Modifiche e integrazioni ad alcune normative in materia di autenticazione.

(Chinhphu.vn) - Diverse nuove normative in materia di autenticazione sono state emanate con il Decreto governativo n. 280/2025/ND-CP del 27 ottobre 2025.

Il Decreto n. 280/2025/ND-CP modifica e integra una serie di normative in materia di autenticazione.

Il Governo ha emanato il Decreto n. 280/2025/ND-CP del 27 ottobre 2025, che modifica e integra alcuni articoli del Decreto n. 23/2015/ND-CP. Riguardo al rilascio di copie da documenti originali, alla certificazione di copie da documenti originali e all'autenticazione. Firme e autenticazione di contratti e transazioni, come modificato. Integrato dal Decreto n. 07/2025/ND-CP.

Secondo le nuove disposizioni del Decreto n. 280/2025/ND-CP, la certificazione di una copia dall'originale significa che un ente, un'organizzazione o una persona dotata dell'autorità prevista dal presente Decreto, sulla base del documento originale, certifica che la copia è conforme all'originale.

L'autenticazione della firma è il processo mediante il quale un ente, un'organizzazione o una persona autorizzata, come previsto dal presente Decreto, certifica che la firma apposta su un documento o su un foglio di carta è effettivamente la firma della persona che ne richiede l'autenticazione.

L'autenticazione della transazione è l'atto compiuto da una persona autorizzata, come previsto dal presente Decreto, che certifica il tempo e il luogo di conclusione di un atto civile, la capacità giuridica, la volontà, la firma o l'impronta digitale delle parti che partecipano all'atto civile.

Ampliamento della gamma di entità autorizzate a eseguire l'autenticazione.

In particolare, il Decreto n. 280/2025/ND-CP ha modificato e integrato il comma 9 dell'articolo 2 del Decreto 23/2015/ND-CP, ampliando la gamma di soggetti autorizzati a effettuare l'autenticazione.

Nello specifico, le persone autorizzate a svolgere l'autenticazione sono il Presidente del Comitato Popolare del comune, del distretto o della regione amministrativa speciale (Comitato Popolare a livello comunale); le persone autorizzate o incaricate di svolgere le funzioni di autenticazione secondo quanto prescritto; i notai degli uffici notarili o delle società notarili (organizzazioni di pratica notarile); i funzionari diplomatici e consolari delle missioni diplomatiche, delle missioni consolari e di altri enti autorizzati a svolgere funzioni consolari del Vietnam all'estero (agenzie di rappresentanza).

Pertanto, rispetto alla normativa precedente, il Decreto n. 280/2025/ND-CP amplia la platea dei soggetti autorizzati a effettuare l'autenticazione, includendo anche le persone autorizzate o incaricate di svolgere le attività di autenticazione secondo quanto previsto dalla legge.

Modificare le normative in materia di autorità e responsabilità per l'autenticazione.

Il Decreto n. 280/2025/ND-CP modifica e integra anche la normativa in materia di autorità e responsabilità per l'autenticazione, definendo chiaramente le responsabilità di ciascuna categoria di soggetti incaricati di effettuare l'autenticazione. Nello specifico:

1. Il Presidente del Comitato Popolare a livello comunale ha l'autorità e la responsabilità di:

a) Autenticare copie di documenti e carte originali rilasciati o certificati da agenzie e organizzazioni competenti del Vietnam; agenzie e organizzazioni competenti di paesi stranieri; oppure agenzie e organizzazioni competenti del Vietnam in collaborazione con agenzie e organizzazioni competenti di paesi stranieri;

b) Autenticare le firme su documenti e carte;

c) Autenticare la firma del traduttore su documenti e testi tradotti da una lingua straniera in vietnamita e dal vietnamita in una lingua straniera;

d) Autenticare le transazioni che coinvolgono beni mobili;

d) Autenticare le transazioni relative ai diritti di utilizzo del terreno secondo quanto previsto dalla legge fondiaria;

e) Autenticare le transazioni immobiliari in conformità alla legge in materia di alloggi;

g) Autenticazione di un testamento;

h) Autenticazione di un documento di rifiuto di un'eredità;

i) Autenticazione dei documenti relativi alla divisione dei beni ereditari secondo quanto previsto ai punti d), e) e f) di cui sopra.

