정치체제 기구를 개편하는 과정에서 문서 및 기록 보관 업무에 대한 관리를 강화합니다.

문서 및 문서 데이터베이스를 불법적으로 압수, 이전 또는 파기하는 것은 엄격히 금지되어 있으며, 장치를 정리하는 과정에서 문서 및 문서 데이터베이스를 손상시키거나 분실하는 것도 허용되지 않습니다.

설명용 사진. 출처: VNA

2025년 3월 19일, 내무부는 정치국 결의 제 127-KL/TW에 따라 정치체제 기구를 재편하는 과정에서 문서 및 기록 보관 업무 관리를 강화하기 위해 각 성 및 중앙 직할시의 인민위원회에 공식 교신 제414/BNV-VTLTNN을 발표했습니다.

문서 및 문서 데이터베이스를 불법적으로 소지, 이전 또는 파기하는 것은 엄격히 금지되어 있습니다.

정치국과 비서실의 2025년 2월 28일자 연구 수행에 관한 결론 제127-KL/TW호에 따라 정치 체제 개편을 완료하기 전, 완료하는 동안, 완료한 후에 문서의 안전한 관리를 보장하고 문서 및 기록 보관소 작업이 원활하고 지속되도록 하기 위해, 정치 체제 개편을 계속하고 문서 및 기록 보관소의 국가 관리 책임을 이행하기 위해, 내무부는 지방 정부 기구를 개편하는 과정에서 문서 및 기록 보관소 작업 관리를 강화하기 위한 여러 가지 시급한 과제를 다음과 같이 시급히 수행하도록 도 또는 중앙 직할시의 인민위원회 위원장에게 긴급히 지시할 것을 요청합니다.

첫째, 문서 및 보관에 관한 법적 규정을 적절하고 완벽하게 준수하고 다음 요구 사항을 충족합니다.

첫째, 기관 및 단체의 활동으로 형성된 모든 문서 및 문서 데이터베이스는 각 기록보관소에 따라 중앙에서 통일적으로 안전하게 관리되어야 합니다. 각 기관 및 단체의 문서 및 문서 데이터베이스는 해당 기관 및 단체의 기록보관소에 따라 집계 및 수집되어야 합니다.

둘째, 해당 기관 또는 단체는 업무 종료일로부터 기록 보관소를 폐쇄해야 합니다. 또한, 해당 기관 또는 단체는 관할 기관의 합병 또는 업무 종료 결정이 효력을 발생하는 날부터 그 권한에 따른 행정 문서를 발행해서는 안 됩니다.

셋째, 조직 정비 이전과 정비 기간 동안 문서 및 데이터베이스는 정비 전 행정 단위의 도 역사 기록 보관소 및 기관 기록 보관소(또는 보존 장소)에 계속 보존되어야 합니다.

넷째, 문서 및 문서 데이터베이스를 불법으로 압수, 이전, 파기하는 행위를 엄격히 금지하며, 기구를 정리하는 과정에서 문서 및 문서 데이터베이스를 손상시키거나 분실하는 행위도 허용되지 않습니다.

둘째, 도 역사기록관은 도내 모든 기록문서 및 문서데이터베이스를 현장 또는 임시로 보존하고, 조직 개편 후에는 관리권한에 따라 새로운 도·기관·행정단위에 문서를 이관하기 위해 기관·기관·행정단위의 장과 접수 및 협조를 담당한다.

셋째, 조직 정비 후 문서 및 문서 데이터베이스의 인계는 기록관리기관에 관한 법률의 규정에 따라 진행됩니다.

넷째, 전문 공공서비스용 인감 및 디지털 서명증서의 관리 및 사용에 대한 법률 규정을 엄격히 이행하고, 통계업무 수행, 포장, 인계, 보관 및 기구 재정비 과정에서의 사용 시 국가비밀을 보호하고 정보, 문서, 데이터의 안전을 확보한다.

신규 기관 및 조직의 문서, 기록 및 텍스트 기호에 대한 식별 코드 목록을 규정하는 문서 발급

내무부는 도 및 중앙 직할시의 인민위원회에 대해 도 인민위원회 위원장이 직무 및 권한의 범위 내에서 지방의 국가기록물 관리를 실시하는 책임자로서 책임을 지고, 조직 정비 과정 전반에 걸쳐 법률의 규정에 따라 관리 기관 산하의 문서 및 문서 데이터베이스의 안전을 확보하도록 권고합니다.

문서 및 기록 보관 업무에 대한 국가 관리를 강화하기 위한 도 인민위원회 위원장의 지시를 긴급히 발행합니다.

각급 행정단위를 재정비하고, 2단계 지방정부 조직모형을 구축하는 사업에서 성급 국가역사문서보관소를 재정비하는 계획을 수립하고, 이를 관계기관에 제출하여 평가 및 시행을 의뢰한다.

