Peran tanda tangan digital dan layanan tepercaya dalam notaris elektronik

Diperkirakan dengan sekitar 8 juta dokumen yang diaktakan setiap tahun, penerapan notaris elektronik dapat membantu masyarakat menghemat ratusan miliar dong dalam biaya penyimpanan dan pemrosesan dokumen.

Ikhtisar Konferensi.

Pada tanggal 19 September 2025, di Hanoi, Pusat Autentikasi Elektronik Nasional (NEAC), Kementerian Sains dan Teknologi, berkoordinasi dengan Asosiasi Notaris Vietnam, menyelenggarakan lokakarya tentang "Peran tanda tangan digital dan layanan tepercaya dengan notaris elektronik".

Lokakarya ini merupakan forum bagi instansi manajemen, Ikatan Notaris Vietnam, tim notaris di seluruh negeri, dan pelaku usaha penyedia layanan tepercaya untuk bertukar dan berbagi pengalaman, berkontribusi dalam mendorong penerapan tanda tangan digital dan layanan tepercaya dalam kegiatan kenotariatan. Hal ini merupakan fondasi penting bagi penerapan notaris elektronik secara serentak setelah Undang-Undang Notaris (yang telah diubah) resmi berlaku mulai 1 Juli 2025.

Ibu To Thi Thu Huong, Direktur NEAC, menyampaikan pidato pembukaan pada Lokakarya tersebut.

Dalam pidato pembukaannya, Ibu To Thi Thu Huong, Direktur NEAC, berkomentar: "Di era di mana data menjadi sumber daya baru dan transaksi digital semakin populer, memastikan kepercayaan digital merupakan prasyarat. Di Vietnam, kami mengidentifikasi tanda tangan digital dan layanan tepercaya tidak hanya sebagai alat teknis, tetapi juga fondasi untuk memastikan kepercayaan dalam transaksi elektronik, yang membentuk ekonomi digital, pemerintahan digital, dan masyarakat digital."

Lokakarya ini diselenggarakan dalam konteks Peraturan Pemerintah Nomor 23/2025/ND-CP tentang tanda tangan elektronik dan layanan tepercaya yang baru-baru ini diterbitkan oleh Pemerintah . Peraturan ini menetapkan kerangka hukum yang komprehensif untuk layanan tepercaya seperti (tanda tangan digital, autentikasi pesan data, penandaan waktu, layanan pengiriman dan penerimaan data yang aman, dll.). Hal ini merupakan jembatan penting yang membantu dokumen elektronik yang diaktakan memiliki nilai hukum yang sama dengan dokumen kertas.

Ibu Nguyen Thi Tho, Wakil Presiden Eksekutif Asosiasi Notaris Vietnam, berbicara di Lokakarya tersebut.

Dalam lokakarya tersebut, Ibu Nguyen Thi Tho, Wakil Presiden Eksekutif Ikatan Notaris Vietnam, menegaskan bahwa koordinasi dengan NEAC diperlukan agar notaris elektronik dapat diterapkan: "Asosiasi akan mendampingi NEAC dalam mempromosikan, melatih, dan membimbing notaris untuk mengakses teknologi baru, sehingga menjamin kualitas layanan dan hak-hak masyarakat yang sah."

Tanda tangan digital dan layanan tepercaya, fondasi penting notaris elektronik

Perwakilan NEAC dengan jelas menganalisis konsep tanda tangan digital, layanan tepercaya, penegasan nilai hukum serta peran layanan ini dalam kegiatan notaris elektronik.

Bahasa Indonesia: Menurut Undang-Undang tentang Transaksi Elektronik 2023, tanda tangan digital adalah tanda tangan elektronik yang dibuat dengan menggunakan algoritma kunci asimetris untuk mengautentikasi penanda tangan dan menunjukkan persetujuan subjek terhadap konten yang ditandatangani. Tanda tangan digital memastikan keaslian, integritas, dan non-repudiasi. Oleh karena itu, Undang-Undang tentang Transaksi Elektronik menegaskan bahwa tanda tangan digital memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan dalam transaksi tradisional. Pada saat yang sama, Undang-Undang tentang Notaris 2024 juga dengan jelas mengatur bahwa dokumen notaris elektronik sah sejak ditandatangani dengan tanda tangan digital notaris dan organisasi praktik notaris. Seiring dengan semakin populernya transaksi elektronik, banyak jenis layanan terkait juga telah terbentuk, termasuk layanan tepercaya. Undang-Undang tentang Transaksi Elektronik menetapkan 3 jenis layanan tepercaya, termasuk: Layanan cap waktu: layanan untuk melampirkan informasi waktu pada pesan data; Layanan otentikasi pesan data: termasuk layanan penyimpanan dan konfirmasi integritas pesan data; layanan pengiriman dan penerimaan pesan data yang aman; Layanan autentikasi tanda tangan digital publik: merupakan layanan autentikasi tanda tangan digital pada aktivitas publik.

