Reorganisatie van overheidsinstanties na de fusie in Dong Trieu: synchroon, tijdig, voor de mensen en bedrijven

Vanaf 1 juli 2025 zal Dong Trieu City na de fusie officieel vijf Public Administration Service Centers (APSC's) op wijkniveau exploiteren volgens het tweelaags stedelijk bestuursmodel. Met proactieve voorbereiding op alle vlakken – van faciliteiten en personeelszaken tot IT-infrastructuur en operationele procedures – toont Dong Trieu haar vastberadenheid om te voorkomen dat het transitieproces de afwikkeling van administratieve procedures (AP's) voor burgers en bedrijven verstoort.

Mevrouw Tran Thi Huong, medewerker grondzaken en bouwzaken in de wijk Yen Duc in de stad Dong Trieu, begeleidt mensen bij het afhandelen van administratieve procedures.

Medio juni nam mevrouw Tran Thi Huong, ambtenaar in de grond- en bouwsector van de wijk Yen Duc, twee functies tegelijk op zich: ze werkte in de wijk Yen Duc en nam deel aan een pilot in het Openbaar Bestuurscentrum van de nieuwe wijk Hoang Que. Dagelijks testte ze de verwerking van 5-10 dossiers op diverse gebieden in het elektronische systeem, met alle stappen van ontvangst tot beoordeling en terugzending van de resultaten. "Hoewel er veel nieuwe taken zijn, waren we dankzij de grondige training vooraf niet al te verrast. Tijdens deze pilotfase worden eventuele moeilijkheden of problemen samengevat en aan leidinggevenden gemeld voor tijdige oplossing. Zo verloopt de afhandeling van administratieve procedures zonder vertragingen en wordt een soepele dienstverlening voor burgers en bedrijven gegarandeerd", aldus mevrouw Huong.

Het Hoang Que Ward Public Administration Center, waar mevrouw Huong werkt, bevindt zich in de hal van het voormalige Volkscomité van de Hong Thai Tay Commune en heeft een oppervlakte van 150 m². Dit centrum zal alle administratieve procedures afhandelen voor de inwoners van vier samengevoegde eenheden, waaronder: Hoang Que, Yen Duc, Hong Thai Tay en Hong Thai Dong. Tot nu toe was deze locatie volledig uitgerust met faciliteiten, bewegwijzering en informatietechnologie, en er waren vijf medewerkers verantwoordelijk voor de veldwerkzaamheden die alle soorten gegevens in het systeem hebben getest. Alle noodzakelijke voorwaarden zijn aanwezig om het centrum na officiële ingebruikname effectief, snel en soepel te laten functioneren.

Het nieuwe Hoang Que Ward Public Administration Center is volledig uitgerust met faciliteiten en apparatuur en is vanaf 1 juli klaar om mensen van dienst te zijn.

Volgens de heer Le Ngoc Thang, adjunct-directeur van het Openbaar Bestuurscentrum van de stad, zal Dong Trieu vanaf 1 juli 2025 officieel vijf openbaar bestuurscentra in gebruik nemen in vijf nieuwe wijken: Hoang Que, Dong Trieu, Mao Khe, An Sinh en Binh Khe. Vóór de officiële ingebruikname, medio juni, heeft Dong Trieu een proefdraaien uitgevoerd met het nieuwe openbaar bestuurssysteem in de verschillende gemeenten. De hoofdkantoren zijn allemaal redelijk herschikt, zoals: het Hoang Que-punt bevindt zich in de hal van het Volkscomité van de voormalige gemeente Hong Thai Tay en heeft een oppervlakte van 150 m²; het An Sinh-punt ontvangt apparatuur van drie samengevoegde gemeenten; of het Dong Trieu-punt maakt gebruik van de oorspronkelijke faciliteiten van het Openbaar Bestuurscentrum van de stad met een vloeroppervlak van bijna 1.000 m².

Daarnaast vindt er een herziening en volledige uitbreiding plaats van de apparatuur: computers, printers, scanners, kopieerapparaten, automatische nummering... binnen de IT-infrastructuur. Het personeel op de nieuwe locaties is met name getraind in het afhandelen van administratieve procedures volgens het tweelaags overheidsmodel en draait tegelijkertijd op twee softwareprogramma's (drie en twee niveaus) om te garanderen dat de administratieve diensten niet worden onderbroken. Om het personeel effectief te coördineren, heeft Dong Trieu ook taken toegewezen op basis van capaciteit en de werkelijke behoeften. Elk administratief centrum op afdelingsniveau zal naar verwachting minimaal tien medewerkers tellen, verdeeld over gespecialiseerde functies, van begeleiding, receptie, beoordeling en rapportage van resultaten tot technische en administratieve ondersteuning.

Gedurende de overgangsperiode tot 30 juni zullen de centrale loketten op gemeentelijk/wijkniveau en de gemeentelijke afdelingen voor openbare dienstverlening administratieve procedures blijven ontvangen en verwerken volgens het 3-niveaumodel op basis van het huidige provinciale administratieve informatiesysteem. Voor onvolledige dossiers zal het Stadscomité van Volksgezondheid opdracht geven tot het opstellen van een gedetailleerde lijst en deze overdragen aan de nieuwe gemeentelijke afdelingen voor verdere verwerking, zonder dat deze worden achtergelaten of verloren gaan. Gegevens uit juni 2025 tonen aan dat de hele stad meer dan 18.000 dossiers voor administratieve procedures heeft verwerkt, zonder gevallen van te late verwerking. De centrale loketten op gemeentelijk niveau ontvingen en verwerkten meer dan 2.300 dossiers, met een percentage van 100% voor tijdige en tijdige verwerking. Deze cijfers tonen de vastberadenheid en initiële effectiviteit van het nieuwe systeem voor openbare dienstverlening in de overgangsperiode.

Hoewel het bord is veranderd in Dong Trieu Ward Public Service Center, is de afdeling Openbaar Dienstencentrum van de stad Dong Trieu momenteel met spoed bezig met het afhandelen van de resterende administratieve procedures die van de bevolking zijn ontvangen.

Het proces van samenvoeging en reorganisatie van het bestuursapparaat in Dong Trieu verloopt volgens de goede weg, vanuit de gedachte "mensen en bedrijven centraal te stellen in de dienstverlening". Inspanningen variërend van het voorbereiden van faciliteiten, personeelszaken en het trainen van vaardigheden tot het moderniseren van processen, creëren een solide basis voor Dong Trieu om effectief een stedelijk bestuursmodel met twee niveaus te hanteren: modern, transparant en professioneel.

Ngo Diu

Bron: https://baoquangninh.vn/sap-xep-co-quan-hanh-chinh-cong-sau-sap-nhap-o-dong-trieu-dong-bo-kip-thoi-vi-nguoi-dan-va-doanh-ngh-3364175.html