Een nieuwe ervaring
In plaats van mensen in haar omgeving om hulp te vragen of te wachten op instructies van ambtenaren, koos mevrouw Tang Phuong Linh, werkzaam bij Notariskantoor nr. 3 in de provincie Quang Tri , ervoor om een AI-robot te gebruiken toen ze naar het openbaar administratief centrum van Dong Hoi ging om procedures af te handelen. Met slechts een paar spraakgestuurde vragen voorzag de robot haar van volledige informatie over de benodigde documenten, procedures en papierwerk. Hoewel het de eerste keer was dat ze de robot gebruikte, vond mevrouw Linh het gemakkelijk om ermee te communiceren dankzij de intuïtieve, duidelijke en begrijpelijke instructies.
Toen het aankwam op de procedure voor het verkavelen van grond, was meneer Dang Van Thi uit de woonwijk Duc Dien in de wijk Dong Hoi niet langer zo in de war als voorheen. In slechts drie minuten interactie met de robot begreep hij het hele proces en de benodigde documenten. Meneer Thi vertelde dat het een nieuw model is, maar erg handig. Al zijn vragen werden snel beantwoord, waardoor hij zijn aanvraag proactief kon invullen voordat hij deze indiende.
 |
| AI-robots helpen bij het afhandelen van administratieve procedures, direct in het centrum - Foto: BC |
Ook de heer Nguyen Thanh Trung, woonachtig in de woonwijk Dong Hai, is zeer te spreken over het gemak van dit model. Volgens hem fungeert de AI-robot als een effectief ondersteuningskanaal voor ambtenaren die documenten ontvangen of anderen begeleiden, waardoor mensen tijd besparen en onnodige vragen en antwoorden worden voorkomen.
De AI-robot, die sinds begin juni 2026 in proefbedrijf is, heeft tot nu toe meer dan 380 veelgestelde vragen beantwoord en meer dan 190 burgers en bedrijven rechtstreeks geholpen in het openbaar administratief centrum van Dong Hoi. Deze cijfers tonen aan dat technologie niet alleen vernieuwing brengt, maar ook steeds effectiever blijkt te zijn in het dienen van het publiek.
Op weg naar een moderne administratie
Volgens de heer Tran Nam Son, directeur van het Centrum voor Openbare Administratieve Diensten van de wijk Dong Hoi, is de AI-robot in gebruik genomen om burgers en bedrijven te ondersteunen bij het zoeken naar informatie en hen snel en nauwkeurig door administratieve procedures te leiden. Het apparaat is gebruiksvriendelijk en communiceert direct, waardoor de zoektijd naar informatie wordt verkort en de druk op ambtenaren in de eerste consultatiefase wordt verlicht.
Na bijna een maand in gebruik te zijn geweest, blijkt de effectiviteit van het model niet alleen uit het aantal beantwoorde vragen, maar ook uit de verandering in de houding van mensen ten opzichte van overheidsdiensten. In plaats van volledig te vertrouwen op de aanwijzingen van ambtenaren, hebben veel mensen proactief informatie gezocht en complete documenten opgesteld voordat ze procedures uitvoerden.
Dit is tevens een stap voorwaarts in de digitale transformatie van lokale overheden. Voorheen vond digitale transformatie vooral achter de schermen plaats met beheersoftware; nu kunnen burgers de verandering direct ervaren vanaf het moment dat ze het Centrum voor Openbare Administratieve Diensten binnenstappen. Het Centrum zal doorgaan met de implementatie van een gecentraliseerd informatiesysteem voor de afhandeling van administratieve procedures volgens de routekaart van ministeries en agentschappen; en tegelijkertijd AI toepassen voor statistieken, analyses en ondersteuning van ambtenaren bij de verwerking van aanvragen.
Daarnaast werkt de afdeling ook samen met de leverancier om de database verder te verfijnen, vraag-en-antwoordscenario's toe te voegen en de spraakherkenning te verbeteren, zodat de robot nauwkeuriger en natuurlijker kan antwoorden. Naar verwachting zal de proefwerking na juli 2026 uitgebreid worden geëvalueerd alvorens te overwegen het model verder uit te breiden.
De introductie van AI-robots in het openbaar bestuurscentrum gaat niet alleen over het toepassen van een nieuw technologisch apparaat. Belangrijker nog, het gaat erom de manier waarop diensten worden verleend geleidelijk te veranderen en burgers gemakkelijker, transparanter en sneller toegang te geven tot overheidsdiensten. Wanneer elke vraag binnen enkele seconden wordt beantwoord en elke procedure vanaf het begin duidelijk wordt uitgelegd, toont dit aan dat de digitale transformatie daadwerkelijk doorzet. De tevredenheid van burgers en bedrijven dient dan als maatstaf voor de effectiviteit van de bestuurlijke hervorming.
Grens
Bron: https://baoquangtri.vn/khoa-hoc-cong-nghe/202606/robot-ho-tro-thu-tuc-hanh-chinh-e776201/
