Personaladministrasjon ved bruk av KPI-er

I sammenheng med utbredt digital transformasjon på tvers av alle sektorer, har bruken av moderne styringsverktøy som nøkkelindikatorer (KPI-er) blitt en uunngåelig trend. I Thai Nguyen har implementeringen av KPI-er i noen utdanningsinstitusjoner og bedrifter i utgangspunktet vist klar effektivitet, og åpnet opp for nye retninger for å forbedre kvaliteten på menneskelige ressurser, øke arbeidsproduktiviteten og innovere ledelsen.

Bruken av KPI-basert programvare for personaladministrasjon hos TNG Investment and Trading Joint Stock Company har bidratt til å forbedre arbeidsproduktiviteten og de ansattes arbeidsmoral.

Fremskritt innen universitetsstyring

Universitetet for informasjons- og kommunikasjonsteknologi ( Thai Nguyen University) er en av de største opplæringsinstitusjonene innen informasjons- og kommunikasjonsteknologi i Thai Nguyen-provinsen, så vel som den nordlige regionen. For tiden har universitetet nesten 10 000 studenter påmeldt i 24 opplæringsprogrammer, med en stab på 358 forelesere, ansatte og arbeidere.

Siden 2023 har universitetet vært en av de banebrytende institusjonene i området når det gjelder å bruke KPI-er for å evaluere arbeidsprestasjoner. Høyere utdanningsmiljøer krever høye akademiske standarder og individuell kreativitet, noe som gjør kvantifisering av arbeidsprestasjoner til en utfordring. Praksis viser imidlertid at KPI-er kan bli et effektivt styringsverktøy som støtter universitetet i å utvikle fakultetet.

Ifølge førsteamanuensis Phung Trung Nghia, rektor ved Universitetet for informasjonsteknologi og kommunikasjon: Bruk av KPI-er bidrar til å forbedre effektiviteten i personalforvaltningen og fremmer innovasjon og kreativitet på arbeidsplassen. Ytelsesevaluering er ikke pålagt eller strengt kontrollert, men basert på et system av indikatorer som er utformet for å passe til yrkets spesifikke egenskaper og knyttet til spesifikke oppgaver som undervisning, forskning, studentveiledning og deltakelse i profesjonelle aktiviteter.

Takket være klare og kvantifiserbare kriterier har instruktører et grunnlag for objektivt å vurdere arbeidsprestasjonene sine, og dermed justere sin profesjonelle atferd i en positiv retning. Som et resultat forbedres også arbeidseffektiviteten betydelig.

Bruken av KPI-er hjelper fakultetet ved Universitetet for informasjonsteknologi og kommunikasjon (Thai Nguyen University) til å være mer proaktive i arbeidet sitt.

Dr. Nguyen Thanh Hai, foreleser ved Fakultet for informasjonsteknologi (Universitetet for informasjonsteknologi og kommunikasjon), delte sine tanker om anvendelsen av KPI-indikatorer og sa: «Å bruke KPI-er hjelper forelesere med å være mer proaktive i arbeidet sitt, samtidig som de tydeliggjør implementeringsplanen og resultatene. Basert på tildelte indikatorer kan hver person overvåke fremgangen sin og evaluere arbeidseffektiviteten sin på en spesifikk og transparent måte. Denne tilnærmingen har blitt godkjent og tilfredsstilt av universitetets ansatte og forelesere.»

I praksis er bruken av KPI-er for å evaluere prestasjonene til fakultet og ansatte ved universiteter i ferd med å bli en uunngåelig trend, noe som bidrar til å optimalisere prosesser, øke åpenheten og forbedre kvaliteten. Sammenlignet med tidligere manuelle metoder, som var tidkrevende og utsatt for feil, gir KPI-er betydelig effektivitet til ledelsen.

Forbedre arbeidsproduktiviteten og arbeidsmoralen.

KPI-er brukes ikke bare effektivt i utdanningssektoren, men også i produksjon og næringsliv. Et godt eksempel er TNG Investment and Trading Joint Stock Company, en stor klesprodusent i Thai Nguyen. Gitt den industrielle produksjonens natur, som krever høy arbeidsdisiplin og strenge driftsprosedyrer, er implementering av KPI-er i selskapet et strategisk skritt for å optimalisere ressurser og forbedre effektiviteten.

