Het ontsluiten van de digitale datastroom

Mensen verrichten transacties bij het openbaar administratief servicecentrum van wijk Ha Giang 2.

Knelpunten die voortkomen uit een gebrek aan connectiviteit.

Informatietechnologiesystemen zouden arbeidskrachten moeten ontlasten, maar in plaats daarvan leggen ze een enorme druk op zowel het bestuurlijke apparaat als de bevolking.

Ly Thi Van Anh, een medewerkster van het Openbaar Bestuurscentrum in de wijk Binh Thuan, zit elke dag achter haar bureau en ziet haar computerscherm vol met tabbladen van de informatieportalen voor administratieve procedures van verschillende ministeries en instanties. Om één enkele aanvraag te verwerken, moet ze inloggen op meerdere systemen en herhaaldelijk dezelfde identificatiegegevens invoeren vanwege het gebrek aan automatische synchronisatie. Wat in geschreven documenten "interoperabiliteit" wordt genoemd, is in de praktijk veranderd in een "digitaal handmatig" proces. In plaats van fysiek tussen afdelingen te pendelen zoals voorheen, moeten ambtenaren zoals mevrouw Lan Anh nu handmatig navigeren tussen verschillende softwareprogramma's op hun toetsenbord.

Mevrouw Nguyen Thi Chuc, ambtenaar bij de afdeling Justitie en Burgerlijke Stand van de gemeente Vinh Tuy, ervaart dezelfde druk. Ze vertelt dat ze dagelijks tientallen taken in verschillende softwareprogramma's moet uitvoeren, wat soms tot verwarring leidt. De belangrijkste reden hiervoor is dat de gespecialiseerde beheersystemen van de verschillende afdelingen momenteel niet met elkaar verbonden zijn, niet met elkaar kunnen communiceren en niet kunnen synchroniseren met de Nationale Bevolkingsdatabase.

Dit verlengt de verwerkingstijd van documenten, waardoor medewerkers veel repetitieve handmatige taken moeten uitvoeren. In plaats van dat technologie de processen stroomlijnt, creëert het gebrek aan synchronisatie tussen platforms onbedoeld extra obstakels, waardoor de algehele efficiëntie afneemt en de medewerkers op de werkvloer zwaar onder druk komen te staan", aldus mevrouw Chúc.

Volgens een onderzoek gebruikt een ambtenaar op gemeentelijk niveau momenteel tot wel 15 verschillende gespecialiseerde softwareprogramma's van diverse ministeries en agentschappen tegelijk. Door inconsistente interfaces en data-architectuur moeten ambtenaren, in plaats van gegevens met één klik te exporteren zoals voorheen, nu handmatig alle cijfers verzamelen en optellen om rapporten te maken. Om dit probleem op te lossen, zijn veel gemeenten gedwongen terug te keren naar de oude, gedeelde software van de provincie.

Een evaluatierapport van het Ministerie van Wetenschap en Technologie heeft deze situatie duidelijk aan het licht gebracht: het werken met meerdere onafhankelijke systemen leidt tot een hogere werkdruk, herhaalde gegevensinvoer en heeft een directe impact op de voortgang van administratieve procedures. De oorzaak van deze paradox ligt niet in technologische beperkingen, maar komt voort uit een bekrompen denkwijze. Het feit dat managementeenheden gesloten softwaresystemen ontwerpen die uitsluitend de managementbelangen van hun respectieve sectoren dienen, heeft onbedoeld data – een gedeelde nationale hulpbron – omgevormd tot afzonderlijke, private activa.

Mevrouw Ly Thi Van Anh, specialist bij het Openbaar Bestuurscentrum van de wijk Binh Thuan, moet voortdurend de tabbladen van het informatiesysteem van verschillende afdelingen weergeven om te kunnen zoeken en kruisverwijzen.

De uitdaging van de eis "juist - voldoende - schoon - leefbaar".

Niet alleen worstelen ambtenaren met de software, maar ook burgers moeten hun weg vinden in een gefragmenteerde en zelfs foutieve gegevensstroom.

Na bijna een maand zoeken naar informatie heeft de heer Doan Xuan Viet uit het dorp Kim Ban in de gemeente Hung An eindelijk de procedure voor de registratie van zijn auto op zijn naam afgerond. Volgens de heer Viet was de auto oorspronkelijk in de provincie gekocht en dacht hij dat het overschrijven van de registratie eenvoudig zou zijn, maar het bleek erg ingewikkeld. De oorspronkelijke registratie vond plaats in Hanoi , maar door het gebrek aan een naadloze integratie van gespecialiseerde datasystemen duurde het verifiëren en overschrijven van de originele documenten erg lang. Gedurende de dagen dat hij op de verwerking van de gegevens wachtte, stond de auto ongebruikt thuis.

Belangrijker nog is dat het gebrek aan synchronisatie en de haast in de beginfase van de digitalisering van bevolkingsgegevens fouten hebben veroorzaakt die burgers ongemak hebben bezorgd. In sommige regio's, door de druk om doelstellingen te halen en doordat het proces van gegevensinvoer en -verificatie niet grondig was afgestemd, kwamen er gevallen voor waarbij kinderen niet in het elektronische gezinsregister werden opgenomen.

