Cosa devono sapere contabili, professionisti delle risorse umane e dipendenti

Báo Quốc Tế•13/09/2023

Questo è un riepilogo di alcune importanti normative e risposte relative alla chiusura dei conti di previdenza sociale nel 2023, di cui contabili, addetti alle risorse umane e dipendenti devono essere a conoscenza.

Chốt sổ BHXH 2023: Kế toán, nhân sự và người lao động cần biết

Responsabilità relative alla finalizzazione delle pratiche previdenziali dei dipendenti.

In base alle disposizioni dell'articolo 48 del Codice del Lavoro del 2019, alla cessazione di un contratto di lavoro, l'impresa e il dipendente hanno rispettivamente le seguenti responsabilità:

- Entro 14 giorni lavorativi dalla data di cessazione del contratto di lavoro, entrambe le parti sono tenute a saldare integralmente tutti gli importi relativi ai rispettivi diritti, salvo nei seguenti casi in cui il termine può essere prorogato fino a un massimo di 30 giorni:

+ Le imprese che non sono costituite da persone fisiche cessano le attività;

+ Le imprese cambiano la loro struttura, la tecnologia o per ragioni economiche ;

+ Divisione, separazione, fusione, consolidamento; vendita, locazione, conversione della forma giuridica dell'impresa; trasferimento dei diritti di proprietà e di utilizzo dei beni di imprese e cooperative;

+ A causa di calamità naturali, incendi, atti di guerra o epidemie pericolose.

- Nel caso in cui un'impresa o una cooperativa cessi l'attività, venga sciolta o dichiari fallimento, i salari, i contributi previdenziali, l'assicurazione sanitaria , l'assicurazione contro la disoccupazione, l'indennità di fine rapporto e gli altri benefici per i dipendenti, come previsto dai contratti collettivi di lavoro e dai contratti individuali, hanno la priorità nel pagamento.

- Le imprese hanno le seguenti responsabilità:

+ Completare le procedure di conferma del periodo di versamento dei contributi previdenziali e di disoccupazione e restituirle unitamente agli altri documenti originali qualora l'azienda li abbia trattenuti dal dipendente;

+ Fornire copie dei documenti relativi al processo lavorativo del dipendente, qualora quest'ultimo ne faccia richiesta. I costi di copia e invio dei documenti saranno a carico del datore di lavoro.

Pertanto, in base alle normative di cui sopra, alla cessazione di un contratto di lavoro, l'impresa è tenuta a confermare il periodo di versamento dei contributi previdenziali e di disoccupazione (o, in pratica, a chiudere il conto previdenziale) del dipendente.

Pertanto, i contabili e il personale delle risorse umane delle aziende devono essere a conoscenza di questa normativa al fine di svolgere le attività necessarie per finalizzare la documentazione previdenziale dei dipendenti i cui contratti di lavoro sono stati rescissi.

I dipendenti possono completare autonomamente la propria documentazione relativa alla previdenza sociale?

Secondo l'articolo 48 del Codice del Lavoro del 2019, le aziende sono tenute a completare le procedure di verifica del periodo di contribuzione previdenziale e assicurativa contro la disoccupazione e a restituirle unitamente alle copie originali di eventuali altri documenti che l'azienda ha trattenuto dal dipendente.

Inoltre, il comma 5 dell'articolo 21 della Legge sulla previdenza sociale del 2014 stabilisce che le imprese sono tenute a coordinarsi con l'ente previdenziale per la restituzione dei libretti previdenziali ai dipendenti e per la conferma del periodo di contribuzione previdenziale nel caso in cui i dipendenti cessino il proprio contratto di lavoro o si dimettano in conformità alla legge.

Si evince quindi che la chiusura del conto previdenziale è responsabilità dell'impresa e viene effettuata in coordinamento con l'ente previdenziale.

Pertanto, i dipendenti non possono regolarizzare autonomamente la propria posizione previdenziale presso l'ente previdenziale dopo aver lasciato il lavoro, indipendentemente dal fatto che le dimissioni siano state legittime o arbitrarie. Devono invece rivolgersi alla precedente azienda per richiedere il completamento della procedura di regolarizzazione previdenziale.

Sanzioni per le aziende che non finalizzano la documentazione previdenziale dei dipendenti.

In base a quanto previsto dall'articolo 12 del Decreto 12/2022/ND-CP, le imprese che non completano le procedure di conferma del periodo di versamento dei contributi previdenziali e di disoccupazione per i dipendenti dopo la cessazione del loro contratto di lavoro, come previsto dalla legge, saranno soggette alle seguenti sanzioni:

- Da 2 milioni di VND a 4 milioni di VND per violazioni che coinvolgono da 1 a 10 dipendenti;

- Multe che vanno da 4 milioni di VND a 10 milioni di VND per violazioni che coinvolgono da 11 a 50 dipendenti;

- Da 10 milioni di VND a 20 milioni di VND per violazioni che coinvolgono da 51 a 100 dipendenti;

- Da 20 milioni di VND a 30 milioni di VND per violazioni che coinvolgono da 101 a 300 dipendenti;

- Multe che vanno dai 30 ai 40 milioni di VND per violazioni che coinvolgono 301 o più dipendenti.

Inoltre, le imprese sono tenute a completare le procedure di verifica del periodo di versamento dei contributi previdenziali e di disoccupazione per i propri dipendenti, come previsto dalla normativa.

Cosa dovrebbero fare i dipendenti quando il datore di lavoro non provvede a completare la documentazione relativa alla previdenza sociale?

In base alle disposizioni dell'articolo 18 della Legge sulla previdenza sociale del 2014, i lavoratori hanno il diritto di chiedere agli enti, alle organizzazioni e ai singoli individui competenti di riesaminare le decisioni e le azioni di tali enti, organizzazioni e individui qualora vi siano motivi per ritenere che tali decisioni e azioni violino la legge sulla previdenza sociale e ledano i loro legittimi diritti e interessi.

Pertanto, se un dipendente ha rescisso il proprio contratto di lavoro ma il datore di lavoro non ha ancora completato la procedura di iscrizione ai contributi previdenziali come previsto, il dipendente dovrebbe innanzitutto contattare il datore di lavoro e richiedere che quest'ultimo provveda al completamento della procedura.

Se l'azienda non provvede comunque a completare la documentazione relativa alla previdenza sociale come previsto, il dipendente può presentare un reclamo all'Ispettorato Capo del Dipartimento del Lavoro, degli Invalidi di Guerra e degli Affari Sociali della zona in cui ha sede l'azienda, affinché la questione venga risolta nell'ambito delle competenze di tale dipartimento.

Procedure per la chiusura dei conti di previdenza sociale nel 2023

Secondo la Decisione 595/QD-BHXH del 2017, i datori di lavoro devono finalizzare le registrazioni relative alla previdenza sociale nel seguente ordine:

Fase 1: Segnalare la riduzione del personale

Prima di finalizzare la documentazione previdenziale, il datore di lavoro deve completare la procedura di segnalazione di una riduzione del numero dei dipendenti.

- Ai sensi dell'articolo 23 della Decisione 595/QD-BHXH, il fascicolo relativo alla relazione sulla riduzione del lavoro comprende:

+ Modulo di dichiarazione per l'adeguamento delle informazioni relative alla previdenza sociale e all'assicurazione sanitaria (Modulo TK1-TS)

+ Modulo di dichiarazione per l'adeguamento delle informazioni relative alla previdenza sociale e all'assicurazione sanitaria (Modulo TK3-TS);

+ Elenco dei dipendenti iscritti a piani di previdenza sociale, assicurazione sanitaria, assicurazione contro gli infortuni, assicurazione contro gli infortuni sul lavoro e assicurazione contro le malattie professionali (Modulo D02-TS);

+ Foglio riassuntivo delle informazioni (Modulo D01-TS);

+ Tessera sanitaria valida del dipendente (1 copia a persona);

- I datori di lavoro inviano la segnalazione di riduzione del personale direttamente all'ente previdenziale presso il quale sono registrati oppure per posta .

- Dopo aver comunicato con successo la riduzione dei contributi previdenziali, è possibile procedere alla chiusura del proprio conto previdenziale.

Fase 2: Completare la documentazione relativa alla previdenza sociale.

- Ai sensi dell'articolo 23 della Decisione 595/QD-BHXH, i documenti necessari per la chiusura del conto di previdenza sociale includono:

+ Modulo di dichiarazione per le unità partecipanti, adeguamento delle informazioni relative alla previdenza sociale e all'assicurazione sanitaria (Modulo TK3-TS);

+ Elenco dei dipendenti iscritti a previdenza sociale, assicurazione sanitaria, assicurazione contro la disoccupazione, assicurazione contro gli infortuni sul lavoro e assicurazione contro le malattie professionali (Modulo D02-TS).

+ Foglio riassuntivo delle informazioni (Modulo D01-TS).

+ Libretto della previdenza sociale

+ Cestini di previdenza sociale.

+ Decisione di rescindere il contratto di lavoro (o altri documenti relativi alla cessazione del contratto di lavoro).

+ Tessera sanitaria valida del dipendente (1 copia a persona);

- I datori di lavoro inviano i documenti di chiusura della previdenza sociale all'ente previdenziale presso il quale sono registrati oppure li inviano per posta.

data di chiusura dell'assicurazione sociale

Ai sensi del comma 1 dell'articolo 48 del Codice del Lavoro del 2019, entro 14 giorni lavorativi dalla data di cessazione del contratto di lavoro, entrambe le parti sono tenute a liquidare integralmente tutti gli importi relativi ai diritti e alle prestazioni di ciascuna parte, salvo nei seguenti casi in cui tale termine può essere prorogato fino a un massimo di 30 giorni:

- Il datore di lavoro non è una persona fisica che cessa l'attività;

- Il datore di lavoro modifica la propria struttura, la tecnologia o per ragioni economiche;

- Divisione, separazione, fusione, consolidamento; vendita, locazione, conversione della forma giuridica dell'impresa; trasferimento dei diritti di proprietà e di utilizzo dei beni di imprese e cooperative;

- A causa di calamità naturali, incendi, atti di guerra o epidemie pericolose.

Pertanto, secondo la normativa vigente, il tempo per la chiusura dei conti di previdenza sociale non supererà i 14 giorni e, in casi particolari come previsto dal comma 1 dell'articolo 48 del Codice del Lavoro del 2019, il tempo massimo per la chiusura dei conti di previdenza sociale non supererà i 30 giorni.

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