Helt fra starten av har KPI-er ikke bare fungert som et verktøy for resultatmåling, men også som en verktøy for å endre ansattes tankesett og atferd. I stedet for å jobbe rutinemessig har hver ansatt klare mål knyttet til spesifikke indikatorer. Ansatte er ikke lenger vage når det gjelder evalueringskriterier, men forstår forventningene fra ledelsen, noe som styrker deres ansvarsfølelse og proaktivitet i arbeidet sitt.

Det er verdt å merke seg at KPI-ene hos TNG ikke anvendes strengt i henhold til en fast mal, men utformes fleksibelt for hver produksjonsavdeling. Indikatorsystemet er bygget på grunnlag av faktiske kapasiteter og justeres med jevne mellomrom i henhold til produksjons- og forretningssituasjonen. Denne tilnærmingen bidrar til å skape konsensus i teamet, redusere konflikter og øke åpenheten i bedriften.

Fru Nguyen Phuong Thuy, leder for personalavdelingen hos TNG, uttalte: «Gjennom praktisk anvendelse har TNG observert en betydelig økning i arbeidsproduktiviteten. Sylinjene fungerer mer effektivt, andelen defekte varer har sunket betraktelig, og ordregjennomføringstiden er forkortet. Dette bidrar til å forbedre selskapets konkurranseevne i markedet og skaper muligheter for å forbedre de ansattes inntekter, en nøkkelfaktor for å beholde menneskelige ressurser av høy kvalitet.»

Innenriksdepartementet studerer implementeringen av KPI-er i offentlig sektor, med forventning om å skape motivasjon og sunn konkurranse blant tjenestemenn og embetsmenn. (På bildet: Tjenestemenn ved Gia Sang Ward Public Administrative Service Center som håndterer administrative prosedyrer for innbyggere).

KPI-er har blitt et kraftig verktøy innen personalledelse. Belønninger og disiplinære tiltak er nå ikke basert på subjektive følelser, men på konkrete data, noe som bidrar til et rettferdig og profesjonelt arbeidsmiljø. Videre bidrar KPI-er til å raskt identifisere flaskehalser i prosesser, og skaper muligheter for tekniske endringer, forbedringer og innovasjon.

Ifølge Pham Anh Tuan, nestleder i Thai Nguyen-provinsens forening for små og mellomstore bedrifter: Flere bedrifter i provinsen har brukt KPI-er i personaladministrasjon. Det er viktig å etablere KPI-er, slik at bedriftsledere kan motivere underordnede til å fullføre oppgaver og nå mål, og gradvis bevege seg nærmere enhetens mål. Derfor er det ekstremt viktig å forbedre effektiviteten av KPI-anvendelsen i produksjon og forretningsaktiviteter i bedrifter.

Pham Anh Tuan bemerket imidlertid at for å implementere KPI-er effektivt, må bedrifter forberede den nødvendige infrastrukturen, styrke internkommunikasjonen for å integrere KPI-er i bedriftskulturen og velge konsulentfirmaer med praktisk erfaring. Dette er nøkkelfaktorer for å forbedre effektiviteten i personaladministrasjonen gjennom KPI-er.

Den vellykkede anvendelsen av KPI-er i flere bedrifter og skoler i Thai Nguyen-provinsen er et tydelig bevis på evnen til å realisere moderne ledelsesprinsipper i praksis. I sammenheng med dyp integrasjon og stadig høyere krav til kvalitet og konkurranseevne, er det avgjørende med en utbredt bruk av KPI-er i statlige etater og enheter. KPI-er er ikke bare et ledelsesverktøy, men også en "nøkkel" til å åpne for innovasjon i hver organisasjon.

Personaladministrasjon ved bruk av KPI-er (Key Performance Indicators) er en metode som bruker kvantitative målinger for å måle og evaluere arbeidsprestasjonen til ansatte, avdelinger eller hele organisasjonen. KPI-er bidrar til å definere mål, spore fremgang og ta beslutninger knyttet til kompensasjon, bonuser, opplæring og personalutvikling.

Kilde: https://baothainguyen.vn/thoi-su-thai-nguyen/202508/quan-ly-nhan-su-bang-kpi-c0a2e32/