조직 정비를 완료한 직후에는 다음 작업을 신속하게 수행해야 합니다.

첫째, 관리 하에 있는 새로운 기관 및 조직의 문서, 기록 및 문자 기호에 대한 식별 코드 목록을 규정하는 문서를 발행합니다.

둘째, 신설 기관 또는 단체의 수장에게 관리 권한에 속하는 문서 및 데이터베이스를 수령하도록 지시하고, 신설된 기초 행정 단위의 수장에게는 도 역사 기록 보관소가 임시 관리하는 관리 구역 내의 방과 창고에서 문서를 수령하도록 지시합니다.

셋째, 시스템을 관리·운영하는 부서에 기술 솔루션을 구현하여 관리 하의 기관·조직의 문서 발급 및 업무 정산 활동의 연속성과 지속성을 보장하도록 지시합니다.

넷째, 기존에 편찬된 문서의 관리 및 업무처리를 위한 프로젝트 및 계획의 개발을 지휘합니다.

다섯째, 조직 정비 전, 정비 중, 정비 후에 사무 및 기록 보관 업무를 안전하고 원활하게 수행할 수 있는 자원을 확보한다.

여섯째, 내무부에 이행현황을 보고하여 내무부가 종합하여 정부에 보고하도록 한다.

도 인민위원회 위원장의 문서 및 보관 업무 관리 강화에 관한 지시를 이행하기 위한 계획을 발표합니다.

내무부에 대해서는 지방 정치 체제의 기구를 재편하는 과정에서 문서 및 기록 보관 업무 관리를 강화하는 지침을 내리도록 도 인민위원회 위원장에게 조언합니다.

지방 정치 체제의 기구를 재편하는 과정에서 문서 및 기록 보관 업무 관리를 강화하라는 도 인민위원회 위원장의 지시를 이행하기 위한 계획을 발표합니다.

지방 역사 기록 보관소는 공무원을 배정하여 기관, 조직 및 단위에 작업 그룹을 구성하여 문서를 수신하고, 현장에서 문서를 보존하고, 시스템에서 문서 데이터베이스를 구분합니다.

도 역사 기록 보관소가 도 역사 기록 보관소에 제출된 문서의 출처인 기관 및 조직에서 완전히 편집되어 영구 보존된 기록을 수집하기 위한 조치를 적극적으로 취하도록 지시합니다.

도인민위원회 위원장에게 도역사문서보관소에서 확인 및 봉인을 거친 보관실 및 창고에 보관된 문서 및 문서데이터베이스가 기구 정비 후 책임 관리기관 또는 단체에 이관될 때까지 안전을 확보할 수 있는 충분한 자원을 확보하도록 권고한다.

조직 정비를 완료한 직후에는 다음 작업을 신속하게 수행해야 합니다.

도인민위원회 위원장에게 관리 하에 있는 기구가 재편된 후 설립된 기관 및 조직의 문서, 기록 및 문자 기호에 대한 식별 코드 목록을 즉시 발급하도록 조언합니다.

기구를 재정비하기 전에 기관, 조직의 문서를 관리하고 처리하는 프로젝트를 도인민위원회에 제출합니다.

시스템 관리 및 운영 부서와 협력하여 인계 계획을 개발하고, 시스템의 문서와 문서 데이터베이스를 통합합니다.

필요하다면 조직을 정비하기 전에 통계적으로 정리된 문서 블록과 문서 데이터베이스에 대한 관리 및 처리 계획에 관해 국가 기록 보관소와 협의한다.

조직 개편 전, 개편 중, 개편 후에 기관, 조직, 개인에게 문서 및 기록 보관소와 관련된 사항을 정기적으로 안내하고 질문에 답변합니다.

기구를 개편하기 전에 기관·단체의 문서 및 문서 데이터베이스의 인계를 확인합니다.

지방 역사 기록 보관소의 경우, 내무부는 공무원을 배치하여 종이 문서 및 기타 정보 매체에 담긴 문서(있는 경우)의 집계, 정리, 포장, 봉인, 용량 및 상태 확인, 기관 및 조직의 문서 현장 보존 또는 임시 중앙 보존을 접수 및 조정하는 업무를 안내할 것을 제안합니다.

시스템의 관리 및 운영 부서와 협력하여 각 기관, 조직 및 행정 단위의 시스템에 있는 디지털 문서의 수를 파악하고 문서 데이터베이스를 구분합니다.

현재 도 역사 기록 보관소에 보관 중인 모든 문서 및 문서 데이터베이스를 목록으로 작성하고, 기구를 개편하여 문서 및 문서 데이터베이스를 관련 기관 및 단체에 인계할 때까지 도 역사 기록 보관소의 문서 및 문서 데이터베이스의 안전성, 무결성 및 활용성을 지속적으로 확보합니다.

