Het uitgeven van richtsnoeren voor de afhandeling van administratieve procedures op het gebied van intellectueel eigendom die gedecentraliseerd en gedelegeerd zijn overeenkomstig decreet nr. 133/2025/ND-CP

Op 31 augustus heeft de afdeling Intellectueel Eigendom - Ministerie van Wetenschap en Technologie Besluit nr. 581/QD-SHTT uitgevaardigd met betrekking tot de bekendmaking van het document dat het coördinatiemechanisme tussen de afdeling Intellectueel Eigendom en gespecialiseerde agentschappen onder de volkscomités van provincies en centraal bestuurde steden begeleidt bij het afhandelen van administratieve procedures op het gebied van Intellectueel Eigendom, die gedecentraliseerd en gedelegeerd zijn overeenkomstig Besluit nr. 133/2025/ND-CP.

1. Toepassingsgebied

Dit document biedt richtlijnen voor het coördinatiemechanisme tussen het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom (NOIP) en gespecialiseerde agentschappen die vallen onder de volkscomités van provincies en centraal bestuurde steden bij de afhandeling van administratieve procedures (AP) op het gebied van intellectueel eigendom (IE) die gedecentraliseerd en gedelegeerd zijn overeenkomstig Besluit nr. 133/2025/ND-CP van 12 juni 2025, tot regeling van de decentralisatie en delegatie op het gebied van staatsbeheer van het Ministerie van Wetenschap en Technologie .

2. Toepasselijke onderwerpen

Dit document is van toepassing op agentschappen, eenheden en personen die betrokken zijn bij de afhandeling van administratieve procedures op het gebied van intellectueel eigendom die gedecentraliseerd en gedelegeerd zijn overeenkomstig Besluit nr. 133/2025/ND-CP van 12 juni 2025 van de regering betreffende de decentralisatie en delegatie op het gebied van staatsbeheer van het Ministerie van Wetenschap en Technologie.

3. Algemene principes bij coördinatie

a) Zorg ervoor dat de afhandeling van administratieve procedures inzake intellectueel eigendom gedecentraliseerd en gedelegeerd verloopt, conform de regelgeving en zonder onderbrekingen.

b) Maximaal gemak creëren voor mensen en bedrijven bij de implementatie van administratieve procedures rond intellectueel eigendom op lokaal niveau.

c) Zorgen dat informatie en gegevens over intellectueel eigendom volledig, consistent, snel en veilig worden gedeeld; ten behoeve van het management, de statistieken en de bedrijfsvoering, en tegelijkertijd de transparantie en verantwoording worden verbeterd.

d) De toepassing van informatietechnologie bij het uitwisselen en verwerken van gegevens en gegevens tussen het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom en gemeenten versterken, waarbij de veiligheid en beveiliging van het netwerk worden gewaarborgd.

d) De capaciteit en de professionele deskundigheid van ambtenaren en overheidsmedewerkers verbeteren; de coördinatie van het staatsbeheer tussen het centrale en het lokale niveau versterken.

e) De rol en de capaciteit van lokale overheden bevorderen en tegelijkertijd de rol van het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom als centraal aanspreekpunt voor het staatsbeheer van intellectueel eigendom bevestigen.

e) Open, transparant en tijdig.

4. Het Bureau voor Intellectuele Eigendom is verantwoordelijk voor:

a) De regio op de hoogte stellen van de lijst met verantwoordelijke functionarissen (met inbegrip van leiders en ambtenaren) van gespecialiseerde eenheden die in coördinatie met het Provinciaal Volkscomité deelnemen aan de implementatie van gedecentraliseerde en gedelegeerde administratieve procedures overeenkomstig Besluit nr. 133/2025/ND-CP.

b) Communicatiekanalen opzetten tussen de centrale functionarissen van het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom en de centrale functionarissen van de lokale overheden, zodat er tijdige ondersteuning kan worden geboden op het gebied van expertise, professionaliteit en de aanpak van ontstane situaties.

c) Organiseer begeleiding en training voor lokale contactpersonen (persoonlijk, online, per geval...) op het gebied van expertise, beroep en aanpak van ontstane situaties.

d) Informatie verstrekken ten behoeve van de afwikkeling van administratieve procedures aan gespecialiseerde instanties onder de volkscomités van provincies en centraal bestuurde steden, nauwkeurig en tijdig, en daarbij de deadline voor de afwikkeling van administratieve procedures volgens de regelgeving waarborgen.

