Pendigitalan pengurusan perkhidmatan penginapan.

Dalam konteks pemulihan dan pecutan industri pelancongan, transformasi digital menjadi trend yang tidak dapat dielakkan bagi premis penginapan. Di Thanh Hoa - sebuah kawasan yang kini mempunyai kira-kira 1,300 premis penginapan - aplikasi teknologi digital bukan sahaja membantu meningkatkan kecekapan pengurusan tetapi juga menyumbang kepada peningkatan kualiti perkhidmatan, sekali gus memenuhi permintaan pelancong yang semakin tinggi.

Resepsionis di Muong Thanh Thanh Hoa Hotel memproses daftar masuk menggunakan perisian pengurusan penginapan hotel.

Mengoptimumkan operasi, menyeragamkan pengurusan

Sebelum ini, proses penerimaan dan pengurusan tetamu di kebanyakan hotel kebanyakannya dilakukan secara manual, daripada menyemak dokumen pengenalan diri, fotokopi, mengisi borang maklumat, hinggalah melaporkan kepada pihak berkuasa. Proses ini bukan sahaja memakan masa tetapi juga mudah berlaku kesilapan, menyebabkan kesulitan kepada pelanggan dan pengusaha, terutamanya semasa musim puncak pelancongan .

Oleh kerana situasi praktikal inilah aplikasi perisian pengurusan penginapan telah menjadi penyelesaian segera. Di banyak hotel di wilayah ini, proses daftar masuk telah diperkemas dengan ketara kerana kakitangan kaunter penerimaan tetamu hanya perlu mengimbas kod QR pada kad pengenalan warganegara yang terbenam dalam cip, dan semua maklumat pelanggan dikemas kini secara automatik ke dalam sistem. Data kemudiannya disegerakkan dengan pihak berkuasa yang berkaitan, memastikan pematuhan dengan peraturan sambil meminimumkan ralat.

Bagi premis yang mempunyai jumlah tetamu yang tinggi, proses pendigitalan bukan sahaja menjimatkan masa tetapi juga mengurangkan tekanan ke atas kakitangan dengan ketara. Daripada memproses setiap dokumen secara manual, jabatan penerimaan tetamu boleh lebih menumpukan pada khidmat pelanggan dan sokongan – faktor yang semakin penting dalam persaingan perkhidmatan. Cik Bui Thi Hoai Thuong, Timbalan Pengarah Penginapan di Hotel Muong Thanh Thanh Hoa, berkata: “Sebelum ini, proses daftar masuk agak rumit, dengan kakitangan terpaksa mengendalikan banyak langkah manual, yang membawa kepada ralat. Sejak melaksanakan perisian pengurusan penginapan, proses daftar masuk telah dipendekkan, data lebih tepat, dan keselamatan terjamin. Pelanggan juga berasa lebih mudah dan selesa kerana mereka tidak perlu menyediakan banyak dokumen seperti sebelumnya.”

Selain sekadar menerima data, perisian pengurusan membantu menghubungkan dan mengawal semua aktiviti operasi secara serentak, daripada pengurusan bilik dan pemantauan penghunian kepada statistik hasil dan pelaporan masa nyata. Pendigitalan dan pemusatan data juga memudahkan perniagaan menganalisis dan meramalkan permintaan pasaran, sekali gus meningkatkan kecekapan perniagaan.

Daripada hanya dilaksanakan oleh hotel-hotel besar, transformasi digital kini telah merebak ke banyak premis penginapan merentasi segmen yang berbeza. Ini menunjukkan perubahan ketara dalam persepsi perniagaan tentang peranan teknologi – daripada alat sokongan kepada platform teras dalam pengurusan. Selain sekadar meningkatkan kecekapan pengurusan dalaman, transformasi digital juga membuka perubahan asas dalam cara premis penginapan mendekati dan melayani pelanggan.

Meningkatkan pengalaman, menuju ke arah pelancongan pintar.

Walaupun pendigitalan membantu perniagaan penginapan beroperasi dengan lebih cekap, teknologi juga mengubah cara pelancong mengakses dan menggunakan perkhidmatan. Daripada bergantung pada kaedah tempahan langsung seperti sebelum ini, semakin ramai pelancong memilih untuk mencari, menempah dan membayar melalui platform digital. Trend ini memaksa perniagaan penginapan untuk menyesuaikan dan mengembangkan kehadiran dalam talian mereka secara proaktif, daripada media sosial hinggalah aplikasi tempahan.

Di Sam Son, pusat pelancongan tepi laut di wilayah Thanh Hoa, proses ini agak ketara. Dengan sejumlah besar tempat penginapan dan tekanan untuk melayani pelancong semasa musim puncak, penerapan teknologi bukan sahaja membantu meningkatkan kecekapan perniagaan tetapi juga menyumbang kepada mewujudkan persekitaran pelancongan yang lebih profesional dan telus. Cik Nguyen Thao Du, wakil Hotel Hai Yen di wad Sam Son, berkongsi: “Sebelum ini, tetamu kebanyakannya datang terus untuk menempah bilik, yang agak pasif. Sejak mempromosikan di platform digital, tetamu boleh menempah bilik secara proaktif dan membayar melalui aplikasi. Ini membantu kami menjangkau lebih ramai pelanggan dan memudahkan untuk mengatur dan mengurus bilik.”

Malah, di banyak tempat penginapan, peratusan tetamu yang menempah dalam talian telah meningkat dengan ketara, berpotensi menyumbang 60-70% daripada jumlah tetamu semasa musim pelancongan. Ini bukan sahaja membantu perniagaan mengembangkan pasaran mereka tetapi juga meningkatkan profesionalisme dalam perkhidmatan. Maklumat tentang bilik, harga dan perkhidmatan tersedia secara terbuka dan telus dalam persekitaran digital, menjadikannya lebih mudah untuk pelanggan memilih dan membuat keputusan. Dari perspektif pengurusan, pendigitalan data penginapan juga membawa manfaat praktikal. Maklumat tetamu dikemas kini dalam masa nyata, menyokong pihak berkuasa dalam memantau, mengurus dan memastikan keselamatan dan ketenteraman, terutamanya di kawasan pelancongan utama seperti Sam Son.

Jelas sekali bahawa transformasi digital dalam pengurusan perkhidmatan penginapan bukan sekadar penyelesaian teknikal tetapi menjadi asas operasi baharu industri pelancongan. Daripada penyeragaman pengurusan dan pengoptimuman perniagaan kepada peningkatan pengalaman dan memastikan keselamatan, teknologi menyumbang kepada pembentukan ekosistem pelancongan pintar. Ini akan menjadi faktor utama bagi Thanh Hoa untuk meningkatkan daya saingnya dan membangunkan pelancongan ke arah yang profesional, moden dan mampan pada masa hadapan.

Teks dan foto: Hong Tu

Sumber: https://baothanhhoa.vn/so-hoa-quan-ly-dich-vu-luu-tru-281979.htm