Mendigitalkan data catatan sipil:

Saat ini, berbagai daerah di seluruh negeri telah menerapkan digitalisasi, dan jutaan buku catatan sipil telah diperbarui ke dalam basis data catatan sipil elektronik. Namun, implementasinya menghadapi banyak kendala, mulai dari perangkat lunak dan koordinasi antar instansi hingga keterampilan petugas dalam menggunakan sistem. Pihak berwenang sedang bekerja keras untuk mengatasi kekurangan ini guna memastikan kelancaran operasional sistem.

Masalah-masalah baru telah muncul.

Untuk mendukung provinsi dan kota dalam mendigitalisasi data penduduk, Kementerian Kehakiman telah menerapkan perangkat lunak manajemen data registrasi sipil sejak tahun 2019. Secara khusus, dengan keinginan untuk menciptakan motivasi yang kuat dan berupaya menyelesaikan rencana digitalisasi data registrasi sipil lebih cepat dari jadwal, Kementerian Kehakiman dan pemerintah daerah telah meluncurkan kampanye emulasi intensif bert名为 "Mempercepat Penyelesaian Rencana Digitalisasi Data Registrasi Sipil".

Menangani prosedur administrasi untuk warga di Pusat Pelayanan Administrasi Publik di Kelurahan Cau Giay.

Menurut laporan wartawan, di provinsi dan kota seperti Thai Binh, Da Nang, dan Hanoi, Departemen Kehakiman telah berkoordinasi erat dengan kepolisian untuk memandu peninjauan dan perbandingan data antara basis data catatan sipil elektronik dan basis data penduduk nasional, untuk memastikan data yang bersih dan aktif. Grup Zalo telah dibentuk, dan pejabat dari Departemen Kehakiman memantau wilayah tersebut secara ketat, siap mendukung daerah setempat dengan berbagai cara seperti perekaman video , panduan melalui telepon, atau melalui aplikasi UltraViewer.

Khususnya di Da Nang, untuk mendukung daerah-daerah yang tertinggal, Departemen Kehakiman membentuk kelompok kerja yang secara langsung mengunjungi beberapa kecamatan dengan tingkat digitalisasi rendah dari pukul 07.30 hingga 22.00 untuk membimbing para pejabat dalam mendigitalisasi data mereka. Hingga saat ini, daerah-daerah di seluruh negeri telah mendigitalisasi data mereka, yang terhubung dan disinkronkan secara dua arah dengan basis data kependudukan nasional. Hanoi , khususnya, telah mendigitalisasi 96% datanya, mengurangi beban kerja bagi pegawai negeri sipil yang bekerja di bidang pencatatan sipil dan meningkatkan efisiensi prosedur administrasi. Sisanya 4% kekurangan data karena dokumen yang sudah usang.

Namun, penerapan model pemerintahan lokal dua tingkat telah mengungkap kekurangan tambahan. Contoh tipikalnya adalah perubahan batas administratif, khususnya penghapusan tingkat distrik, yang menyebabkan banyak orang harus memperbarui informasi kelahiran dan tempat tinggal tetap mereka. Misalnya, banyak warga yang sebelumnya tinggal di kelurahan Yen Hoa (Hanoi) sekarang berada di kelurahan Cau Giay, tetapi informasi pribadi mereka belum diperbarui, atau petugas telah memasukkan data yang salah, sehingga memerlukan dokumen tambahan saat memproses prosedur administratif seperti pendaftaran pernikahan atau pendaftaran kelahiran.

Lebih lanjut, menurut Ibu Pham Ho Hong Trang dari kelurahan Yen Hoa, sistem informasi pemrosesan prosedur administrasi di sebagian besar wilayah tidak sepenuhnya terhubung dengan perangkat lunak pencatatan dan pengelolaan sipil serta perangkat lunak layanan publik yang saling terkait, sehingga mengakibatkan waktu pemrosesan yang lebih lambat. Sementara itu, pegawai negeri sipil harus memasukkan dokumen dua kali dan mentransfer berkas kertas, dan formulir elektronik interaktif pada sistem tersebut kurang memiliki data lengkap dan tidak mengintegrasikan informasi dari Basis Data Kependudukan Nasional.

Penyelesaian masalah melalui bimbingan langsung.

