Verbeter de organisatie van de conferenties.

Een afdelingsleider klaagde over een tekort aan mensen voor vergaderingen. Aan het einde van het jaar is er enorm veel werk te doen en is elke taak urgent, terwijl vergaderingen niet gemist mogen worden. Zelfs het missen van één vergadering leidt tot een berisping en kan zelfs een negatieve invloed hebben op de prestatiebeoordeling van de afdeling. Bovendien vinden veel vergaderingen fysiek en ver weg plaats, wat reizen lastig maakt. De provincie Thanh Hoa ligt dicht bij Hanoi en verschillende noordelijke provincies, maar veel conferenties, trainingen en vergaderingen worden gehouden in de zuidelijke provincies. Dit komt doordat Thanh Hoa deel uitmaakt van de provinciegroep in de Centrale Hooglanden en de Centrale Kustregio. Daardoor is de reisafstand, die normaal iets meer dan honderd kilometer bedraagt, veel langer, de reistijd langer en de kosten hoger.

Er zijn conferenties waar de organisatiecommissie leiders van departementen en agentschappen uitnodigt, maar omdat die leiders het te druk hebben, sturen ze in plaats daarvan leiders op departementsniveau. Zelfs die leiders kunnen niet worden vrijgemaakt, dus moeten ze specialisten sturen. Sommige ambtenaren zeggen dat ze wel conferenties bijwonen, maar de essentie van de bijeenkomst niet begrijpen omdat ze in de verkeerde rol of met de verkeerde groep deelnemen. Daardoor kunnen ze hun mening niet geven en weten ze niet hoe ze verslag moeten uitbrengen aan hun eigen afdeling. In sommige gevallen zijn ze zelfs gedwongen om anderen te vragen documenten voor hen in ontvangst te nemen en te ondertekenen. Zulke bijeenkomsten zijn ineffectief, frustrerend, kostbaar en verspillend.

Vergaderingen moeten inhoudelijk zijn en hun waarde maximaliseren. Deze gedachte werd onlangs benadrukt in Conclusie nr. 226-KL/TW van het Centraal Comité van de Partij over het verbeteren van de werkmethoden en het verhogen van de effectiviteit van het politieke systeem. Deze conclusie roept specifiek op tot het aanpakken van het probleem van overmatige vergaderingen.

Het secretariaat van het Centraal Comité verzoekt daarom dat partijcomités, partijorganisaties, agentschappen, lokale afdelingen en eenheden op alle niveaus jaarlijks, op basis van het werkprogramma, plannen ontwikkelen voor de organisatie van conferenties die zijn afgestemd op de actuele situatie. Het aantal fysieke conferenties mag niet meer dan 40% bedragen en het aantal online conferenties niet minder dan 60% van het totale aantal conferenties in het jaar. Conferenties mogen alleen worden georganiseerd als dit absoluut noodzakelijk is of als er al gedetailleerde richtlijnen zijn uitgevaardigd. Conferenties die al via live video of online uitzendingen hebben plaatsgevonden, mogen niet opnieuw worden georganiseerd. Partijcomités, partijorganisaties, overheidsinstanties en maatschappelijke organisaties dienen de coördinatie bij de organisatie van conferenties binnen hun respectievelijke niveaus, sectoren en eenheden te versterken, waarbij overlapping, overbelasting en concentratie aan het begin of einde van het jaar worden vermeden. Bij de organisatie van conferenties dient de omvang en de deelnemers duidelijk te worden gedefinieerd, volgens het principe dat een conferentie vertegenwoordigers uit dezelfde sector moet uitnodigen. Voor professionele conferenties dienen alleen de functionarissen die verantwoordelijk zijn voor het betreffende vakgebied aanwezig te zijn; personen die niet direct gerelateerd zijn aan het vakgebied of de inhoud van de conferentie dienen niet te worden uitgenodigd.

Het lijkt erop dat veel organisaties denken dat hoe meer conferenties ze organiseren, hoe duidelijker ze hun leiderschap en richting aangeven, zonder de impact van overmatige conferentieorganisatie volledig te beoordelen. Veel mensen zijn het eens met het beleid om de organisatiepraktijken van conferenties te verbeteren en wachten op een serieuze implementatie door de instanties die verantwoordelijk zijn voor de organisatie ervan.

Tue Minh

Bron: https://baothanhhoa.vn/chan-chinh-viec-to-chuc-hoi-nghi-271765.htm