Digital transformasjon av menneskelige ressurser: «Flaskehalsen» ligger ikke i programvaren

Selv om digital transformasjon anses som nøkkelen til å forbedre ledelseseffektiviteten, sliter mange vietnamesiske bedrifter fortsatt med å håndtere programvare og papirarbeid, med data og gamle vaner. Teknologi investeres, men frigjør ikke arbeidskraft, og skaper enda mer press for personalavdelingen (HR).

Bedrifter trenger å rekruttere mange arbeidere i årets siste måneder.

Teknologien har ikke nådd bedrifter ennå

Digital transformasjon innen HR har blitt nevnt som en uunngåelig trend i mange år, men når den implementeres i praksis, møter den mange hindringer. I mange bedrifter kjøpes programvare for HR, datasystemer settes opp, men gamle arbeidsprosesser forblir de samme, noe som ikke bare fører til at arbeidsmengden ikke reduseres, men også dobles.

I et selskap som spesialiserer seg på produksjon av bildeler i Tan Thuan Export Processing Zone ( Ho Chi Minh- byen) sa Minh Thy, selskapets personalsjef, at selskapet har hatt HRM-programvare i tre år, men at alle registre fortsatt må lagres parallelt på papir. Hver måned må HR-avdelingen behandle dusinvis av oppsigelsesrapporter, nyansatte, prøvetidsvurderinger, tidsregistrering, goder osv., men dataene som legges inn i programvaren er kun for "sammenligning", og den endelige avgjørelsen er fortsatt basert på papir.

«Tidligere var det vanskelig å gjøre det manuelt, men nå med programvare må vi fortsatt gjøre det manuelt fordi vi er redde for å gjøre feil. Så det er dobbelt så vanskelig», la Minh Thy til.

Hos Hanwan Company Limited i Tan Binh-distriktet sa fru Nguyen Ha, en HR-ansatt i selskapet, at virksomheten ønsket å digitalisere, men for å spare kostnader valgte de billig programvare med begrensede funksjoner, som ikke var koblet til tidsregistrerings- og lønnssystemet, noe som førte til at ansatte måtte legge inn data manuelt to ganger.

Dessuten er selskapets ledere fortsatt vant til å styre basert på følelser, «liker å se på ansikter for å tildele arbeid», så teknologirapportene er bare en formalitet. «Sjefen tror fortsatt på papirarbeid mer enn programvare, så det digitale systemet er bare for presentasjon», delte fru Ha.

Arbeidstakere må fortsatt erklæringe på papir når de utfører offentlige administrative prosedyrer.

På samme måte sa Nguyen Trong Dai, HR-direktør i Dai Thanh Paper Company, at bedrifter møter vanskeligheter med å rekruttere erfarne medarbeidere når de transformerer seg digitalt. Selv om det finnes mange profiler på sosiale nettverk og rekrutteringsplattformer, er informasjonen ikke autentisk.

«Mange har veldig gode profiler og imponerende titler, men når de begynner å jobbe, er den faktiske kapasiteten deres bare rundt 40 %. Det er også vanskelig å bekrefte deres tidligere arbeidsplass fordi selskaper ofte ikke deler personaldata med hverandre», la Trong Dai til.

Ifølge en rapport fra ABeam Consulting, selv om 68 % av vietnamesiske bedrifter planlegger å investere i et personalstyringssystem (HRIS), bruker de fleste fortsatt Excel, med spredte data og manglende tilkoblinger. Dette gjør at teknologi ikke spiller en støttende rolle, men en byrde. Disse historiene viser at det største problemet ikke er mangelen på teknologi, men det faktum at folk ikke har endret måten de jobber på, prosesser ikke har blitt omstrukturert, data ikke har blitt standardisert og ledere ikke har fullt ut styrket det digitale operativsystemet.

Endre tankegangen din for å tjene mennesker

Spørsmålet om digital transformasjon innen personaladministrasjon må sees fra et strategisk perspektiv. Ifølge en rapport fra Verdensbanken har 63 % av sørøstasiatiske bedrifter problemer med å rekruttere personell med riktig kompetanse. I tillegg til dette ligger andelen jobbhoppere i Vietnam fortsatt på 20–25 % per år, høyest blant unge ansatte. Dette viser at det å beholde folk ikke bare handler om lønn eller goder, men også om arbeidsmiljø, kultur og karriereutviklingsmekanismer.

For å løse problemet med å bruke digital teknologi i personaladministrasjon, foreslo også Van Hoang, representant for ABeam Consulting, at bedrifter kan bruke HR-porteføljemodellen. Dette er en modell som betrakter mennesker som investeringsmidler. I stedet for bare å lagre poster og evaluere KPI-er, trenger bedrifter bare å bygge et sentralt datasystem for ferdigheter, kapasitet, opplæringskostnader og suksesjonsplanlegging. Dette er ikke programvare, men en måte å omorganisere tenkningen innen personaladministrasjon.

Følgelig har noen organisasjoner i Vietnam også vist effektivitet når de bruker denne modellen. For eksempel bruker Techcombank HR-data til å forutsi kapasitetsbehov, og planlegger dermed systematisk suksesjon og reduserer turnoverraten for unge ansatte med 30 %. JUKI Vietnam Company implementerte programmet "Smart Factory HR", som standardiserte data for 5000 ansatte i sanntid med SAP SuccessFactors-systemet, noe som bidro til å redusere feil og øke åpenheten i evalueringen...

Bruk av digital teknologi bidrar til å redusere arbeidsmengden og øke ledelseskapasiteten.

«HR-fremtiden ligger i forbindelsen mellom mennesker – data – strategi. HR-folk er ikke lenger bare saksbehandlere, men ledere for endring, som bruker data til å forutsi behov for personalressurser og utvikle team», la Hoang Van til.

Fra et statlig ledelsesperspektiv mener førsteamanuensis Dr. Tran Van Minh, ekspert på offentlig forvaltning ved National Academy of Public Administration, at digital transformasjon bare er effektiv når den ledsages av prosessreform. Hvis bare programvare legges til den gamle prosessen, er det ikke annerledes enn å kjøre bil på en landevei. Før digitalisering er det nødvendig å standardisere prosessen, tydelig definere ansvar, lære opp brukere og spesielt skape tillit til data. Teknologi er bare et middel, mennesker er drivkraften. For å transformere seg effektivt digitalt, bør bedrifter gjennomføre digital transformasjon i etapper, teste i én avdeling, og deretter utvide basert på tilbakemeldinger og praktiske justeringer i stedet for å implementere massivt.

Ifølge Ho Chi Minh City Business Association ble mange saker om næringsliv og tinglysning forsinket etter sammenslåingen av administrative grenser på grunn av feilaktig programvare for offentlig forvaltning, tynt personale og usynkronisert drift. Andelen forsinkede saker er opptil 41 %, noe som viser at selv offentlig sektor, der digital transformasjon er sterkt prioritert, ikke kan unnslippe situasjonen med «programvare uten mennesker».

Derfor er digital transformasjon innen personaladministrasjon ikke en historie om sterk eller svak programvare, men en historie om å reorganisere måten bedrifter styrer mennesker på. Teknologi er bare virkelig verdifull når den bidrar til å redusere byrden, øke produktiviteten og skape et transparent arbeidsmiljø, i stedet for å gjøre alt mer komplisert. For å lykkes med digital transformasjon, er det første som må endres tankegangen og tilliten til data.

Kilde: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm