Ett sted – Mange stiftelser

1. juli 2025, da det offentlige administrative tjenestesenteret på kommunenivå offisielt startet driften, ble en rekke prosedyrer brakt direkte til landsbyer og tettsteder, noe som markerte et gjennombrudd i administrativ reform og digital transformasjon på grasrotnivå. Etter mer enn to ukers drift, i tillegg til positive endringer i holdninger til tjeneste og reduserte reisebyrder for innbyggerne, står imidlertid "one-stop-shop for folket"-modellen fortsatt overfor mange utfordringer – fra teknisk infrastruktur og menneskelige ressurser til kapasiteten til å få tilgang til digitale offentlige tjenester – noe som krever involvering av hele det politiske systemet for å finne løsninger.

En enhetlig prosess

Konklusjon nr. 160-KL/TW fra Politbyrået etablerte en liste med 1060 oppgaver og ansvarsområder som ble foreslått overføring til kommune- og kretsnivå, og som spenner over mange felt som sivil registrering, eiendom, finans, utdanning, helse, bygg og anlegg, sosial sikkerhet, mekling, byplanlegging, kultur og rettslig og sivil registrering. Den enestående arbeidsmengden krever at det offentlige administrative servicesenteret på kommunenivå opererer profesjonelt og systematisk. Etter mer enn to ukers drift har det blitt observert innledende endringer, ikke bare i hastigheten på behandlingen av søknader, men også i serviceinnstilling og evnen til å løse problemer direkte på lokalt nivå.

I grensekommunen Minh Tan har den såkalte «one-stop»-tjenestemodellen i utgangspunktet medført merkbare endringer. Hver dag, fra tidlig om morgenen, ankommer dusinvis av mennesker fra avsidesliggende landsbyer senteret for å utføre administrative prosedyrer. Thao Chan Duong fra landsbyen Tan Son ble svært overrasket da han først møtte den nye modellen: «Jeg kom for å be om en erstatningsfødselsattest for barnet mitt. Fordi jeg ikke bruker smarttelefon og ikke visste hvordan jeg skulle logge meg på den offentlige tjenesteportalen for å sende inn søknaden, ble Duong ganske forvirret.»

Kamerat Hau A Lenh, sekretær for provinsiell partikomité, besøker og oppfordrer fagforeningsmedlemmer til å hjelpe folk med å løse administrative prosedyrer digitalt i Chiem Hoa kommune. Foto: Van Nghi

De ansatte ved Minh Tan kommunes offentlige administrative servicesenter hjalp imidlertid helhjertet Duong med å fullføre prosedyrene raskt. Duong delte: «Tidligere krevde mange prosedyrer at man måtte til distriktet, noe som var en lang reise og tok en hel dag. Nå, med den nye kommunen og dens nye metoder, er det mer praktisk for folk. Avtalebekreftelsen angir tydelig datoen for mottak av resultatene, slik at jeg ikke lenger trenger å gå frem og tilbake mange ganger for å be om informasjonen.»

Atmosfæren ved Binh Xa kommunes offentlige administrative servicesenter er også svært travel, med folk som håndterer administrative prosedyrer. For å sikre smidig drift av myndighetene inspiserer og fører nestlederen i kommunens folkekomité og direktøren for senteret, Nong Van Viet, regelmessig tilsyn med gjennomføringen av oppgaver ved senteret, og deltar i samtaler og dialoger med folket for å hjelpe dem å bedre forstå den nye forvaltningsmodellen.

Herr Nong Van Viet delte: «Med mange nye oppgaver overført fra distriktsnivå til kommunenivå har det i stor grad blitt enklere for folk, forkortet avstander, spart tid og redusert kostnader. Vi har bedt kommunens ansatte om å strebe etter å overvinne vanskeligheter og fullføre oppgavene, og levere resultater til folket i tide og før planen.»

I Minh Xuan-distriktet, hvor befolkningen etter sammenslåingen overstiger 70 000 mennesker, er arbeidsmengden enorm. Bare i løpet av de første 10 dagene av driften mottok senteret omtrent 3000 innbyggere, og noen dager opp til 400. Nestleder Nguyen Manh Cuong uttalte: «14 tjenestemenn og embetsmenn er tildelt i henhold til sin ekspertise, og to informasjonsskranker er satt opp rett ved inngangen for å hjelpe innbyggerne med å klassifisere prosedyrer og sjekke dokumenter tidlig, og dermed redusere behandlingstiden betydelig.»

Arbeid mens man står i kø

Til tross for innledende tilrettelegging, møter implementeringen av «one-stop shop»-modellen på kommunenivå fortsatt mange hindringer. Det nye systemet må operere under forhold der infrastrukturen ennå ikke er fullt synkronisert, teknologien fortsatt er svak, og personellet ikke er skikkelig opplært... Som mange lokale tjenestemenn uttrykker det: «Vi jobber mens vi står i kø, og vi håndterer problemer etter hvert som de oppstår.»