Terkait masalah ini, Wakil Menteri Kehakiman Nguyen Thanh Tinh menyampaikan bahwa, melalui pemantauan dan penerimaan masukan serta saran dari daerah setempat melalui saluran bantuan Kementerian Kehakiman dan saluran dukungan lainnya, Kementerian telah mengidentifikasi kesulitan-kesulitan tersebut.

Bapak Nguyen Thanh Tinh lebih lanjut menyatakan bahwa versi baru sistem informasi pencatatan dan pengelolaan sipil, yang diimplementasikan oleh Kementerian Kehakiman mulai 1 Juli 2025, di bawah model pemerintahan daerah dua tingkat, membutuhkan koordinasi yang sinkron dari banyak pihak, termasuk: Kementerian Kehakiman (penyebaran sistem perangkat lunak, transfer data dari sistem lama ke sistem baru); Kantor Pemerintah (Portal Layanan Publik Nasional); Kementerian Keamanan Publik (perangkat lunak layanan publik yang saling terhubung, basis data penduduk nasional); Kementerian Sains dan Teknologi dan daerah (sistem penyelesaian prosedur administrasi tingkat provinsi), sementara waktu implementasinya sangat ketat. Oleh karena itu, sulit untuk menghindari kesulitan pada tahap awal.

Setelah dilakukan inspeksi, kesulitan utama muncul karena staf teknis di beberapa daerah tidak sepenuhnya memahami model sinkronisasi yang dipandu oleh Kementerian Kehakiman. Kementerian Kehakiman mengarahkan pembuatan video instruksional tentang penggunaan dan operasi spesifik setiap fungsi pada Sistem Pendaftaran dan Manajemen Catatan Sipil Elektronik, dan mempostingnya di Portal Informasi Elektronik dan Portal Hukum Nasional agar pengguna dapat mempelajarinya secara proaktif. Mengenai kesalahan koneksi dan transfer file/data, Kementerian Kehakiman menugaskan tim tetap untuk berkoordinasi dengan penanggung jawab sistem informasi prosedur administrasi tingkat provinsi dan Departemen Manajemen Administrasi Ketertiban Sosial (Kementerian Keamanan Publik) untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Menurut statistik, 26 provinsi dan kota menggunakan perangkat lunak i-Gate yang disediakan oleh Grup Pos dan Telekomunikasi Vietnam (VNPT). Hanoi dan provinsi Thai Nguyen menggunakan produk dari Mobifone Telecommunications Corporation. Provinsi Quang Ninh didukung oleh Grup FPT, dan lima daerah menggunakan perangkat lunak dari penyedia teknologi lain. Kementerian Kehakiman telah menugaskan Departemen Administrasi Peradilan untuk bekerja sama dengan VNPT guna menyepakati identifikasi kesalahan dan kekurangan serta menemukan solusinya; pada saat yang sama, kementerian terus melakukan diskusi dengan penyedia layanan lainnya untuk memastikan bahwa masalah tersebut diselesaikan sebelum 25 Agustus 2025.

Selain itu, Kementerian Kehakiman juga menemukan bahwa beberapa unit tingkat kecamatan dan pimpinan Komite Rakyat belum memiliki tanda tangan digital, atau telah memilikinya tetapi belum memperbarui perangkat lunak tanda tangan digital dengan benar, sehingga menyebabkan kesulitan dalam pemrosesan; terdapat juga situasi di mana pegawai negeri sipil di departemen kehakiman dan pencatatan sipil melakukan kesalahan dalam mengoperasikan perangkat lunak pencatatan dan pengelolaan sipil serta sistem informasi pemrosesan prosedur administrasi, yang menyebabkan penundaan yang berkepanjangan.

Kementerian Kehakiman sedang mengorganisir kelompok kerja untuk melakukan inspeksi dan memberikan bimbingan langsung di sejumlah daerah yang menghadapi banyak kesulitan dan hambatan, serta mendukung mereka dalam mengatasi tantangan ini melalui instruksi langsung. Hal ini dilaksanakan di 12 daerah, termasuk Hanoi.

Sumber: https://hanoimoi.vn/so-hoa-du-lieu-ho-tich-chu-dong-go-kho-van-hanh-thong-suot-713561.html