A dokumentum- és munkafájl-kezelő szoftverek segítségével elektronikus fájlok létrehozása segíti a Ha Tinh-et az adminisztratív menedzsment javításában és az e-kormányzat kiépítésének folyamatának előmozdításában.
Történelmileg az illetékes hatóságok aláírásával és pecsétjével hitelesített papír alapú dokumentumokat jogilag érvényesnek tekintették, és az állami közigazgatási szervek működéséhez, irányításához és tranzakcióihoz használták. A Belügyi Minisztérium azt is tanácsolta a Tartományi Népi Bizottságnak, hogy számos irányelvet és útmutatót adjon ki a papír alapú iratok kezelésével és létrehozásával kapcsolatban.
A hagyományos dokumentummegőrzési és archiválási eljárások bevezetése azonban egyes ügynökségekben és egységekben még mindig nem felel meg a jelenlegi szabályozásoknak, például: a dokumentumok nincsenek teljes körűen iktatva, feldolgozatlanok maradnak, és nem gyűjtötték, nem rendszerezték őket, illetve nem értékelték értéküket... Ezt a valóságot alapul véve Ha Tinh tartomány 2021-ben kísérleti jelleggel elindította az elektronikus fájlok létrehozásának kezdeményezését dokumentum- és munkafájl-kezelő szoftver segítségével.
Az elektronikus nyilvántartások létrehozása megkönnyíti a tisztviselők és a köztisztviselők munkáját az adminisztratív eljárások kezelésében.
Mai Truong Sinh, a Belügyminisztérium igazgatóhelyettese és a kezdeményezés szerzője szerint: „Az elektronikus fájlok létrehozása és az elektronikus dokumentumok tárolása egy új típusú rendszer, amely számos különbséggel rendelkezik a hagyományos papíralapú fájlkészítéshez képest. A dokumentumok elektronikus eszközökön jönnek létre, vagy más adathordozókon lévő dokumentumokból digitalizálódnak. A digitális dokumentumok automatikusan fájlokká hozhatók létre hálózati környezetben a dokumentumkezelő rendszerbe integrált fájllétrehozási funkciónak köszönhetően.”
Az értékelések szerint Ha Tinh az egyik vezető település az elektronikus iratok létrehozásának és az elektronikus dokumentumok digitalizálásának megvalósításában; a dokumentumok hasznosításának megszervezésében az online közszolgáltatások hatékony megvalósítása érdekében, mind részlegesen, mind teljes mértékben.
A nyilvántartások zökkenőmentesen, online készülnek, így megtakarítva a papíralapú tárolást.
2021-ben Ha Tinh tartomány 6 tartományi szintű egységben (a Tartományi Népi Bizottság Hivatala, a Belügyminisztérium, a Pénzügyi Minisztérium, az Információs és Kommunikációs Minisztérium, a Tudományos és Technológiai Minisztérium, valamint az Igazságügyi Minisztérium) és 3 járási szintű egységben (Ha Tinh város, Cam Xuyen kerület és Thach Ha kerület Népi Bizottsága) tesztelte a rendszert, aminek eredményeként 3231 elektronikus fájl jött létre.
2022-re az elektronikus fájlok munkafájl-szoftveren történő létrehozását minden tartományi osztályon és ügynökségen, valamint a kerületek, városok és települések népbizottságaiban bevezették. Az ezekben az egységekben és helységekben létrehozott fájlok teljes száma meghaladta az 51 600-at, amelyből több mint 13 000 készült el. 2023-ban Ha Tinh továbbra is erőteljesen hajtotta végre az elektronikus fájlok munkafájl-szoftveren történő létrehozását, azzal a céllal, hogy a tartományi szintű munkafájlok 90%-a, a járási szintűek 80%-a, a községi szintűek pedig 30%-a (kivéve az államtitoknak minősített vagy összetett dokumentumokat tartalmazó fájlokat) létrejöjjön.
A gyakorlatban az elektronikus iratok létrehozása számos előnnyel jár az államigazgatás számára, elősegíti a közigazgatási reformot, valamint javítja a dokumentumkezelés és az archiválás hatékonyságát.
Az elektronikus dokumentumok létrehozása felgyorsítja a dokumentumok keresését és feldolgozását.
Ho Thi Niem asszony, a Belügyi Minisztérium Közigazgatási Reform és Dokumentumarchiválási Osztályának szakértője elmondta: „Amióta bevezették az elektronikus fájlok létrehozását a munkairányítási szoftverben, az első előny a korábban használt papíralapú fájltárolás mennyiségének jelentős csökkenése. Továbbá, amikor a fájlokat online hozzák létre, az információk és dokumentumok keresése és feldolgozása gyorsabb és kényelmesebb. A dokumentumok szerkesztése is egyszerűbbé és gyorsabbá válik, mivel nem kell időt pazarolni a papíralapú dokumentumok ismételt nyomtatására, hogy visszajelzést kapjunk a különböző osztályoktól. Ezenkívül az elektronikus fájlok csökkentik a dokumentumvesztés kockázatát is, ami a papíralapú fájlok esetében nagyobb valószínűséggel fordul elő.”
Az elektronikus nyilvántartások munkaügyi nyilvántartó szoftveren történő létrehozásának további előnye, hogy az elektronikus dokumentumok körforgásakor minden köztisztviselő és tisztviselő részt vehet a dokumentumok feldolgozásában és megoldásában ugyanazon a rendszeren belül. Ez biztosítja a zökkenőmentes és következetes dokumentumfeldolgozást. Másrészt segíti a hivatalok és egységek vezetőit az egyes köztisztviselők és tisztviselők tanácsadási és munkafolyamatainak kezelésében, amikor egy feladat vezetésére vannak kijelölve.
A Minisztérium gyakorlati képzési megközelítés révén valósítja meg az elektronikus fájlok létrehozását a dokumentum- és munkafájl-kezelő szoftverben a tartomány mind a 216 községében, kerületében és városában. Az egység kiadott egy dokumentumot is, amely útmutatóul szolgál az elektronikus fájlok létrehozásának folyamatához a munkafájl-kezelő szoftverben, amelynek főbb tartalmai többek között az elektronikus dokumentumok szerkesztésének és aláírásának folyamata; az ügynökség fájlkatalógusának a dokumentum- és munkafájl-kezelő szoftverbe történő bevitelének folyamata; valamint az elektronikus fájlok létrehozásának folyamata a dokumentum- és munkafájl-kezelő szoftverben. Elmondható, hogy az elektronikus fájlok létrehozása meglehetősen összetett, de az e-kormányzat és a digitális kormányzat kiépítésének folyamatában ez alapvető követelmény.
Mai Truong Sinh úr
A Belügyi Minisztérium igazgatóhelyettese
Phuc Quang - Mai Hoang
Forrás
![OCOP a Tet-szezonban: [3. rész] Az ultravékony rizspapír elszabadul.](/_next/image?url=https%3A%2F%2Fvphoto.vietnam.vn%2Fthumb%2F402x226%2Fvietnam%2Fresource%2FIMAGE%2F2026%2F01%2F28%2F1769562783429_004-194121_651-081010.jpeg&w=3840&q=75)
Hozzászólás (0)