Effektiviser papirarbeidet

GD&TĐ – Gjennom årene har Kunnskapsdepartementet iverksatt mange tiltak for å rette opp misbruk av registre og dokumenter i førskoler og grunnskoler og videregående skoler.

Et sentralt høydepunkt er direktiv 138/CT-BGDĐT (2019), som tar for seg misbruk av registre og dokumenter i skolene. Direktiv 138 forbyr absolutt opprettelse av eller krav om at lærere skal oppbevare ytterligere registre eller dokumenter utover det som er fastsatt i skolens vedtekter eller forskrifter utstedt av Kunnskapsdepartementet.

Spesielt i perioden 2021–2025 har regelverk knyttet til journaler og dokumenter i skolene gjennomgått et betydelig skifte, noe som fremgår av en rekke spesifikke dokumenter og programmer knyttet til digital transformasjon. Prosjektet for å styrke anvendelsen av informasjonsteknologi og digital transformasjon i utdanning i perioden 2021–2025 legger grunnlaget for digitaliseringen av utdanningsforvaltningen, med vekt på utviklingen av en sektordatabase og den gradvise overgangen av skoleledelsesprosesser til et digitalt miljø.

Samtidig fremmer Kunnskapsdepartementet bruken av elektroniske elevjournaler og karakterbøker, som gradvis erstatter tradisjonelle journaler. Et omfattende utdanningsdatabasesystem er bygget og satt i drift for å legge til rette for dataoppdatering, utnyttelse og deling i hele sektoren. Videre understreker nyere direktiver prinsippet om ikke å opprette ytterligere journaler utover forskriftene, samtidig som de oppmuntrer til bruk av elektroniske journaler for å erstatte papirjournaler, i samsvar med praktiske omstendigheter.

Senest har rundskriv nr. 15/2026/TT-BGDĐT, som kunngjør forskriftene for grunnskoler, ungdomsskoler og videregående skoler, samt flernivåskoler (med virkning fra 10. mai 2026), spesifikt fastsatt systemet for journalføring av utdanningsaktiviteter i skolene. Det definerer at journaler primært administreres og brukes i elektronisk form, har samme juridiske verdi som papirjournaler, og vil bli brukt som erstatning i henhold til en plan som er egnet for infrastrukturforhold og implementeringsmuligheter. Ved lovlig bruk av elektroniske journaler er ikke skoler og lærere pålagt å opprette tilsvarende papirjournaler.

Det er tydelig at kjernen i Kunnskapsdepartementets innsats er å koble effektivisering av papirarbeid med digital transformasjon. Lærerjournaler, karakterbøker, elevutskrifter og mange andre typer journaler overføres gradvis til et elektronisk miljø, noe som muliggjør lagring, oppdatering og administrasjon på nettbaserte systemer, i stedet for manuell registrering og lagring som før. Samtidig viser politikken om ikke å bruke både papir- og elektroniske journaler samtidig hvis vilkårene for digitalisering er oppfylt en besluttsomhet om å unngå en rent overfladisk digital transformasjon.

Trenden mot effektivisering og digitalisering av journaler er uunngåelig i sammenheng med nåværende utdanningsreformer. Kravet om å utvikle studentenes kvaliteter og kompetanser krever at lærerne fokuserer mer på deres ekspertise, noe som nødvendiggjør et skifte bort fra en ledelsesmodell som er sterkt avhengig av byråkratisk dokumentasjon.

Den nåværende utfordringen ligger imidlertid i stor grad i implementeringen. Situasjonen med å opprettholde både elektroniske og papirbaserte registre betyr at arbeidsmengden ikke har blitt mindre, men faktisk økt. I tillegg er den teknologiske infrastrukturen og de digitale ferdighetene til lærere og administratorer ujevn, noe som påvirker effektiviteten av implementeringen.

For å sikre at politikken implementeres effektivt, er det behov for et omfattende sett med løsninger, inkludert ytterligere forbedring av bransjens database, styrking av datatilkobling og -deling, økt ansvar for utdanningsinstitusjonsledere i implementeringen, fremme av digitalisering og optimalisering av administrasjonsprosesser, og samtidig fremme av digitale ferdigheter for lærere og administratorer i tråd med praktiske krav. Hvis dette implementeres effektivt, vil dette være et viktig grunnlag som bidrar til bærekraftig forbedring av utdanningskvaliteten.

Kilde: https://giaoducthoidai.vn/tinh-gian-ho-so-post775922.html