2. Il presidente del Comitato popolare a livello comunale dirige e organizza lo svolgimento delle attività di autenticazione nella zona.

La delega e l'assegnazione dei compiti relativi all'autenticazione, come previsto al punto 1, nonché l'apposizione di firme e sigilli durante l'autenticazione, devono essere effettuate in conformità alle leggi sull'organizzazione degli enti locali, alle leggi sull'organizzazione degli organi specializzati presso il Comitato popolare a livello comunale e ad altre leggi pertinenti.

3. L'organo rappresentativo ha l'autorità e la responsabilità di certificare le questioni di cui ai punti a), b) e c) della clausola 1. I funzionari diplomatici e consolari firmano la certificazione e appongono il sigillo dell'organo rappresentativo.

4. I notai hanno l'autorità e la responsabilità di certificare le questioni di cui alle lettere a), b) e c) del comma 1, di firmare la certificazione e di apporre il sigillo dell'organizzazione notarile.

5. L'autenticazione non dipende dal luogo di residenza della persona che richiede l'autenticazione nei seguenti casi:

a) Autenticazione di copie da documenti originali, autenticazione delle firme;

b) Autenticare le transazioni che coinvolgono beni mobili;

c) Autenticazione di testamenti, autenticazione di documenti di rifiuto dell'eredità;

d) Autenticare i documenti di procura relativi all'esercizio dei diritti di utilizzo di terreni e alloggi;

d) Autenticare la modifica, l'integrazione o la cancellazione delle transazioni come previsto ai punti b), c) e d) della presente sezione.

6. L'autenticazione delle transazioni relative ai diritti di utilizzo del terreno viene effettuata presso il Comitato popolare del comune in cui si trova il terreno, mentre l'autenticazione delle transazioni relative agli alloggi viene effettuata presso il Comitato popolare del comune in cui si trova l'abitazione, salvo i casi specificati al punto 5.

Ai richiedenti l'autenticazione non è consentito richiedere originali o fotocopie di documenti già integrati nel sistema VNeID.

Al contempo, il Decreto n. 280/2025/ND-CP integra anche la normativa sugli obblighi e i diritti di coloro che effettuano l'autenticazione.

Il Decreto n. 280/2025/ND-CP stabilisce inoltre che la persona che effettua l'autenticazione non deve richiedere alla persona che richiede l'autenticazione di presentare o esibire gli originali o le copie dei documenti già integrati nel VNeID, qualora la persona che richiede l'autenticazione abbia già fornito le corrispondenti informazioni dal VNeID.

Nei casi in cui la persona che richiede l'autenticazione e la persona che la esegue possano accedere a informazioni e documenti dal Registro Nazionale della Popolazione o da altri registri come previsto dalla legge, la persona che esegue l'autenticazione è responsabile dell'accesso a tali informazioni e documenti e non richiede alla persona che richiede l'autenticazione di presentare l'originale, una copia dal registro originale o una copia autenticata delle informazioni e dei documenti a cui si è avuto accesso.

Modificare i regolamenti relativi alle responsabilità dei Comitati Popolari a tutti i livelli nella gestione statale dell'autenticazione.

Inoltre, il Decreto n. 280/2025/ND-CP modifica e integra anche l'articolo 43 del Decreto n. 23/2015/ND-CP, che disciplina le responsabilità dei Comitati Popolari a tutti i livelli nella gestione statale dell'autenticazione, al fine di soddisfare i requisiti necessari per il funzionamento della struttura organizzativa e delle attività del modello di governo locale a due livelli.

