호치민시 구 및 코뮌 관계자, 사본 서명 및 인증: 압력 감소

공무원에게 사본에 서명하고 인증하도록 권한을 부여하는 제도는 문서 처리 시간을 단축하고, 리더의 업무 부담을 줄이며, 국민의 만족도를 높이는 데 도움이 됩니다.

호찌민시의 여러 구와 코뮌에서 사람들이 지도자의 공증 서류 서명을 기다리며 긴 줄을 서던 모습은 거의 사라졌습니다. 이제 공무원들은 접수 창구에서 바로 서명하고 결과를 제출할 수 있습니다. 이러한 변화는 공무원에게 사법 분야에서 업무를 수행할 권한을 부여한 코뮌급 인민위원회 위원장의 직무와 권한을 규정하는 호찌민시 인민위원회 결의안 29/2025의 시행에 따른 것입니다.

공무원에게 더 많은 권한을 부여하면 문서 처리 시간을 단축할 수 있을 뿐만 아니라 업무량도 줄어들어 구청장과 자치구 지도자가 경영 업무에 집중하고 국민과 기업에 만족을 가져다줄 수 있는 여건이 조성됩니다.

바디엠 마을 공공행정서비스센터 직원들이 사람들이 서류를 작성하도록 안내하고 있다. 사진: 바오 푸옹

그 자리에서 서명하면 몇 분 만에 문서를 받을 수 있습니다.

인구 20만 4천 명이 넘는 바지엠은 개편 이후 호치민시에서 가장 인구가 많은 지역 중 하나이므로 매일 처리되는 파일 양이 항상 매우 많습니다.

대기열에 앉아 르 반 지아우 씨는 신청서를 꼼꼼히 훑어보며 가끔씩 전자 게시판을 보며 차례를 기다렸습니다. 이름이 불리자 그는 재빨리 접수 창구로 가서 공증 사본을 받았습니다. 담당자는 신청서를 검토하고 정보를 확인한 후, 접수 창구에서 직접 서명하고 있던 코뮌 행정 서비스 센터 부소장 응우옌 반 허우 씨에게 서류를 건넸습니다. 몇 분 후, 서류에 빨간 도장이 찍히고 서류가 완성되었습니다.

"신청서 제출부터 신청서 접수까지 걸리는 시간은 약 15분 정도이며, 주로 차례를 기다리는 데 소요되지만 처리 속도가 매우 빠릅니다." - 지아우 씨가 말했습니다.

몇 줄 떨어진 곳에서 호 반 탄 씨도 입사 지원서 인증을 하러 왔습니다. 결과를 받기 위해 이름이 호명되자, 도장이 찍힌 신청서를 다시 받았고, 직원이 마지막으로 정보를 확인하도록 안내했습니다. 탄 씨는 "이제 서류 작업이 예전보다 훨씬 수월해졌습니다. 직원들이 명확한 지시를 내려 빠르게 처리해 주었습니다. 예전처럼 기다리거나 여러 번 왔다 갔다 할 필요가 없었습니다."라고 말했습니다.

떤선녓구 행정서비스센터 한 구석에서, 센터 직원인 타이 쯔엉 부 씨는 떤선녓구에 거주하는 레 민 씨의 입사 지원서 두 부와 대학 졸업장을 확인하고 인증하고 있습니다. "예전에는 인증을 받으러 갈 때 꽤 오랜 시간을 기다려야 했습니다. 서류를 제출하고 나서 담당자가 언제 서명할지 모르는 경우도 있었습니다. 지금은 공무원들이 창구에서 직접 서명하기 때문에 10분도 채 걸리지 않습니다."라고 민 씨는 말했습니다.

떤선녓구에 있는 한 회사 대표인 쩐 응옥 당 코아 씨는 공증을 위해 16부 분량의 서류를 가져왔습니다. 그는 회사가 서류 복사 및 공증 절차를 자주 진행하기 때문에 이 과정에 익숙하다고 말했습니다. 코아 씨는 "최근 직원들이 매우 유연하게 일하고, 꼼꼼하게 확인하면서도 신속하게 업무를 처리하는 모습을 보았습니다. 덕분에 기업들이 많은 시간을 절약할 수 있었습니다."라고 말했습니다.