5. Gespecialiseerde agentschappen onder de Volkscomités van provincies/steden zijn verantwoordelijk voor:

a) De implementatie van gedecentraliseerde en gedelegeerde administratieve procedures organiseren in overeenstemming met de wettelijke bepalingen en de professionele richtlijnen van het Nationaal Bureau voor Intellectuele Eigendom.

b) De lijst bekendmaken van de belangrijkste functionarissen (met inbegrip van leiders en ambtenaren) die zijn aangewezen om verantwoordelijk te zijn voor, deel te nemen aan het ontvangen en afhandelen van administratieve procedures op het gebied van intellectueel eigendom op lokaal niveau.

c) Volledig deelnemen aan de begeleidings- en trainingssessies van het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom, en ervoor zorgen dat de administratieve procedures soepel, zonder onderbrekingen en in overeenstemming met de regelgeving worden afgehandeld.

d) Eventuele problemen en moeilijkheden bij het ontvangen en verwerken van administratieve procedures tijdig melden aan het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom.

d) Regelmatig informatie verstrekken en bijwerken over de status van het ontvangen en verwerken van dossiers en problemen signaleren, zodat het Nationaal Bureau voor Intellectuele Eigendom snel ondersteuning kan bieden bij het oplossen ervan.

e) Voor situaties die zich tijdens het implementatieproces voordoen en waarvoor geen regelgeving bestaat of waarvoor geen verificatie van originele informatie/documenten onder beheer van het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom vereist is, dient de regio een verzoek/voorstel voor coördinatie te sturen naar het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom, zodat deze de kwestie kan coördineren en oplossen.

g) Verantwoordelijk voor het binnen 48 uur reageren wanneer het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom om aanvullende documenten en gegevensverificatie vraagt.

6. Richt een database op voor de registratie van intellectueel eigendom ter ondersteuning van de afhandeling van gedecentraliseerde en gedelegeerde administratieve procedures.

a) Het Nationaal Bureau voor Intellectuele Eigendom zal:

a1) Een gedeelde database oprichten tussen het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom en gespecialiseerde agentschappen die onder het provinciaal Volkscomité vallen (de zogenaamde "Gedeelde Database") met als doel het afhandelen van gedecentraliseerde en gedelegeerde administratieve procedures, waaronder:

- Elektronische registratiegegevens van intellectuele eigendomsobjecten en gegevens over intellectuele eigendomsorganisaties/vertegenwoordigers, intellectuele eigendomsorganisaties/taxateurs;

- Gegevens synchroniseren met het Intellectual Property Registration Application Management System van het Nationaal Bureau voor Intellectuele Eigendom (WIPO IPAS-systeem);

a2) Maak een account aan om professionele taken uit te voeren op het informatiesysteem voor het afhandelen van administratieve procedures van het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom op het adres: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn.

- Maakt authenticatie van IP-beschermingscertificaten mogelijk op basis van het aanvraagnummer, het certificaatnummer, de naam van de aanvrager of op basis van de informatie van de IP-vertegenwoordiger/IP-beoordelaar.

- Zorg ervoor dat communicatiekanalen soepel werken, zodat gemeenten snel en tijdig ondersteuning krijgen.

a3) Informatie/documenten verstrekken ten behoeve van de afwikkeling van administratieve procedures voor gemeenten binnen 48 uur na ontvangst van het verzoek in het Informatiesysteem voor de Afwikkeling van Administratieve Procedures, zolang de Gedeelde Database in aanbouw nog niet operationeel is. De door het Nationaal Bureau voor Intellectuele Eigendom verstrekte en uitgewisseld informatie/documenten moeten accuraat, volledig en traceerbaar zijn, om de rechtmatigheid te waarborgen.

a4) Technische ondersteuning, lokale begeleiding bij het gebruik van het systeem en de juiste autorisatie voor elke groep administratieve procedures.

a5) Zorg voor een back-upplan voor het geval dat er technische IT-fouten optreden.

b) Gespecialiseerde agentschappen onder de Volkscomités van provincies/steden:

- Gebruik het toegewezen opzoekaccount om SHCN-informatie op te zoeken en te gebruiken bij het verwerken van gedecentraliseerde en gedelegeerde administratieve procedures.

- Verantwoordelijk voor het gebruik van toegangsinformatie voor het uitvoeren van gedecentraliseerde en geautoriseerde administratieve procedures en het niet delen van deze informatie met onbevoegde partijen tijdens het exploitatieproces.

- Reageren op problemen en verbeteringen voorstellen voor het zoeksysteem, zodat de afdeling haar lokale ondersteunende functies kan uitvoeren.

- Uitwisseling van informatie over VBBH wanneer de informatie niet via communicatiemedia (berichtentoepassing Zalo, ...) in de database kan worden opgezocht, met inbegrip van vertegenwoordigers van afdelingen/kantoren/eenheden die verantwoordelijk zijn voor het veld na uitgifte van VBBH.

- Het Volkscomité van een provincie/stad die direct onder de centrale overheid valt, kan voorstellen om het recht om bepaalde functies op te zoeken uit te breiden, indien de noodzaak zich voordoet.

- Indien er geen gegevens worden gevonden of er vermoedens zijn van discrepanties, kan de gemeente rechtstreeks contact opnemen met het Nationaal Bureau voor de Intellectuele Eigendom via informatiekanalen om verificatie aan te vragen (met aanvraag-/dossiercode, certificaatnummer, reden voor verificatie, enz.).

c) Wanneer de gedeelde database tussen het Nationaal Bureau voor Intellectuele Eigendom en het Provinciaal Volkscomité nog niet compleet is, zal het Nationaal Bureau voor Intellectuele Eigendom communicatiekanalen opzetten voor de uitwisseling tijdens het verwerkingsproces van de dossiers, om ervoor te zorgen dat het Provinciaal Volkscomité tijdig en volledig van informatie wordt voorzien.

