Én dør – Mange tillitsforhold

1. juli 2025, da det kommunale tjenestesenteret for offentlig forvaltning offisielt åpnet, ble en rekke prosedyrer introdusert i landsbyene, noe som markerte et gjennombrudd i administrativ reform og digital transformasjon på grasrotnivå. Etter mer enn to ukers drift, i tillegg til positive endringer i holdninger til tjeneste og redusert reisebyrde for folk, har imidlertid "ett-sted-butikk nær folket"-modellen fortsatt mange utfordringer – fra teknisk infrastruktur og menneskelige ressurser til muligheten til å få tilgang til digitale offentlige tjenester – noe som krever deltakelse fra hele det politiske systemet for å finne løsninger.

En enhetlig prosess

Konklusjon nr. 160-KL/TW fra Politbyrået etablerte en liste med 1060 oppgaver og fullmakter som ble foreslått overført til kommune- og distriksnivå, som dekker mange områder som sivilstatus, jord, finans, utdanning, helse, bygg og anlegg, sosial sikkerhet, mekling, byforvaltning, kultur, justis og sivilstatus... Den enestående store arbeidsmengden krever at tjenestesenteret for offentlig forvaltning på kommunenivå opererer profesjonelt og metodisk. Etter mer enn to ukers drift har det vært innledende endringer ikke bare i hastigheten på behandlingen av journaler, men også i serviceinnstillingen og evnen til å håndtere arbeid på lokalt nivå.

I grensekommunen Minh Tan har «one-stop shop»-modellen i utgangspunktet ført til klare endringer. Hver dag, helt fra tidlig, har dusinvis av mennesker fra avsidesliggende landsbyer vært til stede på senteret for å utføre administrative prosedyrer. Herr Thao Chan Duong fra Tan Son-landsbyen ble svært overrasket da han først henvendte seg til den nye modellen: Jeg kom for å søke om en ny fødselsattest til barnet mitt. Fordi han ikke bruker smarttelefon og ikke vet hvordan han skal logge inn på den offentlige tjenesteportalen for å sende inn søknaden, var herr Duong ganske forvirret.

Provinspartisekretær Hau A Lenh besøkte og oppfordret fagforeningsmedlemmer til å støtte folk i å utføre administrative prosedyrer i det digitale miljøet i Chiem Hoa kommune. Foto: Van Nghi

Men de ansatte ved Minh Tan kommunes administrasjonssenter for offentlig administrasjon støttet entusiastisk Duong i å fullføre prosedyrene raskt. Duong delte: «Tidligere måtte mange prosedyrer gjøres på distriktsnivå, den lange avstanden tok hele dagen å reise, nå har kommunen en ny måte å gjøre ting på, det er mer praktisk for folk, avtalepapirene for resultatene angir tydelig datoen, man trenger ikke lenger å gå frem og tilbake for å spørre mange ganger.»

Atmosfæren rundt håndtering av administrative prosedyrer for folk ved Binh Xa kommunes administrasjonssenter var også svært presserende. For å drive myndighetene på en smidig måte, inspiserte nestlederen i kommunens folkekomité og direktøren for senteret, Nong Van Viet, jevnlig direkte og oppfordret til implementering av oppgaver ved senteret, snakket og hadde dialog med folk for å hjelpe dem å bedre forstå den nye forvaltningsmodellen.

Herr Nong Van Viet delte: «Med mange nye oppgaver overført fra det tidligere distriktsnivået til kommunenivået, har det skapt mange bekvemmeligheter for folket, forkortet avstander, tid og spart kostnader. Vi instruerte kommunens ansatte til å gjøre en innsats for å overvinne vanskeligheter, fullføre og returnere resultatene til folket i tide og før fristen.»

I Minh Xuan-distriktet – hvor befolkningen etter sammenslåingen oversteg 70 000 mennesker – var arbeidsmengden enorm. Bare i løpet av de første 10 dagene av driften mottok senteret rundt 3000 innbyggere, noen ganger opptil 400 personer per dag. Nestleder for senteret, Nguyen Manh Cuong, sa: «14 tjenestemenn og embetsmenn ble ordnet i henhold til sin ekspertise, og to veiledningsskranker ble satt opp rett ved inngangen for å støtte folk i å klassifisere prosedyrer og sjekke dokumenter tidlig, og dermed redusere behandlingstiden betydelig.»

Jobb og kø samtidig

Til tross for gunstige forhold i starten, står implementeringen av «one-stop shop»-modellen på kommunenivå fortsatt overfor mange vanskeligheter. Det nye systemet må operere under forhold med usynkroniserte fasiliteter, svak teknologisk infrastruktur og utrente menneskelige ressurser. Som mange grasrotfunksjonærer sier: «Å jobbe mens man står i kø, løse problemer uansett hvor de oppstår.»