Etter å ha tydelig identifisert de innledende vanskelighetene, opprettet den stående komiteen i provinspartiet 22 inspeksjonsteam for å gjennomgå ledelsen, retningen og implementeringen av politiske oppgaver etter sammenslåingen i kommuner og valgkretser, inkludert inspeksjoner av driften av de offentlige administrative tjenestesentrene på kommunenivå.

Ifølge observasjoner fra inspeksjonsteamet til den provinsielle partiets stående komité i Yen Nguyen kommune, er mange kontorer ved senteret trange, og de elektriske systemene og nettverkssystemene er ofte overbelastet. Utstyr som skrivere, skannere og skjermer for kønummer mangler eller fungerer ikke som de skal. Mange ansatte må ta på seg flere roller og har ikke fått spesialisert opplæring i nye områder som arealforvaltning, justis og sivilregistrering, noe som fører til vanskeligheter med å tilpasse seg nye oppgaver.

Kamerat Nguyen Van Son, leder av det provinsielle folkerådet, inspiserer driften av Son Vi kommunes offentlige administrative servicesenter. Foto: Ma Hung.

I Hong Thai kommune er noen spesialiserte programvareprogrammer ennå ikke sammenkoblet; IT-utstyret er gammelt og utdatert, noe som påvirker fremdriften i dokumentbehandlingen. Dette er også realiteten i Chiem Hoa kommune, hvor informasjons- og datatilkoblingen til den nasjonale databasen mangler, eller programvaren ikke er oppdatert med kommunens navn og data; ledere, tjenestemenn og embetsmenn har ikke fått tildelt identifikasjonskontoer og digitale signaturer for å utføre sine plikter; de digitale ferdighetene til noen tjenestemenn og embetsmenn er fortsatt begrensede; og utstyrskonfigurasjonen er lav og oppfyller ikke kravene til å jobbe i et nettverksmiljø ...

Nguyen Son Tung, spesialist ved Minh Xuan-distriktets offentlige administrative servicesenter, utdypet disse vanskelighetene og bekreftet: Det er mange tilfeller der folk kommer for å fullføre prosedyrer knyttet til eiendom, men originaldokumentene ikke har blitt overlevert, eller informasjonen samsvarer ikke mellom systemene, noe som gjør umiddelbar behandling umulig. Det nasjonale sammenkoblede systemet er også ustabilt og noen ganger lammet.

En annen utfordring som fjell- og grensekommuner står overfor for tiden, er den begrensede forståelsen av offentlige tjenester og digital teknologi blant lokalbefolkningen. Mange snakker ikke det lokale språket, er analfabeter og klarer ikke å fullføre prosedyrer selvstendig via offentlige tjenesteportaler på nett.

Fru Giang Thi Lia (landsbyen Phin Lo, Son Vi kommune) uttrykte sin forvirring: «Jeg kan ikke snakke standardvietnamesisk, og jeg forstår ikke papirarbeidet, så jeg må be kommunens tjenestemenn om hjelp.» Denne situasjonen tvinger kommunens tjenestemenn til å både veilede og hjelpe innbyggere, noe som fører til en overbelastning av arbeidet. I noen områder gjør mangelen på et veletablert digitalt teknologiteam i lokalsamfunnet – kjernekraften som hjelper folk med å få tilgang til offentlige tjenester på nett – situasjonen enda vanskeligere.

Synkronisering fra policy til handling

Vanskene som oppsto under driften av den nye modellen ble raskt anerkjent og håndtert av det politiske systemet fra provinsielt til grasrotnivå.

Allerede i den første uken etter implementeringen av den todelte styringsmodellen opprettet folkekomiteen i Tuyen Quang- provinsen en hotline for å motta tilbakemeldinger og gi bistand til å svare på spørsmål om administrative prosedyrer. Mer spesifikt mottas all tilbakemelding og spørsmål knyttet til administrative prosedyrer og offentlige tjenester gjennom Tuyen Quang Provincial Public Service Information Hotline 1022 på nummeret 0219.1022 og gjennom Zalo Official Account: 1022 Tuyen Quang Provincial Public Administrative Service Center.

Provinspolitiet har opprettet 36 punkter for utstedelse av identitetskort og elektronisk identifikasjon i kommuner og bydeler for å gjøre det enklere for folk å få tilgang til og minimere reiser. Tuyen Quang provinsielle ungdomsunion har også utplassert mer enn 140 frivillige ungdomsteam, med 2000 medlemmer, for å støtte folk i å bruke offentlige tjenester på nett, utnytte VNeID-applikasjonen, gi teknologiråd på stedet og lære opp digitale ferdigheter for tjenestemenn på kommunenivå – spesielt i avsidesliggende og vanskeligstilte områder.

