő és működtető egységet illeti, a Belügyminisztériumnak meg kell határoznia és be kell határolnia a rendszerben található dokumentumok és dokumentum-adatbázisok körét az egyes ügynökségek, szervezetek és magánszemélyek számlái szerint; amelyben az egységek és magánszemélyek befejezetlen munkáinak listája alapján meg kell határoznia az adatok körét, és listát kell készítenie a befejezetlen munkával rendelkező szervezetek és magánszemélyek számláiról; utasítás esetén átadás-átvételi tervet kell készítenie.

Gyűjtse össze és jelentse a Tartományi Népi Bizottságnak és a Belügyi Minisztériumnak a Rendszerben jelenleg használt okmányazonosító kódok, dossziékódok és okmányjelek rendszerét, hogy az apparátus egységes, szinkronizált és a párhuzamos munkavégzést elkerülő átszervezése után alapul szolgáljon az ügynökségek és szervezetek okmányazonosító kódjainak, dossziékódjainak és okmányjeleinek meghatározásához.

A szervezeti felépítés befejezése után azonnal el kell végezni a következő feladatokat:

Azon szervezetek és szervezetek számláinak lezárása, amelyek a szervezeti átszervezésről szóló döntés meghozatalát követően azonnal megszüntetik működésüket.

Frissítse az új ügynökségek és szervezetek dokumentumazonosító kódjainak, fájlkódjainak és szöveges szimbólumainak rendszerét a rendszer zökkenőmentes működésének biztosítása érdekében.

Új ügynökségek, szervezetek és magánszemélyek számára fiókok megnyitása, a korábban kapcsolódó dokumentumokkal és dokumentumadatbázisokkal való kapcsolat biztosítása a rendszeren végzett munkafolyamatok megszakításának elkerülése érdekében.
A nem működő szervek, szervezetek és egységek dokumentumainak és dokumentum-adatbázisainak kinyerése és becsomagolása, majd az apparátus átszervezése után azok átadása a Tartományi Történeti Levéltárnak vagy az illetékes szerveknek és szervezeteknek.

Készítsen tervet a rendszerben található dokumentumok és dokumentumadatbázisok felhasználására az ügynökségek, szervezetek és magánszemélyek sürgős igényeinek kielégítésére a rendszer átszervezése során.
A 414/BNV-VTLTNN számú hivatalos közlemény teljes szövegét a csatolt FÁJLBAN találja:

Forrás: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987