Den stående komiteen for provinspartiet identifiserte tydelig de innledende vanskelighetene og opprettet 22 inspeksjonsteam for å inspisere ledelsen, retningen og organiseringen av politiske oppgaver etter sammenslåingen i kommuner og valgkretser, inkludert inspeksjon av aktivitetene til tjenestesenteret for offentlig administrasjon på kommunenivå.

Ifølge inspeksjonsteamet til den provinsielle partikomiteens stående komité i Yen Nguyen kommune er mange kontorer ved senteret fortsatt trange, og strøm- og nettverkssystemene er ofte overbelastet. Maskiner og utstyr som skrivere, skannere og skjermer for serienummer mangler fortsatt eller er ødelagt. Mange tjenestemenn må ha parallelle stillinger og har ikke fått grundig opplæring i nye felt som jord, rettsvesen og sivilstatus, så de er fortsatt forvirrede når de skal ta fatt på nye oppgaver.

Leder av det provinsielle folkerådet, Nguyen Van Son, inspiserte driften av Son Vi kommunes servicesenter for offentlig administrasjon. Foto: Ma Hung

I Hong Thai kommune er noe spesialisert programvare ennå ikke tilkoblet; gammelt og utdatert IT-utstyr påvirker fremdriften i behandlingen av poster. Dette er også realiteten i Chiem Hoa kommune når tilkoblingen av informasjon og data med nasjonale fellesdata eller programvare ikke har oppdatert kommunens navn og data; ledere, kadrer og embetsmenn har ikke fått tildelt identifikasjonskontoer og digitale signaturer for å utføre sine plikter; de digitale ferdighetene til noen kadrer og embetsmenn er fortsatt begrensede; lavkonfigurasjonsutstyr oppfyller ikke kravene til arbeid i nettverksmiljøet ...

Nguyen Son Tung, spesialist ved Minh Xuan-distriktets offentlige administrasjonssenter, uttalte følgende om de ovennevnte vanskelighetene: Det er mange tilfeller der folk kommer for å utføre eiendomsbehandling, men originaldokumentene ikke er overlevert, eller informasjonen samsvarer ikke mellom systemene, slik at den ikke kan behandles umiddelbart. Det nasjonale sammenkoblede systemet er ikke stabilt, noen ganger lammet.

En annen vanskelighet som finnes i fjell- og grensekommuner er at folks forståelse av offentlige tjenester og digital teknologi fortsatt er svært begrenset. Mange mennesker kan ikke mandarin, er analfabeter og kan ikke utføre prosedyrer selv via den offentlige tjenesteportalen på nett.

Fru Giang Thi Lia (landsbyen Phin Lo, Son Vi kommune) var forvirret: «Jeg kan ikke snakke mandarin, jeg forstår ikke dokumentene, så jeg må be kommunens tjenestemenn om hjelp.» Denne situasjonen fører til at kommunens tjenestemenn må både veilede og gjøre arbeidet for folk, noe som fører til overbelastning. Noen steder har ennå ikke ferdigstilt lokalsamfunnets digitale teknologiteam – kjernen som skal hjelpe folk med å få tilgang til offentlige tjenester på nett – så det er enda vanskeligere.

Synkroniser fra policy til handling

Vanskeligheter som oppsto i prosessen med å bruke den nye modellen ble raskt gjenkjent og løst av det politiske systemet fra provinsen til grasrota.

I den første uken av implementeringen av tonivåmodellen for styring har folkekomiteen i Tuyen Quang- provinsen opprettet en hotline for å motta tilbakemeldinger og støtte i forbindelse med administrative prosedyrer. Mer spesifikt mottas all tilbakemelding og spørsmål knyttet til administrative prosedyrer og offentlige tjenester gjennom Tuyen Quang provinsielle informasjonssenter for offentlige tjenester på telefon 1022 på 0219.1022 og via Zalos offisielle konto: 1022 Tuyen Quang provinsielle servicesenter for offentlige tjenester.

Provinspolitiet har opprettet 36 utstedelsespunkter for ID-kort og elektronisk identifikasjon i kommuner og bydeler, slik at folk enkelt kan få tilgang til og minimere reiser. Tuyen Quang provinsielle ungdomsunion har også utplassert mer enn 140 frivillige ungdomsteam med 2000 medlemmer for å støtte folk i å bruke offentlige tjenester på nett, utnytte VNeID-applikasjonen, tilby teknologikonsultasjon på stedet og lære opp digitale ferdigheter for tjenestemenn på kommunenivå – spesielt i avsidesliggende kommuner.