7. Betreffende de inning van vergoedingen en kosten voor intellectuele eigendomsrechten

a) Algemene principes

- De inning van vergoedingen/kosten dient te voldoen aan de regelgeving (inhoud, vergoedingsniveau, inningsbevoegdheid) zoals voorgeschreven in Circulaire nr. 263/2016/TT-BTC;

- Gemeenten innen binnen hun bevoegdheid vergoedingen voor het afhandelen van administratieve procedures (gedecentraliseerd);

- Het Bureau voor de Intellectuele Eigendom int kosten/heffingen die verband houden met de inhoud van het werk van het Bureau, waaronder: publicatie- en registratiekosten.

b) Gespecialiseerde agentschappen onder het Volkscomité van de provincie/stad zullen het volgende doen:

- Bereken en meld de kosten/vergoedingen die overeenkomen met de inhoud van de lokaal uitgevoerde werkzaamheden (indien van toepassing);

- Instructies voor burgers en bedrijven om vergoedingen en kosten te betalen aan het Provinciaal Volkscomité en publicatie-/registratiekosten aan het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom, overeenkomstig de volgende informatie:

Ontvanger: Bureau voor Intellectueel Eigendom

Rekeningnummer: 1038988888

Bank: Joint Stock Commercial Bank voor Buitenlandse Handel van Vietnam ( Vietcombank )

Betaalmethode: Bankoverschrijving of scan de QR-code via de link: https://ipvietnam.gov.vn/huong-dan-nop-don-phi-le-phi-shcn-online.

Instructies voor het vastleggen van de overdrachtsinhoud: TTCT [Transactieprocedurecode] [Naam van de aanvrager]

- Stuur informatie over de aanvrager naar het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom (via het Administratieve Procedures Handling Information System van het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom op: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/) om het bedrag aan betaalde vergoedingen te bevestigen en het ontvangstbewijs van de vergoeding voor de aanvrager op te zoeken.

c) Het Bureau voor Intellectuele Eigendom zal:

- Controleer, vergelijk en bevestig de hoogte van de vergoedingen en kosten die u aan het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom betaalt via het Administratieve Procedures Afhandelingsinformatiesysteem van het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom op: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/.

- Stuur elektronische ontvangstbewijzen via e-mail naar aanvragers; stel gespecialiseerde instanties onder het provinciaal Volkscomité op de hoogte of stuur ontvangstbewijzen naar deze instanties (via het informatiesysteem voor administratieve procedures van het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom).

- Controleer de gegevens periodiek of op verzoek bij de gemeenten om er zeker van te zijn dat er geen dubbele of onjuiste gegevens worden verzameld.

8. Het verstrekken van de resultaten van de lokale administratieve procedureregeling

a) Binnen 1 maand vanaf de datum van uitgifte van het besluit tot oplossing van administratieve procedures, stuurt het gespecialiseerde agentschap onder het Volkscomité van de provincie/stad het besluit tot oplossing van administratieve procedures naar het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom voor publicatie en registratie overeenkomstig de regelgeving.

b) Administratieve procedures die door gemeenten worden afgehandeld, hangen samen met andere procedures die bij het Nationaal Bureau voor de Intellectuele Eigendom worden uitgevoerd. De resultaten van de administratieve afhandeling worden naar de aanvrager gestuurd als aanvulling op de procedures bij het Nationaal Bureau voor de Intellectuele Eigendom.

9. Geef informatie over de status van de ontvangst- en afhandelingsadministratieve procedures

- Periodiek of onverwachts verstrekken gespecialiseerde instanties die onder de volkscomités van provincies/steden vallen, informatie aan het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom over het aantal ontvangen en verwerkte administratieve proceduredossiers.

- Informatieverstrekkingstijdstip: uiterlijk de 17e van iedere maand;

- Wijze van informatieverstrekking: conform het formulier in Bijlage I van de Regeling.

- Tijd om maandelijkse statistieken te verzamelen: van de 15e van de vorige maand tot de 14e van de statistische maand.

10. Coördinatieorganisatie

Het Nationaal Bureau voor Intellectueel Eigendom (NOIP) en gespecialiseerde instanties onder de Volkscomités van provincies en centraal bestuurde steden zullen samenwerken om administratieve procedures met hun respectieve rechten en decentralisatie op te lossen op basis van dit document. Indien zich tijdens het implementatieproces problemen voordoen, zullen de eenheden dit onmiddellijk aan het NOIP rapporteren voor synthese, onderzoek en voorstellen voor oplossingen.

Lees hier de gebruiksaanwijzing:

Bron: https://skhcn.laichau.gov.vn/tin-tuc/tin-kh-cn-trong-tinh/ban-hanh-tai-lieu-huong-dan-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-linh-vuc-so-huu-tri-tue-duoc-phan-cap-phan-quyen-theo-ng.html