문서의 양, 상태, 문서 데이터베이스를 종합하여 내무부에 보고합니다.

조직 정비를 완료한 직후에는 다음 작업을 신속하게 수행해야 합니다.

중앙책임자는 조직편성 전 기관·단체의 문서 및 문서 데이터베이스를 조직편성 후 유관관리기관 또는 단체에 인계하는 업무를 정리하고 확인합니다.

장치를 재편하기 전에, 내무부에 해당 기관이나 조직이 수집한 문서와 문서 데이터베이스를 관리하고 처리하기 위한 계획과 프로젝트를 개발하도록 조언합니다.

기구를 개편하기 전에 통계적으로 정리된 문서 및 데이터베이스에 대한 업무 운영을 관리하고 처리하기 위한 프로젝트 및 계획을 수립하고 관련 기관 및 조직과 협력하여 이를 실행합니다.
지방역사기록관에 제출된 문서의 출처가 되는 기관 및 단체에서 이전에 완전히 편집된 영구 보존 기록을 수집합니다. 전문 기록 보관소가 없는 경우, 지방역사기록관은 정리 과정에서 수집된 문서의 안전을 보장하기 위해 내무부에 보관실과 창고를 마련하도록 권고합니다.

시스템에서 조직, 리더, 비서의 새 계정을 개설하거나 다시 개설하여 문서 발급 및 수령을 보장합니다.

내무부 는 기관, 단체 및 행정 단위의 장에 대하여, 구 및 면 단위의 기관, 단체의 장, 인민위원회 위원장에게 기관 개편 과정 동안 법률의 규정에 따라 관리 권한에 속한 문서 및 문서 데이터베이스의 안전을 확보할 책임을 부여하고, 기관 개편 후 해당 문서 및 문서 데이터베이스가 도 역사 기록 보관소 및 유관 기관, 단체에 이관될 때까지 책임을 지도록 요구합니다.

직접 부서와 개인에게 완료된 작업에 대한 기록과 문서, 미완료 작업에 대한 기록과 문서를 편집하고 패키징하도록 지시합니다(각 부서별로 미완료 작업 목록을 작성합니다).

각 부서와 개인에게 기관이나 조직의 미완료 업무를 종합하여 목록을 작성하도록 지시하고, 첨부 파일과 문서를 별도로 패키지하여 수집한 후 기관 기록 보관소에 제출합니다.

통계청 기록보관소에 문서를 보관하도록 지시하고, 각 부서와 개인에게 제출되지 않은 파일과 문서를 보관소에 수거하여 보관하도록 안내합니다. 또한, 각 부서와 개인으로부터 파일과 문서를 접수하여 보관소와 중앙 보관실에 정리합니다. 미완료된 파일과 문서에 대해서는 주의를 기울이고, 별도로 수거하며, 명확하게 기록해야 합니다.

기구를 재정비하여 관리기관 또는 기관에 인계할 때까지 문서를 보호하고 안전하게 보존하기 위해 필요한 창고, 장비, 인력을 마련한다.

통계제도를 관리·운영하는 단위에 업무완료 및 미완료 문서 및 문서 데이터베이스의 수량을 확인하고, 시스템에 저장된 데이터를 구분하거나 저장장치로 추출하여 기구를 개편하여 도 역사기록관 또는 유관기관·단체에 이관할 때까지 문서 및 데이터베이스의 안전성과 무결성을 보장하도록 지시한다.

지역인민위원회 위원장은 내무부에 지역인민위원회 산하 전문기관의 문서를 수집하고 안전하게 보존하기 위한 창고와 필요한 장비를 마련하는 업무를 지시한다. 또한, 기구를 재정비하여 해당 문서가 관리기관 및 단체에 인계될 때까지 문서의 안전을 보호하기 위한 인력을 배치한다.

조직 정비를 완료한 직후, 새로운 기관, 조직 또는 행정 단위의 책임자는 즉시 다음을 지시해야 합니다.

기관, 간부, 비서 등의 신규 계좌 개설 및 재설립을 등록하여 문서 발급 및 접수를 보장합니다. 규정에 따라 전문 공공 서비스에 대한 인감 및 디지털 서명 인증서를 발급하도록 등록합니다.

도 역사기록관, 시스템 관리운영부 및 관련 부서와 담당자와 협력하여 관리 권한에 속한 미완료 작업에 대한 문서 및 문서 데이터베이스를 수신하여 추가 해결을 진행합니다.

관리 권한에 따른 문서, 문서 데이터베이스, 관리 구역 내 방과 창고의 문서를 수령합니다. 역사 기록 보관소와 협력하여 해당 문서 블록에 대한 업무 운영을 처리하기 위한 계획을 수립합니다.

