Rancangan Undang-Undang Kearsipan (perubahan): Apa kewenangan pengelolaan dokumen kearsipan Kementerian Pertahanan dan Kementerian Keamanan Publik?

Melanjutkan agenda sidang ketujuh, pada pagi hari tanggal 24 Mei, Majelis Nasional membahas di aula sejumlah isi dengan berbagai pendapat mengenai rancangan Undang-Undang Kearsipan (perubahan).

Melaporkan tentang penjelasan, penerimaan dan revisi rancangan Undang-Undang Kearsipan (perubahan), Sekretaris Jenderal Majelis Nasional, Kepala Kantor Majelis Nasional Bui Van Cuong mengatakan bahwa rancangan undang-undang tersebut, setelah diterima dan direvisi, terdiri dari 8 bab dengan 65 pasal; mengikuti dengan cermat tujuan dan sudut pandang yang ditetapkan saat menyusun undang-undang, segera melembagakan kebijakan Partai, mengatasi kekurangan dan keterbatasan dalam pelaksanaan Undang-Undang Kearsipan tahun 2011, berkontribusi untuk lebih menjamin hak warga negara untuk mengakses informasi sebagaimana diamanatkan oleh Konstitusi, dan pada saat yang sama, melaksanakan orientasi untuk mempromosikan sosialisasi kegiatan kearsipan, membangun masyarakat kearsipan.

Suasana sidang pembahasan RUU Kearsipan di DPR (perubahan). Foto: TRONG HAI

Kewenangan untuk mengelola dokumen arsip untuk Kementerian Pertahanan Nasional dan Kementerian Keamanan Publik

Khusus mengenai kewenangan pengelolaan dokumen kearsipan dan pangkalan data dokumen kearsipan, Pasal 10 RUU ini mengatur:

kantor pusat Manajemen dokumen dan basis data meliputi: Dokumen yang disimpan di arsip sejarah Negara di tingkat Pusat; basis data dokumen arsip Arsip Negara Vietnam; dokumen arsip cadangan Arsip Negara Vietnam.

Kementerian Pertahanan Nasional, Kementerian Keamanan Publik, Kementerian Luar Negeri Mengelola dan menyimpan dokumen yang terbentuk selama operasi, arsip cadangan, arsip bernilai khusus, dan basis data arsip sektor Pertahanan, Keamanan Publik, dan Kementerian Luar Negeri.

Pengelolaan dan penyimpanan dokumen organisasi Partai di bidang Pertahanan Negara, Keamanan Publik, dan Kementerian Luar Negeri dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan instansi Partai yang berwenang.

Selain itu, Pasal 11 RUU tersebut juga menyebutkan: Untuk pangkalan data dokumen arsip Pertahanan Negara, Keamanan Publik, dan Kementerian Luar Negeri, Menteri Pertahanan Negara, Menteri Keamanan Publik, dan Menteri Luar Negeri membina, mengelola, dan mengoperasikannya.

Pasal 19 rancangan undang-undang tersebut menetapkan: Setelah berakhirnya masa penyimpanan di arsip yang berlaku, penyimpanan permanen dokumen arsip Pertahanan Negara, Keamanan Publik, dan Kementerian Luar Negeri ditetapkan oleh Menteri Pertahanan Nasional, Menteri Keamanan Publik, dan Menteri Luar Negeri.

Para delegasi yang menghadiri pertemuan. Foto: TRONG HAI

Simpan dokumen kertas secara paralel dengan penyimpanan dokumen digital

Salah satu konten penting dalam rancangan undang-undang ini adalah tentang penyimpanan dokumen elektronik.

Sebelumnya, dalam diskusi tersebut, sejumlah delegasi mengusulkan agar peta jalan penerapan pengarsipan elektronik disusun sesuai dengan kapasitas sumber daya, dan agar konten pengarsipan elektronik diintegrasikan ke dalam regulasi terkait. Sebagian mengusulkan agar dokumen digital yang sudah diarsipkan secara permanen dicetak dan disimpan di arsip.

Terkait hal tersebut, Sekretaris Jenderal Majelis Nasional sekaligus Kepala Kantor Majelis Nasional Bui Van Cuong menyatakan: Pengelolaan, pemanfaatan, dan penggunaan arsip digital merupakan syarat objektif dan perlu untuk membangun pemerintahan digital dan masyarakat digital.

Namun demikian, untuk menyesuaikan dengan realitas pengarsipan (saat ini masih didominasi pengarsipan dokumen kertas), terutama kemampuan sumber daya untuk menjamin kelayakannya, rancangan undang-undang ini dirancang ke arah pengaturan pengarsipan dokumen kertas secara paralel dengan pengarsipan dokumen digital dan konversi dari pengarsipan dokumen kertas ke pengarsipan dokumen digital dilakukan sesuai peta jalan membangun e-Government, e-government dan orientasi Pemerintahan digital, pemerintahan digital.

Bersamaan dengan itu, dengan menyerap pendapat delegasi Majelis Nasional, struktur rancangan undang-undang tersebut direvisi dengan tidak menetapkan bab tersendiri tentang kearsipan elektronik, melainkan mengintegrasikannya ke dalam Bab 3 tentang operasi kearsipan; untuk menjamin konsistensi dalam operasi kearsipan, untuk menjamin pengaturan yang lebih jelas dan lebih lengkap untuk masing-masing jenis dokumen kearsipan dan untuk membantu membuat pelaksanaannya lebih mudah dan lebih nyaman.

Selain itu, Pasal 22 RUU ini mengatur tentang pembentukan arsip cadangan bagi arsip yang bernilai khusus dan arsip permanen yang berisiko rusak berat, sehingga diusulkan untuk tidak menambah ketentuan tentang pengalihan dokumen digital ke dokumen kertas untuk keperluan penyimpanan.

Sumber