Elektronikus nyilvántartások létrehozása

A dokumentum- és munkanyilvántartó-kezelő szoftvereken létrehozott elektronikus nyilvántartások segítik a Ha Tinh-et az adminisztratív menedzsment tevékenységek javításában és az e-kormányzat kiépítésének folyamatának előmozdításában.

Eddig a papíralapú dokumentumok és az illetékes hatóság aláírásával és pecsétjével hitelesített dokumentumok biztosították azok jogszerűségét, és ezeket használták az állami közigazgatási szervek irányítására, kezelésére és tranzakcióira. A Belügyi Minisztérium azt is tanácsolta a Tartományi Népi Bizottságnak, hogy adjon ki számos olyan dokumentumot, amelyek irányítják és útmutatóul szolgálnak a papíralapú iratok kezeléséhez és létrehozásához.

Azonban egyes ügynökségek és egységek hagyományos megőrzési és archiválási eljárásainak végrehajtása még nem biztosított a jelenlegi szabályozásoknak megfelelően, például: a dokumentumok nincsenek teljes körűen rögzítve, még mindig függőben vannak, nincsenek összegyűjtve, szerkesztve és értékelve... Ebből a valóságból kiindulva a Ha Tinh 2021-ben kísérleti jelleggel elindította az elektronikus nyilvántartások dokumentum- és munkanyilvántartó-kezelő szoftvereken történő létrehozásának kezdeményezését.

Elektronikus iratok létrehozása – a digitális kormányzat kiépítésének alapja

Az elektronikus nyilvántartások létrehozása megkönnyíti a tisztviselők és a köztisztviselők adminisztratív eljárásainak lebonyolítását.

Mai Truong Sinh, a Belügyi Minisztérium igazgatóhelyettese – a kezdeményezés szerzője – elmondta: „Az elektronikus iratok létrehozása és az elektronikus dokumentumok tárolása egy új típus, számos különbséggel a hagyományos papíralapú iratokhoz képest. A dokumentumok elektronikus adathordozón jönnek létre, vagy más információhordozókon lévő dokumentumokból digitalizálják őket. A digitális dokumentumok hálózati környezetben automatikusan létrehozhatók iratokká a dokumentumkezelő rendszerbe integrált irat-létrehozási funkciónak köszönhetően”.

Az értékelés szerint Ha Tinh az egyik vezető település az elektronikus nyilvántartások bevezetésében és az elektronikus dokumentumok digitalizálásában; a dokumentumok hasznosításának megszervezésében az online közszolgáltatások részleges és teljes körű hatékony kiépítése érdekében.

Elektronikus iratok létrehozása – a digitális kormányzat kiépítésének alapja

A nyilvántartások zökkenőmentesen, online készülnek, így papíralapú tárolást takarítanak meg.

2021-ben Ha Tinh 6 tartományi szintű egységben (Tartományi Népi Bizottság Hivatala, Belügyi Minisztérium, Pénzügyi Minisztérium, Információs és Kommunikációs Minisztérium, Tudományos és Technológiai Minisztérium, Igazságügyi Minisztérium) és 3 járási szintű egységben (Ha Tinh Város, Cam Xuyen Kerület, Thach Ha Kerület) tesztelte a programot, amelynek eredményeként 3231 elektronikus dokumentum jött létre.

2022-re a munkaügyi nyilvántartási szoftveren keresztüli elektronikus nyilvántartások létrehozását minden tartományi osztályon, fiókhivatalban és a kerületek, városok és települések népbizottságában bevezetik. Az egységekben és helységekben létrehozott nyilvántartások teljes száma meghaladja az 51 600-at, amelyből a teljes nyilvántartások száma meghaladja a 13 000-et. 2023-ban Ha Tinh továbbra is erőteljesen fogja alkalmazni az elektronikus nyilvántartások létrehozását a munkaügyi nyilvántartási szoftveren, azzal a céllal, hogy a tartományi szintű munkaügyi nyilvántartások 90%-a, a járási szintű munkaügyi nyilvántartások 80%-a, a községi szintű munkaügyi nyilvántartások 30%-a (kivéve az államtitkok körébe tartozó munkaügyi nyilvántartásokat, az összetett dokumentumkomponenseket tartalmazó nyilvántartásokat...) létrejöjjön.

A gyakorlatban az elektronikus iratok létrehozása számos előnnyel járt az államigazgatás számára, előmozdította a közigazgatási reformot, és javította a dokumentum- és levéltári munka hatékonyságát.

Elektronikus iratok létrehozása – a digitális kormányzat kiépítésének alapja

A létrehozott elektronikus nyilvántartásokkal a dokumentumok keresése és feldolgozása gyorsan megtörténik.

Ho Thi Niem asszony, a Belügyminisztérium Közigazgatási Reform és Dokumentumarchívum Osztályának szakértője elmondta: „Amióta bevezették az elektronikus iratok létrehozását a munkairányítási szoftverben, az első előny, hogy jelentősen csökkent a papír alapú iratok tárolásának mennyisége, mint korábban. Továbbá, amikor az iratok hálózati környezetben jönnek létre, a szöveges információk keresése és feldolgozása gyors és kényelmes. A dokumentumok szerkesztése is egyszerűvé és gyorssá válik, mivel már nem kell időt tölteni a papír alapú dokumentumok sokszori nyomtatásával és újranyomtatásával, hogy véleményt kérjünk a részlegektől és hivataloktól, mint korábban. Ezenkívül az elektronikus iratok korlátozzák a dokumentumok elvesztését is, ami a papír alapú iratok esetében könnyen előfordulhat.”

Az elektronikus dokumentumok munkaügyi nyilvántartó szoftveren történő létrehozásának további előnye, hogy az elektronikus dokumentumok köröztetése során minden köztisztviselő és közalkalmazott részt vehet a dokumentumok feldolgozásának és megoldásának folyamatában ugyanabban a rendszerben. Ez biztosítja a dokumentumok feldolgozásának zökkenőmentességét és következetességét. Másrészt segíti a hivatalok és egységek vezetőit az egyes köztisztviselők és közalkalmazottak munkájának konzultációs folyamatának kezelésében és kezelésében, amikor az állásfoglalás elnöklésével megbízzák őket.

Elektronikus iratok létrehozása – a digitális kormányzat kiépítésének alapja

A Minisztérium a tartomány mind a 216 községére, kerületére és városára vonatkozóan kézi utasítások formájában megvalósítja az elektronikus nyilvántartások létrehozását a dokumentum- és munkanyilvántartó szoftverben. Az egység kiadott egy dokumentumot is, amely útmutatóul szolgál a munkanyilvántartó szoftverben történő elektronikus nyilvántartások létrehozásának folyamatához, amelynek főbb tartalmai a következők: az elektronikus dokumentumok készítésének és aláírásának folyamata; az ügynökség nyilvántartási listájának a dokumentum- és munkanyilvántartó szoftverben történő rögzítésének folyamata; az elektronikus nyilvántartások létrehozásának folyamata a dokumentum- és munkanyilvántartó szoftverben. Elmondható, hogy az elektronikus nyilvántartások létrehozása meglehetősen bonyolult, de az e-kormányzat és a digitális kormányzat kiépítésének folyamatában ez elkerülhetetlen követelmény.
Mai Truong Sinh úr
a Belügyi Minisztérium igazgatóhelyettese

Phuc Quang - Mai Hoang

Forrás