Flexibel inspelen op veranderingen, de servicekwaliteit verbeteren.

De (nieuwe) provinciale overheid van Quang Tri is op 1 juli 2025 officieel van start gegaan met een tweelaags bestuursmodel. Daarmee is ook het administratieve organisatiesysteem op alle niveaus, inclusief het Provinciaal Centrum voor Openbare Administratieve Diensten (PVHCC), aangepast wat betreft model, functies en werkterrein. In de beginperiode van de provinciefusie functioneerde het centrum soepel, wat getuigt van een grondige voorbereiding, flexibele aanpassing en een sterke inzet voor hervormingen ten behoeve van burgers en bedrijven.

Mensen doorlopen momenteel de procedure om hun zegels in beslag te laten nemen.

Flexibele aanpassing, stabiele werking.

De samenvoeging van administratieve grenzen heeft geleid tot aanpassingen in de organisatiestructuur en operationele functies van de openbare dienstverlening. Voor het nieuw opgerichte Provinciale Openbare Dienstverleningscentrum van Quang Tri – een administratieve eenheid onder het Bureau van het Provinciale Volkscomité – heeft Decreet nr. 118/2025/ND-CP betreffende de implementatie van administratieve procedures in het kader van het one-stop- en geïntegreerde one-stop-systeem bij de one-stop-dienst en het Nationale Openbare Dienstverleningsportaal, uitgevaardigd op 9 juni 2025 en van kracht sinds 1 juli, een solide wettelijk kader gecreëerd dat de rol en verantwoordelijkheden van het centrum in de nieuwe fase herdefinieert.

Dientengevolge zijn de functies van het centrum uitgebreid en geprofessionaliseerd, met de nadruk op staatsbeheer van de controle op administratieve procedures, de implementatie van het one-stop-shop-systeem en geïntegreerde one-stop-shop-mechanismen, en het elektronisch afhandelen van administratieve procedures; het digitaliseren van dossiers en resultaten van de afhandeling van administratieve procedures; het adviseren over en voorstellen van oplossingen voor hervormingen in administratieve procedures; het waarborgen van transparantie in administratieve procedures; het ontvangen en verwerken van feedback en suggesties van burgers en bedrijven, enzovoort.

Om zich snel aan te passen, heeft de provincie besloten om twee parallelle operationele locaties voor het centrum te behouden in twee districten: Dong Hoi en Dong Ha. Dit is een flexibele oplossing om de best mogelijke service te garanderen voor de inwoners van beide oude geografische gebieden.

Vanaf de eerste dagen van de operatie werkten beide vestigingen nauwgezet en synchroon. De werksfeer was urgent en intensief. Medewerkers die direct aanvragen verwerkten, waren volledig bemand, uitgerust met ondersteunende software en een gesynchroniseerde gegevensoverdracht, waardoor alle transacties soepel verliepen.

Veel ambtenaren waren al vroeg op de locatie aanwezig om documenten voor te bereiden, de software te openen en gegevens te controleren. Burgers die de procedures kwamen afronden, prezen allemaal de toegewijde ondersteuning van de ambtenaren, met name bij het begeleiden van hen bij het invullen van de nieuwe formulieren en het voorbereiden van documenten volgens de bijgewerkte lijst met wijzigingen.

"De werkdruk is hoger, de druk is groter, maar we erkennen dat dit een cruciale fase is en we moeten onze inspanningen verdubbelen om vertrouwen te winnen bij de mensen in het nieuwe systeem," aldus mevrouw Pham Thi Thao Nhi, specialist bij het ministerie van Industrie en Handel.

Na de fusie moesten het volledige datasysteem, de contactpunten voor instanties en organisaties, de zegels en de digitale handtekeningen van de departementen en instanties van de twee voormalige provincies worden herzien, aangepast en geconsolideerd. Daarom registreerde het centrum al in de eerste dagen van de nieuwe administratie een toename van het aantal aanvragen met betrekking tot de intrekking en vervanging van zegels, evenals procedures voor het wijzigen van administratieve registratiegegevens. Alleen al op de eerste dag ontving het Provinciaal Openbaar Dienstverleningscentrum op beide locaties 1.547 aanvragen met betrekking tot de intrekking en vervanging van zegels, waarvan 1.222 op locatie 1 en 325 op locatie 2.