빈동구 행정서비스센터 후인 후 리엠 부소장이 공증 및 인증 서류에 서명했습니다. 사진: 바오 프엉

빠르고 원활한 프로세스

빈동구에서는 9월 중순부터 구청장이 공공행정서비스센터 부소장인 후인 후 리엠 씨에게 4가지 행정절차에 대한 직접 서명 및 결과 반환 권한을 부여했습니다. 주로 원본과의 사본 인증 및 문서 서명 인증입니다.

리엠 씨는 이전 절차에서는 공무원들이 서류를 접수한 후 검토, 비교, 제출하여 각 구 인민위원회 위원장에게 서명하고 결과를 회신하는 방식으로 처리 시간이 오래 걸렸지만, 직접 서명 권한을 부여받은 이후 처리 속도가 훨씬 빨라졌다고 말했습니다.

"저는 매일 평균 130여 건의 문서에 서명합니다. 많은 사람들이 몇 분만 기다리면 결과를 받을 수 있습니다."라고 그는 말하며, 리더들이 부하 직원에게 권한을 과감하게 분산시킨 것은 병동의 부담을 줄이는 데 도움이 될 뿐만 아니라 주민들에게 만족감을 가져다준다고 덧붙였습니다.

떤선녓구 행정서비스센터 공무원인 타이 쯔엉 부 씨가 시민들로부터 공증 및 인증을 받은 문서를 받고 있다. 사진: 바오 푸옹

떤선녓구 공공행정서비스센터 사법 담당관인 타이 쯔엉 부 씨도 공증 및 인증된 서류에 서명하고 반송할 권한을 가지고 있었습니다. 떤빈구(구) 법무부에서 오랫동안 근무했던 부 씨는 이 업무의 압박감을 잘 알고 있었습니다. "예전에는 권한이 없었을 때 모든 서류를 리더에게 제출하여 서명을 받아야 했습니다. 리더들이 회의에 참석할 때는 회의실로 가거나 기다려야 했고, 사람들이 오랫동안 기다려야 했습니다."라고 그는 회상했습니다.

부 씨는 허가를 받은 후부터 사람들이 서류를 받는 즉시 처리할 수 있게 되었습니다. "이전에 인증 절차를 밟았던 많은 사람들이 이제 몇 분 만에 완료할 수 있다는 사실에 놀라곤 합니다."라고 그는 말했습니다.

서류의 양이 많았음에도 불구하고, 부 씨는 원본을 대조하여 증명하는 규정을 엄격히 지켰으며, 서류가 요건을 충족하지 못할 경우, 이를 설명하고 추가 서류를 요청하여 오류를 방지했습니다.

바지엠(Ba Diem) 자치구 공공행정서비스센터의 공증 창구는 매일 200~250건의 서류를 접수하며, 처리량이 가장 많은 주는 주당 거의 2,000건을 넘습니다. 자치구 지도자들이 공무원에게 직접 서명하고 결과를 제출하도록 권한을 부여한 덕분에 뚜렷한 성과를 거두었습니다.

이전에는 10월 초순부터 호치민시 인민위원회의 결의안 29/2025와 법무부의 지침에 따라, 코뮌 지도자들은 공공행정서비스센터 부소장과 코뮌 인민위원회-인민위원회 사무실 부소장에게 공증 및 인증 내용 6가지에 대한 서명을 위임했습니다.

바디엠시 공공행정서비스센터 부소장 응우옌 반 하우 씨(오른쪽 표지)가 문서 인증 사본에 서명하여 주민들에게 돌려주고 있다. 사진: 바오 푸옹

바지엠 코뮌 공공행정서비스센터 부소장 응우옌 반 하우 씨는 업무 배정을 받은 날, 복사 및 인증 카운터에 거의 "꼼짝 못 하게" 앉아 있었다고 말했습니다. "책임자들이 근무 시간에 서명하도록 배정된 이후로, 파일 하나를 작성하는 데 예전처럼 30분이 걸리지 않고 5~10분밖에 걸리지 않습니다. 더 이상 기다리거나 혼잡할 필요가 없습니다."라고 하우 씨는 덧붙였습니다.

업무량이 늘어났지만, 하우 씨는 서류 미비 현상을 막기 위해 끊임없이 노력하는 자세를 유지하고 있습니다. 어려운 사건이나 새롭게 발생하는 사건의 경우, 담당 부서와 즉시 협의하여 처리 방향을 조율함으로써, 의뢰인들이 명확하게 이해하고 여러 번 번거롭게 업무를 처리하지 않도록 돕습니다.

