Sederhanakan prosedur, minimalkan waktu dan dokumen.
Reformasi administrasi bukan hanya tentang menyederhanakan prosedur, tetapi juga tentang membangun administrasi yang berorientasi pada pelayanan, dengan menggunakan kepuasan warga sebagai ukuran keberhasilan. Dengan semangat ini, Komite Rakyat Kelurahan Ngoc Ha telah menerapkan model "Deklarasi sekali, penggunaan seumur hidup" untuk prosedur yang berkaitan dengan penghormatan terhadap para martir, dengan tujuan mengurangi waktu, biaya, dan administrasi bagi warga.
Berdasarkan pengalaman praktis, Kelurahan Ngoc Ha menyadari bahwa prosedur sebelumnya untuk menerima tunjangan peringatan martir melibatkan banyak tahapan perantara, yang mengharuskan orang untuk berulang kali mengisi formulir dan melengkapi dokumen berkali-kali. Secara khusus, mayoritas pemohon adalah kerabat lanjut usia dari para martir dengan kesehatan terbatas, sehingga menyulitkan perjalanan.
Berdasarkan hal tersebut, Kelurahan Ngoc Ha telah menerapkan model "Deklarasi sekali, penggunaan seumur hidup", mengintegrasikan prosedur verifikasi tanda tangan pada dokumen surat kuasa dengan prosedur pendaftaran para martir ke dalam satu proses. Semua catatan didigitalisasi sejak awal dan disimpan dalam sistem untuk penggunaan jangka panjang, meminimalkan kebutuhan warga untuk mengirimkan kembali dokumen lama.
Salah satu poin penting dari model ini adalah proses baru yang mempersingkat waktu pemrosesan dari 4,5 hari menjadi sekitar 2 hari, sehingga secara signifikan mengurangi jumlah kunjungan yang dibutuhkan. Bagi mereka yang tidak dapat mengunjungi kantor administrasi secara langsung, petugas kelurahan, bersama dengan sukarelawan dan tim administrasi publik tanggap cepat, akan mengunjungi rumah mereka untuk memberikan panduan dan bantuan dalam menyelesaikan dokumen yang diperlukan.
Sesuai prosedur, sejak tahap awal, warga diberikan panduan lengkap dan informasi mereka dicocokkan dengan Basis Data Kependudukan Nasional. Setelah verifikasi dan penerimaan, dokumen didigitalisasi, data distandarisasi, dan diberi kode identifikasi untuk penyimpanan elektronik. Secara bersamaan, sistem dihubungkan dengan otoritas terkait untuk diproses, memungkinkan warga untuk dengan mudah melacak permohonan mereka secara daring.
Menggunakan kepuasan pelanggan sebagai ukuran kualitas layanan.
Sebagai salah satu orang yang memproses permohonan tersebut, Bapak Nguyen Huu Son (No. 2, Gang 281, Jalan Doi Can), seorang kerabat yang menghormati martir Nguyen Huu Minh, sangat mengapresiasi inovasi ini. Meskipun menderita stroke dan menghadapi keterbatasan teknologi, beliau menyelesaikan prosedur tersebut dengan lancar berkat bantuan para petugas dan sukarelawan yang datang ke rumahnya.
"Sebelumnya, saya harus melakukan beberapa perjalanan bolak-balik antara komite lingkungan dan Komite Rakyat kelurahan untuk mendapatkan konfirmasi, tetapi sekarang datanya telah didigitalisasi, dan informasi dapat diakses dengan mudah melalui sistem. Hanya dengan menyebutkan nama, saya dapat mengakses informasi keluarga lengkap. Model ini menghemat banyak waktu dan tenaga, dan saya sangat puas," ujar Bapak Son.
Senada dengan perasaan tersebut, Bapak Pham Van Bao (berdomisili di Gang 29 Nomor 11, Jalan Hoang Hoa Tham Nomor 267), kerabat dari martir Dang Doanh Chinh, sangat tersentuh oleh rasa tanggung jawab yang ditunjukkan oleh para pejabat setempat yang secara proaktif datang ke rumahnya untuk meninjau dan membimbingnya melalui proses persiapan dokumen-dokumen yang diperlukan secara akurat sejak awal.
"Menurut saya model ini sangat praktis. Kita hanya perlu mendeklarasikannya sekali, dan datanya tersimpan untuk penggunaan jangka panjang. Waktu pemrosesannya lebih cepat, dan kita tidak perlu lagi bepergian ke banyak tempat atau menyerahkan dokumen tambahan berkali-kali seperti sebelumnya," komentar Bapak Bao.
Menurut Ngo Thi Thuy Lan, Kepala Dinas Kebudayaan dan Urusan Sosial Kelurahan Ngoc Ha, model ini tidak hanya mengurangi pekerjaan administrasi dan waktu pemrosesan, tetapi juga membangun basis data terpadu bagi orang-orang yang menghormati para prajurit yang gugur. Ini merupakan landasan penting untuk mempromosikan transformasi digital di bidang pelayanan bagi veteran perang dan meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat.
Dinas Kebudayaan dan Urusan Sosial Kelurahan Ngoc Ha akan memeriksa dan memverifikasi informasi, mengkonfirmasi dokumen, dan menyusun daftar kasus yang memenuhi syarat untuk dikoordinasikan dan diteruskan ke Pusat Pelayanan Administrasi Publik No. 2 untuk penyelesaian. Pada saat yang sama, kelurahan juga akan berkoordinasi erat dengan Dinas Dalam Negeri dalam memverifikasi dan menstandarisasi data, memastikan pemrosesan yang akurat dan sesuai.
Dalam enam bulan pertama tahun 2026, wilayah tersebut menerima dan memproses 26 permohonan berdasarkan model baru, dan mendapat tanggapan yang sangat positif dari masyarakat.
Dalam periode mendatang, Kelurahan Ngoc Ha akan terus mengevaluasi efektivitas model tersebut melalui kriteria seperti waktu pemrosesan, tingkat digitalisasi, dan kepuasan warga. Berdasarkan hal tersebut, wilayah ini akan mempelajari perluasan model ke berbagai prosedur administrasi lainnya di bidang veteran perang dan kesejahteraan sosial, yang berkontribusi pada pembangunan administrasi yang modern dan profesional.
Sumber: https://hanoimoi.vn/phuong-ngoc-ha-mot-lan-ke-khai-su-dung-tron-doi-nang-chat-luong-phuc-vu-nguoi-dan-1210533.html