Om een ​​snelle afhandeling voor instanties en eenheden te garanderen, heeft de afdeling Administratief Beheer en Openbare Orde van de provinciale politie van Quang Tri extra agenten en soldaten ingezet om aanvragen in behandeling te nemen, ook buiten de reguliere werktijden. Hierdoor verloopt de verwerking snel en efficiënt. "Ik kwam de procedure voor de intrekking van het zegel van de voormalige ouderenvereniging van de gemeente Hien Ninh afronden. Het proces verliep snel en gemakkelijk, het duurde slechts ongeveer 30 minuten", aldus de heer Le Ngoc Chau (gemeente Truong Ninh).

Het aantal mensen dat in de eerste dagen na de fusie naar het Provinciaal Overheidsbestuurscentrum kwam om transacties te verrichten, was aanzienlijk.

Het bevestigen van de rol van de moderne overheid als "toegangspoort tot dienstverlening".

Om ervoor te zorgen dat het openbaar bestuurssysteem na 1 juli ononderbroken blijft functioneren, heeft de provincie een operationeel plan in drie fasen opgesteld: voorbereiding, testen en afronding. Voor de officiële lancering werden de technische infrastructuur, gedeelde software, personeelsaccounts, personeel en kantoorapparatuur gecontroleerd, opnieuw toegewezen en gesynchroniseerd. Departementen en agentschappen droegen ook verantwoordelijkheden over en organiseerden trainingen voor ambtenaren over de procedures voor het afhandelen van administratieve zaken binnen de nieuwe bestuurlijke grenzen en het agentschapssysteem.

Naast de reorganisatie van de structuur werkt het centrum ook actief aan een plan voor digitale transformatie en administratieve hervormingen gericht op professionalisering en modernisering. Belangrijke aandachtspunten zijn: het actualiseren van alle gegevens over administratieve procedures, inclusief de namen van de leidende instanties en nieuwe locaties; het upgraden van de software voor het elektronische loket om integratie met het Nationaal Portaal voor Overheidsdiensten mogelijk te maken; het uitvoeren van enquêtes naar de tevredenheid van burgers; en het samenstellen en classificeren van nieuwe procedures die voortvloeien uit fusies om gestandaardiseerde richtlijnen te bieden.

De heer Ho Van Thanh, adjunct-directeur van het Provinciaal Centrum voor Openbare Diensten, zei: "De stabiele werking van het centrum na de fusie is te danken aan een grondige voorbereiding, effectieve coördinatie tussen departementen en instanties, en de vastberadenheid van het lokale partijcomité en de overheid om de administratie te hervormen. Naast de grote kansen staat het centrum echter ook voor veel uitdagingen, die flexibiliteit en grote vastberadenheid vereisen. Het integreren van de twee administratieve datasystemen van de twee voormalige provincies is een complexe taak die hoge nauwkeurigheid en tijd vergt. Eventuele fouten of vertragingen kunnen de afhandeling van administratieve procedures beïnvloeden."

De technische en operationele connectiviteit tussen het hoofdkantoor in Dong Hoi en de tweede vestiging in Dong Ha moet absoluut gegarandeerd zijn. Bovendien is, gezien het grotere geografische gebied, een vlotte coördinatie tussen departementen, instanties en overheidsniveaus van cruciaal belang voor de afhandeling van administratieve procedures via dit onderling verbonden mechanisme. Een strikt inspectie- en controlemechanisme is nodig om het ontlopen van verantwoordelijkheid of langdurige verwerkingstijden te voorkomen.

Om uitdagingen te overwinnen en kansen ten volle te benutten, blijft het centrum zijn institutionele kader verbeteren, de toepassing van informatietechnologie bevorderen, de opleiding van hoogwaardig personeel versterken en vooral een cultuur van professionele en toegewijde dienstverlening opbouwen.

Met vastberadenheid en gezamenlijke inspanningen bewijst het centrum geleidelijk aan zijn rol als "servicepoort" van de moderne overheid, door efficiënte en uitgebreide diensten te leveren en tegelijkertijd de geest van innovatie, creativiteit en eenheid na de fusie te symboliseren. Dit is tevens een van de eerste en duidelijkste kenmerken van een nieuw gefuseerde provincie die naar verwachting zich in de toekomst snel en duurzaam zal ontwikkelen.

Gemoedsrust

Bron: https://baoquangtri.vn/thich-ung-linh-hoat-nang-cao-chat-luong-phuc-vu-195534.htm