Notarisasi digital: Mengapa orang masih ragu?

Namun bagi banyak orang, notarisasi elektronik masih merupakan sesuatu yang asing dan… tidak dapat diandalkan.

Kebiasaan "menandatangani dengan tanda tangan asli dan tanda terima asli"

Bapak Dao Duy An, Sekretaris Jenderal Asosiasi Notaris Vietnam, menekankan bahwa dengan sekitar 8 juta dokumen yang dinotariskan dikonversi sepenuhnya ke penyimpanan elektronik selama periode 30 tahun setiap tahunnya, hal itu dapat menghemat ratusan miliar dong bagi masyarakat dalam biaya penyimpanan dan pemrosesan dokumen kertas.

Orang-orang sedang mengesahkan dokumen di Kantor Notaris Phung Quan, Kelurahan Yen Hoa, Hanoi . Foto: HH

Selain itu, pengarsipan elektronik tidak hanya menghemat biaya tetapi juga berfungsi sebagai alat untuk pengambilan data, analisis, statistik, dan peringatan risiko, yang mendukung kegiatan manajemen negara. Namun, menurut pengamatan wartawan dari Surat Kabar HanoiMoi, di banyak kantor notaris di Hanoi, metode tradisional penandatanganan dengan dokumen fisik masih sangat umum. Masyarakat masih belum memahami atau belum siap untuk notarisasi elektronik, terutama untuk transaksi properti.

Di Kantor Notaris Phung Quan di Kelurahan Yen Hoa, Hanoi, Ibu Nguyen Thi Hong, seorang akuntan, mengatakan: "Saya pernah mendengar tentang notarisasi digital, tetapi saya masih lebih suka menandatangani dokumen secara langsung. Memegang salinan kertas yang telah dinotarisasi dengan stempel merah masih terasa jauh lebih aman."

Senada dengan pendapat tersebut, Bapak Le Van Binh dari lingkungan Ha Dong mengatakan: “Transaksi properti bernilai miliaran dong. Jika timbul risiko teknis atau perselisihan, mekanisme untuk menentukan kesalahan dan tanggung jawab masih belum jelas dengan notarisasi elektronik. Saya takut terjadi pemalsuan atau kehilangan data. Apa pun bisa diretas secara online, jadi mengelola aset saya secara online sangat berisiko. Inilah mengapa saya belum mau beralih.”

Menurut statistik dari Departemen Bantuan Hukum ( Kementerian Kehakiman ), jumlah dokumen yang dilegalisir melalui platform digital baru kurang dari 5% dari total transaksi nasional. Meskipun infrastruktur teknis pada dasarnya sudah lengkap, sebagian besar masyarakat dan banyak organisasi legalisasi masih belum sepenuhnya siap.

Diperlukan mekanisme untuk menjamin keamanan hukum dan kepercayaan digital bagi warga negara.

Menurut pengacara Le Quang Vinh, notarisasi elektronik bukan hanya transisi dari kertas ke lingkungan daring, tetapi juga perubahan dalam metode untuk memastikan keamanan hukum. Kepercayaan adalah fondasi dari semua transaksi. Ketika orang tidak percaya bahwa tanda tangan digital memiliki nilai yang sama dengan tanda tangan asli, mereka tidak akan antusias untuk berpartisipasi.

Bapak Le Quang Vinh menganalisis bahwa tanda tangan digital diakui secara hukum dan memiliki nilai yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan. Namun, penyebaran dan panduan penggunaannya kepada masyarakat masih terbatas. "Kampanye komunikasi yang kuat diperlukan untuk membantu masyarakat memahami bahwa notarisasi elektronik aman, dilindungi oleh hukum, dan dapat disimpan dalam jangka panjang," sarannya.

Selain itu, umpan balik dari kantor notaris menunjukkan bahwa di banyak negara, notarisasi elektronik hanya diizinkan setelah mekanisme otentikasi elektronik nasional yang lengkap diterapkan. Di Vietnam, infrastruktur identitas digital masih dalam pengembangan, dan infrastruktur berbagi data antar lembaga belum tersinkronisasi. Verifikasi identitas elektronik dan integrasi informasi antara kartu identitas warga negara, identitas VNeID, dan sistem notarisasi belum sepenuhnya lancar. Ini berarti bahwa proses konfirmasi transaksi digital masih memerlukan beberapa langkah manual, yang menimbulkan kehati-hatian baik di kalangan klien maupun notaris.

Menurut Nguyen Thi Tho, Wakil Presiden Eksekutif Asosiasi Notaris Vietnam, untuk berhasil menerapkan notarisasi elektronik, kita menghadapi banyak tantangan seperti perlunya peningkatan dan sinkronisasi lebih lanjut kerangka hukum dengan Undang-Undang Notaris 2024, Undang-Undang Transaksi Elektronik 2023, dan dokumen terkait; perlunya tingkat keamanan informasi dan keamanan siber yang tinggi dalam infrastruktur teknis; dan perlunya fokus pada kapasitas akses teknologi dan konsensus notaris dan organisasi praktik notaris di seluruh negeri.

Realitas di atas menunjukkan bahwa agar notarisasi elektronik benar-benar "masuk ke kehidupan sehari-hari," dua hal perlu dilakukan secara bersamaan: memperkuat infrastruktur hukum dan mendorong perubahan kesadaran sosial. Pertama, perlu segera menyelesaikan kerangka hukum untuk transaksi elektronik dalam notarisasi, terutama mekanisme penyimpanan, verifikasi, dan penyelesaian sengketa. Selain itu, perlu ada kebijakan untuk mendorong kantor notaris berinvestasi dalam platform digital dan mendukung biaya pemeliharaan infrastruktur keamanan informasi. Setelah "kepercayaan digital" terbentuk, stempel merah tradisional secara bertahap dapat digantikan oleh tanda tangan digital di layar, yang lebih cepat, lebih transparan, dan tetap memiliki validitas hukum penuh.

Sumber: https://hanoimoi.vn/cong-chung-so-vi-sao-nguoi-dan-van-con-de-dat-720618.html