Spesielt innen landbrukssektoren – en vanskelig og sensitiv sektor – har Landbruks- og miljødepartementet opprettet fire spesielle arbeidsgrupper for å støtte kommunene i driften av landdatabaser og håndteringen av administrative prosedyrer. Nestleder i departementet, fru Nguyen Thi Thanh Thuy, sa: «Arbeidsgruppene vil bli vedlikeholdt regelmessig, klare til å dra til kommunene når som helst for å gi faglig støtte, og samtidig omskolere prosedyrer for landansvarlige. Departementet har offisielt distribuert virtuell assistentprogramvare (AI) med domenenavnet https://trolyaocanbocongchuc.dx.gov.vn/ for å svare på spørsmål og svar, støtte tjenestemenn og personer i å utføre administrative prosedyrer knyttet til landbruks- og miljøfeltet når de implementerer to-nivå lokalt styre.»

Spesielt har Departementet for naturressurser og miljø nettopp utgitt «Håndbok for arealforvaltning i tonivåstyre» – et spesialisert dokument med spesifikk veiledning for lokale tjenestemenn. Følgelig har folkekomiteen på kommunenivå opptil 45 oppgaver, mens lederen av folkekomiteen på kommunenivå har 44 separate oppgaver knyttet til landsektoren. Dette er et viktig grunnlag for at kommunene skal kunne utøve sin myndighet på riktig måte, og unngå overlapping og feil i håndteringsprosedyrer.

Ved Ha Giang 2 Ward Public Administration Service Center er det plassert en datamaskin med internettforbindelse rett ved døren, hvor folk kan logge inn og sende inn dokumenter på nett, og om nødvendig vil personalet hjelpe til. I tillegg er det plassert to bord rett i venteområdet slik at folk enkelt kan fylle ut prosedyrer.

Fru Pham Thi Nguyet, spesialist ved senteret for offentlig forvaltning i Ha Giang avdeling 2, delte: «For å overvinne de innledende vanskelighetene må vi stadig studere, forbedre våre kvalifikasjoner, kapasitet og politiske kvaliteter, betrakte hver borger som en «spesiell kunde» og ta tilfredsheten til de «spesielle» kundene som et mål på hvor godt oppgavene våre er fullført.»

I tillegg har Vietnams fedrelandsfrontkomité og dens medlemsorganisasjoner trappet opp propagandaen og økt bevisstheten blant folk for å øke folks bevissthet om digital transformasjon. Phan Van Dui, leder av Vietnams fedrelandsfrontkomité i Minh Tan kommune, sa: «De fleste i kommunen er etniske minoriteter, kan ikke snakke det vanlige språket, har vanskelige liv, bruker ikke smarttelefoner og har lite kunnskap om offentlige tjenester på nett. For å overvinne disse vanskelighetene drar vi også til hvert hus for å støtte, og jobber fremover slik at folk kan utføre offentlige tjenester selv.»

Med synkrone og rettidige løsninger tror vi at vanskelighetene med driften av det offentlige administrasjonssenteret på kommunenivå snart vil bli overvunnet. Som instruert av generalløytnant Trinh Van Quyet, sekretær for partiets sentralkomité, direktør for den generelle avdelingen for politikk i Vietnams folkehær, ved seremonien for å kunngjøre resolusjonen og beslutningen om sammenslåing av administrative enheter på provinsiell nivå og omorganisering av administrative enheter på kommunenivå i Tuyen Quang-provinsen, 30. juni 2025: Alt arbeid underlagt de to nivåene (provins og kommune) må utføres knirkefritt, uten forsinkelser, uten tap av arbeid, i en ånd av å tjene mennesker og bedrifter bedre; opprettholde imaget og stilen til tjenestemenn "fra å tjene administrasjonen til å tjene folket".

For kommuner som mangler spesialisert personale, må provinsen raskt og fullt ut tilrettelegge, styrke, støtte og bidra til å sikre smidig og effektivt arbeid. For grense- og fjellkommuner er avstanden til provinsielt sentrum svært lang, noen steder mer enn 300 km. Derfor er det nødvendig å drastisk fremme anvendelsen av vitenskap og teknologi, digital transformasjon for å endre tenkning og ledelsesmetoder, for ikke å skape et gap mellom provinsregjeringen og kommunenivået og folket.

Kilde: https://baotuyenquang.com.vn/xa-hoi/202507/mot-cua-nhieu-niem-tin-cf955dc/