Keputusan No. 23/2025/ND-CP telah merinci peraturan tentang sumber daya manusia, teknologi, dan keuangan... bagi bisnis yang ingin menjalankan layanan perwalian. Bagi bidang notaris elektronik, layanan perwalian merupakan alat yang efektif, membantu notaris dan organisasi notaris menyederhanakan proses bisnis, secara bertahap mengubah transaksi tradisional dari lingkungan nyata ke lingkungan digital, dan meningkatkan efisiensi kegiatan notaris elektronik. Manfaat praktis dari notaris elektronik

Dalam lokakarya tersebut, para delegasi sepakat bahwa implementasi notaris elektronik harus mengikuti peta jalan perluasan, di mana teknologi akan digunakan untuk menyederhanakan prosedur administratif. Pertama-tama, notaris elektronik membantu menghemat waktu dan biaya. Beberapa jenis dokumen dapat dinotariskan secara daring langsung di rumah, tanpa perlu berkali-kali pergi ke kantor notaris. Dokumen elektronik diproses dengan cepat, dan dokumen yang telah dinotariskan dapat diterbitkan hampir segera setelah notaris menandatanganinya secara digital.

Kedua, notaris elektronik meningkatkan keamanan dan transparansi. Setiap dokumen yang diaktakan secara elektronik disertai tanda tangan digital dan stempel waktu, yang dapat diperiksa daring untuk memastikan keasliannya. Catatan disimpan dalam bentuk elektronik, sehingga menghindari risiko kehilangan, kerusakan, atau pemalsuan.

Ketiga, notaris elektronik terhubung dengan berbagai layanan publik dan transaksi elektronik lainnya. Dokumen notaris elektronik dapat digunakan langsung dalam prosedur pendaftaran bisnis, transaksi properti, perbankan, dll. tanpa perlu menyerahkan salinan kertas tambahan, sehingga membantu mengurangi duplikasi dan memberikan kemudahan maksimal bagi masyarakat.

Diperkirakan dengan sekitar 8 juta dokumen yang diaktakan setiap tahun, penerapan notaris elektronik dapat menghemat biaya masyarakat ratusan miliar dong untuk penyimpanan dan pemrosesan dokumen.

Di samping konten kebijakan, para delegasi juga berkesempatan berdiskusi langsung dan mendengarkan perwakilan organisasi penyedia layanan sertifikasi tanda tangan digital publik (CA) yang memaparkan solusi teknis, berbagi pengalaman implementasi, serta memandu notaris tentang cara mendaftarkan dan menggunakan tanda tangan digital dan layanan tepercaya di bidang notaris elektronik, membantu notaris mengakses teknologi yang diterapkan dalam pekerjaan sehari-hari.

Pada lokakarya tersebut, para delegasi sepakat bahwa penerapan notaris elektronik perlu dilakukan sesuai peta jalan perluasan, di mana teknologi memainkan peran kunci dalam menyederhanakan prosedur administratif.

Dalam waktu dekat, banyak transaksi sederhana dapat dilakukan secara daring dengan tanda tangan digital dan layanan yang andal, membantu masyarakat menghemat waktu dan mengurangi dokumen. Pada tahap selanjutnya, ketika infrastruktur teknis, proses bisnis, dan keterampilan digital notaris ditingkatkan, cakupan penerapannya juga akan diperluas ke kontrak dan transaksi yang lebih kompleks seperti properti, warisan, dan hipotek. Pendekatan ini tidak hanya menciptakan kondisi yang menguntungkan bagi masyarakat, tetapi juga menjamin keamanan hukum dan meningkatkan transparansi dalam semua transaksi.

Pusat Komunikasi Sains dan Teknologi

Sumber: https://mst.gov.vn/vai-tro-cua-chu-ky-so-va-dich-vu-tin-cay-trong-cong-chung-dien-tu-19725091916130271.htm