Riduci le riunioni, aumenta l'efficienza lavorativa.

Il membro permanente della Segreteria Tran Cam Tu ha recentemente firmato e pubblicato la Conclusione n. 226-KL/TW della Segreteria sulla rettifica dei metodi di lavoro e sul miglioramento dell'efficacia del sistema politico (Conclusione 226), che ha suscitato notevole interesse tra i quadri e i funzionari pubblici di tutto il paese.

Il Segretariato del Comitato Centrale ha valutato che, nel recente periodo di ristrutturazione e razionalizzazione dell'apparato organizzativo del sistema politico , sono stati conseguiti risultati significativi. Accanto a questi successi, tuttavia, permangono alcune problematiche da affrontare e risolvere in materia di leadership, direzione e gestione, come ad esempio la situazione attuale relativa all'emissione di documenti e all'organizzazione delle riunioni.

Ciò sottolinea la necessità di rigorose procedure di riunione, di superare il problema delle conferenze lunghe e ripetitive e di chiarire le responsabilità di ogni livello e posizione all'interno del sistema politico. Questo è un passo cruciale per migliorare l'efficienza della governance e del controllo del potere, in particolare ristabilendo il principio fondamentale: i subordinati risolvono proattivamente i problemi di loro competenza; i superiori non intervengono in violazione dei regolamenti.

Secondo le nuove normative, le conferenze a livello provinciale non dovrebbero superare le due all'anno, e quelle a livello comunale non dovrebbero superare le tre, riducendo così il numero di conferenze annuali di almeno il 10%. Inoltre, almeno il 60% delle conferenze deve svolgersi online. Le riunioni dovrebbero tenersi solo quando strettamente necessario o in assenza di indicazioni specifiche in merito; gli interventi devono essere mirati e non eccessivamente lunghi.

Questi requisiti non sono solo di natura tecnica e gestionale, ma riflettono anche un nuovo modo di pensare: le riunioni devono essere efficaci, non creare ulteriori oneri per il sistema. In particolare, la Conclusione 226 sottolinea la necessità di una forte applicazione delle tecnologie informatiche, puntando a digitalizzare il 95% delle procedure amministrative. Questa è la base per ridurre in modo sostenibile il numero di riunioni e, al contempo, migliorare l'efficienza lavorativa.

In pratica, questo approccio viene implementato in molti luoghi, tra cui Ho Chi Minh City. A fronte di un carico di lavoro elevato e di forti esigenze di riforma, la città ha accelerato l'utilizzo delle riunioni online nelle normali sessioni di lavoro, consentendo di discutere, decidere e monitorare i progressi direttamente durante gli incontri.

L'incontro tenutosi a Ho Chi Minh City durante la riunione ordinaria del governo nell'ottobre 2025 è servito da esempio: tutti i contenuti, dalla riduzione delle procedure amministrative alla risoluzione degli ostacoli all'attuazione, sono stati discussi online, risparmiando tempo e abbreviando il processo. Durante la riunione, subito dopo aver ascoltato la relazione del presidente del Comitato popolare di Ho Chi Minh City, Nguyen Van Duoc, il vice primo ministro Nguyen Hoa Binh ha prontamente esortato Ho Chi Minh City ad accelerare la risoluzione dei progetti in sospeso e di altre questioni importanti.

Un aspetto degno di nota è l'approccio a livello locale: nell'attuazione di procedure amministrative non geografiche, Ho Chi Minh City assegna funzionari specializzati di dipartimenti e agenzie che partecipano a gruppi di lavoro locali presso i Centri di Servizi Amministrativi Pubblici nei quartieri, nei comuni e nelle zone speciali per elaborare le richieste dei cittadini. Questo approccio sostituisce efficacemente le lunghe riunioni interagenzie, creando una procedura di elaborazione snella e in loco, incarnando lo spirito di un minor numero di riunioni e di una gestione più efficiente.

L'aspetto più importante della Conclusione 226 non è la riduzione del numero di riunioni, bensì l'esigenza di rafforzare la responsabilità individuale, in particolare quella dei leader. Ogni livello e unità deve assegnare i compiti secondo il principio: un compito deve essere assegnato a una sola persona che lo gestisca e lo guidi, seguendo il motto di responsabilità chiare, compiti chiari, tempistiche chiare, responsabilità definite, autorità chiara e risultati chiari.

La conclusione auspica inoltre l'abolizione di procedure obsolete, una riduzione delle fasi di "consultazione" non necessarie e la correzione di comportamenti elusivi, di scaricabarile o di ricorso alle riunioni per prolungare le scadenze.

Inoltre, le agenzie sono incoraggiate a utilizzare strumenti digitali per assegnare, monitorare e valutare il lavoro in tempo reale. A tal proposito, molte realtà hanno già iniziato ad applicare questa tecnologia per monitorare l'andamento degli investimenti pubblici, dei progetti infrastrutturali o dei gruppi di lavoro interagenzie. Grazie al continuo aggiornamento dei dati, le discussioni durante le riunioni risultano più mirate, evitando lunghe sessioni di "resoconto", e le decisioni operative vengono prese più rapidamente.

L'esperienza recente ha inoltre dimostrato l'efficacia di riunioni online concise e ben definite. In molte sessioni, una volta che le unità concordano su una soluzione sulla piattaforma digitale, il presidente può concludere immediatamente senza bisogno di un'ulteriore riunione di conferma.

La conclusione 226 delinea chiaramente i requisiti e i metodi. Il resto dipende dalla capacità decisionale e dalla responsabilità di ogni ente e di ogni funzionario, in particolare del responsabile di ogni unità. Quando ogni riunione è realmente necessaria e mira a raggiungere una decisione definitiva, il lavoro procederà più rapidamente e senza intoppi. Questo è anche ciò che i cittadini si aspettano da un'amministrazione orientata al servizio e all'azione, che privilegia l'efficienza al di sopra di ogni altra cosa.

AN BINH

Fonte: https://www.sggp.org.vn/giam-hop-tang-hieu-qua-xu-ly-cong-viec-post828734.html