Digital notarisering: Hvorfor er folk fortsatt nølende?

Men for mange er elektronisk notarisering fortsatt noe ukjent og … upålitelig.

Vanen med å «signere med ekte signaturer og ekte kvitteringer»

Dao Duy An, generalsekretær i Vietnams notarforening, understreket at med omtrent 8 millioner notariserte dokumenter konvertert helt til elektronisk lagring over en periode på 30 år hvert år, kan det spare samfunnet for hundrevis av milliarder dong i lagrings- og behandlingskostnader for papirdokumenter.

Folk får dokumenter notarisert på Phung Quan Notarius Office, Yen Hoa-distriktet, Hanoi . Foto: HH

Dessuten sparer elektronisk arkivering ikke bare kostnader, men fungerer også som et verktøy for datainnhenting, analyse, statistikk og risikovarsling, og støtter statlige forvaltningsaktiviteter. Imidlertid, ifølge observasjoner fra reportere fra HanoiMoi Newspaper, er den tradisjonelle metoden med signering med fysiske dokumenter fortsatt svært vanlig ved mange notariuskontorer i Hanoi. Folk forstår fortsatt ikke eller er ikke klare for elektronisk notarisering, spesielt for eiendomstransaksjoner.

Ved Phung Quan Notarius Office i Yen Hoa-distriktet i Hanoi sa regnskapsfører Nguyen Thi Hong: «Jeg har hørt om digital notarisering, men jeg foretrekker fortsatt å signere dokumenter personlig. Det føles fortsatt mye tryggere å ha en notarisert papirkopi med rødt segl.»

Le Van Binh fra Ha Dong-distriktet delte den samme følelsen og sa: «En eiendomstransaksjon er verdt milliarder av dong. Hvis det oppstår tekniske risikoer eller tvister, er mekanismen for å avgjøre skyld og ansvar fortsatt uklar med elektronisk notarisering. Jeg er redd for forfalskning eller datatap. Alt kan hackes på nettet, så det er veldig risikabelt å håndtere eiendelene mine på nettet. Det er derfor jeg ikke er villig til å endre meg ennå.»

Ifølge statistikk fra Departementet for juridisk bistand ( Justisdepartementet ) utgjør antallet notarialbekreftede dokumenter behandlet gjennom den nye digitale plattformen mindre enn 5 % av de totale transaksjonene på landsbasis. Selv om den tekniske infrastrukturen i utgangspunktet er komplett, er folk flest og mange notarialorganisasjoner fortsatt ikke helt klare.

Det er behov for mekanismer for å sikre rettssikkerhet og digital tillit for innbyggerne.

Ifølge advokat Le Quang Vinh er elektronisk notarisering ikke bare en overgang fra papir til et nettbasert miljø, men en endring i metoden for å sikre juridisk sikkerhet. Tillit er grunnlaget for alle transaksjoner. Når folk ikke tror at digitale signaturer har samme verdi som ekte signaturer, vil de ikke være begeistret for å delta.

Le Quang Vinh analyserte at digitale signaturer er juridisk anerkjent og har samme verdi som håndskrevne signaturer. Imidlertid er formidlingen og veiledningen om bruken av dem blant publikum fortsatt begrenset. «En sterk kommunikasjonskampanje er nødvendig for å hjelpe folk å forstå at elektronisk notarisering er sikkert, beskyttet av loven og kan lagres langsiktig», foreslo han.

Videre indikerer tilbakemeldinger fra notariuskontorer at elektronisk notarisering i mange land kun er tillatt etter at en komplett nasjonal elektronisk autentiseringsmekanisme er på plass. I Vietnam er den digitale identitetsinfrastrukturen fortsatt under utvikling, og datadelingsinfrastrukturen mellom etater er ennå ikke synkronisert. Elektronisk identitetsverifisering og integrering av informasjon mellom borgeridentifikasjonskort, VNeID-identifikasjon og notariseringssystemet er ennå ikke helt sømløst. Dette betyr at prosessen med å bekrefte digitale transaksjoner fortsatt krever ispedd manuelle trinn, noe som forårsaker forsiktighet blant både klienter og notarius publicus.

Ifølge Nguyen Thi Tho, konserndirektør i Vietnams notarforening, står vi overfor mange utfordringer for å kunne implementere elektronisk notarisering, som behovet for ytterligere forbedring og synkronisering av det juridiske rammeverket med notarialloven fra 2024, loven om elektroniske transaksjoner fra 2023 og relaterte dokumenter; behovet for et høyt nivå av informasjonssikkerhet og cybersikkerhet i den tekniske infrastrukturen; og behovet for å fokusere på den teknologiske tilgangskapasiteten og konsensusen blant notarer og notarialpraksisorganisasjoner over hele landet.

Ovennevnte realitet viser at for at elektronisk notarisering virkelig skal «komme inn i hverdagen», må to ting gjøres samtidig: styrke den juridiske infrastrukturen og fremme en endring i sosial bevissthet. For det første er det nødvendig å raskt fullføre det juridiske rammeverket for elektroniske transaksjoner innen notarisering, spesielt mekanismene for lagring, verifisering og tvisteløsning. I tillegg bør det finnes retningslinjer som oppmuntrer notarkontorer til å investere i digitale plattformer og støtte kostnadene ved å vedlikeholde informasjonssikkerhetsinfrastruktur. Når «digital tillit» er etablert, kan tradisjonelle røde segl gradvis erstattes av digitale signaturer på skjermer, som er raskere, mer transparente og fortsatt har full juridisk gyldighet.

Kilde: https://hanoimoi.vn/cong-chung-so-vi-sao-nguoi-dan-van-con-de-dat-720618.html