Secondo il Decreto n. 280/2025/ND-CP, le responsabilità dei Comitati Popolari a tutti i livelli nella gestione statale dell'autenticazione sono così definite:

1. Il Comitato popolare a livello provinciale esercita la supervisione statale sull'autenticazione a livello locale, con i seguenti compiti e poteri:

a) Organizzare e attuare a livello locale le normative legali in materia di autenticazione;

b) Fornire orientamento e formazione professionale in materia di autenticazione notarile ai funzionari e ai dipendenti pubblici che operano nel settore a livello dei comitati popolari comunali e ai notai delle organizzazioni di autenticazione;

c) Organizzare la diffusione e la divulgazione delle norme giuridiche in materia di autenticazione; adottare misure per porre rimedio alla situazione di abuso del requisito delle copie autenticate dei documenti nello svolgimento delle procedure amministrative in materia;

d) Applicare le tecnologie informatiche all'implementazione dell'autenticazione e alla gestione dello stato di autenticazione a livello locale, soddisfacendo i requisiti per la fornitura e lo scambio di informazioni;

d) Ispezionare e supervisionare le attività di autenticazione dei comitati popolari a livello comunale e degli uffici notarili nella zona;

e) Compilare e pubblicare l'elenco dei firmatari dei Comitati Popolari a livello comunale sul portale elettronico o sul sito web del Dipartimento di Giustizia e aggiornare tale elenco in caso di modifiche;

g) Risolvere reclami, denunce, petizioni e feedback provenienti da individui e organizzazioni, e gestire le violazioni amministrative relative alla certificazione di sua competenza;

h) Valutare la possibilità di trasferire, in tutto o in parte, il lavoro di autenticazione delle copie dei documenti originali e di autenticazione delle firme agli uffici notarili dei comuni in cui, al momento della decisione di trasferimento, almeno un ufficio notarile operi in modo stabile ed efficace e sia situato in una posizione ragionevolmente comoda per le persone e le organizzazioni che necessitano di servizi di autenticazione nella località;

i) Raccogliere informazioni e statistiche sull'autenticazione a livello locale e riferire al Ministero della Giustizia come richiesto. Il Dipartimento di Giustizia assiste il Comitato Popolare Provinciale nello svolgimento dei compiti previsti dai punti a, b, c, d, e, g, h e i, e ispeziona le attività di autenticazione dei Comitati Popolari Comunali e degli uffici notarili della provincia.

2. Il Comitato popolare a livello comunale esercita la gestione statale sull'autenticazione all'interno del territorio comunale e ha i seguenti compiti e poteri:

a) Gestire l'attuazione delle attività di autenticazione come previsto dal presente decreto;

b) Diffondere informazioni, promuovere la consapevolezza e incoraggiare il pubblico a rispettare le normative legali in materia di autenticazione;

c) Rilascio di copie certificate della transazione originale autenticata;

d) Risolvere reclami, denunce, petizioni e feedback provenienti da individui e organizzazioni, e gestire le violazioni amministrative relative all'autenticazione di sua competenza;

d) Raccogliere informazioni e statistiche sul processo di certificazione e riferire al Dipartimento di Giustizia come richiesto.

L'Ufficio del Consiglio del Popolo e del Comitato Popolare, in coordinamento con il Centro Servizi Amministrativi Pubblici, assiste il Comitato Popolare a livello comunale nello svolgimento dei compiti previsti dai punti a), b) e c). Il presidente del Comitato popolare a livello comunale, o la persona autorizzata o incaricata di svolgere il compito di autenticazione secondo le modalità previste, deve comunicare al Ministero della Giustizia la firma campione utilizzata per la firma dei documenti di autenticazione.

Il decreto n. 280/2025/ND-CP integra inoltre le disposizioni transitorie di cui all'articolo 47 del decreto n. 23/2015/ND-CP come segue:

Per le transazioni certificate presso il Ministero della Giustizia o il Comitato Popolare a livello comunale prima del 1° luglio 2025, la modifica, l'integrazione, l'annullamento delle transazioni, la correzione di errori nelle transazioni certificate e il rilascio di copie certificate delle transazioni certificate originali devono essere effettuati presso il Comitato Popolare a livello comunale che conserva i registri di certificazione delle transazioni.

I registri per l'autenticazione delle copie da originali, i registri per l'autenticazione delle firme/impronte digitali, i registri per l'autenticazione delle firme dei traduttori e i registri per l'autenticazione delle transazioni istituiti prima della data di entrata in vigore del presente decreto (1° novembre 2025) continueranno ad essere utilizzati fino al 31 dicembre 2025.

Phuong Nhi

Fonte: https://baochinhphu.vn/sua-doi-bo-sung-mot-so-quy-dinh-ve-chung-thuc-102251028110756076.htm