바지엠(Ba Diem) 지역 인민위원회 위원장을 역임한 바지엠(Ba Diem) 지역 인민위원회 사무국 부국장 쩐 민 투안(Tran Minh Tuan) 씨는 문서 서명 권한을 부여받은 것이 매우 타당하다고 말했습니다. 그는 바지엠 지역 인민위원회 위원장을 역임한 오랜 경험을 가지고 있기 때문에 전문적인 기술 측면에서는 문서 서명이 어렵지 않지만, 시간적인 측면에서는 어려움이 따릅니다. 그는 "저는 일주일에 이틀씩 사본 서명 및 인증 업무를 맡고 있습니다. 때로는 수십 건의 파일이 있는데, 국민들의 지연을 막기 위해 마감일을 기준으로 분류하고 우선순위를 정해야 합니다."라고 말했습니다.

탄손누트구 행정서비스센터의 업무 분위기는 활기찼다. 사진: 바오 푸옹

적합한 사람에게 적합한 업무를 위임하세요

호치민시 법무부 와의 통화에서 탄손누트구 인민위원회 부위원장인 응우옌 탄 단 씨는 10월 초부터 법무부의 지시를 받아 공증 및 인증과 관련된 5가지 내용에 대한 허가를 공공행정서비스센터 공무원 2명에게 전달했다고 밝혔습니다.

단 씨에 따르면, 권한 있는 경찰관 선발은 매우 신중하게 진행되었으며, 매일 국민에게 직접 봉사하고, 절차를 이해하며, 탄탄한 전문 지식과 기술을 갖춘 사람들을 우선적으로 고려했습니다. 단 씨는 "선발된 두 경찰관 모두 이전 부서에서 비슷한 직책을 맡았기 때문에 매우 안심하고 있습니다."라고 말했습니다.

탄손누트구 대표는 행정개혁이 실제로 효과를 거두려면 승인 단계에서만 멈추는 것이 아니라, 기관과 단위에서도 불필요한 서류 인증 요구 사항을 제한해야 한다고 말했습니다.

"많은 곳에서 여전히 모든 문서의 공증 사본을 작성하도록 강요하고 있습니다. 하지만 규정상 원본과 비교를 위해 사본만 있으면 됩니다. 전자 데이터를 활용하여 CCCD나 VNeID를 통해 조회하면 많은 시간을 절약할 수 있을 것입니다."라고 응우옌 탄 단 씨는 말했습니다.

바지엠 코뮌 인민위원회 위원장인 응우옌 뚜언 아인 씨는 권한 부여 제도 시행으로 지도자들의 부담이 줄어들고 주민들의 대기 시간이 크게 단축되는 등 분명한 변화가 있었다고 말했습니다. 코뮌은 효율성과 책임성을 보장하기 위해 해당 분야 경험이 있는 관리직 공무원을 권한 부여 담당자로 선정하는 기준을 마련했습니다.

그러나 투안 안 씨에 따르면, 문서량이 방대하여 해당 기관에 배정된 두 명의 공무원, 즉 공공행정서비스센터 부소장과 코뮌 인민위원회 산하 인민의회 사무실 부소장 역시 업무 진행을 위해 거의 하루 종일 쉬지 않고 일해야 했습니다. 투안 안 씨는 "코뮌은 위원장, 부위원장 두 명, 사무실 부소장, 센터 부소장을 순환 배치하여 각 담당자가 일주일에 한 번씩 서명하는 방식으로 업무를 재분배하기로 결정했습니다."라고 전했습니다.

바디엠 코뮌 의장은 또한 현재 인증 업무의 압박은 문서량뿐만 아니라 여전히 많은 기관과 단체에서 실제로 필요하지 않은 문서의 사본과 인증을 요구하는 데서 비롯된다고 말했습니다. 그는 "절차를 간소화하고 사람들의 시간과 노력 낭비를 막기 위해 규정을 검토해야 한다고 생각합니다."라고 제안했습니다.

14개의 승인된 콘텐츠

8월 말에 통과된 호치민시 인민위원회 제29/2025호 결의안에 따르면, 사법 분야의 14개 내용을 수행하도록 사법부 인민위원회 위원장이 사법부 인민위원회 공무원에게 권한을 위임할 수 있는 권한이 부여되었습니다.