기관의 기록 보관소와 창고에 있는 문서를 집계하고, 봉인하고, 안전하게 보존합니다.

기관의 기록 보관소의 경우, 기관의 기록 보관 부서 또는 기관, 조직 또는 단위에서 기록 보관을 담당한 사람은 다음과 같은 업무를 수행해야 합니다.

부대와 개인에게 파일과 문서를 수집, 포장하여 중앙 보관실과 창고에 미리 인계하도록 지시한다. 부대와 개인으로부터 받은 문서를 안전하게 보존할 수 있는 창고와 필요한 환경을 마련한다.

조직 개편 후 해당 문서가 도 역사기록관 또는 담당 기관이나 단체에 인계될 때까지 해당 기관이나 단체의 사무실이나 보관창고에 문서를 집계, 봉인하고 안전하게 보존합니다.

통계시스템 관리운영부서와 협력하여 시스템 내 기관 및 조직의 문서 수와 문서 데이터베이스를 확인합니다.

미완료 작업의 파일과 문서를 목록에 따라 수신하여 별도로 보관합니다.

이전에 완료되어 영구적으로 보존된 기록을 제출하거나 편집하여 별도로 패키징하여 역사 기록 보관소에 제출할 준비를 합니다.

포장된 문서와 미완료 작업 목록을 원래 상태 그대로 제출하세요.

공무원, 공공근로자 및 근로자의 경우 완료된 업무에 대한 기록 및 문서와 완료되지 않은 업무에 대한 기록 및 문서를 수집하여 정리합니다. 완료되지 않은 업무의 경우 목록을 작성하여 다음 사항을 명확하게 명시해야 합니다. 직무명, 해당 업무를 처리할 담당자명, 처리 가능한 문서 및 문서의 수, 처리 마감일(있는 경우).

시스템에서 완료된 작업에 대한 기록 및 문서와 완료되지 않은 작업에 대한 기록 및 문서의 통계를 보관합니다. 시스템에서 작업 기록 목록이나 완료되지 않은 작업에 대한 문서 목록을 만듭니다.

시스템에 있는 패키지된 파일, 문서 및 미완료 작업 목록의 원래 상태를 기관이나 단위의 기록 보관소에 제출하거나, 장치를 구성하는 과정에서 문서 수집을 담당하는 개인에게 제출합니다.

조직 정비가 완료된 직후에는 즉시 기관의 기록 보관소와 시스템을 관리하고 운영하는 부서와 협력하여 미완료 작업에 대한 기록 및 문서를 해당 작업을 계속 처리할 책임이 있는 부서나 개인에게 인계해야 합니다.

조직 개편 결정 후 즉시 운영을 중단하는 기관 및 단체에 대한 조직 및 개인의 계정을 폐쇄합니다.

시스템을 관리·운영하는 부서에 대하여 내무부는 기관, 단체, 개인의 계정별로 시스템 내의 문서 및 문서 데이터베이스의 범위를 파악하고 구분하도록 요구한다. 이때, 부서 및 개인의 미완료 업무 목록을 토대로 데이터 범위를 파악하고 미완료 업무가 있는 단체 및 개인의 계정 목록을 작성하며, 지시가 있을 경우 인계 계획을 수립한다.

현재 시스템에서 사용되고 있는 문서식별부호, 파일코드, 문서기호 체계를 수집하여 도인민위원회와 내무부에 보고하고, 이를 통일, 동기화하여 기구를 개편하고 중복을 피하여 각 기관 및 단체의 문서식별부호, 파일코드, 문서기호를 설정하는 기초로 활용한다.

조직 정비를 완료한 직후에는 다음 작업을 신속하게 수행해야 합니다.

조직 개편 결정 후 즉시 운영을 중단하는 기관 및 단체에 대한 조직 및 개인의 계정을 폐쇄합니다.

새로운 기관 및 조직의 문서 식별 코드 시스템, 파일 코드 및 텍스트 기호를 업데이트하여 시스템이 원활하게 운영되도록 합니다.

새로운 기관, 조직 및 개인을 위해 계정을 개설하고, 기존에 관련된 문서 및 문서 데이터베이스와 연결하여 시스템에서 작업 처리가 중단되지 않도록 보장합니다.
비활성 기관, 조직, 단위의 문서 및 문서 데이터베이스를 추출하여 정리하고, 기구를 개편한 후 이를 도 역사 기록 보관소 또는 유관 기관, 조직에 이관한다.

기관, 조직, 개인의 긴급한 요구에 부응하기 위해 시스템 내의 문서와 문서 데이터베이스를 활용할 계획을 세우고, 이를 통해 기구를 재구조화하는 과정을 진행합니다.
첨부된 파일에서 공식 발송 번호 414/BNV-VTLTNN의 전체 텍스트를 확인하세요.

출처: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987