Cara mengoptimalkan Outlook untuk pengelolaan email yang lebih efisien daripada Gmail.

Kuasai 10 kiat kustomisasi Outlook ini untuk membersihkan kotak masuk Anda secara otomatis, memblokir pelacakan, dan menggunakan pintasan Gmail untuk memaksimalkan produktivitas Anda.

Meskipun Gmail saat ini memimpin pasar, Microsoft Outlook masih memiliki banyak fitur canggih yang mampu mengoptimalkan alur kerja secara signifikan. Namun, banyak alat bermanfaat di Outlook tidak diaktifkan secara default, menyebabkan pengguna kehilangan kesempatan untuk mengubah kotak masuk yang berantakan menjadi ruang kerja profesional. Berikut adalah beberapa kiat penting untuk meningkatkan pengalaman manajemen email Anda.

Tingkatkan privasi dan blokir pelacakan.

Bisnis sering menggunakan "piksel pelacak" tersembunyi di email untuk mengetahui kapan Anda membukanya. Untuk melindungi privasi Anda di Outlook.com, buka Pengaturan (ikon roda gigi) > Email > Email sampah . Di bawah Opsi keamanan , pilih Blokir lampiran, gambar, dan tautan dari siapa pun yang tidak ada dalam daftar Pengirim dan domain aman saya . Ini membantu mencegah pelacakan terselubung dan upaya phishing.

Selain itu, Anda dapat membuka Mail > Tata Letak untuk menonaktifkan "Jangan tampilkan gambar pengirim" dan di tab Penanganan pesan , hapus centang pada opsi untuk menampilkan logo pengirim yang terkait dengan belanja. Untuk memastikan email penting tidak hilang, tambahkan alamat tepercaya ke Pengirim aman di menu pengaturan yang sama.

Bersihkan kotak masuk Anda secara otomatis dengan fitur Sweep.

Fitur Sweep adalah alat canggih yang mengotomatiskan pembersihan email dari pengirim tertentu. Misalnya, Anda dapat mengatur Outlook untuk hanya menyimpan email transaksi perbankan dari 10 hari terakhir dan secara otomatis mengarsipkan email yang lebih lama.

Untuk melakukan ini, pilih email, klik tab Beranda , dan pilih Pindai . Jendela akan muncul dengan empat opsi pemrosesan utama:

Antarmuka ini memungkinkan Anda untuk mengatur fitur Sweep untuk memindahkan atau menghapus email secara otomatis sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.

• Pindahkan semua pesan keluar dari Kotak Masuk.
• Pindahkan semua pesan saat ini dan yang akan datang.
• Hanya simpan pesan terbaru.
• Secara otomatis memindahkan pesan yang berusia lebih dari 10 hari.

Percepat pemrosesan dengan gerakan geser dan pintasan Gmail.

Di aplikasi seluler, Anda dapat menyesuaikan gerakan geser ke kiri atau kanan untuk menghapus, mengarsipkan, atau menandai email dengan membuka Pengaturan > Email > Opsi Geser . Bagi pengguna komputer yang terbiasa dengan pintasan keyboard Google, Outlook memungkinkan peralihan ke pintasan keyboard Gmail di Pengaturan > Umum > Aksesibilitas > Pintasan keyboard .

Salah satu fitur yang patut diperhatikan adalah Langkah Cepat . Alat ini memungkinkan Anda menggabungkan beberapa tindakan dalam satu klik, seperti menandai email sebagai sudah dibaca dan memindahkannya ke folder arsip. Anda dapat mengaturnya di Mail > Langkah Cepat .

Kontrol AI dan fitur tambahan.

Jika Anda menginginkan keamanan data absolut dan tidak ingin menggunakan Copilot AI, Anda dapat membuka Pengaturan > Copilot untuk menonaktifkan fitur ini. Selain itu, di bagian Privasi dan data , Anda harus menonaktifkan opsi pengumpulan data diagnostik dan analisis konten untuk memastikan Microsoft tidak mengumpulkan informasi dari email Anda.

Terakhir, aktifkan fitur Batalkan pengiriman di Mail > Tulis dan balas . Anda dapat mengatur batas waktu hingga 30 detik untuk memungkinkan Anda menarik kembali email yang salah kirim atau salah kirim sebelum email tersebut benar-benar terkirim.

Iklan

Sumber: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html