10월 18일까지 호찌민시 법무부는 권한 부여 이행에 대한 세부 지침을 담은 문서를 발표했습니다. 코뮌 인민위원회 위원장은 개인, 단체 및 지역 관행의 필요를 고려하여 한 명 또는 여러 명의 공무원에게 원본 사본 인증 및 서명 인증 업무를 위임할지 여부를 검토하고 결정합니다.

계약 및 거래 인증과 관련하여, 사단급 인민위원회 위원장은 공무원이 직무를 수행하는 데 필요한 자격, 전문적 역량, 전문 지식, 경험, 공무원 거래 내역을 열람하기 위한 데이터베이스 접속 능력, 법적 책임 등 충분한 기준과 조건을 확보할 때 공무원의 수행 권한을 심의하고 결정합니다. 계약 및 거래 인증 권한을 공증 기관에 이관한 지방자치단체의 경우, 권한을 부여하지 않습니다.

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2단계 정부는 위임 메커니즘 덕분에 더 효과적으로 운영됩니다.

호치민시 인민위원회의 결의안 29/2025에 따라 행정 사법 분야에서 마을 단위 공무원이 마을 단위 인민위원회 위원장의 여러 업무와 권한을 수행할 수 있도록 권한을 부여함으로써 해당 분야의 인증 업무에 분명한 변화가 생겼습니다.

호찌민시 법무부 부국장 응우옌 티 프엉 응옥은 현재까지 110개 지방자치단체에서 공무원의 서명 및 사본 인증 권한을 부여했다고 밝혔습니다. 이를 통해 각 지방자치단체 인민위원회 간부들의 업무 부담을 줄이고 국민들의 문서 처리 시간을 단축할 수 있을 것으로 기대됩니다.

응옥 여사에 따르면, 29호 결의안이 통과된 후 법무부는 긴급히 조사를 실시하고 168개 지자체의 의견을 수렴한 뒤 시 인민위원회에 허가 이행에 대한 세부 지침이 담긴 문서를 발행하도록 권고했습니다.

또한, 본 부서는 정기적으로 홍보 및 교육을 실시하고, 지방 공무원들의 이행 과정을 지원합니다. 지금까지 지방 정부는 결의안 29호의 정신을 기본적으로 이해하고 올바르게 적용해 왔습니다.

각 지방의 지도자는 실제 상황을 고려하여 유능하고 자격을 갖춘 공무원을 선발하여 법에 따라 업무를 수행하고 국민에게 최상의 서비스를 제공하도록 해야 합니다. 동시에, 발생하는 모든 문제에 신속하게 대처할 수 있는 감독 체계를 구축해야 합니다.

이 권한 부여 제도는 시행 두 달 만에 국민 만족도 향상에 기여했습니다. 공무원들은 업무 수행에 있어 더욱 큰 동기 부여, 책임감, 그리고 전문성을 갖추게 되었습니다. 응옥 씨는 "이 권한 부여 제도 덕분에 마을 단위 인민위원회 지도자들이 회의나 업무에 참석할 때 서류가 쌓이는 문제를 해결할 수 있었습니다. 서류가 제때 처리되어 사람들이 기다리지 않아도 됩니다."라고 말했습니다.

응우옌 티 푸옹 응옥 여사는 앞으로도 부서가 29호 결의안의 이행 효과성을 평가하기 위해 기관 및 지방 자치 단체와 지속적으로 모니터링하고 협력할 것이며, 적절한 분야에서 권한 부여 메커니즘을 확대하여 행정 개혁에 기여하고 국민에게 더 나은 서비스를 제공하기 위한 연구를 하고 제안할 것이라고 말했습니다.

"위임은 행정절차 개혁의 실질적인 해결책으로, 역동적이고 효과적인 도시 정부 모델을 구축하는 데 도움이 됩니다. 지방자치단체는 시인민위원회와 인민위원회에 현실에 맞는 제도와 정책을 신속하게 발표하도록 적극적으로 제안해야 합니다. 법무부는 자문 기관으로서 법의 적절한 시행을 보장하고 국민에게 실질적인 혜택을 제공하기 위해 지속적으로 협력할 것입니다."라고 응옥 씨는 강조했습니다.

레 토아

출처: https://ttbc-hcm.gov.vn/cong-chuc-phuong-xa-tp-hcm-ky-sao-y-chung-thuc-giam-tai-ap-luc-1019946.html