Mevrouw Tran Thi Hoai Phuong, uit Groep 8, Nong Tien Ward, vertelde dat haar kind, geboren in 2020, dit jaar naar de eerste klas gaat. Tijdens de inschrijving ontdekte ze tot haar schrik dat de naam van haar kind niet in het elektronisch bevolkingsregister stond. Hierdoor moest ze meerdere keren documenten opvragen ter bevestiging en wachten tot de politie de onjuiste gegevens had gecorrigeerd.

Het probleem van datafouten, zelfs volledig ontbrekende gegevens, blijft in veel gebieden bestaan, waardoor het vrijwel onmogelijk is om informatie te delen en te gebruiken via digitale infrastructuur. Volgens een rapport van het Ministerie van Landbouw en Milieu zijn van de ruim 3,6 miljoen percelen waarvoor gebruiksrechten zijn verleend, slechts ruim 1,3 miljoen in de database opgenomen (een bescheiden percentage van ongeveer 37%). Dit betekent dat bijna 2,3 miljoen percelen, oftewel 63% van de grond met verleende eigendomsrechten , buiten het digitale systeem blijven. Bovendien beschikken 44 gebieden momenteel helemaal niet over gegevens.

Medewerkers van het openbaar administratief servicecentrum van de gemeente Lung Phin helpen inwoners bij het uitvoeren van administratieve procedures.

De digitale doorstroming deblokkeren

Om ervoor te zorgen dat de digitale workflow niet langer gefragmenteerd en geïsoleerd is, en om deze vermijdbare fouten te minimaliseren, ligt de oplossing zeker niet in het creëren van meer nieuwe applicaties of software. In plaats daarvan is een alomvattende en gesynchroniseerde integratiestrategie op macroniveau nodig.

Mevrouw Ho Thi Phuong Lan, hoofd van de afdeling Digitale Transformatie van het Ministerie van Wetenschap en Technologie, analyseerde: Om deze situatie definitief op te lossen en data weer de rechtmatige plaats als drijvende kracht te geven, is het in de nabije toekomst noodzakelijk om alle specialistische data te integreren en te synchroniseren met het Nationale Datacentrum, in nauwe coördinatie en samenwerking tussen ministeries en sectoren.

Om dit doel te bereiken, zijn experts op het gebied van technologie en administratief beheer van mening dat de focus moet liggen op twee kerngebieden. Ten eerste is het tijd om de "geïsoleerde" denkwijze te elimineren door een verplicht kader van technische standaarden vast te stellen, van centraal tot lokaal niveau. Ministeries en agentschappen kunnen niet langer vasthouden aan een "mijn manier of het ergste"-mentaliteit, maar moeten de verantwoordelijkheid nemen om verbindingen te leggen en gespecialiseerde systemen te dwingen om met elkaar te "communiceren" en gegevens te delen op één gemeenschappelijk platform. Tegelijkertijd moet de architectuur van het informatiesysteem voor de afhandeling van administratieve procedures opnieuw worden ontworpen, waarbij het gebruiksgemak voor lokale ambtenaren en burgers als maatstaf voor effectiviteit wordt gebruikt en de situatie waarin dezelfde informatie meerdere keren moet worden ingevoerd, resoluut wordt geëlimineerd.

Gesynchroniseerde integratie ontlast niet alleen de administratieve afdeling, maar is ook de enige manier om te garanderen dat databronnen aan twee cruciale criteria voldoen: "zuiverheid" door fouten door handmatige gegevensinvoer te minimaliseren, en "beschikbaarheid" door continue realtime-updates en -uitwisseling. Een nationale digitale kaart kan pas voltooid worden als de datastroom onbelemmerd is en een continue bron vormt die de ontwikkeling van de hele samenleving ten goede komt.

Tekst en foto's: Tuan Quang

Efficiënte verwerking van gedeelde gegevens

Kameraad Nguyen Van Hien
Adjunct-directeur van het Departement Wetenschap en Technologie

De provincie Tuyen Quang heeft de afgelopen tijd actief samengewerkt met centrale ministeries en agentschappen om de processen voor de afhandeling van administratieve procedures te koppelen, integreren en testen in de gecentraliseerde systemen van ministeries en agentschappen. In de praktijk blijven er echter enkele problemen bestaan, zoals onvolledige operationele functies, inconsistente koppeling met gespecialiseerde software en een beperkte IT-infrastructuur in sommige afgelegen gebieden. Om de effectieve werking van het gedeelde datawarehouse te garanderen, is het noodzakelijk om tijdens de overgangsperiode parallelle werking mogelijk te maken tussen het provinciale informatiesysteem voor de afhandeling van administratieve procedures en het gecentraliseerde informatiesysteem van het ministerie. Een volledige conversie mag pas worden gegarandeerd wanneer aan alle technische voorwaarden is voldaan, om verstoring van de afhandeling van administratieve procedures voor burgers en bedrijven te voorkomen. Tegelijkertijd is het noodzakelijk om de standaardisatie van gegevens te versnellen, de realtime synchronisatiefuncties te voltooien, elektronische handtekeningen en elektronische archivering te implementeren en een naadloze koppeling met het Nationale Portaal voor Overheidsdiensten te garanderen. Daarnaast is het van belang om de professionele training van ambtenaren op lokaal niveau te blijven versterken en implementatieplannen te ontwikkelen die zijn afgestemd op de specifieke omstandigheden van elke regio.

Het versterken van de connectiviteit en het delen van gegevens tussen sectoren.

Kameraad Vu Hoai Nam
Directeur van VNPT Ha Giang

Naar mijn mening is de belangrijkste reden voor het huidige onvermogen om gegevens te standaardiseren dat de ontwikkeling van gespecialiseerde databases in het verleden gefragmenteerd was, waarbij elke branche en elk vakgebied verschillende standaarden en platforms implementeerde, wat leidde tot problemen bij het verbinden en delen van gegevens.

In veel gevallen moeten de gegevens van dezelfde burger meerdere keren in verschillende systemen worden ingevoerd vanwege het gebrek aan volledige data-interoperabiliteit. Sommige databases zijn weliswaar gedigitaliseerd, maar de datastandaarden zijn niet gestandaardiseerd tussen sectoren, wat het delen en benutten van informatie belemmert. Bovendien is de IT-infrastructuur in sommige afgelegen en landelijke gebieden ongelijk verdeeld, en is de toegang tot en het gebruik van digitale data door sommige lokale ambtenaren beperkt.

Om deze situatie aan te pakken, is het noodzakelijk om de nationale databases voor cruciale gegevens en de door lokale overheden gevormde databases te blijven verbeteren en om te vormen tot nationale databases; de connectiviteit en het delen van gegevens tussen sectoren te bevorderen, data centraal te stellen bij de dienstverlening aan burgers en bedrijven, en tegelijkertijd de noodzaak voor ambtenaren en burgers om informatie die de overheid al bezit opnieuw te verstrekken te minimaliseren.

De voordelen van VNeID op niveau 2 maximaliseren

Luitenant-kolonel Tran Van Hung, Adjunct-hoofd van de afdeling Administratief Beheer van de Openbare Orde, Provinciale Politie

Luitenant-kolonel Tran Van Hung
Plaatsvervangend hoofd van de afdeling Administratieve Politie voor Openbare Orde, Provinciale Politie

De afgelopen periode heeft de afdeling voor administratief beheer van de openbare orde proactief samengewerkt met relevante afdelingen, instanties en eenheden om bevolkingsgegevens regelmatig te controleren, te vergelijken, bij te werken en te zuiveren. Tegelijkertijd heeft de afdeling actief deelgenomen aan de coördinatie van de opbouw, creatie, aanvulling, zuivering en verrijking van gespecialiseerde gegevens om de nauwkeurigheid, consistentie en uniformiteit tussen datasystemen te waarborgen, waardoor het staatsbestuur effectief wordt ondersteund en administratieve procedures voor burgers en bedrijven worden afgehandeld.

Daarnaast adviseerde de eenheid de leiders van de provinciale politie en het provinciale volkscomité proactief om de relevante afdelingen, eenheden, beroepsbureaus en de politie in gemeenten en wijken te blijven aansturen om de voorlichting, begeleiding en ondersteuning van mensen te versterken bij het registreren en activeren van elektronische identificatieaccounts van niveau 2 (VNeID), het integreren van documentinformatie en het bijdragen aan de algehele ontwikkeling van de VNeID-applicatie, zodat deze een nationale digitale super-app wordt.

Bereid om mee te werken aan het bijwerken van de gegevens.

Mevrouw Nong Thi Xuyen, dorp Chang Tham, gemeente Bang Lang

Mevrouw Nong Thi Xuyen
Chang Tham-dorp, Bang Lang-gemeente

Tegenwoordig is veel openbare informatie opgeslagen in digitale datasystemen. Om ervoor te zorgen dat de gegevens volledig, nauwkeurig en een correcte weergave van de werkelijkheid blijven, is samenwerking tussen burgers en relevante instanties essentieel bij het controleren en bijwerken van de informatie.

We hopen dat de bevoegde autoriteiten regelmatig informatie en richtlijnen zullen verstrekken bij het controleren en bijwerken van gegevens, zodat mensen hiervan op de hoogte zijn en proactief kunnen meewerken. In de praktijk zijn veel mensen zich nog niet bewust van welke informatie moet worden bijgewerkt of wanneer dit moet gebeuren, waardoor specifieke en tijdige richtlijnen essentieel zijn.

Wanneer een verzoek tot controle en actualisering van gegevens wordt ingediend, staan wij klaar om de benodigde informatie te verstrekken en volgens de instructies mee te werken. Wij hopen dat de bijgewerkte gegevens consistent zullen worden gebruikt, zodat burgers niet langer dezelfde informatie meerdere keren hoeven te verstrekken.

Bron: https://baotuyenquang.com.vn/chuyen-muc-cai-cach-hanh-chinh/202606/khoi-thong-dong-chay-du-lieu-so-5db74ec/