Spesielt innen landbrukssektoren – et vanskelig og sensitivt område – har Landbruks- og miljødepartementet opprettet fire spesielle arbeidsgrupper for å støtte kommunene i driften av landdatabaser og håndtering av administrative prosedyrer. Ifølge visedirektør Nguyen Thi Thanh Thuy: «Disse arbeidsgruppene vil operere regelmessig, klare til å dra til kommunene når som helst for å gi faglig støtte og omskolere tjenestemenn innen landforvaltning i prosedyrer. Departementet har offisielt lansert en AI-drevet virtuell assistentprogramvare med domenet https://trolyaocanbocongchuc.dx.gov.vn/ for å hjelpe tjenestemenn og innbyggere med å utføre administrative prosedyrer knyttet til landbruk og miljø under det todelte lokale forvaltningssystemet.»

Spesielt har Departementet for naturressurser og miljø nettopp utgitt «Håndboken om arealforvaltning i tonivåstyre» – et spesialisert dokument som gir spesifikk veiledning for lokale tjenestemenn. Følgelig har folkekomiteen på kommunenivå opptil 45 oppgaver, og lederen av folkekomiteen på kommunenivå har 44 spesifikke oppgaver knyttet til arealsaker. Dette er et viktig grunnlag for at kommunene skal kunne utøve sin myndighet riktig, og unngå overlappinger og feil i håndteringsprosedyrer.

Ved det offentlige administrative servicesenteret i Ha Giang 2-distriktet er det plassert en datamaskin med internettilgang i nærheten av inngangen, slik at innbyggerne kan logge inn og sende inn søknader på nett. Personalet er tilgjengelig for å hjelpe til om nødvendig. I tillegg er det satt opp to pulter i venteområdet slik at innbyggerne enkelt kan fylle ut papirene sine.

Fru Pham Thi Nguyet, spesialist ved det offentlige administrative tjenestesenteret i Ha Giang 2-distriktet, delte: «For å overvinne innledende vanskeligheter må vi stadig lære, forbedre våre ferdigheter, evner og politiske kvaliteter, se på hver borger som en «spesiell kunde» og bruke tilfredsheten til disse «spesielle kundene» som et mål på hvor godt vi fullfører oppgavene våre.»

I tillegg, for å øke offentlig bevissthet om digital transformasjon, intensiverer Vietnam Fatherland Front Committee og dens medlemsorganisasjoner propaganda- og bevissthetskampanjer. Phan Van Dui, leder av Vietnam Fatherland Front Committee i Minh Tan kommune, sa: «De fleste i kommunen er etniske minoriteter som ikke snakker det vanlige språket, står overfor vanskelige levekår, ikke bruker smarttelefoner og har liten forståelse av offentlige tjenester på nett. For å overvinne disse vanskelighetene drar vi til hvert hus for å gi støtte, med sikte på å gjøre det mulig for folk å få tilgang til offentlige tjenester på egenhånd.»

Med synkroniserte og rettidige løsninger antas det at vanskelighetene med driften av det offentlige administrative tjenestesenteret på kommunenivå snart vil bli overvunnet. Som instruert av generalløytnant Trinh Van Quyet, sekretær for sentralkomiteen i Vietnams kommunistparti og leder for den generelle politiske avdelingen i Vietnams folkehær, ved seremonien som kunngjorde resolusjonen og beslutningen om sammenslåing av administrative enheter på provinsiellt nivå og omorganisering av administrative enheter på kommunenivå i Tuyen Quang-provinsen 30. juni 2025: Alle oppgaver innenfor begge nivåers myndighet (provins og kommune) må utføres knirkefritt, uten forsinkelser eller utelatelser, med ånden av å tjene folket og bedriftene bedre; og opprettholde tjenestemennenes image og oppførsel "fra administrativ tjeneste til å tjene folket".

For kommuner som mangler spesialisert personell, må provinsen raskt og tilstrekkelig allokere og forsterke støtten for å sikre smidig og effektivt arbeid. For grense- og fjellkommuner som ligger langt fra provinsens sentrum, noen steder over 300 km unna, er det nødvendig å kraftig fremme anvendelsen av vitenskap og teknologi og digital transformasjon for å endre tankegangen og metodene for ledelse og administrasjon, og dermed eliminere gapet mellom provinsregjeringen og kommunene og folket.

Kilde: https://baotuyenquang.com.vn/xa-hoi/202507/mot-cua-nhieu-niem-tin-cf955dc/